2024版中小企业合同管理制度

编号：__________2024版中小企业合同管理制度甲方：___________________乙方：___________________签订日期：_____年_____月_____日

2024版中小企业合同管理制度合同目录第一章：总则1.1合同管理制度的目的和适用范围1.2合同管理的原则1.3合同管理的组织机构1.4合同管理的职责和权限第二章：合同的订立2.1合同订立的程序2.2合同订立的文件和资料2.3合同订立的审批流程2.4合同订立的签字和盖章第三章：合同的履行3.1合同履行的原则3.2合同履行的期限和方式3.3合同履行的监督和检查3.4合同履行的变更和解除第四章：合同的变更和解除4.1合同变更的条件和程序4.2合同解除的条件和程序4.3合同变更和解除的文件和资料4.4合同变更和解除的记录和归档第五章：合同的转让和继承5.1合同转让的条件和程序5.2合同继承的条件和程序5.3合同转让和继承的文件和资料5.4合同转让和继承的记录和归档第六章：合同的终止和解除6.1合同终止的条件和程序6.2合同解除的条件和程序6.3合同终止和解除的文件和资料6.4合同终止和解除的记录和归档第七章：合同的违约和争议解决7.1合同违约的责任和处理方式7.2合同争议的解决方式7.3合同争议的调解和仲裁7.4合同争议的诉讼和执行第八章：合同的归档和保管8.1合同归档的要求和程序8.2合同保管的责任和期限8.3合同保管的查询和借阅8.4合同保管的销毁和保密第九章：合同管理的培训和考核9.1合同管理培训的内容和方式9.2合同管理考核的标准和程序9.3合同管理考核的结果和反馈9.4合同管理考核的记录和归档第十章：合同管理的监督和改进10.1合同管理监督的方式和频率10.2合同管理问题的发现和报告10.3合同管理问题的分析和改进10.4合同管理改进的记录和归档第十一章：合同管理的信息化建设11.1合同管理信息系统的选择和实施11.2合同管理信息系统的使用和维护11.3合同管理信息系统的数据安全和保密11.4合同管理信息系统的升级和改进第十二章：合同管理的法律法规遵守12.1合同管理法律法规的识别和评估12.2合同管理法律法规的培训和宣传12.3合同管理法律法规的遵守和执行12.4合同管理法律法规的监督和检查第十三章：合同管理的应急预案13.1合同管理应急预案的制定和评审13.2合同管理应急响应的程序和措施13.3合同管理应急事件的处置和恢复13.4合同管理应急事件的记录和归档第十四章：合同管理的绩效评估和激励14.1合同管理绩效评估的标准和程序14.2合同管理绩效评估的结果和反馈14.3合同管理绩效改进的措施和计划14.4合同管理激励的方式和频率合同编号_________第一章：总则1.1合同管理制度的目的和适用范围1.1.1本制度旨在规范中小企业在合同订立、履行、变更、解除等过程中的管理行为，确保合同权益的合法保护和风险控制。1.1.2本制度适用于企业内部所有形式的合同管理活动，包括但不限于销售、采购、租赁、服务等各类合同。1.2合同管理的原则1.2.1合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须遵守相关法律法规。1.2.2平等自愿原则：合同各方在订立合同时应保持地位平等，自愿协商达成一致。1.2.3诚实信用原则：合同各方应遵循商业道德，诚实守信，公平交易。1.2.4权益保护原则：合同管理应确保企业合法权益，防范合同风险。1.3合同管理的组织机构1.3.1设立合同管理委员会，负责合同管理的组织和监督。1.3.2合同管理委员会由企业高层管理人员、法务人员、相关部门负责人组成。1.3.3合同管理委员会下设合同管理部，负责合同的具体管理工作。1.4合同管理的职责和权限1.4.1合同管理委员会的职责包括制定合同管理制度、审批重大合同、解决合同争议等。1.4.2合同管理部的职责包括起草合同、审核合同、跟踪合同履行、管理合同档案等。1.4.3各部门在合同管理中的职责和权限由合同管理委员会根据实际情况进行分配。第二章：合同的订立2.1合同订立的程序2.1.1合同起草：根据业务需求，由相关部门起草合同草案。2.1.2合同审核：合同草案需提交合同管理部进行合法性、合规性审核。2.1.3合同审批：合同草案经合同管理委员会审批通过后，方具备订立条件。2.1.4合同签字盖章：合同经各方授权代表签字并加盖公司印章后生效。2.2合同订立的文件和资料2.2.1合同草案：包括合同条款、标的描述、数量质量标准、价款支付方式等。2.2.2审核意见：合同管理部对合同草案的审核意见及修改建议。2.2.3审批文件：合同管理委员会审批通过的文件记录。2.2.4签字盖章资料：授权代表签字样本、公司印章使用记录等。2.3合同订立的审批流程2.3.1合同草案提交合同管理部后，应在规定时间内完成审核。2.3.2审核通过的合同草案提交合同管理委员会审批，审批时间不得超过规定时限。2.3.3合同管理委员会审批通过的合同，应及时通知相关方进行签字盖章。2.3.4合同签字盖章后，由合同管理部归档并进行备案管理。2.4合同订立的签字和盖章2.4.1合同签字人应为合同各方授权的代表，授权代表应具有相应的签字权。2.4.2合同盖章应使用公司正式印章，印章使用应符合公司内部管理规定。2.4.3合同签字盖章后，各方应按照合同约定履行各自的义务。2.4.4合同副本应一式多份，由各方留存，以便后续履行和监督。第三章：合同的履行3.1合同履行的原则3.1.1按约履行：各方应严格遵循合同约定的条款进行履行。3.1.2诚实守信：各方在履行过程中应保持诚实守信，不得有任何欺诈行为。3.1.3公平公正：各方在履行过程中应公平公正，不得滥用优势地位。3.1.4及时高效：各方应按照合同约定的时间节点及时履行各自义务。3.2合同履行的期限和方式3.2.1各方应按照合同约定的期限完成各自义务。3.2.2合同履行方式应符合合同约定，如需变更履行方式，应经合同各方同意。3.2.3在合同履行过程中，如遇不可抗力等特殊情况，各方应协商解决。3.2.4合同履行过程中出现争议，应通过友好协商解决，协商不成的第八章：合同的归档和保管8.1合同归档的要求和程序8.1.1合同签署后，应由合同管理部负责归档，确保合同资料的完整性和可追溯性。8.1.2归档资料包括合同正本、副本、审批文件、往来函件等。8.1.3归档应使用统一的档案夹，标签应明确标注合同编号、对方当事人、合同类型等。8.1.4归档后的合同资料应存放在安全可靠的环境中，防止丢失、损坏或泄露。8.2合同保管的责任和期限8.2.1合同管理部应对归档的合同资料负责，确保其安全、完整、可查。8.2.2合同保管期限应符合相关法律法规规定，或合同中的约定。8.2.3保管期限届满后，如需销毁合同资料，应按照规定的程序进行。8.3合同保管的查询和借阅8.3.1内部人员查询、借阅合同资料，应提交书面申请，经合同管理部批准。8.3.2借阅合同资料时，应填写借阅单，明确借阅时间、用途和责任人。8.3.3借阅的合同资料应在约定的时间内归还，并经合同管理部核对无误。8.4合同保管的销毁和保密8.4.1合同资料的销毁应按照公司的保密规定和合同管理部的指导进行。8.4.2销毁合同资料前，应进行清单核对，确保无误。8.4.3销毁过程应有见证人，销毁记录应完整保存。第九章：合同管理的培训和考核9.1合同管理培训的内容和方式9.1.1合同管理培训内容包括合同法律法规、合同条款解析、合同风险控制等。9.1.2培训方式包括内部讲座、外部培训、在线课程等。9.1.3培训对象包括全体员工及合同管理委员会成员。9.2合同管理考核的标准和程序9.2.1合同管理考核标准应涵盖合同订立、履行、管理各个环节的关键指标。9.2.2考核程序包括定期评估、不定期检查、问题反馈和改进措施等。9.2.3考核结果应用于对合同管理人员的评价和激励。9.3合同管理考核的结果和反馈9.3.1考核结果应以书面形式反馈给被考核者，明确指出存在的问题和改进建议。9.3.2被考核者应对考核结果进行认真分析，制定改进计划并实施。9.3.3合同管理委员会应定期跟踪改进计划的实施情况，对成效进行评估。第十章：合同管理的监督和改进10.1合同管理监督的方式和频率10.1.1合同管理监督可以通过内部审计、专项检查、日常巡查等方式进行。10.1.2监督频率根据合同数量、重要性及风险程度等因素确定。10.1.3监督发现的问题应及时反馈给合同管理委员会，并采取相应措施。10.2合同管理问题的发现和报告10.2.1任何员工发现合同管理中的问题，应立即向合同管理部或合同管理委员会报告。10.2.2报告应包含问题描述、发现问题的时间、地点、涉及人员等信息。10.2.3对问题的调查和处理应由合同管理委员会负责，并采取有效措施防止问题扩大。10.3合同管理问题的分析和改进10.3.1合同管理委员会应对报告的问题进行认真分析，找出问题的根本原因。10.3.2根据问题分析结果，制定具体的改进措施和方案。10.3.3改进措施和方案应得到实施，并定期评估其效果。第十一章：合同管理的信息化建设11.1合同管理信息系统的选择和实施11.1.1合同管理信息系统应满足企业合同管理的需求，包括合同起草、审批、履行、归档等功能。11.1.2信息系统选型应经过充分的市场调研和比较分析。11.1.3信息系统实施应制定详细的项目计划，确保平稳过渡。11.2多方为主导时的，附件条款及说明甲方为主导时，增加的附加条款及说明：1.甲方独家授权条款1.1甲方独家授权乙方作为其产品在中国市场的唯一代理商，未经甲方书面同意，乙方不得将产品转授权给其他第三方。1.2甲方应确保其授权的产品具备合法的知识产权和质量标准，不得侵犯他人的合法权益。2.甲方最低购买量条款2.1甲方承诺在合同有效期内，向乙方提供不少于约定的最低购买量的产品。2.2若甲方未能履行最低购买量义务，应向乙方支付违约金，违约金金额为未提供产品部分的价值的10%。3.甲方产品支持和培训条款3.1甲方应提供产品相关的技术支持和培训，确保乙方能够正确理解和使用产品。3.2甲方应在合同期内提供至少两次的产品培训，培训地点在乙方所在地。乙方为主导时，增加的附加条款及说明：1.乙方市场开发和推广条款1.1乙方负责在中国市场进行产品的开发和推广活动，确保产品在目标市场的知名度和市场份额。1.2乙方应制定并执行详细的市场推广计划，包括但不限于广告宣传、展会参加、渠道建设等。2.乙方独家销售条款2.1乙方独家销售甲方产品，未经甲方书面同意，乙方不得销售其他同类产品。2.2乙方应确保销售渠道的合法性，不得通过非法渠道进行销售。3.乙方订单履行和交付条款3.1乙方应在约定的时间内向甲方提交订单，并按照甲方要求进行产品交付。3.2若乙方未能按时履行订单，应向甲方支付违约金，违约金金额为订单价值部分的1%。第三方中介时，增加的附加条款及说明：1.第三方中介服务条款1.1本合同涉及的第三方中介包括但不限于银行、物流公司、检验检疫机构等。2.第三方中介费用条款2.1各方应按照约定向第三方中介支付服务费用，包括但不限于手续费、运输费、检验费等。2.2第三方中介费用应在合同中明确，各方不得擅自增加费用。3.第三方中介的责任和义务条款3.1第三方中介应按照合同约定提供服务，并确保服务的质量和效率。3.2第三方中介应对其在履行过程中的疏忽或失误导致的损失承担责任。附件及其他补充说明一、附件列表：1.产品授权书2.最低购买量确认书3.技术支持和培训计划4.市场推广计划5.销售渠道确认函6.第三方中介服务协议7.第三方中介费用明细8.第三方中介责任声明9.订单履行和交付计划10.违约金计算公式11.合同履行进度报告12.合同变更申请二、违约行为及认定：1.甲方未能履行最低购买量义务2.乙方未能按时履行订单3.乙方未经甲方同意，转授权给其他第三方4.乙方未经甲方同意，销售其他同类产品5.第三方中介未能按照约定提供服务6.第三方中介擅自增加费用7.乙方未能在规定时间内完成市场推广计划8.乙方未能在规定时间内完成产品销售任务9.甲方未能在规定时间内提供产品支持和培训10.甲方未能在规定时间内完成订单交付三、法律名词及解释：1.独家授权：指甲方给予乙方在特定时间内，对特定产品在中国市场的独家销售权。2.最低购买量：指甲方在合同期内向乙方提供的产品数量的下限。3.技术支持和培训：指甲方提供给乙方的产品相关技术支持和培训服务。4.市场推广计划：指乙方制定的针对甲方产品的市场推广计划。5.销售渠道：指乙方用于销售甲方产品的销售途径。6.第三方中介：指在合同履行过程中，协助各方完成特定服务的第三方机构。7.违