汽车销售服务企业管理制度汇编

重庆百事达汽车管理制度汇编第二册规章制度汇编第一分册行政人事系统规章制度汇编目录总经办规章制度汇编前台管理规定；公文管理制度；印信管理制度；档案管理制度；专项任务管理制度；方案管理制度；法律事务管理制度；会议管理制度；出差审批制度；保密工作规定；外部关系管理制度；人力资源规章制度汇编职务说明书；员工行为标准；员工手册；薪酬方案；员工福利；招聘管理制度；招聘工作流程；劳动合同管理制度；人事档案管理制度；社会保险制度；社会保险办理流程；考勤管理制度；考勤工作流程；员工异动管理制度；员工异动办理流程；薪资管理制度；薪资管理流程；考核评估制度；考核评估工作流程；员工鼓励机制；奖惩制度及流程；资遣规定；培训管理制度；培训经费管理方法；4S店员工例行培训管理方法；担保制度；员工关系；4S店三级检查工作指导。行政后勤规章制度汇编办公用品采购发放管理制度；员工宿舍管理规定；值班长管理制度；员工餐厅管理规定；职工之家管理规定；员工工服管理制度；劳保用品管理规定；固定使用管理方法；保洁工作管理规定；话费报销管理制度；用电设施管理规定；物业管理制度；车辆管理制度；固定资产管理制度。安保规章制度汇编消防平安管理制度；内保管理制度；内保管理工作流程。总经办规章制度汇编前台管理规定前台是公司对外接待的窗口单位，是公司的后勤效劳呼叫中心，其承当着公司客户来访登记、引领工作及各项效劳职能，为强化管理、标准效劳，特制定如下规定，请予遵照执行。本管理规定适用于一级公司前台，二级公司行政工作人员、销售前台、维修前台。日常管理规定严格遵守公司考勤制度，不随意缺勤，不擅离职守，员工在上班期间，不得脱离工作岗位，如确有急事，需向主管领导请示，并做好交接工作后，方可短暂离开。员工视工作情况在公司规定时间内轮流就餐，保证前台工作不间断。员工上班时必须按照公司工服管理规定，统一着装，班前整理好仪容仪表，方可持证上岗。男员工每日需修面，不得留胡须、大鬓角，保持个人卫生清洁，并在每日上岗前检查领带佩戴是否端正。女员工上岗前需化淡妆，保持面容清洁，发型美观大方。上班时必须佩戴胸卡，着统一工服，并保持工服平整清洁。上班时要精神饱满，面带微笑，仪态优美大方，不得无精打采，严禁东歪西靠，保持良好的站姿坐态。前台文员应具有良好的礼节礼貌，在接待客人与公司员工时，需保持微笑，热情接待，禁做不雅观的动作。前台办公区内不得大声喧哗、嬉闹、禁吃零食，严禁扎堆聊天，不得乱扔纸屑、不得随地吐痰。第二条工作规定一、前台日常接待工作在接待过程中，提供耐心周到的效劳。在与宾客以及员工的交谈过程中，使用礼貌用语。应及时处理来访宾客的要求，不得无故拖延时间，怠慢客户。严格按照规定的效劳流程开展礼宾接待工作。二、预定效劳票务预定：按照公司规定，依照标准手续为各部门预定机票及其他票务，并提醒订票人注意相关事项，保证及时准确送达预定人手中。商务定房：对内严格按照公司规定的住宿标准，协助各部门办理住宿预定的相关事宜，并跟踪完成情况。纯洁水预定：根据需要，定期协助各部门定购纯洁水。定期办理报刊、杂志的订阅、收发及费用结算工作。三、EMS快件收发工作发：要求寄件员工亲自封上信件封口，确保文件内容的平安和保密性，并尽快安排寄出。收：当邮件到达签收后，第一时间内将加急函件送到收件人手中，并做好签收登记。四、报纸、杂志、信函的收发工作根据各部门的订阅情况分发报刊、杂志，并及时准确发放各部门信函。五、报修工作根据报修情况的缓急程度，灵活安排物业及电工人员将各部门报修事项，逐一解决。六、费用结算每月底应做好各项费用明细单〔票务费用、EMS快件费用等〕，经领导审核无误后，方能结算。第三条保密工作前台除遵守公司的保密制度以外，还应做到在礼宾接待和会议效劳的过程中，如有时机接触到公司文件或听到领导谈话，应按照规定严格保守公司的商业机密。第二节公文管理制度第一条概述公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件等的有效载体。本制度所指公文包括：正式签发的文件：指需按公司统一标准格式拟写，由行政人事中心和二级公司行政人事部统一授号、用印、下发并存档的文件，如：各级公司正式签发的文件及会议纪要。内部往来文件：指各级公司、各部门之间在日常业务往来中，由各级公司行政人员统一编号、上报、传达并根据需要存档的文件，如：请示、批复等。各级公司第一负责人正式签发的会议通知。公文管理的主旨在于保障公文流转的及时性、准确性及保密性，从而确保政令畅通，提高公司整体行政办公效率。本制度适用于百事达汽车一、二、三级公司。公文管理的最高机构为行政人事中心。第二条公文编写及行文标准1、公文的编写标准〔1〕公司正式签发文件=1\*GB3①发文权限及编号=1\*ROMANI、有签发权的人员：一级公司职能中心总监〔含〕级以上人员、二级公司总经理。=2\*ROMANII、有发文权的部门：一级公司行政人事中心总经办、二级公司行政人事部。=3\*ROMANIII、公文的编号方法：由有发文权的部门负责统一编制和管理，公文的顺序号〔即第XXX号〕为年度内三位数流水号。=1\*romani、以公司名义发文的编号为：公司简称＋发＋【年号】＋第XXX号举例说明：重庆百事达汽车正式发文百事达发【2004】第001号重庆百事达华海销售效劳正式发文百事达华海发【2004】第001号=2\*romanii、以公司名义下发的会议纪要编号为：公司简称＋纪＋【年号】＋第XXX号举例说明：重庆百事达汽车会议纪要百事达纪【2004】第001号重庆百事达华众销售效劳会议纪要百事达华众纪【2004】第001号=3\*romaniii、以一级公司职能中心名义发文的编号为：公司简称＋中心简称＋字＋【年号】＋第XXX号举例说明：一级公司行政人事中心正式发文百事达行政人事字【2004】第001号一级公司财务中心正式发文百事达财务字【2004】第001号=4\*romaniv、以一级公司职能中心名义下发的会议纪要编号为：公司简称＋中心简称＋纪字＋【年号】＋第XXX号举例说明：一级公司行政人事中心会议纪要百事达行政人事纪字【2004】第001号一级公司财务中心会议纪要百事达财务纪字【2004】第001号=2\*GB3②公文单据的使用说明=1\*ROMANI、文件报批单=1\*romani、在向各级公司及领导报送日常文件〔如请示、报告、方案、总结等〕时使用。需填报呈报部门或人员、上报内容、附件份数及页数、申请部门、申请人、缓急程度、申请日期、相关单位或领导的审核意见、承办结果。=2\*romanii、各级领导在审核或批示后，要明确填写批示意见，并注明批示日期。=2\*ROMANII、文件会签单：文件内容需两个(含)以上单位出具意见的，需经各相关单位联合会签后再报上级领导审批时使用。=3\*ROMANIII、发文审批单：当文件内容需正式下发时，按规定格式拟稿后，报相关领导及部门进行审核、审批时使用。=4\*ROMANIV、正式下发文件：当文件内容需正式下发时，按规定格式拟稿后报审。报审时暂不打印文号及签发人，待正式签发后，由发文部门统一授号并打印签发人姓名，并正式下发。=5\*ROMANV、正式下发会议纪要：会议纪要需按规定格式整理并报审。报审时暂不打印文号及签发人，待正式签发后，由发文部门统一授号并打印签发人姓名，并正式下发。=6\*ROMANVI、会议纪要信息摘要：需按规定格式做摘要，并附纪要上报。=7\*ROMANVII、文件传阅单：当传阅重要文件时需附此单，请阅读人员签阅。=8\*ROMANVIII、文件交换记录：用于各级秘书日常文件交换、进行收发登记时使用。=9\*ROMANIX、接收记录：收到文件时登记使用。=10\*ROMANX、发送记录：发出文件时登记使用。=11\*ROMANXI、模板：登记发出时使用此模板。备注：以上分类格式及附表见附件。2、公文行文标准〔1〕公文流转的时间标准=1\*GB3①文件按急缓程度分为特急、加急、一般；=2\*GB3②特急文件：要求自接到文件起立即按发送范围传送到位，否那么，将严重影响正常工作秩序，给公司造成重大经济或其他损失；=3\*GB3③加急文件：要求自接到文件起一小时内按发送范围传送到位，否那么将影响正常工作秩序；=4\*GB3④一般文件：要求自接到文件起半个工作日内必须按发送范围传送到位。=5\*GB3⑤以形式传送的文件，需将机打印出的《发出确认报告》附在文件反面备查，同时确认对方是否收到，以保障文件的时效性。〔2〕公文的传送要求=1\*GB3①正式签发的文件=1\*ROMANI、主、报送范围确实定：主、报送范围由签发人根据公文内容予以确定并负有责任。=2\*ROMANII、收文后的传送要求：=1\*romani、一级公司以总经办为管理单位，指定秘书专人负责；=2\*romanii、一级公司各职能中心、各部门指定本单位文员专人负责；二级公司指定行政人事部专人负责；三级公司指定内勤人员负责；=3\*romaniii、各级公司接到上级公司来文后，严格按传送范围立即抄送相关单位及人员；=4\*romaniv、各级公司公文流转责任人在接到公文后，按文件规定时限送达本单位相关领导及人员。=3\*ROMANIII、阅示后文件的处理要求：=1\*romani、领导签批“已阅”的有关文件，作存档处理；=2\*romanii、领导有批示意见的文件，抄送相关部门和人员，原件存档。=4\*ROMANIV、内部传阅文件的处理要求：本单位第一负责人在传阅文件后，需在《公文传阅单》上签字，转秘书存档，或以张贴、宣讲方式传阅。=2\*GB3②会议纪要的传送要求=1\*ROMANI、各级公司的会议纪要，需按规定格式负责编号存档，并抄报总经理。=2\*ROMANII、二、三级公司的会议纪要，须同时抄报一级公司及相关职能中心，再由一级公司总经办抄送职能中心总监级〔含〕以上领导阅示，会议纪要须与摘要一并上报。=3\*GB3③日常往来文件的传送要求=1\*ROMANI、上报文件时应遵循以下原那么：上报单位需严格按授权规定向有关上级呈报文件、请示工作。除特殊情况，原那么上不得越级上报或多头呈报。越级上报容易造成越级指挥，导致责权不清，扰乱授权管理体系。多头上报容易造成责权不分，指令混乱，干扰公司正常运行秩序。如上报文件内容涉及两个以上单位，那么需由相关单位联合会签后再报上级领导批示。=2\*ROMANII、收文的处理要求：=1\*romani、建立收文登记制度，登记文件呈报的时间、呈送单位或人员、联络方式、文件名称、页数等信息。=2\*romanii、依据公司制度对文件进行初审，对疑问之处予以标注。=3\*romaniii、当日文件必须当日报送。=4\*romaniv、一般文件应提醒领导在半个工作日内作出处理意见。=5\*romanv、加急文件应提醒领导在两个小时内作出处理意见。=6\*romanvi、特急文件应提醒领导尽快作出处理意见。=7\*romanvii、如遇领导出差，紧急文件应以、、电子邮件等有效方式立即通知有关领导，如领导暂无法回复书面意见，秘书在得到领导指示后，将领导批复意见代书，并将复印件抄送相关单位或人员，按指示精神执行。=3\*ROMANIII、退文的处理程序=1\*romani、建立退文登记制度，登记文件退出的时间、领导的批复意见及签收记录。=2\*romanii、正常情况下，每个工作日10：00前为退转前一工作日文件时间。紧急文件在接到领导批示后一小时内必须传递到位，特殊情况下，可先通过向相关部门传达文件精神，后补发领导批示。=4\*ROMANIV、对领导退出的文件，秘书要认真阅读领导的批示意见，并按其要求将文件退原呈报单位，并抄送相关单位。=5\*ROMANV、秘书应对领导的批示意见进行任务跟踪督办，并将督办情况汇总后报领导阅知。各执行单位也要随时与领导准确沟通，将执行结果及工作进展及时向领导汇报。3、公文的行文流程公司正式签发文件流程图各级承办单位各级签发人各级发文部门收文单位④〔不合格，修改后再报审。〕③各单位传阅并存档授号.用印转发.存档按授权签发按规定格式各单位传阅并存档授号.用印转发.存档按授权签发按规定格式拟稿②⑤流程说明：1、各级承办单位按公司统一格式拟写下发文件，按授权报签发人签批。文件正式签发前不打印文号及签发人姓名：〔1〕如需两个或以上单位会签，会签后以主要承办单位文号发文，落款处注明会签各单位名称；〔2〕如需两个以上单位联合签发的文件，除上述要求外，所有签发人的姓名均需在签发人处注明。②签发人签批后将文件退回承办单位；③承办单位将签批后的文件原件转发文部门审核。④发文部门将审核不合格的文件及审核意见反应承办单位，承办单位修改后再报发文部门；⑤经审核合格的文件，由发文部门统一负责授号、用印、转发，并将签批原件〔含电子版：由承办单位提供〕存档。存档时，发文部门需检查电子版文件与正式签发文件内容是否一致。二、各管理单位之间日常业务传送文件的传送流程图各呈报单位或人员各相关单位或人员公司各级领导秘书公司各级领导各呈报单位或人员各相关单位或人员公司各级领导秘书公司各级领导1.按收文规定登记文件；1.按收文规定登记文件；2.依据公司制度对文件进行初审，对疑问之处提供标注；3.文件按上述规程处理后呈送领导批阅。按公司授权规定向领导呈送文件。领导按缓急程度处理文件并批示意见。按公司授权规定向领导呈送文件。领导按缓急程度处理文件并批示意见。抄送抄送按退文规定对文件进行登记并退转、抄送相关单位。按领导批示意见执行。按领导批示意见执行。按退文规定对文件进行登记并退转、抄送相关单位。按领导批示意见执行。按领导批示意见执行。批批后转退退本人或转相关人员按领导批示进行跟踪.督办。执行结果、进展情况、本人或转相关人员按领导批示进行跟踪.督办。执行结果、进展情况、出现的问题及解决措施,工作建议等执行结果、进展情况、出现的问题及解决措施,工作建议等报阅批，并做出最新指示。对跟踪.督办结果进行汇总。报阅批，并做出最新指示。对跟踪.督办结果进行汇总。第四条相关表格单据重庆百事达汽车文件报批单文件名称字号报送单位报送时间____年月日时分拟办意见奖罚依据奖罚依据处理意见奖励好合格差处分重点一般重点一般总监意见总经理意见奖罚依据奖罚依据处理意见奖励好合格差处分重点一般重点一般董事会意见总裁评定总裁评定处理意见奖励好合格差处分重点一般重点一般承办结果记录签名：日期：年月日重庆百事达汽车文件会签单拟文单位文号份数拟稿人收文时间年月日时分文件标题拟办意见会签成员意见奖罚依据处理意见奖励奖罚依据处理意见奖励好合格差处分重点一般重点一般意见：奖罚依据处理意见奖励奖罚依据处理意见奖励好合格差处分重点一般重点一般意见：总裁评定总裁评定处理意见奖励好合格差处分重点一般重点一般结论意见签名：日期：年月日重庆百事达汽车文件传阅单文件题名发文部门时间年月日拟办意见传阅单位或人员阅批意见其它重庆百事达汽车发文审批单文件标题发文字号百事达[]第号密级印数附件主送报送拟文部门拟稿人拟稿日期审核人〔签字〕中心总监〔签字〕总经理〔签字〕董事会〔签字〕备注：重庆百事达汽车〔按VI标准〕重庆百事达汽车〔按VI标准〕百事达[2004]第XXX号签发人：关于****通知--(标题：黑体.三号)正文说明：1.正文内容均使用：宋体.小四号字，行间距为1.5倍2.页边距：上72磅，下72磅，左90磅，右90磅3.页角：4.编号方法：一.******(编号：一级)1.(编号：二级)1)(编号：三级)二.******结尾说明:主题词：〔黑体.三号〕主送：(宋体.小四号字)报送：印数：重庆百事达汽车--(公司名称：隶书.三号)**会议纪要--(标题：黑体.三号)百事达**纪字[]第号签发人：–-(字号：宋体.小四号)会议时间：年月日会议地点：主持人：与会人员：会议记录：会议内容：一.******(编号：一级)1.(编号：二级)1)(编号：三级)二.******会议结束。说明：1.正文内容均使用：宋体.小四号字，行间距为1.5倍2.页边距：上72磅，下72磅，左90磅，右90磅3.页角：重庆百事达汽车--(公司名称：隶书.三号)会议纪要信息摘要--〔字号：宋体.加黑.小四号〕序号：[年号]顺序号来文时间：年月日来文标题：来文单位：文号：百事达字[]第号——〔字号：宋体.小四号〕要点反映：--〔字号：宋体.小四号〕报送：--〔字号：宋体.加黑.小四号〕附件8年度公司〔单位〕文件交换记录簿附件8文件接收序号文件名称密级页数呈报单位或人员TEL领导批复意见文件转出记录日期时间日期时间签收人重庆百事达汽车接收记录序号文件标题发文单位页数收文时间接收人收件人签字备注重庆百事达汽车发送记录序号日期时间文件标题对方号码页数发件人备注重庆百事达汽车〔总部〕重庆百事达汽车〔总部〕地址：重庆市渝北区龙溪街道松牌路521号：〔023〕67528190：401147重庆百事达汽车用印审批表〔缩小印刷〕用印单位:年月日印章名称事由盖章数量共处使用人(签字)部门经理审核意见(签字)中心总监审核意见〔签字〕总经理审批意见(签字)董事长批示意见(签字)行政人事中心复核意见备注重庆百事达汽车合同〔协议〕审批单经办部门：申请日期：合同名称合同编号合同主要内容：使用印章名称对方单位根本情况单位名称联系人联系通信地址主办业务意见主管经理意见法律参谋意见中心总监审核意见总经理意见董事长批示意见签章人备案盖章时间：年月日盖章份数：份是否骑缝：是否存档情况：原件复印件盖章人〔签字〕：行政人事总监〔复核〕：此件仅限于之用〔复印无效〕此件仅限于之用〔复印无效〕重庆百事达汽车证照使用登记表证照名称：序号用途借用日期使用人签字主管领导审核签字归还日期使用人签字重庆百事达汽车合同专用章用印审批表用印单位：_____________________年_____月_____合同名称合同编号对方单位根本情况单位名称联系人联系盖章情况：盖章份数：份是否骑缝：是否主办人员〔签字〕部门经理审核意见〔签字〕总经理审批意见〔签字〕：收入主管签字财务经理审核签字第五条公文管理实施细那么一、各单位发文部门、拟文单位及签发人的责任：1、各单位发文部门责任：对发文权限、格式进行审核，对文件内容无权修改，但对文件的内容有明显错误，有建议修改权。2、拟文单位责任：根据文件内容设定发文范围。拟文单位须指定专人对文件结构、逻辑层次、内容、各类语病及错别字进行严格审核、校对。一但发现拟文单位所发公文出现上述问题，对校对人员酌情予以处分。3、签发人责任：签发人对签发文件的内容负全责。如签发文件内容与公司各项政策、制度、授权内容不符，并于下发后产生不良影响，造成损失，签发人要承当因此而产生的一切责任及后果。二、公文流转抽查工作及奖罚方法：1、抽查工作责任部门：行政人事中心2、公文流转责任人：〔1〕一级公司：=1\*GB3①领导责任：行政人事中心总监、各职能中心总监。=2\*GB3②直接责任：各中心及直属职能部门、各部门负责公文流转人员。〔2〕各级分公司：=1\*GB3①领导责任：二级公司总经理、三级公司经理。=2\*GB3②直接责任：各部门负责公文流转人员3、对公文流转时限的要求：〔？〕4、抽查内容：一级公司下发的带文号的公文、公文收到时间、对公文内容的了解情况、对公文规定事项的执行情况、对公文要求上报内容是否及时回复等。5、抽查范围：各级公司第三节印信管理制度第一条概述一、印信指公司的公章、合同专用章、内部专用章、人名章等〔以下统称印章〕及营业执照、法人代码证、税务登记证、统计登记证、各种证照、介绍信、证明信等；二、本制度适用于各级公司；三、公司印信管理的最高机构为行政人事中心。第二条印章管理一、印章的保管：1、各公司公章、中心〔部门〕内部专用章由行政人事中心指定专人统一保管，合同专用章由财务部门负责保管；各类业务专用章经使用部门上报行政人事中心审批后，由该部门指定专人负责保管。2、各单位印章必须保存在专用铁柜或保险柜内，假设遇保管人出差或长时间外出，需将钥匙交给部门领导或指定专人保管；3、保管人如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章和用印登记簿，方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三者监督下进行，并填写印章交接单，由双方当事人及监交人签字，原那么上由本部门领导监督交接。4、印章保管地点应设立平安装置，必须保存在专用铁柜或保险柜内，凡因保管不善丧失印章并造成损失的，对责任人处以800-1500元罚款，给公司造成损失的予以赔偿，直至追究法律责任。二、印章的使用范围：1、公章：用于公司行文，办理委托书、证明、银行开户等日常公务时使用；公章用于签订合同或协议时，参照“合同专用章”管理方法执行；2、合同专用章：用于公司与外部机构签订合同、协议及意向书时使用；3、内部专用章：用于以各级公司、职能中心、直属职能部门等名义印发的各类公文、函件、证明上使用；三、印章使用要求及流程：1、公章、合同章：〔1〕由使用人填写《用印审批单》，按照公司授权管理规定依次经部门经理、本单位第一负责人〔职能中心总监〕签字审批，由印信管理单位负责人审核后，由印信保管人盖章。印章管理人员不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况，相关责任人无法签字，需在通知责任人认可的情况下盖章，并由责任人补签字方可；〔2〕所有合同和协议超过一页的文件应加盖骑缝章，对合同内容有修改的地方应盖章确认。〔3〕各单位要建立印章使用审批登记簿，详细载明印章使用时间、使用单位、文件内容、合同性质、对方单位名称、加盖份数、审批人、经手人等内容；〔4〕公章保管人只有印章加盖权，没有审批权。印章使用审批人只有审批权，没有使用权。印章保管人凭印章使用审批单上领导签字加盖印章；〔5〕公章保管人在加盖印章时，要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符；〔6〕所有印章一律不得外借或带出办公室。假设确因工作需要外出使用者，用章人不能单独携带印章前往，需由两人同时对印章进行监管，并在用印审批单上签字，经相应级别领导批准，填写印章外出使用登记表，并限定使用的范围、时间、地点，专人保管、专人使用、按期归还。〔7〕严禁在各类空白合同、介绍信、证明等上盖章。〔8〕存档方法：公司内部盖章公文原件由文件管理人员存档，印章管理人员处可不存档。2、内部专用章：〔1〕以各职能中心名义印发的各类内部公文、公函必须经中心总监同意前方可加盖；〔4〕对于各中心内部日常文件，经中心总监同意即可加盖中心的内部印章。第三条证照管理一、证照的管理要求：1、营业执照、组织机构代码证不得随意复印，复印件应从印信管理人员处获得，印信管理人员应对复印件上加盖复印件使用专用章；2、证照原件须经公司批准，并办理相关手续前方能借出使用；3、印信管理人员应按国家有关证照管理部门的要求，按时进行证照年检，逾期未年检的，追查有关人员的责任。二、介绍信、证明管理：1、使用范围：公司办理公务或职员情况证明时使用。2、管理要求：〔1〕本着“实事求是”的原那么，严格按照实际情况填写有关内容。〔2〕保证介绍信的内容与存根联的一致性。〔3〕不得在空白的介绍信上加盖公章。〔4〕在每年的二月份以前将上一年的介绍信存根和剩余介绍信归档，一本介绍信不得跨年度使用。三、印信、证照的盘点：要求各级公司每月25日对本公司的所有证照及印信进行盘点，盘点人员为印信管理人员同一名财务〔或指定〕人员，盘点要求两人共同进行盘点，并签字确认。盘点结果要求于每月26日12:00前上报公司行政人事中心。第四节方案管理制度第一条概述一、月度工作方案、总结是各级公司每月业务、财务等各项管理目标的任务书，是对各级公司月度工作完成情况进行考核评议的重要依据。二、月度工作方案管理效劳于各级公司整体经营管理工作，其应用范围适用于各级公司。三、月度工作方案管理包括：月度工作方案/总结编制、月度工作方案抽检、月度工作方案调整、月度工作考核评议、月度工作方案管理方法的制定、补充、完善等。第二条月度工作方案管理职责一、行政人事中心月度工作方案管理职责1、制定月度工作方案管理制度，并不断进行补充、完善以符合公司的经营管理需要。2、对各级公司月度工作方案进行指导、效劳、监督、检查。3、对全公司的月度工作方案进行抽检、统计。二、各级职能部门月度工作方案管理职责1、一级公司各中心职能部门职责：〔1〕中心职能部门通过月度工作方案管理，对本中心及其下属各职能部门经营管理工作进行指导，发现本部门在管理中的缺乏并及时改良，来不断提高本部门业务管理水平，及时有效完成部门月度工作，确保年度/月度管理目标的实现。〔2〕负责本部门月度工作方案的编制、执行、总结、评定，确保各项方案任务及时有效完成并编制本部门月度工作总结表。〔3〕通过下级公司相应归口部门的月度工作方案管理，监控其年度/月度经营目标的进展，对下级公司相应归口部门经营管理工作进行指导，及时发现下级公司相应归口部门经营管理中的缺乏并进行改良，确保全公司年度整体目标的实现。〔4〕审阅下级公司所属部门月度工作方案并进行评议，在本中心职能管理范围内，对下级公司相应归口部门月度工作方案中的重点任务的执行情况予以检查督导，并提交评议材料。2、职能中心总监职责：审批本中心月度工作方案，对各级公司归口部门月度工作方案实行备案审核制，评定所属各级部门的方案质量并监督方案的执行，评定月度工作完成情况，审批本中心月度工作总结，对各级公司归口部门月度工作总结实行备案审核。3、各单位月度方案管理人员职责：负责汇总并按时上报本公司部门月度工作方案，跟踪所属归口部门月度工作的实施，汇总上报本公司部门月度工作总结表。4、各级公司各职能部门职责：〔1〕各级公司总经理职责：审批本公司月度工作方案，监督方案的执行，评定月度工作完成情况，审批本公司月度工作总结。〔2〕二级公司行政人事部〔及方案管理人员〕职责：负责对本公司的月度工作方案进行抽检、统计汇总并按时上报本公司公司月度工作方案，跟踪各部门月度工作的实施，汇总本公司公司月度工作总结表，并按时上报至一级公司行政人事中心。〔3〕各级公司职能部门职责：负责本部门月度工作方案的编制、执行、总结、评定，确保各项方案任务按时有效完成，编制本部门月度工作总结表。通过方案管理发现缺乏并及时改良来不断提高本部门业务管理水平，完本钱部门月度工作，确保年度/月度管理目标的实现。第三条月度工作方案的内容与组成一、月度工作方案内容主要包括：月度重点工作、例行日常工作等，各级公司、各级职能部门月度工作方案的内容因各级公司〔部门〕的不同职责、不同任务、不同开展阶段而有所不同。1、重点工作：〔1〕月度方案重点任务按进度要求需要在某月度内完成的阶段任务，以及各级公司因经营管理需要在月度内重点实施的任务。影响公司全局开展或工程进度的关键任务；〔2〕影响公司重大利益的〔直接或间接利益5万元以上的〕任务；〔3〕必须办理难度较大的任务；〔4〕年度方案拆分到月的任务；〔5〕一级公司下达的专项任务；〔6〕在总经理例会中的重点布置工作等。二、日常工作是各部门在职责范围内、有明确完成时限和标准要求的周期性的任务。例行第四条月度工作方案管理流程一、流程表1、各级公司月度工作方案流程图〔见表1〕2、一级公司各中心月度工作方案流程图〔见表2〕3、各级公司月度工作抽检单〔见表3〕4、各级公司月度职能部门月度工作方案、总结备案审核表〔见表4〕5、一级公司各中心月度工作方案、总结模板〔见表5〕6、各级公司职能部门月度工作方案、总结模板〔见表6〕二、月度工作方案的1、月度工作方案使用A4复印纸，必须采用统一的格式〔见附件〕,但须包括：单位名称、任务内容、方案完成时限、责任人、填报人、负责人〔签字〕以及报送日期等内容;2、各中心及各级公司根据年度经营方案任务书安排，对年度各项管理目标、年度重点任务进行分解，按各工程标和工作进度要求编制本部门月度工作方案;3、月度各项经营指标和工作进度安排应能确保本单位年度经营方案任务书各项经营目标与方案任务的完成;4、一级公司下达的以下任务，需要跨月度完成的，各单位应根据任务工程、任务标准、任务时限、责任单位、责任人等要求，编入本单位月度工作方案。〔1〕公司管理机构会议的决定和决议所形成的任务；〔2〕公司领导或管理机构在各类公司文件〔呈批的报告、请示及呈阅的下级单位会议纪要等〕上的批示与意见所形成的任务；〔3〕公司领导以口头指令或其它形式进行的工作部署所形成的任务；〔4〕公司管理机构在授权范围内向下级单位布置的任务；5、报送方式：各级公司按规定时间，将《月度工作方案》电子版本以邮件形式发至行政人事中心方案专管员处，并将总经理签批首页以形式发送至行政人事中心。一级公司各中心按规定时间直接上报至行政人事中心。6、行政人事中心将各级公司职能部门的工作方案于23日前转送各归口中心，各中心对分部对口职能部门月度工作方案进行审批，各中心方案管理人员对相应中心领导所签意见进行跟踪。工作方案审批件应于5个工作日内返回行政人事中心归档保存，并作为抽查依据。第五条月度工作总结管理方法一、分部各职能部门每月须对月度工作方案完成情况进行总结和自检,并经分部总经理评定后上报行政人事中心并转送相应归口职能中心总监评定;二、一级公司各中心及各级公司的月度工作总结采用统一的格式〔见附件〕。三、任务完成情况评定采用“0-1制”。方案任务按时间、按标准完成评定为“1”；方案任务未实施、未按方案时间完成、未按标准完成，不分主观、客观原因均评定为“0”。四、对评定为“0”的任务应注明原因，对当月未完成的任务，需要继续执行或重新安排的，应注明最终完成的时间并编入下月工作方案。五、一级公司各中心及各级公司完成的月度工作方案外任务〔如专项任务等〕，在每月的工作总结表中应予以表达〔在编号前加注“*”号区分〕，并对完成情况进行“0-1制”评定，具体方法参照《专项任务管理实施细那么》。六、各中心应于次月1日/各级公司应于当月27日前根据月度工作方案及完成情况编制《月度工作总结表》，经本单位总经理签字后上报行政人事中心〔流程与月度工作方案相同〕。第六条月度工作方案抽检与考核一、行政人事中心有权对公司任何单位的月度工作方案实行不定期抽检；二、各中心职能部门应对所属归口部门的月度工作方案实行不定期抽检；三、各单位抽检时须使用规定的抽检单进行记录.具体格式详见附表；四、根据月度工作抽检完成情况进行评定。采取“0-1”制考核方法，即“按期完成”、“完成阶段性工作目标”记为“1”，“未按期完成”、“未完成阶段性工作目标”记为“0”；五、各中心将每次抽检内容进行汇总，填报“月度工作抽检情况表“报职能中心总监审阅后，随本月月度工作总结一并报送至行政人事中心。第七条月度工作方案完成的处分与奖励一、有以下情况之一的部门，对相关责任部门负责人或方案管理人员进行处分：每次扣罚2分并进行通报。1、不按时报送月度工作方案或月度工作总结表，经提醒后仍不按时报送的；2、月度工作方案或月度工作总结表内容不符合规定，经提醒后仍不改正的；3、月度工作考核评议不合格的(综合成绩低于60分)。二、有以下情况之一的部门，对相关责任部门负责人和方案管理人员进行处分，每次扣罚5分并进行通报：1、连续或半年内累计三次不按时报送月度工作方案或月度工作总结表；2、连续或半年内累计三次月度工作方案或月度工作总结表内容不符合规定；三、对在月度工作管理中积极创新的部门，将酌情予以奖励。四、处分和奖励的权限、审批程序和奖罚标准参照公司授权及相关制度规定执行。附件：1.二、三级月度工作方案流程图〔见附件1〕2.HYPERLINK一级公司各中心月度工作方案流程图〔见附件2〕3.各级公司工作抽检情况表〔见附件3〕4．分部月度职能部门月度工作方案、总结审批表〔见附件4,共1页〕5.一级公司各中心月度工作方案、总结模板〔见附件5，共2页〕6.分部各职能部门月度工作方案、总结模板〔见附件6，共2页〕附件1二、三级公司月度工作方案流程图职能部门行政人事部行政人事中心一级公司职能中心按批示执行根据年度经营方案任务书、专项任务、文件批示、会议纪要等编制本部门月度工作方案及总结按批示执行根据年度经营方案任务书、专项任务、文件批示、会议纪要等编制本部门月度工作方案及总结下发、跟踪、存档、考核收集、整理汇编、上报下发、跟踪、存档、考核收集、整理汇编、上报不合格汇编及负责人审核并签署意见抽查、考核、存档汇编及负责人审核并签署意见抽查、考核、存档合格审核、修订、批准、评定及任务跟踪合格审核、修订、批准、评定及任务跟踪附件2一级公司各中心月度工作方案流程图职能部门职能中心行政人事中心总经理按批示执行根据年度经营方案任务书、专项任务、文件批示、会议纪要等编制本部门月度工作方案及总结按批示执行根据年度经营方案任务书、专项任务、文件批示、会议纪要等编制本部门月度工作方案及总结汇编及负责人审核\评定并签署意见下发、跟踪、存档汇编及负责人审核\评定并签署意见下发、跟踪、存档不合格合格收集、整理、上报抽查、考核、存档合格收集、整理、上报抽查、考核、存档审核、修订、批准及任务跟踪审核、修订、批准及任务跟踪附件3月度工作抽检单抽检编号：任务被检查单位：【任务检查情况反映】〔可附专题书面材料〕抽查单位负责人签字：检查任务内容:任务执行部门：任务责任人：任务提报月度：完成时间：任务责任人签字：年月日评定结果任务评分□按期完成□完成阶段性工作目标□未按期完成□未完成阶段性工作目标□0□1注：检查单位在实施检查后，被检查人须在本单上签字，以确认本项检查任务的执行。任务单不迟于规定时间返回检查人： 年月日 编制人： 年月日附件4二级公司**月职能部门工作**审批表部门总经理审批意见总经理行政人事部财务部销售部维修站客服部其他第五节专项任务管理制度第一条概述一、为贯彻公司领导关于加强各级公司日常工作管理力度、保障日常工作方案完成及年度经营总目标实现的要求制定本方法。二、专项任务释义：公司领导或管理机构根据公司制度、文件、会议、方案等有效形式，在对日常经营管理活动进行监督、控制和调整过程中，下达的具有完成时限、责任单位与执行要求的指令性工作任务。三、专项任务的产生来源有：1、公司或管理机构会议纪要形成的决定和决议；2、公司领导或管理机构在各类公司文件〔呈批的报告、请示及呈阅的下级单位会议纪要等〕上的批示与意见；3、公司领导以口头指令或其它形式进行的工作部署；4、公司管理机构在授权范围内向下级单位布置的工作；5、经批准执行的各级单位月度、季度工作方案。四、专项任务管理效劳于公司整体经营管理工作，其实施应用范围为各级公司。五、专项任务单是记录、传递及统计各项任务信息的有形载体与工具，经批准下发的专项任务单与公司文件具有同等效力。第二条专项任务管理组织体系一、行政人事中心为专项任务管理工作的最高管理机构。二、行政人事中心对专项任务管理工作内容：1、制订、修订专项任务管理工作有关制度与规定，保障专项任务管理工作正常运转，适应公司实际情况和开展变化，并保障专项任务管理方法的贯彻与执行。2、跟踪、监督董事长、职能中心总监下达的专项任务的执行情况，实施专项任务预警期管理与执行情况评价考核管理〔分部总经理下达的专项任务由二级公司行政人事部跟踪、监督〕。3、行政人事中心进行专项任务统计，并进行专项任务管理工作阶段性总结，并按年度方案管理工作要求进行专项任务半年及年度考评。第三条各级公司专项任务管理工作流程〔见附件1、2〕第四条各级公司专项任务单的生成一、董事长、行政人事中心总监下达的专项任务由行政人事中心负责编制，一级公司各职能中心总监下达的专项任务由各中心指定专人负责编制，各级公司总经理下达的专项任务由分部行政人事部负责编制。二、任务编制部门根据授权领导在公司文件上的批示，对含有任务信息的文件予以分析〔或按照总经理口头指令等其它形式的工作部署要求〕，按要点逐项编制《公司〔公司〕专项任务单》〔两联，见附件3〕，经相关负责人签批后加盖印章后生效；具体编制需按以下步骤：1、各级单位指定人员根据各种任务信息来源，按要点逐项填写《公司〔公司〕专项任务单》；2、送行政人事中心、行政人事部审核格式并授号。编号统一格式为：任务单位简称+[年份]+任务序列号，如“财务[200*]00*号”、“采[200*]00*号”、“天津[200*]00*号”、“上海[200*]00*号”等。3、由授权领导审核签字后加盖印章生效；4、如遇分工协作任务，由行政人事中心/行政人事部按分工协作要求拆分任务并编制任务单，报总经理、行政人事中心总监审核、编号、盖章后生效。各项任务单须在任务形成后1个工作日内送达任务责任人〔紧急任务必须在4个小时内送达任务责任人〕，任务单流转的各个环节应有完整准确的专项任务单签收交接记录。第五条专项任务的执行与监督一、专项任务完成〔或任务到期日〕由任务责任人〔或任务执行部门指定人员〕在专项任务单上填写任务完成情况要点并签字，假设上报内容需财务数据时，同时由财务部门负责人签字。由任务执行部门负责人审核签字后送行政人事中心〔如有其它文字材料随任务单一并报送〕。二、行政人事中心/行政人事部〔或下达任务部门〕依据专项任务单〔第二联〕对任务单位进行专项任务跟踪监督管理，包括专项任务预警期跟踪检查、专项任务执行结果跟踪检查与专项任务执行情况核查。第六条专项任务预警期管理一、预警期释义：对于现场工程任务、执行期较长任务以及重要任务，为有效进行阶段性监控与评估、发现异常状况以利于任务及时调整，可根据专项任务的具体情况设定相适应的预警而设定的任务检查日期。二、任务单位责任人须于任务预警期内向行政人事中心/行政人事部〔或下达任务部门〕报告专项任务进展情况，行政人事中心/行政人事部〔或下达任务部门〕负责催促任务单位责任人进行预警期检查报告工作。三、如在任务预警期出现影响任务执行质量及执行进度的异常情况而导致任务单位预测任务将无法按要求完成，任务执行单位须及时向行政人事中心/行政人事部上报正式的书面报告，说明情况并申请任务延期执行、更改任务要素或终止执行任务，待任务下达部门批准后执行或驳回按原任务标准完成。注：此类情况的处理适用于任务执行期全部期间，包含任务预警期。四、行政人事中心/行政人事部不迟于任务预警期到达日后一个工作日内将任务预警期执行情况通知任务下达单位。第七条专项任务执行结果跟踪检查一、任务责任人在任务完成后〔或任务期限日〕，按任务单要求填具任务完成情况、签字确认，经任务单位负责人评价“完成”或“未完成”并签字确认，在任务单报送期限内向行政人事中心/行政人事部上报；二、专项任务执行结果上报过程中均应有完整准确的专项任务单签收交接记录；三、行政人事中心/行政人事部负责依据任务要点编制《公司〔公司〕专项任务抽查单》进行专项任务执行结果抽查；第八条专项任务的评价与考核一、专项任务依据任务单上报时间、任务单位报送的任务预警期执行情况、任务完成情况以及核查情况进行专项任务完成情况综合评价。行政人事中心/行政人事部负责对专项任务上报时间进行考核、任务下达部门对任务完成质量进行考核；二、专项任务完成情况评价记录于专项任务单〔第二联〕，采取“0、1”制考核方法，即“提前上报”、“按时上报”并评定“完成”记为“1”，“未按时上报”或评定“未完成”记为“0”。行政人事中心/行政人事部依据任务要求分“提前上报”、“按时上报”、“未按时上报”填写。任务下达部门对任务完成质量填写“完成”、“未完成”进行考核评定，并附相关简要说明或奖惩建议；三、单项专项任务考核结果记录于专项任务单〔第二联〕，任务下达部门对专项任务完成质量的评价与考核不迟于任务单〔第二联〕上报后的二个工作日内完成，并反应回行政人事中心/行政人事部。行政人事中心/行政人事部根据任务执行单位填报的完成情况和任务下达部门的考核情况，进行综合评定。第九条专项任务信息统计反映一、专项任务信息统计的主要方式与载体为《公司〔公司〕专项任务统计表》〔见附件〕；二、行政人事中心/行政人事部不迟于所统计截止日后的二个工作日内将《公司〔公司〕专项任务统计表》上报董事长审核，审核后抄报各职能中心总监处阅存。第十条专项任务单存档管理：专项任务单存档管理按档案管理制度执行第十一条专项任务“未按时完成”界定标准一、任务单位以下情况被认定为“未按时完成任务”：1、未于任务单上报期限内向行政人事中心/行政人事部报送任务单；2、虽于任务单上报期限内向行政人事中心/行政人事部报送了任务单，但未填具体任务完成情况，或虽填具体任务完成情况却无任务责任人签字确认；3、于任务单上报期限内向行政人事中心/行政人事部报送了任务单，在任务完成情况栏中已填具表述任务未按时完成、局部完成或无法按要求完成的信息，并且未在任务完成期限前向总裁/行政人事部〔或下达任务部门〕上报有关情况报告并明确提出任务延期完成申请；注：上报时间以行政人事中心/行政人事部收文时间为准4、按期报送了任务单，在任务完成情况栏中填写了表述任务未按时完成、局部完成或无法按要求完成的信息，并于任务完成期限向行政人事中心/行政人事部〔或下达任务部门〕上报了有关情况报告并明确提出了任务延期申请，但未获批准；5、按期报送了任务单，在任务完成情况栏中填写了表述任务按时完成或按要求完成的信息，但经检查证实该任务未按时完成、未全部完成或未按要求完成。以上未按时完成任务情况均按专项任务考核方法评定为“0”。第十二条专项任务延期执行处理一、任务单位于任务完成期限之前上报延期申请并获得批准的，不按“未完成”处理，对该项任务不予评价，不进行“0、1”考核，而按行政人事部所批准的延期期限另行下达专项任务单予以延期执行，按新期限一并进行任务评价与“0、1”考核；二、任务单位于任务完成期限之前上报延期申请但未获得批准的，按“未完成”进行任务评价，考核记为“0”，同时由任务下达单位另行下达新任务单予以执行，并对新任务另行进行任务评价与“0、1”考核；三、任务单位未在任务完成期限之前上报延期申请的，一律按“未完成”进行任务评价，考核记为“0”。第十三条专项任务管理奖罚一、违反本方法的行为或未按要求完成，将视情节轻重对相关单位/人员予以处分，标准参照公司有关制度执行；二、任务单位提前完成任务，并按规定上报了任务完成情况，可对任务责任人予以奖励，具体标准参照公司有关制度执行；三、丧失、遗弃、毁坏已批准生效之专项任务单的、延误专项任务单流转的，对直接责任人予以处分。四、专项任务编制下达不准确，造成任务单位产生理解歧义而影响正确执行任务的，对下达任务部门相关责任人予以处分。第十四条专项任务管理年度考评一、专项任务管理工作对各任务单位实施年度考评，并将年度考评结果反映到各单位年度经营管理考核当中；二、任务的年度评定结果以各单位年度专项任务完成率为标准，并按权重折合到年度经营管理考核的得分中。附件1流程1、董事长下达专项任务工作流程总裁副总裁总裁办执行单位下达任务下达任务生成任务单并授号生成任务单并授号执行执行审核不同意同意审批完成质量评判审核不同意同意审批完成质量评判签转签转上报汇总归档审核上报时间预警期核查签转签转上报汇总归档审核上报时间预警期核查上报预警期执行情况况按原任务执行按新批示执行特殊情况延期申请阅存完成上报预警期执行情况况按原任务执行按新批示执行特殊情况延期申请阅存完成附件2流程2、职能中心下达专项任务工作流程职能中心总裁办执行单位编制任务单编制任务单审核格式并授号审核格式并授号审批审批审核不同意同意审批完成质量评判审核不同意同意审批完成质量评判预警期核查登记下发签转签转上报汇总归档审核上报时间预警期核查登记下发签转签转上报汇总归档审核上报时间执行按原任务执行按新批示执行特殊情况延期申请阅存完成上报预警期执行情况执行按原任务执行按新批示执行特殊情况延期申请阅存完成上报预警期执行情况公司〔公司〕专项任务单第一联承当任务单位执行任务并上报情况〔盖章处〕任务编号：**〔200*〕00**号任务下达：任务单审批：任务名称：任务来源：任务单位：任务单位负责人：任务单下达时间：执行部门：任务责任人：任务概述：任务期限：任务预警期：任务单上报时间：任务要求：任务完成情况：□完成□未完成审批人：责任人：填报人：年月日年月日年月日公司〔公司〕专项任务单第二联行政人事中心留存处理任务编号：**〔200*〕00**号任务下达：任务名称：任务来源：任务单位：任务单位负责人：任务单下达时间：执行部门：任务责任人：任务概述：任务期限：任务预警期：任务单上报时间：任务要求：任务上报时间(行政人事部填写)：年月日□提前上报□按时上报□未按时上报任务完成情况〔任务下达方评价〕：□完成□未完成奖罚建议：任务延期申请：□有□无□批准□未批准任务考核得分：□0□1现场核查情况：□有□无□属实□不属实任务任务督办：年月日年月日年月日注：此联请于任务上报后二个工作日内返回总办！公司〔公司〕专项任务核查单任务编号：任务名称：任务单下达时间：任务单报送时间：核查时间：核查要点：任务执行情况核查反映：任务任务督办：核查：年月日年月日年月日公司〔公司〕专项任务统计表表号：专项日报〔200*〕第0**号起始日期：*月**日至**月**日任务完成情况任务号任务名称任务完成情况要点反映延期申请任务下达单位综合考核(未完成为0、完成为1)备注上报时间：□0□1下达方考核：□0□1上报时间：□0□1下达方考核：□0□1上报时间：□0□1下达方考核：□0□1注：本期应报任务单**份实报**份受处分**份奖励**份未到期任务任务编号任务名称任务下达方执行单位负责人任务预警期任务完成期限审批：复核：年月日年月日年月第六节档案管理制度第一条概述一、为加强公司对各类档案的综合管理，逐步实现档案管理工作标准化、科学化和制度化，更好地为公司综合管理效劳，参照国家《档案法》，结合公司实际情况，特制订本制度。本制度所指档案是指各级公司在从事经营管理、活动中形成的，对公司有保存价值的各种文书资料、基建资料、实物资料、声像资料、会计资料，人物全宗等历史记录。二、各单位档案由档案室实行集中统一管理，确保完整、准确、平安，便于开发利用。档案管理实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”〔纳入公司方案和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围〕、“四同步”〔在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作〕。〔说明：单位指公司、公司、公司、公司等独资和控股公司的集合体；为方便档案管理，各级公司同列为一级类目。〕三、档案整理过程中，书写工具必须为签字笔或钢笔，字迹要工整、清晰。第二条机构设置一、公司设档案室，配备专职档案管理员，由北京公司行政人事中心公室〔以下简称行政人事中心〕直辖管理，是公司档案工作归口管理部门，对各单位档案工作实行统筹规划、组织协调；对各单位档案管理工作进行监督和指导；同时负责档案的永久、长期保存和提供利用。根据各单位实际情况，条件成熟的公司可在档案室的指导下设档案分室。档案分室受档案室及主管业务部门的双重领导。二、各单位设一位档案管理负责人专管本单位的档案管理工作〔其中公司可以考虑各中心设专人负责本中心的档案工作〕，建立和完善归档制度，并根据需要配备1-2名专职或兼职档案工作人员〔以下简称档案管理员〕具体承办。各单位分管档案管理工作的负责人，应把涉及相应范围的档案工作列入自己职责范围，做到“四同步”。三、公司档案管理实行二级管理：档案室为一级管理，各单位档案管理员为二级管理，各单位档案管理与要求与档案室对口。第三条档案的构成一、文书档案：是指各级公司在其经营管理活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件；二、基建档案：是指各级公司在根底建设过程中形成的具有保存价值的各类文件、图纸等；三、实物档案：是指各级公司在成长、开展过程中形成的，能够反映本企业各项工作成绩和历史面貌的奖章、奖杯、奖状等实物材料；四、声像档案：是指各级公司在成长、开展过程中直接形成的能够反映本企业历史面貌的以感光、磁性材料为载体，以声音、图像形式为反映方式，具有保存价值的磁带、照片、VCD等；五、会计档案：是指各级公司在日常经营管理过程中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其它会计核算材料及清单、交接手续等；六、人物全宗：公司主要领导人和优秀职员的生活经历、工作业绩。第四条档案的归档案卷全宗群全宗文件案卷全宗群全宗文件全宗编号全宗说明\单编全宗内案卷目录编全宗目录分类、整理、编号编档案全引目录填写封面填写备考表编卷内文件目录案卷编号文件装订全宗编号全宗说明\单编全宗内案卷目录编全宗目录分类、整理、编号编档案全引目录填写封面填写备考表编卷内文件目录案卷编号文件装订各公司档案负责人主办档案移交、接收档案室主办一、各单位档案管理员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时整理、立卷，并在原那么上经本单位第一负责人审查同意后归档。二、任何员工在从事经营、管理等活动中形成的各类载体的文件材料，必须按规定向档案人员移交，任何员工不得占为己有。任何员工在非职务活动中形成的重要文件材料，企业档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。对向一级公司档案室捐赠档案资料者，一级公司酌情予以奖励。三、原那么上各单位对基建工作、贵重设备等进行鉴定、验收时档案管理员应参加。四、归档范围分为五类〔见细那么〕。五、归档要求1、实行公司立卷制度，由档案管理负责人统一归档，也可在公司内部实行部门立卷制度，分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理、组卷，并编写页号和卷号，填写卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限。2、归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰，符合标准和标准的要求。3、文件材料整理后，由各单位档案管理员组卷，并将立卷的案卷经本公司档案管理负责人审查签字后，拟制移交清单，向档案室移交归档。4、由几个公司/部门合作完成的工程，由主办公司/部门立卷归档，保存一套完整的档案正本，协作公司/部门保存与自己承当任务有关的材料。六、归档时间1、文书档案于每年3月末按要求向档案室移交上一年度档案。2、基建类档案于建设工程竣工验收后视档案的整理情况在两周至一个月内按要求向档案室移交档案。3、财务类档案〔不含会计档案〕在财务部门保管2年后，于次年的第一季度按要求向档案室移交。4、实物类档案、声像类档案按季度归档，于次季度第一周内按要求向档案室移交上季度档案。七、档案〔会计档案除外〕的保管期限分为永久、长期和短期。规定原那么为：〔1〕但凡反映各单位主要职能部门活动、根本历史面貌、各项工作、具有长远利用查考价值的档案，列为永久保存；〔2〕永久保管为10年以上，长期保管为3至10年，短期保管为3年以内。第五条档案的保管管理一、档案是公司的重要资源，任何部门或个人都不得视档案为私有，全体员工都有保护档案的义务。二、档案室在接收档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照便于保管、方便利用的原那么，按规定的分类编号方法进行统一的分类、登记、编目、排列。三、归档的档案材料不可修改，如需要补充时，必须由公司档案管理负责人审查核准，并签署意见，交档案室归档。四、档案室应研究和改良档案的保护，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，一级公司为档案保护提供必要条件。五、公司档案库房应有严格的管理制度，要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防光、防磁等设施；要有平安保密制度，定期进行平安检查，遇有特殊情况，应立即向公司主管领导报告，及时处理。六、档案库房除档案管理员之外，无关人员一律不得擅自进入。七、档案存放要求整齐有序、齐全完整；档案出入必须有详细记录，借用完毕的档案应及时收回，并放回原位，不得串类易位。第六条档案的利用和开发一、档案的利用1、档案室要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，逐步实现档案计算机管理，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用工作。2、档案室建立档案的借阅制度，根据档案的秘密程度，确定不同的利用范围，规定不同的利用审批手续。3、档案室管理人员要熟悉库藏，开展档案编研，主动提供利用，为领导和有关部门效劳。珍贵档案应以复制件代替原件提供。二、档案的开发1、档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑、编写或配合有关部门编写重要参考资料，如公司沿革表，历任公司领导〔含副职〕职务名称及任免，公司各种根底数据汇编，年鉴，公司大事记，重要档案史料汇编，重要专题档案汇编〔如规章制度、基建工程、重要会议简介等〕。三、档案的鉴定与销毁1、保管期满的档案,可以按照以下程序销毁：〔1〕由档案室与有关职能部门主管人员、档案管理负责人组成鉴定小组。负责对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。〔2〕将鉴定小组作出的销毁意见上报该公司第一负责人及档案室第一负责人审核后，上报公司档案负责人及总裁审批；〔3〕销毁档案时，应当由档案室和立卷部门共同派人监督销毁，销毁会计档案需审计人员监销。〔4〕监销人在销毁档案前,应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案，销毁后,在档案销毁清册上签名，由档案室出具档案销毁情况报告主送档案室上级主管部门第一负责人，抄送档案立卷公司及部门负责人。外地分部的档案销毁须报档案室同意前方能销毁〔表单〕。〔5〕档案销毁清册存档案室备案。2、考前须知：财务档案保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明；正在工程建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。第七条考核、奖励和处分一、考核1、档案室建立检查、考核和评估体系，明确岗位职责，对优秀档案人员〔含兼职〕和有突出效劳成果、研究成果及对档案管理有重大奉献者，酌情给予表扬或奖励；2、对于违反《公司一级公司档案管理制度》及相关规定的行为，按有关规定予以处分；后附《档案工作考核表》，总分120分。〔1〕对考核成绩100分以上的员工酌情予以表扬或奖励；〔2〕对考核成绩80分以下的员工第一次予以通报批评，限期改良自己的工作，经考核后，如无明显改良，酌情予以警告批评〔含〕以上的处分；〔3〕对考核成绩80分-100分的员工，公司希望其能进一步改良工作。〔4〕行政人事中心将对各级公司的档案管理工作进行不定期抽查。注：1.归档率：各级公司档案负责人应根据自己公司的实际情况，同时结合各类档案具体的归档范围〔比方文书类档案可分为7类〕，合理的对本公司的档案进行划分，此项考核根据各公司的实际情况而定。2.完整率：在考核时，会对所有案卷进行抽查，对照卷内目录检查是否存在错归、漏归，存在件，文件各项编写错误〔比方内容摘要、页数…〕等问题，完整率以大于90%〔包括〕为合格。完整率=〔1-错误文件数/案卷内文件总数〕*100%二、经费、库房和设备1、一级公司根据档案工作开展的需要，按年度安排预算经费并挂靠在行政人事中心。各职能部门应保证档案室根底工作所需的档案装具等设备。2、根据档案工作规划要求，加强档案库房及设备的建设。加快实施档案计算机管理。第八条档案管理工作细那么一、整理规那么1、归档范围：类别类名根本范围文书类经营管理类开展战略、经营政策、中长期方案、统计/分析工作、管理、业务合同等行政管理类行政事务、保密、文秘、保卫、社会关系、信息、后勤等工作计财管理类综合方案〔预算〕、会计制度、资产管理、收入/本钱、价格与费用等人力资源类机构设置/定编、员工招聘/转正/调配/离职、员工工资/福利/级别评定、绩效考核、奖惩、员工人事档案、劳动合同等筹划宣传类公司重大活动、公关材料、媒体宣传、员工先进事迹、公司VI和文化等审计监察类审计监察的政策、法规、每一专项审计工作法律工作类法规制度，每一专项法律事务工作，合同及特殊文件的审核等基建类工程档案类工程工程：勘探、设计、施工、竣工验收、工程管理等全过程中形成的档案设备档案类设备购进的随机文件及安装调试、移交、维修管理等过程中形成的档案会计类会计凭证、帐薄、报表、其它实物类印信、证照、图书/报纸、奖杯、奖品、纪念品等声像类照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等2、档案的分类、排列、编号、编目、装订、装盒方法：〔1〕分类：一级公司档案分类原那么是以一级公司全部档案为对象，依据一级公司管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。一级类目的设置根据一级公司内不同公司设置〔其代号=全宗号〕。注：1、为方便管理，各级公司同列在一级类目中。2、在异地的各级公司采取虚拟档案室管理的方式，按《公司一级公司档案管理制度》及相关细那么在当地实施档案管理，将卷内目录、案卷目录、全宗说明、全引目录、移交清单〔文本和电子版〕传报至档案室即可，无须移交档案实物。二级类目按年度逐年设置。三级类目根据按不同内容、性质和载体形式设置说明：〔1〕各单位参照本细那么列出的三级类目，根据本公司实际情况细分进行更细分类。〔2〕更细细目的分类方法及代号设置需报档案室备案，同时在全宗说明中详细说明。四级类目档案不同的保管期限设置：一级类目公司北京公司香港公司公司公司。。。二级类目年度三级类目内容、性质和载体：文书档案、会计档案、基建档案、实物档案、声像档案四级类目根据各类档案的具体分类，结合实际情况制定，并按文件形成时间排序注明保管期限〔见附表？〕。〔2〕排列：归档文件在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。〔3〕编号：类目标识符号及编号方法：档案分类类目标识符号统一采用大写汉语拼音及阿拉伯数字标识。各类目之间，不同级位类目用间隔符号"."分开，分类号与案卷顺序号中间用"－"表示。编号方法：案卷编号：全宗号－年号－类目代号·更细分类代号－卷号〔从01号开始〕〔保管期限〕例：JP-2002-JJ-001-Y为北京公司2002年的基建档案第001号案卷，永久保存。注：永久保存为Y；长期保存为C；短期保存为D文件编号：全宗号－年号－类目代号·更细分类代号－卷号〔从001号开始〕-件号例：GM·BEIJING-2002-WS-01-001-Y为公司北京分部2002年的文书档案永久保存的第01号案卷内第001号文件。〔1〕一级类目〔公司〕采用大写汉语拼音标识：北京公司香港公司公司〔分部用全拼〕公司公司JPGPGMPTPF永丰万盛源公司家园公司大厦PF·YFPF·WSYPF·JYPF·DS〔2〕二级类目〔年号〕采用阿拉伯数字标识，如：“20**”〔3〕三级类目采用汉语拼音标识：代号档案门类代号档案门类WS文书档案J