办公自动化OA方案

公司OA系统：为公司、职工、客户、合作伙伴赚钱。办公自动化系统公司未来之路福州鑫烁信息技术工程有限公司总页数11正文10附件生效日期:2023年9月23日编制：OA项目组审核：产品事业部批准：迪泰科技

文档说明保密级别绝密□机密□保密□普通□公开□文档名称OA:公司未来之路文档编号2023-09-OA-001浏览说明本文仅作为客户和公司内部人员阅读文档内容概要通过本文，您将对OA有一个比较全面的结识。创建时间二〇〇四年九月一日最后更新二〇〇五年九月二十三日作者胡建华目的读者项目相关人员文档规格总计11页封面01页正文10页附件00页备注正式发布[√]正在修改[]正在审批[]原始初稿[]

OA：公司信息化建设全新的选择。公司在不断努力扩大品牌知名度的同时，设法提高自身的工作效率，以及改善同职工、客户、合作伙伴的关系；因此，经常寻求广告宣传、制度变革和运用信息技术等途径来实现。在IT技术越来越成熟、互联网越来越普及的今天，公司可以选择通过网络来提高办公效率。引言现代公司步入21世纪，越来越多的公司将自己业务的增长动力放在如何应用当今先进的计算机技术，提高公司的运作效率上来。电子商务这一概念的出现，就是在这个背景下诞生的。随着Intranet/Internet技术的日益成熟，越来越多的用户开始采用Web技术实现自己的信息系统建设，同时更多用户和计算机供应商都把注意力转移到电子商务上，用户已经发现，他们希望可以基于Internet/Intranet，实现内部公司的信息电子化，建立公司信息网，同时也实现公司与外部、公司与公司信息交流的电子化。在全球的市场中，不断地革新已成为发展的主旋律。目前，公众对的行业关注意识不断增强，对服务水平的规定不断提高；国内外新的竞争者不断涌现，行业间竞争日益剧烈；成本不断提高，利润率不断减少；公司组织机构在业务发展过程中不断重组；现有信息来源匮乏。面对这些挑战，公司必须加快变革的步伐，加强公司内部的信息管理，不断提高内部的工作效率。在这场变革中，公司的内部管理是公司发展的最关键因素之一。实现智能化办公是每个公司借以发展的基础，如何选择一个合适的应用系统平台，在其上建立适应公司内部办公需求的功能强大的、应用开发容易的、方便管理的、界面和谐的各种应用，是公司办公自动化项目成功的关键。现代公司的管理人员文化层次较高，计算机应用较为纯熟，能对一些应用软件熟悉的操作。但是公司长期以来，一直应用传统的办公模式，依靠人工传送各种文献、信息，各单位之间为了进行信息传递，不仅浪费了大量的人力、物力，还导致信息流转慢、资源难以共享。传统的办公管理方式在提高效率方面无法做到主线性的突破。因此，我们需要一种高效的、现代化的办公手段来改变传统的办公管理模式，实现管理的数字化、信息化、网络化的目的。迪泰科技根据自己的实际技术实力进行了认真分析：公司的管理制度健全，管理规范，有软件的实行基础；目前公司公司各部门的计算机配备已基本到位，硬件配置完全能满足软件的需求，不需要再追加太多投资，实行办公管理系统有良好的基础。通过进一步了解，我们决定实行办公管理系统。通过三个月的调研、开发、试用，建成了一个适合于大型公司公司的办公管理系统平台，目前的系统已经开始推广应用。整个系统密切结合本公司的实际需求和发展需要，重要涉及公用信息平台、流程管理系统、工作管理系统、系统维护管理系统四部分。系统采用B/S结构，安全性好，维护简朴。下面就例举一个办公自动化系统的建设情况向大家作一介绍。网络结构设计公司分布情况：总部位于福州的某大厦内，在外地有若干办事处和移动办公人员，公司员工总数有数十名。公司各部门的计算机资源比较独立，重要提供文献和打印共享服务、内部数据互换等服务，但没有实现基于全公司的信息互换和资源共享。在本次网络建设中，重要涉及到公司总部的办公楼与办事处、移动办公人员建立基于公司内部的OA系统以及公司与客户之间的互相网信息平台(WEB)，实现整个公司内部的文献共享和打印，内部WWW服务，以及内部邮件系统，并为实现办公管理系统打下良好的基础。对外连接重要有两方面：因特网接入，实现基于全公司范围的对外信息访问，并规定保证一定的安全性；办事处和移动办公人员访问公司内部网，同时保证内部网的安全性。根据公司的计算机使用状况，对需求情况进行了分析网络带宽的规定由于建成后的公司网采用先进的Intranet方式，内部邮件服务、对内的信息发布和数据库服务等应用需要较高带宽来保证。现阶段中小型公司的信息内容以文字和报表为主，但是语音、视频图象等占用高带宽的多媒体应用已成为计算机网络发展的方向。所以在网络的设计中应充足考虑网络带宽，不仅要满足现在系统的需要，并且要充足考虑系统未来发展的扩充需要。Intranet系统规定迪泰科技在本次公司网建设中规定采用先进的Internet/Intranet技术，构建一个内部网平台，开通内部信息发布(WWW)系统；建立中小型公司内部办公管理系统，构建内部网的消息通信平台，实现公司内部的电子化信息交流，从而提高工作效率。接入因特网需求满足中小型公司及移动办公的对互联网的规定。远程访问需求为了中小型公司下属的分公司、办事处与公司内部网的联接问题，满足远程用户访问内部网资源的需求，同时考虑到出差人员和外地人员访问内部网信息的需求，中小型公司内部网应当支持远程通讯功能，提供电话拨号访问服务。安全性需求考虑系统的安全性，重要涉及到内部网各个部门间的信息安全，特别是财务部门的信息。由于网络要实现与因特网连接，因此需要采用相应的代理服务器软件来有效控制非授权用户对内部网的访问以及内部网用户对因特网的访问，实现系统的安全性。中小型公司下属的分公司、办事处以及出差在外的移动用户都需要与公司内部网互换信息，所以应当认证和授权其访问信息，同时保证这些信息在网络上传递时的安全性。可靠性需求由于公司内部网负责传输全公司的办公信息、事务信息和生产信息，因此在进行系统设计过程中必须考虑系统的可靠性。在设备选型方面，选用品有较高可靠性并支持容错的网络设备和服务器，如支持冗余电源、带电热拔插、链路冗余等容错技术。为了保证数据的可靠性，应当选用支持磁盘阵列（RAID）等磁盘冗余技术的服务器，尽量减少由于磁盘的故障导致系统的意外宕机。可扩充性需求随着业务的发展，公司、公司很有也许再新建办公楼，从而增长信息点个数，影响网络负载。所以选择网络设备时，应当考虑网络的可扩充性，以及远距离互连能力。根据上述需求，进行了网络结构的设计和网络设备的选型。公司目前已申请一条ADSL专线接入互联网，只需再增长一台带路由功能的ADSLMODEM和一台24口博达(BDCOMS2026)互换机，通过五类线将总部的所有计算机组成局域网，实现内部信息与打印共享，并且通过ADSL实现所有计算机访问互联网。增长一台航天联志的AISINO服务器作为OA服务器(windows2023/2023ADserver)，将所有公司信息放置在该服务器上供公司本部员工共享。将互联网信息平台(WEB)放置在托管服务器上供所有客户对信息共享，并与客户建立互动通道。·为了满足远程用户拨号入网的规定，网络远程用户通信路由器选用的是华为公司的Quidway2509产品，能提供8个异步远程访问端口，远程用户能方便的运用电话线拨号访问中心网络的数据资源。·互联网应用方面，采用ADSL接入方式，满足了公司、公司总部及分公司的应用。·由于服务器涉及系统的大量资源，其速度，存储容量，可靠性等性能对系统影响巨大。因此，我们选用航天联志科技的Aisino8231T服务器：INTELXEON2.8G/Intel®E7320chipset芯片组/1GECCDDR内存/SATA160G硬盘/2*1000MLAN/15”LCD显示器。用HP8G的磁带机做重要备份设备，用山特城堡在线2KBA/2H做后备电源。整个系统的网络拓扑结构图如下：系统核心功能介绍鑫烁科技办公自动化系统采用Windows2023或Windows2023环境下的MSSQLServer2023作为数据库平台，提供事务、消息通讯的分发，同时采用Windows2023或Windows2023环境下MicrosoftInternetInformationServer为WWW访问服务器。在客户端只需要InternetExplorer5.0或以上版本的浏览器即可使用。做到了无须安装，立即使用。开发工具采用了.Net(C#)，在技术结构方面，最终用户界面统一，应用系统所有在服务器端，系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便。鑫烁科技办公自动化系统重要涉及公用信息系统、流程管理系统、工作管理系统、维护管理系统四部分，下面介绍一下重要功能系统。公用信息系统公用信息系统重要涉及通用办公自动化系统中的电子邮件、电子新闻、电子公告、电子论坛等内容。此外我公司根据实际情况，我们添加了两个模块，一个是业务信息模块，另一个合理化建议模块。业务信息模块以公司内部的部门为分类单位，每个公司或部门都有自己的栏目，栏目根据自己的部门属性进行设立。栏目的内容要体现自己部门的风格，密切结合自己的工作，可以是一些别人需要了解的规章制度（例如报销规定等）、标准规范（例如劳动人事协议文本等）、培训知识（例如财务知识、外贸知识等）、个人经验等，只要符合公司规定的内容都可以在业务信息中得以体现。我们把业务信息模块作为实行知识管理的一个途径，通过它来充足挖掘公司内部的外显知识和内隐知识。在这个平台上，由个人和公司整体发明新知识，将新知识传播给整个公司组织，进而融入整个公司管理的全过程。我们还根据各部门提供的信息量进行评选，鼓励先进。公司以这种方式激励大家运用集体的智慧，来提高公司的创新能力。该功能模块比较符合公司对知识共享、知识管理的规定，使用频度最高。我们不仅在电子论坛进行信息的搜集，了解职工的反映，还专门设立了合理化建议栏目，让员工及时发现公司发展过程中碰到的问题，集思广益。对提出的问题，需要回答的，责任部门必须反馈解决意见，假如提出的建议很有价值，公司、公司给予建议人一定奖励。这种协同工作方式使信息的沟通打破了时间、地区的限制，同事们可以随时参与到协同工作中去，信息渠道畅通了，需要协调的问题解决起来更方便了。大家普遍反映在使用过程中一些简朴的功能却能产生意想不到的效果，例如很简朴的电子邮件的使用就加强了同事间的联系，增进了同事间的友谊，方便了平常工作。通过业务信息发布和BBS、合理化建议等栏目使大家的参与意识增强了，大家积极地关心公司的发展，在积极地参与过程中，自身也得到了提高。流程管理系统流程管理系统重要针对流程式工作进行管理，涉及公文的管理、会议管理、用款报销管理、项目审批管理。流程管理重要为公司创建一个协同办公的网络环境，使上述业务解决可完全在网络环境下完毕，提高办公效率，全面提高公司的决策效能。我们在运营过程中，针对以前不合理的工作流程大胆进行了改善，例如一些告知就通过电子的方式进行传达，迫使大家接受这种方式。假如你不看，责任就在自己。由于公司与政府机关性质不同，对公文解决等规定不高，所以对这些功能进行了弱化，例如一些文献的传递尽量以电子邮件的方式进行传递。有些文献不再通过层层审核就可以传递给需要了解的人，传递的时效性大大增强了。工作管理系统工作管理系统涉及工作日记管理和各部门的业务工作管理。有些部门的工作例如：资产管理、车辆管理、物业管理、电话管理、图书管理、档案管理等都已通过该系统进行。工作日记管理重要是为了提高工作效率，加强工作的透明度，促进工作的协调与配合。每个部门、每个人根据实际工作情况制定工作计划和工作完毕情况，上级领导或部门可以对工作完毕情况进行审定与点评。实行工作日记管理以后，每个部门的工作别人都可以查阅，这样方便了工作协调，当然一些需要保密的工作我们不体现在系统中，采用单独布置的方法。工作日记的使用使得部门负责人可以及时掌握员工的工作情况，特别是在外地也可以对本部门的工作进行安排，同时也可以了解其他部门的工作进度，加强了配合。其他专用模块的应用都大小不同地促进了部门工作的开展，例如车辆管理中有费用的控制，通过办公系统可以很方便地完毕对驾驶员的考核。资产管理子系统应当模块包具有固定资产管理系统、车辆管理、办公物品管理（进销存系统）固定资产管理系统实现公司内部固定资产的清点、折旧。系统维护管理系统系统维护管理重要完毕后台的管理工作，涉及用户的管理，系统数据的维护等内容。此外我们正在应用的人事软件中大量的人员信息通过一些接口很方便地移植到办公管理系统中来。整个系统维护大多由系统管理员来完毕，操作比较简朴直观。系统的实行管理成立领导小组与实行小组办公自动化软件成功的关键是领导的支持和各部门的密切配合，计算机人员的重要工作是网络的搭建和软件的培训和需求分析的调研工作。软件的实行不只是计算机人员的事，而是所有管理人员的事情，特别是需要各部门办公室人员的大力配合，更需要各部门领导来带头使用。为了更好地实行系统，我们成立了领导小组和实行小组。领导小组负责工作流程的重组和拟定，一些工作的协调，配合系统的调研。公司领导必须亲自抓，站在公司的高度，提出战略性的需求和指导性意见，保证了办公管理系统的正常实行。实行小组进行系统的调研、开发、实行与推广。领导小组由一些管理部门的负责人组成，实行小组由一些员工骨干和计算机人员组成。这样两个小组的配合充足保证了系统可以顺利的开展与实行，在整个过程中碰到的阻力很小。重视调研工作在系统开发前，我们进行了进一步的调研工作，在这个阶段，我们的工作是痛苦而令人激动的。我们重新审阅自己，找出我们在办公管理过程中存在的问题和需要解决的问题，找出我们的工作流程不合理的地方，找出大家可以运用计算机作为工具来完毕的工作。大家献计献策，各部门的办公室都有专人负责调研，提出本部门的问题。我们在调研过程中进行了大量的培训工作，让大家结识办公管理系统的内容与意义，特别是如何在办公过程中加入新的管理思想。通过调研和培训，让所有的人员对系统实行认同，可以在以后的系统上线时能给予配合。与公司方互相配合公司办工自动化系统实行成功的有之，失败的有之，为什么实行同样的办公管理系统会有两种不同的结果呢？公司与开发方的配合很关键，一方面是规划与征询，整个系统的规划假如不能配合沟通好，以后就也许产生一些分歧，对系统的实行效果结识就不同样。尚有对用户的特殊需求的结识上，开发方要充足考虑用户的需求，用户自身也应遵循管理规律来更改自己的工作流程，适应通用的系统。这方面解决不好往往双方会产生不快乐的事情，假如不注意交流，导致系统的更改和服务跟不上，系统的实行工作便也许流产。我们在办公管理系统的开发阶段和开发商采用了合作开发的形式，这样双方可以促进理解，为系统的实行和维护打下了良好的基础。用规章制度来保障运营，用内容与功能吸引大家使用系统在初期运营时，有些人应用起来不是很习惯，这就需要公司用规章制度来约束大家，哪些工作必须运用办公管理系统来完毕，哪些文献必须通过系统来传递。当然这并说明仅仅通过制度约束来推广应用，注意到一些年龄较大的员工对办公管理系统提供的信息也十分感爱好，就加大信息、知识的投放量，让大家从中可以得到公司最新的信息，可以学到现代最新的知识，这样大家的爱好提高了，觉得给系统工作带来了乐趣。同时抓紧人员的培训和经验交流，我们采用了集体培训和个别辅导的方法，提高员工对实行办公管理系统重要性的结识，掌握应用系统的方法与技巧。此外注意员工的需求，一旦使用者提出在使用过程中存在的问题，就立即解决，避免打消公司员工的使用积极性。不复制现有的管理模式在系统的实行过程中，不仅仅是模拟手工操作，也不把现有的管理模式和办公模式搬到计算机上来运营，而是借助办公管理系统来提高现有的管理。以前办公用品的领用只要领导签字就可以了，无法记录部门和人员的领用量。实行办公管理系统后，我们采用定额管理和负责人管理制，物品的领用根据制定的定额拟定，所有的办公用品都贯彻到负责人，无论丢失或损坏都可以查询到，人员离职或调动时，办公用品也可以很容易地查清楚。整体规划，分布实行对系统的规划，我们在开发前期进行了具体的调研，制定了整体的规划，但是在实行过程中我们制定了循序渐进的原则，系统分阶段进行。一方面通过了大家感爱好的公用信息平台，待大家都熟悉后，我们又加入了流程管理系统和工作管理系统，这样员工容易接受，便于系统的推广。功能扩充可根据客户的业务需求整合网站管理的模块,网站具体业务规则由客户决定。结束语整个办公管理系统实行以后，使用人员由不习惯到习惯、由不熟悉到熟悉，现在已到了