商务中心管理办法

6商务中心管理办法√商务中心管理办法人力行字为规范商务中心日常工作，更好地为公司各部门提供商务办公服务，达到节约、高效、准确的目的，特制定本办法。本办法适用于对商务中心日常工作进行管理。一、职责商务中心助理1.为公司各部门提供工作文件的打印、复印、收发传真、扫描等服务；2.负责公司日常办公用品的申领、发放、登记。二、控制要求（一）商务办公业务1.打印、复印（1）各部门人员需打印、复印工作文件，应领取填写“打印/复印申请单”，报相关领导签字批准后，商务中心助理方可执行。（2）工作文件打印、复印10张以内或彩色打印2张以内，填写“打印/复印申请单”，报部门经理、商务中心领导批准；打印、复印10张以上或彩色打印2张以上，除填写“打印/复印申请单”报部门经理、商务中心领导核准外，还须经办公室主管公司领导批准。（3）领到文件打印，商务中心助理要先快速浏览一遍，如发现问题可以当场提问，以提高打印效率；（4）在打印制作好的文件前，经办人应在电脑中重新对文件校对修订，再由商务中心助理校对修订，方给予打印；（5）每份在电脑上编制排版进行打印的文件，须存入电脑的相关文件夹中，为日后修改和调用提供应用；（5）文件复印须由商务中心助理操作机器调试，经办人不许擅自复印；复印完后，商务中心助理核实数目，整理好原件和复印件；（6）文件打印、复印须分轻重缓急，对紧急、重要的文件优先处理；（7）文件打印、复印要注意成本节约，不重要的文件可用废纸打印或复印，打印、复印时要注意调节着墨浓淡度，如无特殊要求，2页以上的文件须双面打印或复印。2.传真（1）各部门人员需传真工作文件，应领取填写“传真申请单”，报相关领导签字批准后，商务中心助理方可执行。（2）发送省内传真文件，须经部门经理核准、商务中心领导批准；发送省外传真件，除须经部门经理、商务中心领导核准外，还须经办公室主管公司领导批准。（3）收到传真后，商务中心助理须及时通知相关部门人员派人领取；收、发传真文件须做好登记；（4）商务中心助理应经常检查传真机色带及待用状态，确保随时可供使用。3.扫描、过塑（1）各部门人员需扫描、过塑工作文件，应领取填写“扫描/过塑申请单”，报相关领导签字批准后，商务中心助理方可执行。（2）扫描或过塑由商务中心助理亲自操作，以提高工作效率，避免造成机器损坏。4.办公用品申领、发放（1）商务中心助理应经常盘查日常办公用品库存，如发现库存不足，应及时打单申请购买；（2）各部门需领取日常办公用品，须填写“办公用品领用申请单”经部门经理核准、商务中心领导批准；数量超过20份时，须提前2天填写“办公用品领用申请单”经部门经理核准、商务中心领导批准后报商务中心，以便商务中心提前准备。（3）商务中心助理在发放办公用品时，应提醒领取人员爱护、珍惜使用办公用品，不许浪费、私用。5.商务中心耗材申购（1）商务中心常用耗材包括纸（A3、A4、B5等）、墨盒、硒鼓、碳粉、传真机色带、过塑膜等；（2）商务专员应做好常用耗材的储备计划，经常检查设备设施中的耗材是否充足，一旦耗材面临耗尽，须尽快填写“请购单”按公司规定程序进行申购补充。6、成本核算（1）商务中心对各部门打印、复印、传真、扫描等实行内部核算。每月月底进行核算，计入各部门成本。核算价格按以下标准执行：黑色打印：B5－0.5元/面、A4－0.8元/面、A3－1.5元/面黑色复印：B5－0.1元/面、A4－0.2元/面、A3－0.3元/面彩色打印：B5－3元/面、A4－4元/面、A3－6元/面县内传发：0.5元/张省内传发：0.8元/张国内传发：1元/张过塑：16K－0.3元/张、B5－0.3元/张、A5－0.2元/张、A4－0.4元/张传收：0.5元/张扫描：3元/张（2）商务中心每月打印各部门办公成本核算月度汇总表，呈报公司领导备查。（二）日常要求1.文件的保密（1）商务中心助理必须遵守公司保密守则。（2）商务中心助理应做好重要文件的保密工作。对一些重要的文件（如董事会文件、财务管理部文件、营销策划方案、各类协议合同、人事文件、请示、报告、会议纪要等），要对文档进行加密处理。原稿要交还领导或经领导同意后销毁。如需查阅文件，须经商务中心领导批准。重要文件，须经请示总经理或公司领导同意。禁止私自查阅、拷贝公司机密文件。情节严重者，以开除论处。2.设备的维护保养（1）商务中心为公司机要重地，各种设备昂贵。商务中心助理必须经过岗前培训，经考核通过后才能上岗。非商务中心助理，未经商务中心领导同意，不许使用商务中心设备。（2）商务中心助理须爱护维护商务中心机器设备。要做好电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等设备的日常维护保养。每日班后清洁机器、关闭设备电源。如设备（如复印机）长时间不用时，应关闭电源。设备出现故障时，须马上联系专业人员进行维修。（3）商务中心助理应经常检查电路是否畅通、设备设施是否能正常使用、设备设施里的耗材是否充足等，以便随时提供使用。3.墨盒、硒鼓的废物处理因墨盒、硒鼓为《国家危险废物名录》中明确规定的危险废弃物，当墨盒、硒鼓使用耗尽时，由商务中心助理与采购供应部联系，将墨盒、硒鼓废物免费送回耗材供应商处。三、记录附录A人力行字05.A打印/复印申请单附录B人力行字05.B传真申请单附录C人力行字05.C扫描/过塑申请单附录D人力行字05.D办公用品申请单附录E人力行字05.E办公成本核算月度汇总表以上记录表格由商务中心制发，附录A、附录B、附录C、附录D由各部门形成后交商务中心保存一年，附录E由商务中心形成后保存两年。编制：批准：日期：更改记录页次更改单号更改标记更改人/日期附录A附录A打印/复印申请单打印/复印申请单人力行字05.A日期：人力行字05.A日期：申请人申请部门申请人申请部门纸型类型B5A4A3纸型类型B5A4A3单双单双单双单双单双单双打印打印复印复印文件名文件名部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录A附录A打印/复印申请单打印/复印申请单人力行字05.A日期：人力行字05.A日期：申请人申请部门申请人申请部门纸型类型B5A4A3纸型类型B5A4A3单双单双单双单双单双单双打印打印复印复印文件名文件名部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录A附录A打印/复印申请单打印/复印申请单人力行字05.A日期：人力行字05.A日期：申请人申请部门申请人申请部门纸型类型B5A4A3纸型类型B5A4A3单双单双单双单双单双单双打印打印复印复印文件名文件名部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录B附录B传真申请单传真申请单人力行字05.B日期：人力行字05.B日期：申请人申请部门申请人申请部门传真号码张数传真号码张数文件名文件名部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录B附录B传真申请单传真申请单人力行字05.B日期：人力行字05.B日期：申请人申请部门申请人申请部门传真号码张数传真号码张数文件名文件名部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录B附录B传真申请单传真申请单人力行字05.B日期：人力行字05.B日期：申请人申请部门申请人申请部门传真号码张数传真号码张数文件名文件名部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录B附录B传真申请单传真申请单人力行字05.B日期：人力行字05.B日期：申请人申请部门申请人申请部门传真号码张数传真号码张数文件名文件名部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录C附录C扫描/过塑申请单扫描/过塑申请单人力行字05.C日期：人力行字05.C日期：申请人申请部门申请人申请部门型号数量型号数量用途用途部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录C附录C扫描/过塑申请单扫描/过塑申请单人力行字05.C日期：人力行字05.C日期：申请人申请部门申请人申请部门型号数量型号数量用途用途部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录C附录C扫描/过塑申请单扫描/过塑申请单人力行字05.C日期：人力行字05.C日期：申请人申请部门申请人申请部门型号数量型号数量用途用途部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录C附录C扫描/过塑申请单扫描/过塑申请单人力行字05.C日期：人力行字05.C日期：申请人申请部门申请人申请部门型号数量型号数量用途用途部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录D附录D办公用品申请单办公用品申请单人力行字05.D日期：人力行字05.D日期：申请人申请部门申请人申请部门品名数量品名数量用途用途部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录D附录D办公用品申请单办公用品申请单人力行字05.D日期：人力行字05.D日期：申请人申请部门申请人申请部门品名数量品名数量用途用途部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录D附录D办公用品申请单办公用品申请单人力行字05.D日期：人力行字05.D日期：申请人申请部门申请人申请部门品名数量品名数量用途用途部门经理商务中心领导部门经理商务中心领导主管公司领导主管公司领导附录D附录D