HR数据管理制度

HR数据管理制度第一章总则第一条法律依据依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，订立本制度，以规范和管理企业人力资源（HR）数据的收集、使用和保护。第二条目的与适用范围本制度的目的是确保企业的HR数据管理工作规范、有序，在合法合规的前提下，保护员工个人隐私，提高数据的安全性和保密性。适用范围为全体员工和相关部门。第三条定义HR数据：指企业在人力资源管理过程中产生和涉及的各类人事信息和数据，包含但不限于个人基本信息、员工薪资、考核绩效、培训记录等。HR数据管理：指对HR数据的收集、存储、使用、传输和保护的全过程管理。第四条职责分工企业领导层负责订立和落实HR数据管理制度，并确保制度的有效执行。人力资源部门负责全面管理和监督HR数据的收集、使用和保护。各部门负责依照本制度的要求，正确、合法地使用和保管所涉及的HR数据。第二章HR数据收集与存储第五条员工信息手记在员工入职时，要准确收集员工的基本信息（包含姓名、性别、降生日期、身份证号码等）、紧急联系人信息、学历、工作经过等，并将其记录在员工档案中。员工在入职后，如有任何个人信息发生更改，应及时向人力资源部门报告，并供应相应的证明料子。第六条工资与福利数据管理部门负责人应供应准确的员工工资信息和相关福利数据，并定时交给人力资源部门。人力资源部门负责核对和录入工资与福利数据，确保数据的准确性和完整性。工资与福利数据应妥当保管，并定期备份。第七条绩效考核数据管理各部门应依照规定的绩效考核流程和指标，收集员工的绩效考核数据。绩效考核数据应通过指定的系统或工具进行录入和管理，并严格掌控数据的访问权限。绩效考核数据应与员工个人信息相互独立存储，确保数据的隐私与保密。第八条培训记录管理各部门应记录员工的培训情况，包含培训内容、时间、地方、讲师等。培训记录应依照员工的个人档案进行存储，并定期进行备份。培训记录只能由授权人员访问和使用，未经许可不得向其他部门或个人供应。第九条数据存储与备份HR数据应妥当存储在安全的服务器或数据库中，保证数据的完整性和可靠性。数据应进行定期备份，并存储在安全可靠的地方，以防止数据丢失或损坏的情况发生。第三章HR数据使用与保护第十条合法使用原则在HR数据的使用过程中，必需遵守国家法律法规和相关规定，合法合规地进行数据的收集、存储、使用和传输。HR数据的使用应以实现企业人力资源管理目标为基础，严禁滥用数据、泄露数据、侵害员工隐私等行为。第十一条数据访问权限掌控HR数据的访问权限应由系统管理员进行掌控，不同级别的员工应有不同的数据访问权限。管理员应定期审查和更新数据的访问权限，并记录权限的更改和使用情况。第十二条数据传输安全HR数据的传输过程中，应采用加密等安全措施，防止数据被窜改、截获或泄露。数据传输应通过安全的内部网络或加密的通信渠道进行，严禁通过公共网络或不安全的传输方式进行。第十三条数据保密与安全HR数据应严格保密，未经授权人员不得将数据用于其他用途或向外部供应。各部门需建立HR数据保密责任制度，明确各岗位的保密责任和具体操作规范。人力资源部门负责订立HR数据的保密措施，并定期对数据进行安全风险评估和漏洞修复。第十四条数据使用记录与监督HR数据的使用记录应详尽且真实，记录包含数据的使用目的、使用时间、使用人员等信息。人力资源部门应对HR数据的使用进行监督和审查，发现数据滥用、泄露或其他违规行为，应立刻采取相应的措施进行处理。第四章附则第十五条制度宣传与培训为了保证员工的知情权和本领提升，人力资源部门应加强对本制度的宣传和培训工作，使员工充分了解并遵守本制度。第十六条制度的解释和修订本制度的解释权归企业领导层和人力资源部门全部。如