电子文件归档与电子档案管理制度

一.目的为加强公司数据资料的备份治理，便利各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。二、适用范围XX三.负责部门本制度由行政部负责信息收集、归档，各部门帮助实施。四.制度内容总则统一协调，指定专人负责，保证治理工作的连续性。要进展指导与监视。电子文件的治理由行政部负责，电子文件形成部门要供给帮助和支持。确保其信息的真实性、安全性和完整性。述上保持全都。电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。电子文档治理分软件电子文档治理与一般电子文档治理。电子文件的收集与积存收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。收集、积存要求纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容一样的草稿性电子文件进展保存，否则可依据实际条件或需要，确定是否保存。牢靠的标识关系。4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。一并收集。以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应留意收集其压缩算法和软件。8、用音频设备获得的文件，收集时应留意收集其属性标识和相关软件。时应留意参数准确、数据完整。10、通用软件产生的电子文件，收集时应留意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必需连同专用软件一并收集。11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、治理数据等应与电子文件一同收集。收集、积存方法软件电子文档的治理与一般电子文档的治理。一般电子文档收集、积存分公司和部门两级档案治理。性质、类别、大小立文件夹，各部门准时依据要求制作、整理电子文件上交，由档案治理员整理保存。人员以性质、类别、大小立文件夹，准时依据公司文档治理要求制作、整理电子文件上传公司效劳器，凡涉及公司机密性文件，不得私自备份，留存。员工依据公司要求准时将文档上传至效劳器，由档案治理员监视；所收集的文档不允C一同保存，电子文件登记表假设制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。c—草稿性电子文件；f—非正式电子文件；z—正式电子文件；s—声音文件；d—多媒体文件；j—计算机程序；sj—数据文件。电子文件的整理(2)归档电子文件需填写登记表。电子文件的归档。(1)归档范围电子文件的归档范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。归档时间15:00查，总经理组织各部门主管实行不定期抽查。25:00检查，对保管期限到期的文档依据文档治理规定予以撤消。的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。归档前的鉴定上制作相应的标识。1、有效性和完整性的鉴定。归档前应由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进展审核，并由负责人签署意见。假设文件形成部门承受了某些技术方法保证电子文(4)归档要求加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。2、软件文档归档要求①上传文档必需以工作日当天上传，档案治理员做好检查与备案。长期保存的载体。期限、硬件及软件环境记表。上，假设是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。1。(1)检验行政部应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应承受检验，合格率应到达100%。与纸质档案同时保存的电子档案可实行抽样检验20100%。(2)检验工程1、载体是否有划痕，是否清洁，是否有病毒。2、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。3、核实电子档案的完整性和有效性审核手续。(3)移交手续2电子文件形成单位，一份自存。存效性保证1、每满1年，档案治理员对电子档案涉及的形成部门和行政部的设备更状况进展一次检查登记。23、定期检验结果应填入电子档案治理登记表。(5)查询1、电子档案的封存载体不得外借，机密文档不得私自拷贝。己权限的文档时；一般文档由行政经理审批，机密文档由总经理审批，档案治理员方可赐予该员工查询的权限。3、查询者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。4、具有保密要求的电子档案，要有稳妥的安全保密措施，查询时要遵守公司保密规定。电子档案的销毁鉴定电子档案的销毁鉴定，按公司档案治理制度执行。电子档案的销毁，档案治理员在报总经理批准后，办理相关手续后，方可实施。除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底去除。统计总经理抽查。五.惩罚措施1、不