事业单位政府采购内部控制建设研究

一、引言政府采购内部控制建设是指在国家相关法律法规的约束下，通过全面分析采购过程，不断挖掘政府采购各环节的风险点，并对不同的风险点采取有效的措施加以控制和改善的动态过程。事业单位拥有的资产属于国家资产，事业单位有责任和义务保证国有资产安全、完整及保值增值，因此必须从源头上把好政府采购关。而内部控制作为一种防御手段，既是事业单位一项重要的管理活动，也是一项重要的制度措施，对于事业单位政府采购管理具有重要的意义。因此，事业单位需要完善内部控制体系，营造良好的内部控制环境，促使政府采购处于公开、公平、公正的管控体系中，有效预防和抵制腐败，最大限度发挥财政资金的使用效率。二、当前事业单位政府采购内部控制建设存在的问题（一）政府采购预算编制缺乏科学性政府采购预算收集的信息不完善，不全面，导致资金浪费和资产闲置。主要表现在三个方面：一是，业务部门没有远景规划，且市场调查不充分，对所需物资的使用功能、配置规格、参数论证不足。二是，业务部门、财务部门、采购部门之间缺乏有效协调，信息不对称。三是，重大项目缺乏可行性研究论证，导致后期追加调整，影响预算的严肃性。（二）政府采购活动过程监管不到位政府采购活动过程中存在预算与实际脱节，采购方式选择不当，资格审查不严等问题。主要表现在三个方面：一是，为节约资金而将预算人为压低，导致投标人报价普遍超预算，屡次流标，进而造成废标，浪费公共资源，影响工作效率。二是，人为拆分招标项目，使采购预算不足公开招标金额的下限，进而违规使用非公开招标方式达到逃避公开招标的目的；三是，对个别供应商有方向性地提供能满足其需求的技术参数，人为提高该项评分标准，以排除其他潜在竞争者，导致招标公平性不足。（三）政府采购队伍专业素质不过硬有些事业单位未设立专门的政府采购管理部门，或是将政府采购工作直接下放给了使用部门，形成“谁需要谁采购”的局面；或是由行政人员兼任政府采购，这些都会导致对政府采购相关政策的运用、招投标方式的选择、合同的签订、市场的调查等主要环节因为经验不足，了解不透，把握不准，加大了政府采购的风险，影响了政府采购的质量和效果。（四）验收付款环节把关不严当前，“重采购、轻验收”及采购人兼验收人现象较为普遍，不少验收人仅对数量、品牌、型号等直观的表象进行核对，缺乏对商品的功能性测试，特别是专用的设备和商品没有经过专业人员使用专业的技术手段组织验收，导致质量不达标，产品未按要求履约，给实际使用埋下很大隐患。付款环节审核不严。财务部门为完成预算执行进度，未认真审核付款要件，在履约验收之前就将政府采购资金支付给了供应商，或未按合同约定履行质保金条款，给单位造成经济损失。（五）采购业务档案管理缺失政府采购档案归档不全，信息缺乏，管理不善，不能客观地反映政府采购原貌，可能会引起置疑和投诉，不利于证明采购过程的合法合规，不利于保护采购当事人的合法权益，不利于维护政府采购信息和财务信息的真实完整。（六）政府采购监督体系不健全政府采购监督分为内部监督和外部监督，事业单位的内部即使设有审计部门或岗位，但一般不具有独立性，且内审人员的专业素养未能与时俱进；而外部监督在有限的时间内很难全面深入了解单位内部控制运行的情况，监管容易出现遗漏。三、加强事业单位政府采购内部控制建设的对策建议（一）强化对政府采购预算与计划的管理按照“预算－计划－采购”的工作流程，一般政府采购业务执行如下职能分工：1．业务部门首先，应当从实际需求出发，结合存量资产现状，提出政府采购预算建议数，避免出现重复购置，浪费资金或因配置不足，影响业务开展的情形；其次，在政府采购预算指标批准的范围内，依据本部门的政府采购需求，遵循时间节点，编制采购计划，匹配资金来源；最后，提出采购资金支付申请。2．政府采购的归口管理部门应当对本单位业务部门提交的采购预算建议数、采购计划，在配置标准、资产存量、技术参数等方面进行合理性审核，按照相关规定确定政府采购组织形式和政府采购方式，并对政府采购信息进行统计和分析。3．财务部门应当汇总编制本单位政府采购预算，对采购预算建议数的测算是否符合限额标准，预算安排是否符合国家的政策要求等方面进行合规性审核，从预算指标额度控制的角度进行综合平衡；其次，复核政府采购支付申请，办理相关资金支付；并且，在采购业务执行过程中，密切与部门间的沟通，实时掌握执行进度，分析了解执行中存在的问题，提出改进措施，提高预算执行的效率和效果。（二）加强采购过程控制，规范采购行为1．业务部门在编制政府采购预算时应从实际工作需要出发，并履行初步市场价格调查，确保预算建议数在公允价格的合理范围内，使实际采购需求与预算相符。2．对照采购的品目、限额，合理选择政府采购方式，不得采用“化整为零”规避公开招标。3．在招投标文件编写时应实事求是根据所需商品和服务的要求来填写相应的参数，不得出现限制投标企业资质、地域、注册资金等资格限定标准来限制竞标的供应商。4．招投标文件设计完成后，先通过业务部门确认，再经过政府采购部门审核，最后采取集体决策、会签方式表决。5．政府采购业务的归口管理部门应当将政府采购业务的开展情况，主动在单位信息公开栏公布，需要对外界公布的，应当在指定的信息发布平台向社会公众公开。（三）培养专业人才，从内部控制源头把控政府采购风险政府采购人员的素质和专业能力直接决定着采购工作的合法合规及采购商品或服务质量等级的高低。因此，拓宽人才选拔渠道，甄选符合岗位需求的专业人才，重视政府采购岗位的继续教育培训势在必行。事业单位应积极组织开展或参与线上线下的招投标法、采购法、合同法等相关法律法规的学习，收集现行的政府采购政策，按公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，分类做出政策及流程指引，供相关部门查阅运用，并与当地财政采购部门密切沟通，及时更新知识储备，动态掌握政府采购交易平台的各项操作，使政府采购业务部门的人员真正做到术业有专攻。（四）强化政府采购验收及付款环节控制政府采购的验收阶段要建立起专门的验收管理制度，首先由业务部门提出验收申请，交由政府采购部门审核、授权；再由验收小组，可以是技术专家、委托的代理机构等，对于商品或服务的质量、规格、性能进行专业化评分，对于验收中发现的问题，应查明原因，按照合同约定采取相应措施；最后在验收完成后，应出具履约验收报告，由参与验收的部门或专家及专业机构签署意见，加盖单位及供应商公章，工程项目竣工还应进行竣工决算，并将审计验收报告等提交政府采购归口部门及财务部门备案或入账。在政府采购的付款环节，财务部门应首先审核是否满足政府采购合同约定的付款进度、付款时间，付款条件。供应商是否为政府采购中标单位，并审核发票、验收报告、入库单，是否存在挪用采购资金及开具的票据是否与预算、招投标文件等信息相一致。最后提交上级部门批准，获取付款授权，并及时做好资产入账登记。（五）加强对政府采购业务的记录和归档管理事业单位应当全面记录政府采购的全过程，促使政府采购各职能部门依法履行职责。与政府采购相关的业务资料，如：招投标文件、合同文本、验收报告、政府采购预算与计划，各类批复文件等应当及时收集和整理完毕，移交给档案管理部门立卷归档，并要与其他日常公务档案分开管理。政府采购档案管理可以参照《会计档案管理办法》，建立档案保管、借阅与销毁相关制度，防止资料遗失、损毁和泄露。有条件的单位应逐步推行政府采购档案电子信息化管理，统一规范格式，维护网络安全，定期做好备份，使档案的应用更加便捷和高效。（六）完善内外部监督体系1．建立内部监督体系首先，要设置内部审计部门或审计小组，赋予其高度的独立性，防止受到外部干扰；其次，要明确审计职责和权限，规范审计流程，在实践中不断总结，制定出一整套行之有效的审计监督检查程序和方法，以制度的形式明确下来、并不断进行动态完善，以使其适应国家政策法规和单位实际。最后，要提高内审人员的专业素养，支持和鼓励审计人员参加财经、审计、法律等专业培训，取得资格证书，提高业务技能。2．完善外部监督体系为充分发挥外部监督的作用，单位可以主动邀请外部审计部门不定时对单位政府采购活动进行检查和审计，同时，畅通群众举报、媒体监督的渠道，使政府采购在阳光下运行。3．建立监督考评机制在预算和采购之间建立监督考评机制，设立相应的评估考核条例，并将考评结果以书面形式公开，供相关人员学习总结，及时发现采购过程中的偏差，并从中吸取教训，积累经验，提出建议，为今后改进工作，健全制度做好准备