出差期间财务管理及报销规定

出差期间财务管理及报销规定合同编号：__________合同各方当事人：甲方（全称）：__________地址：__________法定代表人：__________联系电话：__________电子邮箱：__________乙方（全称）：__________地址：__________法定代表人：__________联系电话：__________电子邮箱：__________鉴于甲方是一家依法成立的组织，乙方是甲方的员工（或指定代表），甲乙双方为了规范出差期间的财务管理及报销行为，明确双方的权利和义务，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国会计法》等法律法规的规定，经友好协商，达成如下协议：第一条出差期间财务管理1.1乙方出差期间，应严格执行甲方的财务管理制度，保证财务行为的合法性、合规性。1.2乙方出差期间产生的费用，包括但不限于交通费、住宿费、餐饮费、通讯费等，应严格按照甲方的规定报销。1.3乙方出差期间，应按照甲方的要求，合理控制费用支出，避免不必要的开支。第二条报销规定2.1乙方出差结束后，应在一周内将相关费用报销单据提交给甲方财务部门。2.2报销单据应包括：原始发票、费用报销申请表、行程单等，并按照甲方的要求进行分类、整理。2.3乙方应保证报销单据的真实性、合法性，不得虚报、多报费用。2.4甲方财务部门应在收到乙方报销单据后的15个工作日内，对乙方提交的单据进行审核，并根据审核结果进行报销。第三条违约责任3.1如乙方违反本合同规定，虚报、多报费用，甲方有权扣除相应的费用，并视情节严重程度对乙方进行相应的处罚。3.2如甲方未按照本合同规定时间进行审核、报销，乙方有权向甲方提出异议，甲方应立即进行核实并处理。第四条其他4.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。4.2本合同未尽事宜，双方可另行协商补充。4.3本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________法定代表人（或授权代表）：__________法定代表人（或授权代表）：__________签订日期：__________签订日期：__________一、附件列表：1.费用报销申请表2.行程单3.原始发票4.财务管理制度5.会计法等相关法律法规二、违约行为及认定：1.虚报费用：乙方未真实记录出差期间的费用，故意多报实际未发生的费用。2.多报费用：乙方记录了实际发生的费用，但超出甲方规定的报销标准。3.未按时报销：乙方未在甲方规定的时间内提交报销单据。4.未按时审核：甲方财务部门未在规定时间内完成报销单据的审核。三、法律名词及解释：1.甲方：指合同中列明的第一家组织。2.乙方：指合同中列明的第二家组织或个人。3.财务管理：指对组织内部的财务活动进行计划、组织、指导和控制的过程。4.报销：指员工因公产生的费用，向组织申请补偿的行为。5.虚报费用：指故意多报实际未发生的费用。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：乙方忘记提交报销单据。解决办法：乙方应定期提醒自己提交报销单据，避免逾期。2.问题：甲方财务部门因特殊情况延迟审核报销单据。解决办法：乙方应主动与甲方财务部门沟通，了解审核进度，必要时提供补充材料。3.问题：乙方产生的费用超过甲方规定的报销标准。解决办法：乙方在出差前应详细了解甲方规定的报销标准，如有疑问，可向甲方财务部门咨询。4.问题：报销单据丢失或损坏。解决办法：乙方应提前备份报销单据电子版，以防丢失或损坏。五、所有应用场景：1.员工因公出差，需要向组织报销相关费用。2.