订单业务管理规定

第三层次文件 修改标识：0页受控状态受控分发编号文件编号：EOG/YP310008-2014订单业务管理规定（E版）发布日期：2015年11月24日实施日期：2015年11月24日1目的服务导向：以服务市场销售为核心，形成订单业务的层层责任拉动，实现订单业务信息在驻外营销人员、营销系统和生产系统间的及时沟通与反馈，确保市场不缺货、不断货。状态监测：实现驻外营销人员、营销系统对订单状态的实时查询，以利于驻外营销人员向客户及时反馈订单状态。分析评估:对订单业务预测、目标达成、订单交付、成本等进行分析评估，达成结合目标创造更多订单、降低订单业务成本、提升订单业务效率的目的。强化职责：强化营销系统、生产系统的归口责任。细化订单沟通、订单预测、订单形成与下达、订单生产、订单交付的职责，加强订单业务信息的收集、沟通和反馈。2适用范围适用于广西南宁玉柴马石油润滑油有限公司、广西北海玉柴马石油高级润滑油有限公司、重庆长安玉柴高级润滑油有限公司。3职责3.1管理部3.1.1负责3.1.2负责3.1.3负责3.1.4负责3.2销售部3.2.13.2.2负责3.2.33.2.4负责客户订单的接收与审核，并就订单交付期与调度中心、3.2.53.2.6负责3.2.73.2.8负责3.3调度中心3.3.1负责3.3.2负责组织订单的交付及过程协调3.3.3负责3.3.4负责4相关概念4.1两大系统4.1.1包括销售部、市场部、渠道部、商品项目部、大客户部、驻外营销机构，销售系统订单管理业务（含责任闭环）归口销售部，销售部是订单业务管理销售系统与生产系统沟通的归口部门。4.1.2生产系统包括北海公司的调度中心、生产部、供应部、大连事业部，以及与生产相关的技术研发中心等部门和重庆公司，生产系统订单管理业务（含责任闭环）归口调度中心，调5.2.3.2当订单发货日期小于发货周期，或超出公司生产产能时销售部须第一时间主动与调度中心按规则沟通确认发货时间。确认的发货时间若与客户要求的发货日期不一致，销售部须及时反馈客户。5.2.3.35.2.3.4销售部跟踪订单资金是否到位，对没到位的，应及时5.2.3.5销售部5.2.35.2.3.75.2.3.7.1储备订单由5.2.3.7.25.2.3.7.3储备订单下达，库容不超上限5.2.3.7.4储备订单销售期限不超65.2.35.2.3.85.2.3.8.1调度中心5.2.3.8.25.2.3.8.35.2.3.95.3订单生产5.3.1调度中心根据生产订单组织安排生产。

5.3.2当生产出现异常，且无法按时交付订单时，调度中心5.4订单交付5.45.4.1.1调度中心、销售部按订单品种、数量、发货日期、收货地址等组织产品交付，确保不缺货、不断货5.4.1.2缺货5.4.1.2.1定义：逾期交付天数超5天5.4.1.2.25.4.1.3断货定义：相对某一品种而言，由于畅销或供应不及时等原因，导致经销商、服务站无油可卖或大客户无油可用的现象称之为断货。由于逾期交付所导致的断货，由相应系统承担责任。5.4.1.4当交付出现异常，且无法按时交付订单时，属生产系统发货的，调度中心须第一时间反馈销售部；属销售系统发货的，中转仓须第一时间反馈销售部业务办。5.4.1.5等通知发货5.4.1.5.1客户原因要求延期发货的（等通知发货），由客户通知驻外人员，然后再由驻外人员反馈销售部，并经销售部核准后，由销售部在一个工作日内通知相关发货仓。销售部做好延期发货台帐记录，每月报管理部。5.4.1.5.2调度中心在没有接到销售部下达等通知发货的情况下，应按订单发货日期发货，若客户不接收货物的，由销售部与客户协商解决。5.4.25.4.2.1管理部组织维护订单状态监测系统，确保驻外销售人员可实5.4.2.2销售部将交付异常订单的信息第一时间反馈对应区域的驻外5.4.2.3驻外人员5.4.2.4管理部6分析评估6.1分析评估内容：分指标考评、职责履行评价，具体详见附件9.36.2指标考评标准：详见附件9.46.3职责履行评价标准：详见附件9.57订单综合考评以职责履行评价分数达标作为订单综合考评奖励的前提，分数不达标，一律取消奖励资格，具体规则如下：7.1职责履行评价分数大于等于80分的，订单综合考评按指标考评结果执行。7.2职责履行评价分数小于80分的，按以下条款执行：7.2.1指标考评结果大于0元的，订单7.2.2指标考评结果小于0元的，订单综合考评结果按指标考评结果执行。8分配及追责规则8.1管理部每月将订单综合考评结果通过发文形式下达生产系统和销售系统。8.2两系统的归口部门对管理部的考评结果负直接责任。8.3综合考评结果属奖励的，由系统归口部门自由分配，并将分配结果提交管理部。8.4综合考评结果属处罚的，按如下步骤进行追责，并将追责结果按月提交管理部。8.4.1第一步：由系统归口部门进行拉动追责，追责出现的三种情况处理如下：8.4.1.1归口部门找不出责任部门的，由归口部门承担全部责任，追责到此结束。8.4.1.2归口部门可以找出责任部门A的，且责任部门A承认的，责任由归口部门与责任部门A按2：8比例承担，然后追责进入第二步。8.4.1.3归口部门可以找出责任部门A的，但责任部门A不承认的，责任由管理部判定。判定责任属归口部门的，由归口部门承担全部责任，追责到此结束；判定责任属责任部门A的，责任由归口部门与责任部门A按2：8比例承担，然后追责进入第二步。8.4.2第二步：由责任部门A再次进行拉动追责，追责出现的三种情况处理如下：8.4.2.1责任部门A找不出下一责任部门的，由责任部门A承担余额责任，追责到此结束。8.4.2.2责任部门A可以找出下一责任部门B的，且责任部门B承认的，余额责任由责任部门A与责任部门B按2：8比例承担，然后追责进入第三步。8.4.2.3责任部门A可以找出下一责任部门B的，但责任部门B不承认的，责任由管理部判定。判定责任属责任部门A的，由责任部门A承担余额责任，追责到此结束；判定责任属责任部门B的，余额责任由责任部门A与责任部门B按2：8比例承担，然后追责进入第三步。8.4.3第三步、、、、、、至第N步，依此类推。9附件9.1销售系统发货周期：