公司办公室内部控制制度论述模板

办公室内部控制制度第一节、内控概述一、定义和范围1.本章所述办公室是行政和后勤保障综合办事机构，含有综合性、隶属性和服务性工作性质，办公室是领导直接服务部门，负担着为领导决议提供文件、资料、信息和提议，对领导工作布署进行组织、协调、监督、检验和帮助领导处理日常事务，在企业各部门中起着综合组织各方面工作，协调平衡各部门关系。2.办公室循环内部控制指对办公会议决议落实、集团企业事务、行政工作承上启下综合协调，公关接待和后勤保障工作。二、控制目标行政事物目标：1.规章制度控制目标1）促进企业职员行为优化；2）增强企业凝聚力；3）完善企业规范化管理程度。2.办公经费控制目标1）编制行政经费使用和控制步骤，确保行政经费合理使用；2）有效控制行政经费使用；3）将行政经费控制效果纳入部门绩效考评体系3.事务处理控制目标1）规范行下事务处理步骤；2）提升行政事务处理效率；3）降低行政处理成本；4.办公用具设施管理控制目标1）规范办公用具管理，提升其使用效益；2）建立科学严谨办公用具管理制度，预防企业财产流失；3）严格控制办公用具管个步骤费用。5.文件管理目标1）快速有效接收和发送文书；2）文书保留完整、齐备；3）文书立卷合理。6.印章管理目标1）增强印章管理严厉性；2）科学规范用印；3）杜绝违规用印行为。7.会议管理目标1）充足做好会前准备；2）有效进行会中服务；3）立即进行会后跟踪。8.物资采购管理目标1）提升采购效率；2）降低采购成本；3）促进采购过程规范管理。9.固定资产管理1）固定资产合理购置；2）资产建档立即、正确；3）固定资产增值。后勤保障事物目标：1.环境管理目标1）美化环境、净化空气、降低污染；2）建设和优化绿色文明办公环境；3）促进广大职员身心健康。2.宿舍管理目标1）确保职员含有良好住宿条件；2）强化宿舍管理和安全。3.食堂管理目标1）提升用餐质量，改善服务态度；2）加强饮食卫生；3）实现餐厅管理制度化、标准化；4.车辆管理目标1）对企业车辆进行系统性管理；2）合理高度车辆提升使用效率。5.司机管理目标1）改善服务态度，提升业务水平；2）严寒交通规则，确保行车安全；3）加强司机道路安全管理。6.安全管理目标1）加强企业治安、保密、防火安全；2）提升企业职员安全意识；3）消除安全隐患。7.门禁管理目标1）规范企业出入安全制度2）加强职员安全管理3）预防企业财物丢失三、关键控制点行政事务：1.制度健全和可操作性1）搜集制度提议和要求2）起草制度草案3）组织会议讨论4）制度草案公告5）修改完善制度草案6）制度草案上报审批7）制度实施2.办公经费控制1）下达行政经费年度预算计划2）分解行政经费控制目标3）各部门提出行政经费申请4）按控制目标按级审核5）到财务部办理报销6）编制行政经费台账7）经费控制情况纳入部门考评3.事务处理控制1）制订事务处理规范2）接收事务处理任务3）明确事务处理要求和期限4）进行事务处理5）提出事务处理疑问6）协调多种信息处理疑问7）汇报任务完成情况8）相关资料和信息整理4.办公用具设施管理控制1）办公用具采购2）入库管理3）制订办公用具信用要求4）受理《办公用具申领单》5）核发办公用具6）办公用具作用监督7）办公用具报废5.文件管理控制1）文书搜集2）文书分类3）收文管理4）发文管理5）分文管理6）文书立卷管理6.印章管理控制1）印章刻制2）制订印章管理要求3）印章保管4）印章使用5）印章废弃7.会议管理控制1）确定会议专题2）确定会议时间3）选择会议地点4）会议议程安排5）会议部署6）会议通知7）会议资料、用具准备8）会议过程服务9）会议统计10）会后跟踪8.物资采购管理控制1）搜集、汇总物资需求信息2）进行需求分析3）制订物资采购计划4）询价、比价、招标5）选择供给商6）协议谈判7）报批8）协议签署9）验收入库10）付款9.固定资产管理1）固定资产购置管理2）固定资产验收3）固定资产编号、建账、建卡4）固定资产领取、使用和保管5）固定资产调拨、报修管理6）固定资产签盘点7）固定资产停用、报废等管理8）固定资产档案资料管理后勤事务：1．环境管理1）制订绿化、清洁项目计划2）实施绿化、清洁项目计划3）检验作业现场4）处理作业问题5）日常绿化管理2.宿舍管理1）职员住宿申请2）住宿审核同意3）职员住宿登记4）宿舍安排5）物品发放6）宿舍日常管理7）退宿管理3.食堂管理1）制订餐厅管理制度2）职员用餐调查3）制订餐厅管理计划4）餐厅管理标准5）餐厅日常管理6）餐厅工作检验7）标准修订和管理改善4.车辆管理1）车辆购置2）设置车辆管理档案3）车辆使用管理4）车辆维护保养5）定时车检、缴费6）车辆报废5.司机管理1）接收《派车单》2）安排出车路线3）出车前检验4）出车5）收车6.安全管理1）确定安全保卫目标2）明确安全保卫责任3）制订安全保卫制度4）制订安全保卫管理计划5）安全保卫管理6）安全保密管理7）消防安全管理7.门禁管理1）填写出入管理凭证2）责任人签字3）门卫核实检验4）出入登记5）放行四、控制政策和方法行政事务：1．制度健全和可操作性1）行政部在办公制度制订前，必需了解和制度相关人员和部门意见和提议，确保制度制订有效、可行。2）行政部进行办公制度起草，起草过程必需时刻保持同相关部门和人员联络，倾听她们对制度所包含内容想法；办公制度起草需要参考企业其它制度和旧制度，确保办公制度同旧制度和其它制度有效衔接；参考国家法律法规，避免违法。3）行政部组织讨论会议，对初步确定制度条款进行讨论和完善；参会讨论人员包含企业各部门责任人和行政部主管级以上职员；行政部对参会人员意见和提议进行汇总，在此基础上，对制度条文进行完善。4）办公制度在初稿完成后需要在企业显著位置张贴公告，也能够经过企业网络进行公告，请企业职员对制度初稿提出意见。5）行政部负责搜集公告期间职员各类意见和提议，并进行汇总、分类，在此基础上进行修改完善。6）行政部将修改完善后制度草案报总经理进行审批；总经理对制度草案进行审核，审核经过后签字生效；总经理认为有待改善之处，填写意见，交行政部进行修改完善，直到总经理审核经过为止。7）行政部制订办公制度公布通知和公告，组织企业职员了解新制度、学习新制度，根据制度要求开展工作。2.办公经费控制1）行政部于年初将本年度行政经费预算计划及各部门用款计划下达至各部门。2）行政部依据各部门实际情况，分解各部门行政费用支出指标，制订目标管理体系中具体指标。3）各部门依据实际业务开展情况，提出行政经费申请；各部门责任人负责审核本部门所发生各项费用单据。4）各部门责任人审核后，在单据齐全、内容符合要求、数据无误情况下，在报销单据上签字确定，报行政部审核；行政部审核各项费用是否按预算计划项目、内容、额度开支，并签署相关意见；对于预算外费用，需报总经理审批；对于未得到同意费用，原路返回，由发生费用部门负担。5）对于预算范围内费用，经行政部经理审核后，可到财务部办理报销；对于预算外且经总经理审核后同意费用，交财务部办理报销。6）行政部在财务部指导下，分门别类建立行政经费相关台账，方便于考评期内统计各部门经费使用情况。7）行政部汇总考评期内各部门行政经费开支情况，依据目标管理体系中具体指标，对各部门行政经费预算达成情况实施考评。8）行政部将考评结果反馈给相关领导和责任部门，并拟出对应奖惩方法，报领导同意后给予实施。3.行政事务处理控制1）办公室制订行政事务处理要求；行政事务处理要求报总经理助理和总经理审核、审批后实施。2）办公室工作人员依据各自岗位职责接收行政事务处理任务。3）办公室工作人员在接收行政事务处理任务时，应和任务传达者明确事务处理要求和期限。4）办公室相关人员依据岗位职责和权限选择适宜工作方法，处理行政事务。5）办公室工作人员在事务处理过程中碰到疑问应立即提出6）办公室工作人员依据本身权责范围调配信息处理在行政事务处理过程中碰到疑问。7）办公室工作人员向任务人和主管上级漏报事务处理情况。8）办公室工作人员依据企业相关要求对事务处理过程中表单和其它信息进行整理，并依据情况进行汇总归档。4.办公用具设施管理控制1）依据办公用具库存及消耗情况，按采购计划及相关要求进行采购，做到既满足需要，又不占用过多资金。2）办公用具保管员应依据《办公用具送货单》办理办公用具入库手续，并做好日常保管、分配、使用登记、交换、盘点及日常养护等工作3）办公室制订办公用具信用要求及使用标准，经总经理助理审核，总经理同意后，下达给相关部门4）各部门依据实际需求和办公以用具信用要求填写《办公用具申领单》。5）对于工作人员按通例使用办公服务器，保管员应定时定量配发，使用人员自行领用并进行登记；非通例使用办公用具，应由使用人填写《办公用具申领单》经主管人员审核同意后，交保管员核发。6）保管员应对各部门使用办公用具情况进行定时调查，以确保办公用具合理使用。7）对决定要报废办公用具，保管员应做好报废登记，在报废处理山上填写办公用具名称、价格、数量、报废处理等丰关事项。5.文件管理控制1）依据《文书目录表》对其进行日常搜集、整理。2）根据《文书管理制度》进行文书分类，便于文书收发管理。3）收到文书后，立即填写《收发文件记录表》。4）对于发送到相关部门文书也要立即将文书相关信息填写至《收发文件记录表》中。5）在文件传输过程中要填写《文件审批表》，证实文书传输时间。6）对关键文书进行整理，编制成卷并定时查阅、更新。6.印章管理控制1）行政部依据企业用章需求提出印章刻制申请，填写申请表；申请表经总经理助理审核后，报总经理审批签字，并报上级主管部门同意；办公室相关人员选择印章废制企业进行印章刻制。2）办公室依据印章用途制订印单日管理要求，明确印章使用范围、用不用使用程序和保管措施。3）印章保管人依据被保管权限对印章进行保管。4）印章使用应严格保障使用规范性，遵守印章使用程序。5）办公室主任或企业总经依据企业实际情况改变，能够提出对现有印章废弃。7.会议管理控制1）依据《年度会议计划表》问询相关上级领导，确定会议专题。2）选择适宜会议时间，便于参会者全部出席。3）依据会议性质和参会人员选择理想会议地点，以有利于会议如开。4）依据会议专题时、参会人员等原因确定《会议议程安排表》。5）依据会议声地特点烽会议性质合理地部署会议现场。6）将《会议议程安排表》和《会议通知单》一并发送参会人，并确定会议期间是否能够到场。7）准备会议资料用具，确保会议顺利进行。8）引导参会人员入席；安排参会人员签到；立即统计到会人员数量，安排会场服务；9）安排专员采取合适有效方法对会议内容进行统计，确保会议内容统计完整。10）对会议中提出议题、决议进行会后检验、跟踪、管理，并在会后进行工作总结。8.物资采购管理1）办公室对其它部门提出物资采购需求信息进行搜集和汇总。2）办公室依据企业采购制度和库存善对需求信息进行分析。3）办公室依据物资需求善，制订具体物资采购计划，物资采购计划内容包含采购品名、数量、单价和规格等。4）办公室依据采购计划，确定物资采购方法，并对各类物资供给商产品进行询价、比价；需要采取招标采购方法，则需要制作公布招标书，制订招标方案。5）经过询价、比价和招标过程，确定产吕供给商。6）办公室会同使用部门同供就商进行协议谈判，关键就产品价格、交货日期进行协商。7）办公室将全同谈判过程和结果报总经理助理审核，总经理助理审核后报总经理审批并签字。8）办公室同供给商签署采购协议内容包含采购物资名称、质量要求、交货交品价格和违约责任等。9）办公室对供给商依据协议产品会同使用部门进行质量验收，并依据库存分类将产品入库保留或支领。10）办公室依据全同约定对采购物资款项和费用进行核实，依据企业付款步骤，向财务部提交相关表单，由财务部支付货款。9.固定资产管理1）各部门根据要求热气本身需要填写《固定资产购置申请表》，并向办公室申报，办公室进行审核并上报。2）依据固定资产情况，办公室会同相关部门对其进行验收，并在验收结束后填写《固定资产验收单》。3）办公室根据要求对资产进行编号，建立《固定资产台账》和《固定资产管理卡》。4）办公室对资产领用进行管理，领用部门需让其保管人在领取时在《固定资产管理卡》上签字确定。5）办公室依据资产调拨要求进行固定资产调拨管理；固定资产报修部门需要填写《固定资产报修单》，向办公室提同报修申请，办公室依据报修要求进行处理。6）办公室会同相关部门定时对企业固定资产进行盘点，并填写《固定资产减损表》对盘点情况进行说明。7）办公室对停用资产做好停用准备后进行登记，并填写《固定资产停用汇报表》；资产使用部门对于无法修复或超出使用年限制厉害定资产申请报废申请同意后通知财务部报废《固定资产管理卡》由办公室进行保管；资产出售、出租、投资或抵押需经总经理审批，经过后通知办公室。8）办公以室固定资产管理人员负责宏大定资产档案资料定时检验、借况等工作。后勤事务：1.环境管理1）进行绿化清洁计划；要重视美化环境、调整空气、降低噪音2）依据计划进行清洁，购置花草、种子、树苗及相关绿化工具；组织园艺人员进行设计、栽种、培育。3）由办公室人主管组织相关人员，对作业进行日常检验，发觉问题立即处理4）在作业或检验过程事发觉问要立即整改5）对清洁人员工作区域蓝分要责任到人，办公室后勤主管负责要求区域内清洁绿化日常管理。2.宿舍管理1）在郊县或其它省市者可申请入住宿舍；申请住宿需要填写《住宿申请表》，交相关部门审核。2）职员申请表需要本部门领导、人事部和办公室审核同意。3）填写《住宿人员资料卡》，资料卡为职员住宿档案，统计职员宿舍使用情况。4）宿舍管理员依据情况为职员安排宿舍，并统计在《住宿记录表》中。5）宿舍住宿职员使用物品由宿舍管理员统一发放；职员领取被褥、床单、被罩、钥匙等物品后，在《物品信用表》上签字确定。6）职员宿舍住宿期间必需服从宿舍管理员安排和关要求；办公室定时对员住宿行为和宿舍卫生等情况进行检验考评，考评统计记入《住宿人员资料卡》中；办公室有权对违反管理制度者或检验考评数次不合格进给一定处罚，情况严重暑，责令搬离宿舍。7）职员离职、已经有合适住所或被责令搬离时，须办理退宿手续；职员退宿时，必需交还类钥匙及其它需退还物品，宿舍管理员对宿舍检验无误方可离开；如发觉需交还物品丢失或宿舍物品损坏，应按原价由住宿堵赔偿3.食堂管理1）明确食堂管理特点和标准，制订食堂管理制度。2）对企业职员进行用餐调查，调查包含职员饮食结构和特点、食堂服务标准。3）餐厅管理责任人依据企业用调查结果制订《食堂管理计划方案》；方案应包含明确数量指标和质量指标，实施指标归口分管，层层分解，责任明确。4）落实责任同时，堆满各项工作标准，作为日常管理和检验依据。5）加强食堂原材料采购和验收管理，合适存放原料；在食堂加工过程中，严格遵守厨房制度，不使用腐烂变质原料，加工食物要矢量，避免浪费；食堂工作人员服务文明、态度积蓄，礼貌阻止职员不良行；搞好食堂环境卫生，立即清洁厨房、厨具，保持食堂地面、餐桌无杂物污迹，餐具要清洗洁净并消毒。6）食堂管理人员要做好食堂日常检验，餐厅工作人员也应注意自查、互查，规范作业；办公室组织人员定时对餐厅进行材料、作业、卫生等项目标检验，立即发觉问题、处理问题；食堂工作人员有责任和义务配合政府相关部门进行卫生安全检验。7）检验中发觉问题要立即整改，对食堂在服务工作上微弱步骤进行分析，进出上体改善方法并实施子依据发觉问题和采取方法，充实食堂管理制度，修订管理标准。4.车辆管理1）车辆选购，要根据适用、经济、配套标准进行；依据车辆使用性能合理选择，考虑原有车辆利用率。2）车辆管理档案要登记车辆起源、购置日期、原值、基础装备、技术性能、定时行使里程等；凡车辆调动、牌照变更、停驶、封存、维修、改装、改造、车损等必需记入档案。3）依据情况，制订车辆管理制度；需要使用车辆人员提前做好辆预约；办公室依据车辆管理制度和辆预约人数、行车路线等，做好派车计划，进行车辆高度、安排适宜司机；对于不能安排车辆或变更出车时间等情况，要做好解释说明，避免因误会而耽搁工作。4）为了立即恢复车辆技术性能，确保使用可靠性，降低油料和器材消耗，必需对车辆立即保养和维修；车辆要定时清洁、检验、紧固零件、更换磨损件，必需时进行大维修，消除隐患，排除故障。5）依据国家相关要求，将车辆定时车检，按时缴纳养路费。6）因事故或自然灾难等原因不堪修理车辆要立即报废；因车型陈旧、性能落后、耗油量大、环境保护不达标或政策上不许可继续上路车辆，要立即报废；车辆严重损坏、影响使用、无修复价值车辆，要立即报废。5.司机管理1）办公室接收用车申请，审核后签发《派车单》；司机接收到《派车单》并着手出车准备。2）司机依据出车时间、目标地，合理安排行车路线，绕开易堵点，避免浪费时间，造成损失。3）出车前，还应搞好车辆卫生，保持车辆内外整齐美观；出车前，对车辆水箱、油量、机油、煞车油、电瓶、轮胎、外观等做基础检验；需要加油时，应提前加好；发觉给予排除并报车管人员不能排除立即更换车辆。4）司机依据《派车单》按时出车，出车应遵守交通规则和安全支付宝司机接送乘车人员要热情、礼貌；乘车人下车办事时，司机应选择好地点将车停好选修。选修时，不远离车辆，不在车上睡觉，不翻看乘车人放在车上物品；乘车人办事时间较长，可要求司机先返加，经过事先约定或电话联络确定来接时间和地点；司机应提前抵达约定地点，选修乘车人，并将其送达目标地。5）出车任务完成后，司机应立即收车入库，并填写行车统计；收车后要将车辆外表面冲洗洁净，清洁车箱内壁、座椅、脚挪，清倒烟灰盅，使车整齐、美观、舒适。6.安全管理控制1）依据实际情况和规章制度，确定企业安全保卫目标；2）明确各部门、人员尤其是门卫（夜班人员）在安全保卫、安全保密及消防安全上责任，切实落实安全责任制。3）依据企业对安全工作要求，结合企业实际情况，制订安全保卫制度；安全保卫制度应包含安全保卫目标、责任和治安、保密、消防等安全管理要求。4）办公室依据安全保卫制度要求，制订对应安全管理实施计划。5）负责日常治安执勤工作，立即发觉可疑现象，认真落实处理。6）全部职员全部有义务和责任保守企业秘密。7）门卫和夜勤人员加强对防检验，消除消防安全隐患，对消防设施定时检验，更换损坏或过期设备。7.门禁管理控制1）企业职员、车辆出入厂区应依据相关事项，填写相关凭证，报部门责任人审批；外来人员车辆出入，应填具相关管理凭证，交相关部门责任人审批；物品进出厂区，除人员或车辆管理凭证外，应单独填写物品出入凭证，由相关部门负责人审核。2）企业职员、车辆及物品出八，由部门主管或经理审批签字；外来人员车辆及物品出入，由负责接洽或有业务往来部门主管或经理审核签字。3）门卫接收到出入凭证后，应参考出入凭证和身份证件等核实出入人员身份；车辆出入，门卫要注意车辆特征、是否携带物品；物品出入时，门卫有权依据单据对物品进行检验，检验要核实物品类型、数量等是否正确，有没有其它未填具物品；如核实有异，应严禁其出入，并立即通知相关部门前来确定。4）检验核实完成，门卫应依据实际情况对出入人员、车辆和物品做简单要登记。5）对于核实无误，在登记后给予放行。第二节、组织机构及岗位职责一、办公室管理组织机构企业设总经理助理负责领导办公室工作，办公室现有岗位配置：总人数36名，具体以下：办公室设主任、副主任、秘书、文员、工程项目、厨师长、厨师、食堂库管、配菜工、面点工、服务员、清洁工、司机、保安、门卫、勤杂工等。（具体见图）二、办公室管理职责直接参与企业全部行政事物和后勤管理工作；实施对行政事物、固定资产、安全保卫、车辆管理、食堂宿舍管理等工作过程全方面监控和管理。三、办公室各岗位职责办公室主任岗位职责组织制订行政部工作发展计划、计划和预算方案；组织制订行政管理规章制度及督促、检验制度落实实施；组织制订部门年、季、月经费预算，并严格控制经费支出；组织、协调企业年会、职员活动、市场类活动及各类会议，帮助各部门计划和组织企业重大活动；协调企业和政府相关部门、行业协会和各类相关单位关系，做好相关外联工作；妥善安排外来人员来访接待工作，办理企业所需多种证照；负责草拟、审核企业关键文稿，包含月、季、年度工作计划和总结汇报等；搜集、整理企业内部信息，立即组织编写企业大事记；立即处理关键来往文件、电话、信函审阅、传输；10.督促检验领导指示、审核和修改以企业名义签发相关文件；11.妥善管理企业行政、后勤、办公设备及用具，根据计划安排人员购置和维护；12.对企业固定资产进行登记、造册及定时盘点等监督工作，对控制成本方法提出提议；13.负责行政管理部门对外签署协议审核和通常律政事务处理电话等；14.每个月5号前将上月工作总结及报表上报主管领导。15.负责职员膳食安排，监督食堂日常管理，控制原料采购；16.定时检验食堂各项卫生达标情况，监督指导关键用户餐服务；17.负责管理企业厂区、办公区、食宿楼等清洁、绿化，办公设备及通讯设施维护，安全保卫、消防等工作；18.依据企业发展目标，分解出部门绩效目标，制订部门各阶段工作计划，并做好工作任务布署，组织并督促部门人员全方面完成各项工作任务，确保部门绩效目标实现；19.明确下属工作职责，对下属工作进行分配、指导，依据部门绩效目标，制订所辖各岗位职员关键绩效指标；20.负责定时对本部门职员进行科学合理绩效考评，并对下属奖惩、调动、晋升、调级等提供提议；21.指导、督促下属根据企业要求步骤完成工作任务，负责协调各步骤相关部门之间关系，确保沟通顺畅、有效配合；22.负责制订所辖部门职员职业生涯计划，定时组织职员业务技能、拓展知识等方面培训，提升职员能力水平；23.负责总结部门工作，提出工作改善方案，定时向上级汇报；24.负责部门7S管理指导、实施、监督、检验等工作；25.帮助企业内外部各项评审工作开展；26.完成上级交办其它事务。办公室副主任岗位说明书帮助上级制订行政事务工作发展计划和计划；负责起草、修订各项行政管理制度，工作步骤，并监督实施；负责制订部门年、季、月经费预算，并严格控制经费支出；负责组织起草企业年度工作总结及总经理讲话稿，或其它所需会议材料等；负责监督物资采购工作，控制采购费用；负责总经理会务组织安排，并对决议事项进行催办、查办和落实；负责组织记载企业大事记，撰写企业发展史工作；负责代表企业参与政府通常事务性会议，并传达会议精神；负责和上级主管部门联络，并保持良好关系；负责企业对外宣传，企业内刊建设管理；负责组织办好会议接待、娱乐等各项活动；组织企业办公费用计划、办公用具购置、管理和发放工作；管理企业非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料；负责企业内部文件审核和上报上级主管单位文件、资料、报表等审核；负责部门公章管理；负责企业固定资产管理、低值易耗品管理；负责企业基建工程协调管理工作；每个月3号前将上月工作日志及报表上报上级领导。负责组织并督促所辖职员全方面完成各项工作任务，确保部门绩效目标实现；负责所辖职员进行科学合理绩效考评，并对下属奖惩、调动、晋升、调级等提供提议；负责指导、督促所辖职员根据企业要求步骤完成工作任务，协调各步骤相关部门之间关系，确保沟通顺畅、有效配合；负责制订所辖部门职员职业生涯计划，定时组织职员业务技能、拓展知识等方面培训，提升职员能力水平；负责总结部门行政管理工作，提出工作改善方案，定时向上级汇报；负责企业7S管理工作组织、监督、实施，指导各部门规范运行；完成上级交办其它事务。办公室副主任岗位职责负责制订、修改企业车辆管理制度，并监督实施；安排落实上级要求各项任务，提供相关服务和后勤保障；参与拟订和完善企业后勤管理规范，并监督实施，确保行政后勤管理顺利进行；负责企业全部车辆日常管理，及相关费用审核；负责企业各类设备、设施维护，水、电、气、热等能源后勤保障工作；进行宣传和安全检验，代表企业和物业部门交涉，管理企业用水、用电情况；办理企业购车、车辆年检相关手续，并统计人员用车费用；负责企业产品运输送货联络，运费核实和结算。每个月3号前将上月工作日志及报表上报上级领导。主持企业设施日常运行操作、维修和保养技术管理工作；安排报修，检验和指导维修人职员作；核实及监督企业厂区水电费和管理费等；负责企业食堂卫生、宿舍卫生，和设备设施管理；负责职员住宿、调宿、退宿等相关手续办理等工作审核监督；负责企业办公楼、厂区卫生清洁、绿化，展现企业健康有序工作环境；负责企业安全保卫、消防工作，保障企业生产经营稳定性。负责组织并督促所辖职员全方面完成各项工作任务，确保部门绩效目标实现；负责所辖职员进行科学合理绩效考评，并对下属奖惩、调动、晋升、调级等提供提议；负责指导、督促所辖职员根据企业要求步骤完成工作任务，协调各步骤相关部门之间关系，确保沟通顺畅、有效配合；负责制订所辖部门职员职业生涯计划，定时组织职员业务技能、拓展知识等方面培训，提升职员能力水平；负责总结部门后勤管理工作，提出工作改善方案，定时向上级汇报；负责企业7S管理工作组织、监督、实施，指导各部门规范运行；负责民兵连事务管理工作；完成上级交办其它事务。办公室秘书岗位职责1.负责高层领导日常办公服务工作；2. 负责整理领导传真、文件、信件和报刊，及存档；3. 撰写领导会议材料、行政公文、会议通知、会议记要、日常信件和工作汇报等；4. 作好企业高层会议统计及会议纪要整理、起草、打印、登记和存档；5. 负责接待企业高层领导来访客人，并做好统计；6. 负责安排高层会谈、会务，安排会议室及差旅预定，帮助组织企业活动；7. 负责总经理会务组织安排，并对决议事项进行催办、查办和落实；8. 负责各部室上报待指示各类文件、材料等呈报工作；9. 严格实施档案资料保密制度；10.严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案分类应做到科学合理，便于查找；11.档案借阅应按要求办理登记手续，认真检验到期归还资料是否完整无缺，发觉问题立即汇报和处理；12.按相关要求对档案进行例行保养、管理或销毁；13.多种手续、手册、信件及其它各类文件、文档、统计等归档。14.配合部门做好7S管理工作；15.完成上级交给其它日常事务性工作。办公室文员岗位职责1.收发传真、文件、信件和报刊，并负责传输和存档；2.撰写行政公文、会议通知、会议记要、日常信件和工作汇报等；3.作好企业关键会议统计及会议纪要整理、起草、打印、登记和存档；4.负责和政府、上级主管部门沟通联络，上报相关资料，确保上情下达；5.负责企业内部文件编写、下发、传输，和上报上级主管单位文件、资料、报表等编写；6.接待来访客人，并通报相关部门；7.帮助做好多种评审及体系认证相关资料整理、准备工作；8.负责企业项目标组织申报工作；9.负责企业相关资质证书年检工作；10.负责办公设备或器材借用管理；11.负责对企业行政财产、物资进行登记、造册及定时盘点；12.更新和管理职员通讯地址和电话号码等联络方法，打印、复印文件和管理多种表格文件；13.企业对外宣传，企业内刊建设管理；14.安排会谈、会务，安排会议室及差旅预定，帮助组织企业活动；15.负责做好日常办公管理用具发放工作，做好库房管理，并及按时上报采购计划。16.帮助后勤主管做好宿舍日常管理工作；17.负责对各项费用统计和统计；18.负责采购物品询价、供给商评价、按采购计划进行采购；19.负责部门人员日常考勤工作；20.负责产品运输管理，费用统计；21.负责企业音响播放内容更换工作；22.严格实施档案资料保密制度；23.严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案分类应做到科学合理，便于查找；24.档案借阅应按要求办理登记手续，认真检验到期归还资料是否完整无缺，发觉问题立即汇报和处理；25.按相关要求对档案进行例行保养、管理或销毁；26.多种手续、手册、信件及其它各类文件、文档、统计等归档。27.配合部门7S管理工作开展；28.完成上级交办其它事务。工程项目专员岗位职责1.负责集团企业、下属企业、驻外办事处等建设项目标申报、跟踪、实施等；2.负责办理建设项目标相关证件、手续，和政府、建设项目管理相关单位保持良好关系；3.负责全部建设项目标各项手续、资料、证件存档和保管；4.负责全过程协调、质量、进度等控制工作；5.负责企业全部厂房维修、保护、管理等工作；6.配合部门7S管理工作开展；7.完成上级交办其它事务。厨师长岗位职责1.负责职员膳食安排，科学合理制订菜单，注意营养搭配；2.依据原料使用情况和库存数量，制订原料订购计划，控制原料进货质量；3.确保合理使用原料，严把质量关，降低损耗，降低成本；4.天天检验厨房卫生、原料库存，预防变质、确保原料新鲜、卫生；5.根据要求卫生标准、操作程序实施，合理安排厨房职员分工；6.按要求要求给职员打餐，维持好秩序；7.检验厨房设备运转情况，厨具、用具使用情况，发觉故障立即报修；8.定时实施厨师技术培训，组织厨师学习新技术和优异经验；9.主动研究、开发新菜品，不停提升职员膳食质量。10.负责食品烹饪并监督烹饪规范操作，确保食品卫生、符合大众口味。11.负责厨房用具清洗、消毒工作；12.依据来访企业用户饮食要求，制订适适用户口味菜单；13.检验原料准备情况，包含规格、数量、质量，确保正确无误；14.增加菜品样式，设计花色品种，赢得用户满意；15.负责餐厅7S管理指导、实施、监督、检验等工作；16.完成上级交办其它事务。厨师岗位职责1.依据菜单需要，支领原料；2.负责食品原料清洗、宰杀，按规格进行加工，确保原料利用率；3.根据操作程序烹调菜肴，注意花色搭配，确保菜品质量，口味适宜；4.根据要求时间和要求为职员提供用餐，确保新鲜、卫生；5.开餐完成，要对厨房厨具、用具进行清洗，对厨房所辖卫生区域进行清洁；6.负责工作结束后厨具、用具归位、原料收藏，各用电设备、全部能源关闭；7.定时对厨房整体环境进行大扫除，清理厨房死角，确保厨房环境整齐、卫生；8.按要求要求使用厨房设备、厨具、用具等，发觉问题要立即上报；9.不停提升烹调技能，创新开发新菜品，提升供餐质量水平；10.依据已制订好用户菜单，做好原料准备工作，确保正确无误；11.烹制菜肴应色香味俱全，注意花色搭配；12.烹制好菜品不可放置过久后再提供给用户；13.配合餐厅7S管理工作开展；14.完成上级交办其它事务。食堂库管岗位职责1.负责原料验收和出入库管理工作；2.负责检验入库原料包装上内容是否和检验汇报内容相符，是否有腐烂变质；3.负责查对交货原料和订购量是否一致，如发觉数量、质量有误差，应拒收或要求调换；4.负责验收结束后原料入库登记；5.负责随时检验库房，严禁存放变质、有味、污染不洁食品、有毒物品、私人物品；6.负责库房内门窗、地面、货架清洁整齐，确保通风良好；7.负责定时检验库房原料，发觉变质食品或过期食品，应立即处理；8.配合餐厅7S管理工作开展；9.完成上级交办其它事务。配菜工岗位职责1.依据菜单需要，支领原料，确保原料质量；2.负责食品原料清洗、宰杀，按规格进行加工，确保原料利用率；3.负责肉类、禽类、水产品清洗工作，做到不落地存放、分池清洗；4.负责根据要求次序清洗蔬菜，确保无泥沙、杂草；5.负责对洗涤后肉类、禽类、水产品加工；6.负责原料加工（切片、丝、丁、块、花形），确保荤素食品分开存放；7.食品加工要确保符合规格要求，而且要确保高效率高质量；8.开餐完成，要对厨房多种厨具、刀具、用具进行清洗，对厨房所辖卫生区域进行清洁；9.定时对厨房整体环境进行大扫除，清理厨房死角，确保厨房环境整齐、卫生；10.按要求要求使用厨房设备、厨具、用具等，发觉问题要立即上报；11.帮助原料到货后，数量清点、质量检验、统计及入库。12. 配合餐厅7S管理工作开展；13. 完成上级交办其它事务。面点工岗位职责1.依据菜单需要，支领主食原料，确保原料质量；2.负责准备菜单所需多种馅料、配料及调味品；3.严格根据面点生产工艺制作各类主食、点心、用户餐特色面点等；4.按质量标准，制作多种面食，保质保量，成品要求色泽鲜艳，造型美观，口味适中。5.妥善保留剩下原料、半成品、成品；6.冰箱要确保清洁、卫生，存放食品要整齐，且保持没有异味；7.开餐完成，要对制作面点所需设施、设备清洗，对厨房所辖卫生区域进行清洁；8.负责全部用餐餐盘、碗碟、容器等清洗、消毒、存放，确保洁净卫生；9.定时对厨房整体环境进行大扫除，清理厨房死角，确保厨房环境整齐、卫生；10. 随时检验和保持机械设备完好运转及其卫生，确保安全，发觉问题要立即上报；11.不停提升面点制作，创新开发新品种，提升供餐质量水平；12. 配合餐厅7S管理工作开展；13. 完成上级交办其它事务。服务员岗位职责1.依据菜单需要，支领主食原料，确保原料质量；2.帮助配菜工做好食品原料清洗，简易初加工；3.帮助面点工准备主食原料，严格根据面点生产工艺制作做好基础准备工作；4.开餐完成，要对制作面点所需设施、设备清洗，对厨房所辖卫生区域进行清洁；5.负责全部用餐餐盘、碗碟、容器等清洗、消毒、存放，确保洁净卫生；6.定时对厨房整体环境进行大扫除，清理厨房死角，确保厨房环境整齐、卫生；7.随时检验和保持机械设备完好运转及其卫生，确保安全，发觉问题要立即上报；8.负责全部到访企业用户在楼上用户包间进餐、或在食堂进餐全部菜品传送服务；9.依据菜单设计，凉热搭配、荤素搭配、菜肴点心搭配、海鲜等，确定上菜次序；10.餐桌上餐具、酒具、菜品、酒水、饮料摆放要讲究礼仪，注意轻拿轻放，切不可将菜汁、酒水、饮料等有色物质溅撒在客人身上；11.用户餐菜单是针对用户饮食习惯或习俗设计，或是我们地方特色，服务员需要了解菜单全部内容，菜肴烹制方法要了解，菜品特色要熟知；12.穿戴整齐洁净、头发盘起扎紧、手要保持清洁，送菜过程要一直向用户保持微笑，碰到用户提问，要主动回复，对于不会回复问题，要巧妙避开。清洁工岗位职责1.负责指定卫生区域清扫清洁工作，包含企业办公区、各楼层会议室、厂区、生产车间、食宿楼或其它指定区域；2.负责办公区指定区域清扫清洁工作，包含玻璃、窗台、清洁烟缸、大理石台面、地面、地毯、沙发、大厅地面、楼梯、玻璃门、电话、台灯、壁画、墙壁、家俱等地方清洁；3.负责各楼层会议室指定区域清扫清洁工作，包含地面、门、窗台、桌面、烟缸、茶几、沙发、座椅、挂画、空调、鱼缸、饮水机等地方清洁；4.负责厂区指定区域清扫清洁工作，包含厂区地面、地灯、落地玻璃、门牌、通告牌、护栏、宣传栏等地方清洁，和草坪清理等工作；5.负责生产车间指定区域清扫清洁工作，包含地面、水池、窗台、玻璃、门、设备表面等地方清洁；6.负责办公区、生产车间各楼层指定卫生间清扫清洁工作，包含地面、墙面、门、便池、垃圾桶、洗手池、墩布池、大理石台面、窗台、玻璃、穿衣镜、烘手机、纸抽盒、花盆、暖气等地方清洁，随时检验卫生间内设备使用情况，发觉问题立即上报维修，尤其是企业有用户来访时，一定保持卫生间洁净整齐、无异味；7.负责食宿楼指定公共区域清扫清洁工作，包含地面、走廊、窗台、玻璃、桌椅、地台、乒乓球场地、空调、饮水机、暖气、楼梯、护栏、公用卫生间、用户包间等地方清洁，和宿舍床上用具定时清洗工作；8.负责墩布、抹布、刷子等工具清洗工作，用后将清洁剂、洗衣粉、肥皂、除厕剂、消毒剂等清洁用具收藏，摆放指定位置；9.负责所指定卫生区域设备设施检验，发觉事故隐患要立即上报；10. 配合部门7S管理工作开展；11. 完成上级交办其它事务。司机岗位职责1.保持车辆卫生，常常清洁车辆，确保车辆内部、外部均应洁净整齐，使乘坐人员感受舒适；2.依据安排按时出车，认真检验车辆，确保出车前车辆各项仪表工作正常、制动有效、油箱油量正常等，发觉不安全原因应立即排除，不准“病车”出行，按要求路线行车，出行任务结束后立即到办公室报道；3.严格根据交通法规安全行车，随时随地遵守交通规则，文明行车，严禁酒后驾车、醉酒驾车；4.珍惜车辆，立即保养车辆，尤其注意远途行车安全，做好行车统计；5.负责财务部门办理业务司机，行车应谨慎小心，车辆停放位置也要讲究安全，应确保财务人员往返银行、税务所、财政局等场所人身和财产安全；6.班车司机负责承载职员上下班，发车前必需检验好车辆情况，是否能正常发车，尤其是冬季，应提前做好检验，发觉故障立即上报维修，不可私自停发班车；7.领导专职司机或负责接用户司机，应做到热情问好，以礼相待，注意礼貌用语，按约定时间提前抵达目标，主动帮忙提拿行李，主动开启车门，驾车时要平稳，不可忽快忽慢，如遇凹凸不平路面，应提醒领导或用户坐好、扶稳，抵达目标地，平稳停车后，主动下车为领导或用户开门，并提醒客人带齐物品，避免遗漏；8.司机在等候乘车人员时，不准私自离开车辆，不准翻动乘车人员放在车内东西；9.乘坐人员下车后，司机要检验车内有没有遗留物品，如发觉有物品留在车上，要快速设法归还失主，如找不到失主，应立即向行政办公室汇报，以求妥善处理；10. 货车司机，应注意行车安全和货物安全。11.车辆使用情况、百公里燃油、车辆卫生是否达标、行车纪律。12. 配合部门7S管理工作开展；13. 完成上级交办其它事务。保安岗位职责1.随时保持高度警觉性，勇于挺身而出阻止犯罪活动及违法乱纪行为；2.夜间进出厂区人员、车辆要严格检验，无异常情况并进行登记后，方可开门放行；3.维护企业大门口秩序，立即清理企业门口车辆，确保企业门口通行顺畅，进入企业内外来车辆要指挥停靠；4.加强控制易燃、易爆、有毒物品出入企业，提升安全意识；5.处理企业内发生很事故并立即采取行动，珍惜通讯器材和岗位上多种设施；6.做好企业范围内外巡查，果断处理本岗位发生问题，发觉可疑人和事要礼貌地进行盘查监控；7.定时检验监控报警系统、安全及消防系统，严密控制企业办公区、厂区、车间、食宿楼等建筑物及设备设施，发觉异常立即上报；8.严格遵守企业各项规章制度，尤其是安全保卫制度，实施交接班制度，上岗时不得私自离岗位；9.夜间执勤时应每小时对全企业各部位巡视一次，做好巡视统计，上班时间不得睡觉，或利用企业配置电话打私话；10. 做好交接班统计，确保下一班上岗人员对上一班执勤情况清楚掌握；11. 配合部门7S管理工作开展；12. 完成上级交办其它事务。门卫岗位职责1.对企业来访客人热情接待，主动问询来访人员单位、姓名、事由，并做好登记；2.随时检验大门关闭情况，和企业业务无关闲杂人等或不说明来访目标者，不许可开门放行；3.认真检验进入厂区外来人员有效证件，填好统计，发觉问题妥善处理，立即汇报；4.企业内部职员因公外出，需提供《外出记录表》给保安或门卫后才可放行；5.企业中高层领导外出，应问询去往单位、事由等，做好《外出统计》；6.负责传达室卫生清洁和保持，天天最少打扫一次，包含地面、桌面、玻璃、空调等地方清洁；7.做好门卫工作日志，具体做好企业职员、车辆出入、外来客人等统计；8.对进出企业人员、车辆，要严格实施盘查制度，遇不出示证件或不说明理由，或提供理由不符事实等不得开门放行；9.对企业出厂货物，要严格检验制度，如无出门证或物卡不符不得放行；10. 对企业收到信函、快件、包裹、订阅报刊、杂志、书籍等，要做好统计，并立即送到行政办公室，不得丢失、损毁或私自带回家；11. 发觉在门卫打牌、下棋、喝酒等和职责无关行为要给予阻止；12. 做好交接班统计，确保下一班上岗人员对上一班工作情况能清楚掌握；13. 每个月按时提交工作统计报表。14. 传达室7S管理工作；15. 完成上级交办其它事务。勤杂工岗位职责1.负责企业办公区、厂区、生产车间、食堂、宿舍等区域垃圾搜集、清倒，预防赃物堆积；2.各类废旧纸张、物品、设备等回收，分类归放，可再利用存入杂物室，非可再利用处理给回收站，或由部门申请报废后再行处理；3.负责整理企业杂物室，物品码放整齐有序，保持整体卫生清洁；4.负责企业厂区草坪、树木定时修剪及花草养护工作；5.负责生产现场包装废弃物整理，配合进行原、辅材料装卸和拆包等工作。6.配合部门7S管理工作开展；7.完成上级交办其它事务。四、步骤包含部门及其职责市场部1.负责业务往来用户来访用餐；2.负责回访用户、来访用户、展会礼品定制采购；3.负责宣传手册、名片及标书印制。4.负责产品运输用车租赁；5.负责文件审批、签发、传阅和归档；6.负责办公用具、设备采购申请审核和采购；7.负责办公设备调配和维修；8.负责公务用车调配；9.负责固定资产账务及实物管理。技术中心负责试验设备往来运输用车租赁；负责业务往来用户来访用餐；负责往来用户礼品定制采购；负责宣传手册、技术文件、名片印制。负责办公用具、设备采购申请审核和采购；负责技术性文件审批和下发。负责办公设备调配和维修；负责公务用车调配；负责固定资账务及实物管理。财务部1.负责业务往来用户来访用餐；2.负责往来用户礼品定制采购；3.负责宣传手册、名片印制；4.负责办公用具、设备审核和采购；5.负责技术性文件采购申请审批和下发。6.负责办公设备调配和维修；7.负责公务用车调配；8.负责差旅费资金计划、相关票据和明细帐表审定；9.负责关键步骤审核、票据审核、对账、核实；10.负责固定资产账务及实物管理11.负责固定资产报废审批及处理。质检部1.负责检验设备往来运输用车租赁；2.负责业务往来用户来访用餐；3.负责往来用户礼品采购；4.负责文件资料、检验标贴、名片印制；5.负责办公用具、设备采购申请审核和采购；6.负责文件批复审批和下发；7.负责办公设备调配和维修；8.负责公务用车调配；9.负责固定资产账务及实物管理。生产部（工控工程部、传动工程部、调度室、喷漆车间、金工车间）1.负责设备成品入库用具调配；2.负责业务往来用户来访用餐安排；3.负责往来用户礼品采购；4.负责文件资料、标贴、名片印制；5.负责办公用具、设备采购申请审核和采购；6.负责文件批复审批和下发；7.负责办公设备调配和维修；8.负责公务用车调配；9.负责固定资产账务及实物管理；10.负责设备内部维修人员提供。安全办1.负责办公设备、环境、用电安全管控；2.负责业务往来用户来访用餐安排；3.负责往来用户礼品采购；4.负责文件、标识、名片印制5.负责办公用具、设备采购申请审核和采购；6.负责文件批复审批和下发；7.负责办公设备调配和维修；8.负责公务用车调配；9.负责固定资账务及实物管理；10.负责设备内部维修；用户部1.负责业务往来用户来访用餐；2.负责回访用户、来访用户、展会礼品定制采购；3.负责宣传手册、名片及标书印制。4.负责产品备件运输用车租赁；5.负责文件审批、签发、传阅和归档；6.负责办公用具、设备采购申请审核和采购；7.负责办公设备调配和维修；8.负责公务用车调配；9.负责固定资产账务及实物管理。10.负责对外材料提供。人力资源部1.负责业务往来用户来访用餐；2.负责往来用户礼品定制采购；3.责任人才招聘资料、招聘广告牌、名片及标书印制。4.负责文件审批、签发、传阅和归档；5.负责办公用具、设备采购申请审核和采购；6.负责办公设备调配和维修；7.负责公务用车调配；8.负责固定资产账务及实物管理；9.责任人员合理配置；10.负责职员培训。供给部1.负责生产物资采购往来运输用车调配；2.负责业务往来用户来访用餐；3.负责往来用户礼品采购；4.负责文件资料、检验标贴、名片印制；5.负责办公用具、设备采购申请审核和采购；6.负责文件批复审批和下发；7.负责办公设备调配和维修；8.负责公务用车调配；9.负责固定资产账务及实物管理。第三节业务授权业务授权，是指企业内部各级管理人员在其职权范围内，依据既定权限及相关职责实施各项业务。办公室业务授权表项目提议部门/岗位会签部门/岗位审核部门/岗位同意部门/岗位文件签发批复全部部门全部部门经理办公室主任企业领导文件借阅全部部门全部部门经理办公室主任固定资产转移全部部门全部部门经理办公室管理员办公室主任固定资产报废全部部门全部部门经理办公室主任企业领导采购申请全部部门全部部门经理办公室主任企业领导物品支领全部部门全部部门经理办公室主任办公室主任用餐申请全部部门全部部门经理办公室主任办公室主任用车申请全部部门全部部门经理办公室主任宿舍申请全部部门人力资源部宿舍管理员办公室主任备注第四节管理制度及工作步骤一、门禁制度第1条为深入加强企业内安全保卫工作，对进出入企业人员、物资、车辆进行严格管理，特制订本制度。第2条门卫职责1、生产及办公场所多种事故预防及巡查事项。2、生产及办公场所突发事故应急方法。3、进出企业车辆管制事项。4、进出企业物品查验及放行。5、预防偷窃，帮助维持厂区及办公场所秩序。6、其它交办事项处理。第3条人员管制1、阻止不法行为发生，维持厂区及办公场所秩序。2、职员在工作中因公或事（病）假离厂时，应切实查验离厂登记卡后才能放行，并在统计本上统计离企业原由、时间及回企业时间。职员外出登记卡由门卫整理后次月五日前送交人力资部存档备查。3、用户到企业接洽业务或参观访问人员应在门卫办理入企业手续，并联络相关部门接待，非经部门人员接待，不得任其进入企业。4、业务往来单位派驻企业人员，必需凭企业办公室发给临时工作证进出企业。5、企业内住宿人员，在工作时间外，凭住宿证、胸卡进出企业，但夜间不按要求时间出、入企业者，有权阻止进入企业，特殊情况需即时通知办公室进行处理。第4条物品管理1、物品放行应凭核准出门证查对无误才能放行。2、离企业人员经门卫查获有私带公物或她人物品之嫌者，暂扣留物品，并以下列程序处理：1）统计携带人所属部门、姓名、时间、何物。2）由携带者亲书理由，注明品名、数量，由何处取得等。3）情况严重时，不得让当事人离开企业，应速报办公室及相关人员处理。3、企业门卫不负责保管任何职员私人物品，未按制度要求放置造成物品丢失，物主负担全部责任。如职员因特殊原因物品需在门卫转存，需进行登记，由门卫人员进行合理接管后才予放置，取走时保管人员需注明取走时间及取物人姓名。第5条车辆管制1、本企业多种车辆出入企业凭办公室派车单放行。2、外来车辆进入企业交货或提货必需经过和相关部门联络登记后才能准予驶入企业内指定场所。3、进出企业车辆应一律检验，应该注意有没有载有违禁、危险或易燃物品。出企业车辆载有货物时，应凭出门证（发货单）查验无误后放行。发货单、出门证由门卫整理后，按月交回开据单位存档。4、严禁出租车进入企业院内，特殊情况由办公室同意。第6条信件、包裹收发，邮件、包裹关键是指和企业外部供给商、合作伙伴、加盟用户、用户等业务往来各类公事信件、包裹等。1、企业邮件统一由门卫负责。2、企业邮件签收分发1）统一外发时间：天天下午4:00。2）各部门需要往外发送邮件时，需在天天下午4:00前，将邮件交给门卫，并填好对应信息。

邮件签收分发前，门卫要进行登记，登记内容为签收日期、发件方、邮件种类、邮件编号、收件人、签收人、备注。3）门卫收到外部邮件并登记后，统一交办公室分发。4）门卫在签收挂号信、包裹单等邮单后，应立即通知收件人，收件人应立即取件，如因收件人出差由部门职员代为领取并在门卫登记，未按要求实施物品丢失责任自负。3、企业各类公事邮件发出：1）特快专递由发件本人填写单据签字确定，门卫进行明细登记。2）登记内容有发出时间、发出日期、委托发出部门、收件方、邮件内容物（按分类，如报表、文件、有效票证、件函、证件等登记）。然后由门卫通知快递企业来取件，并保留单据底联，以供各部门人员备查。3）假如发出特快专递没有本人签字，门卫将不予发送。4）由门卫提供本月所发特快专递明细表并附每个人所发邮件明细，报办公室在月末统一进行审核。5）特快专递和挂号信等关键邮件发出后，应在合适时间（通常特快专递在36小时内，挂号在3-7天）由邮件人问询收件人是否收到邮件。尤其是邮件内有有价票证和业务协议协议时，更要立即沟通。6）邮件收发门卫要立即处理，发出和签收后分发全部必需在当日内办理完。门卫不得私拆、藏匿、损坏邮件，一经发觉依据企业制度进行对应处分。7）除了公事邮件外，全部个人邮件外发费用需要个人支付，支付方法是在每个月工资中扣减。第7条日班和夜班人员换班交班时要认真做好交接工作，严密交接手续，交代相关未办事宜，明确事宜要求，落实未办事宜。二、工作服管理制度第1条为了树立企业良好整体形象，规范职员统一着装，特对企业工作服领用、着装和日常管理做出以下要求。第2条工作服发放1、数量：标准上每位职员发放工作服为夏、秋装各两套，实施发一备一，以脏换净，以一换一换洗制度。2、建立管理台帐，实施工服卡制，卡上标明职员姓名、性别、部门、岗位、编号、工作服价值、数量和领用时间等。3、规格：工作服装大小尺码由制作商依据职员身形量身而定。4、发放工作服装时，由办公室主管确定后发放。第3条工作服着装要求1、穿着工作服即代表企业形象，必需保持工作服洁净、整齐。如有脏乱、破损等情况一经发觉应依据要求给予处罚。2、工作服仅限于工作期间穿着。第4条遵守事项1、职员对配发工作服有保管、修补责任。2、不得转借工作服3、工作服如丢失到办公室自费支领。4、新职员从正式上班起，配发制服。职员更换制服时和旧制服同时交办公室。第5条下列情况下，职员须交还工作服。1、辞职。2、解聘。三、胸卡管理制度第1条为配合人员管理及门卫管理需要，维护企业办公区安全秩序，特制订本制度。第2条实施细则1、职员进出企业时及上班时段内须佩戴胸卡，不得转借她人。2、贵宾访客则于门卫室申请贵宾证后，方可进入企业洽谈业务。3、胸卡证之制发由办公室统一负责。第3条种类及样式1、胸卡分为三种1）正式卡：指正式任用职员所戴；2）试用卡：指试用期间职员所佩戴；第4条佩戴胸卡一律佩戴于胸前显著地方，须正面朝前可供识别，以夹扣或别针挂在胸前即可。第5条职员胸卡管理1、胸卡损毁，应向办公室办理重发（须以旧证换新证），并缴交工本费。2、胸卡遗失，应向办公室办理重发，应缴交罚款50元。3、职员调动不一样部门时，由人力资源部提供调动信息后到办公室办理重发并不需付工本费。4、职员离职时，应将胸卡缴回办公室。第6条进出企业贵宾证管理：贵宾访客进入企业应于门卫室申请贵宾证,公务完成离企业需缴回,不得未贵宾证借给她人使用。四、印章管理制度第1条目标本制度就企业内使用印章制度，更正和废止、管理及使用方法作出要求。第2条说明1、企业印章制订、更正和废止方案由办公室主任提出。2、企业印章刻制由办公室主任负责，更换或废止印章应由要求各管理人快速交还办公室主任。3、除尤其需要，由办公室主任将废止印章保留三年。4、企业印章散失、损毁、被盗时，各管理者应快速向企业递交说明原因汇报书，办公室主任则应依据情况依本章各条要求手续处理。5、办公室主任应将每个印章登入印章登记台账内，并将此台账永久保留。6、印章在企业以外登记或申报时，应由管理者将印章名称、申报年月日和申报者姓名汇总后报办公室主任。第3条企业印章使用依据以下手续1、使用企业或办公室等对外印章时应该填写“使用记录表”。写明事项，取得保管部门领导签字同意后，连同需盖章文件一并交印章管理人；2、企业印章使用标准上由专员管理。印章管理人必需严格控制用印范围和仔细检验用印申请单上是否有同意人印章。3、企业印章标准上不准带出企业，如确因工作需要，需经总经理同意，并由申请用印人写出借据并标明借用时间、归还时间。4、常规用印或需要再次用印文件，如事先和印章主管人取得联络，印章管理人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。第4条用印方法1、企业印章应盖在文件正面；2、除特殊要求外，盖企业章时一律应用朱红印泥。五、复印机使用管理制度第1条目标为了确保立即正确复印材料，和延长复印机使用寿命，特制订本制度。第2条说明1、坚持节俭标准，严格掌握复印范围和数量。2、凡属各部门复印文件资料，必需由部门经理指定专员进行复印，复印人员复印文件时首先填写《复印记录表》，经复印机管理员签字确定后方可复印。3、使用复印机严格按操作程序，不熟悉本机性能者未经同意不得自行使用，因使用不妥造成损坏由当事人自付维修。第3条操作方法1、电源打开时，正常预热，待机进入正常工作状态后方可操作。2、复印前，注意除掉纸张上钉、针等异物。3、正确选择纸规格，注意复印原件涂改液及污渍弄污复印机。4、复印人员应严格根据操作规范进行，如在使用过程中碰到问题或故障，要立即向办公室反应，方便请专业人员进行维修，任何人未经许可不得私自拆卸，以免造成机器损坏。5、任何人不得利用工作之便，复印和工作无关私人文件，若因特殊情况需要复印者，须事先经过办公室主任同意方可复印，如若违反将视情节轻重给予批评或经济处罚。6、每日下班前，复印机管理员负责检验复印机是否关机，是否切断电源，以免发生事故。企业文件管理制度第1条目标为降低发文数量，提升办文速度和发文质量，充足发挥文件在各项工作中指导作用，特制订本制度。第2条文件管理内容关键包含：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本企业上报下发多种文件、资料。根据分工标准，全企业各类文件由办公室归口管理。第3条收文管理1、公文签收1）凡来企业公启文件均由办公室人员登记签收专员拆封。2）对上级机要部门发来文件，要进行信封、文件、文号、编号核定。2、公文编号保管1）办公室对上级来文拆封后应立即附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。2）本企业外出人员开会带回文件及资料应立即分别送交办公室进行登记编号保管，不得个人保留。3、公文阅批和分转1）凡正式文件均需分别由办公室主任依据文件内容和性质阅签后，由办事员分送承接部门阅办，关键文件呈送企业领导（或分管领导）亲自阅批后分送承接部门阅办。为避免文件积压误事，通常应在当日阅签完，紧急文件即阅即办。2）通常函、电、单据等，分别由办公室直接分转处理。3）为加速文件运转，办公室应在当日或第二天将文件送到企业领导和承接部门，如关系到两个以上业务部门，应按指示次序依次传阅，最迟不得超出2天（特殊情况例外）。4、文件传阅和催办1）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密要求，不得将有密级文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其它人阅看。对还未传达文件不得向外泄露内容。2）阅读文件应抓紧时间，阅批文件通常不得超出2天，阅后应署名以示负责。3）如有领导“指示”、“拟办意见”，办公室应责成相关部门和人员按文件所提要求和领导指示办理相关事宜。4）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以预防丢失泄密。5）文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。6）办公室对文件负有催办检验督促责任，承接部门接到文件、函电应立即指定专员办理。不得将文件压放分散，如需备查，应根据相关保密要求，并取得办公室同意后，给予复印或摘抄，原件应立即归档周转。第4条发文管理1、发文要求1）全企业上报下发正式文件权力集中于办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2）通常事务性通知由办公室主任签发，包含两个以上中层管理分管范围文件由总经理签发。全部决定、决议由总经理签发，必需时由总经理提请董事长签发。发文范围1）通常以企业名义发出文件、通知、决定、决议、通告、通报、编写会议纪要和会议简报，均属发文范围。2）企业下发文件关键用于：a.公布企业规章制度；b.转发上级文件或依据上级文件精神制订企业文件；c.公布企业体制机构变动或干部任免事项；d.公布企业性重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作决定；c.公布相关奖惩决定和通报；e.其它相关企业重大事项。3、在企业日常项目开发和经营管理中，相关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排布署、传达上级指示等事项，应按相关制度办理，经领导同意后，由主管部门书面实施，通常不用企业文件公布。4、凡各部门如开专题会议所作决定，通常全部不应发文，不备查考。5、各部门和外单位发生通常业务联络，可用各简写名义对外发函（应各自编号备查），不用企业名义发文。第4条文件立卷和归档1、文件归档范围凡下列文件统一分别由办公室负责归档：1）上级机关来文，包含上级对企业汇报、申请批复；2）企业发出通告、指示、决定、决议、通报、纪要、关键通知、工作总结、领导讲话等；3）总经理办公会、中层干部会和多种专业例会统计等；4）企业一级组织召开代表大会所形成汇报、总结、决议、讲话、简报、会议统计等；5）参与上级召开多种会议带回文件、资料及本企业在会上汇报讲话材料等；6）上级机关领导同志来企业检验视察工作汇报、指示统计，和企业向上级进行汇报提要和材料；7）反应企业生产、经营活动、优异人物事迹及企业领导工作等音像摄制品；8）企业日志和大事记；9）企业向上级请求批复文件及上报相关材料。2、立卷要求1）文件立卷应根据内容、名称、作者、时间次序，分门别类地进行整理归档。2）立卷时，要求把文件批复、正本、底稿、主件、附件搜集齐全，保持文件、材料完整性。3）要坚持平时立卷和年底立卷归档相结合标准。关键工作、关键会议形成文件材料，要立即立卷归档。4）上年度形成文件材料，要求在下年度3月份以前整理完，清单一式两份。3、文件销毁对于多出、反复、过时和无保留价值文件，企业办公室定时清理造册，并相关要求，办理申请销毁手续。第5条档案管理1、归档范围：企业全部公文等含有参考价值文件材料。2、档案管理由专员负责，确保原始资料及单据齐全完整。3、档案借阅和索取1）总经理、副总经理、总经理助理借阅可经过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。2）企业其它人员需借阅档案时，要经办公室同意，并办理借阅手续。第6条档案销毁任何人非经许可无权随意销毁企业档案材料。2、若按要求需要销毁时，由部门主管领导审批在专员监督下销毁。七、会议管理制度第1条会议类别1、企业会议关键由办公会议、生产会议、股东会议或董事会议组成。2、每个月初和每个月中旬办公会议为企业例会中最高级会议，就一定时期工作事项做出研究和决议。会议由集团总经理主持，参与人为企业总经理、总经理助理、各部门经理等领导班子组员。（依据实际情况召开一至两次）。3、企业不定时召开全企业职员大会。4、企业每七天五下午为生产协调例会，参与人员为跟生产相关责任人及相关人员。5、企业各部门天天早上开早会，针对前一天工作进行总结及分析。第2条企业办公例会和职员大会由办公室组织。办公室提前通知参会全体人员，并在会后二个工作日之内整理、公布《会议纪要》。1、会议纪要形成和签发。2、企业办公例会会议纪要、决议，由办公室整理成文。3、办公室依据会议内容需要在限定时间内完成纪要和决议整理工作。4、会议纪要和决议形成后，由总经理签字确定并下发。第3条会议纪律1、和会人员不得迟到、早退或缺席。特殊情况不能按时到会，应提前向会议召集人请假。2、和会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离开。3、和会人员在会议期间，不得大声喧哗，不得往返走动。4、迟到、中途离席者应轻声入、出座位，尽可能不干扰会议进行。5、和会人员应坐姿端正，严禁吸烟，严禁交头接耳开小会。6、会议期间和会人员要认真听取会议内容并做好统计，要关闭手机（或将手机处于振动状态）；会议期间不会客。7、和会人员应保持会场整齐，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。最终离开会场者负责关灯、锁门。8、和会人员不可无故打断她人讲话，不可对讲话者吹毛求疵。八、办公及劳保用具管理制度第1条办公及劳保用具购置1、企业所需办公用具由办公室统一购置，各部门按实际需要领用。办公用具只能用于办公，任何人不得移作她用或私用。全部职员对办公用具必需珍惜，勤俭节省，杜绝浪费，努力降低消耗。2、办公室指定专员制订每个月办公用具计划及预算，经主管领导审批后负责将办公用具购回。按部门所需有计划地分发给各部门并办理好出库手续及统计。3、除正常配给办公用具外，苦还需用其它用具时，须由部门填写购置计划单经行政助理同意办公室购置，填支领单后支取。4、负责购、发办公用具人员要建立账本，并做好出、入库手续。出库物品一定要由领取人和其部门主管签字，特殊用具需由行政助理签字方可办理出库。第2条办公及劳保用具领用1、低值易耗办公用具领用，以职员工作需要为前提，并由办公室库房管理人员依据出库单分别计入部门领用台账。2、当办公设备使用部门发生改变时必需由部门上报到办公室，由办公室对使用部门进行更改入账。3、购置公用设备、高值办公用具等固定资产，由办公室登记入账。4、劳保用具购发，由办公室统一购置，并依据实际需要每个月、季定时发放。九、电脑管理制度第1条使用要求1、各部室配置电脑设备，实施电脑管理个人负责制。设备丢失或人为损坏，使用者要负全部责任。职员要加强电脑知识学习，按规范要求正确操作使用，注意电脑设备保养和维护，严防病毒侵入。2、办公室电脑定人使用，未经许可不得私自使用她人电脑；不得随意调换她人电脑一些部件，如鼠标、键盘等。办公室需要搬动，基础上采取“机随人走”，特殊情况需经本部门申请，办公室审核后报领导同意采购。3、未经许可，任何人不得自行打开机箱或拆装机器，不得私自对电脑硬盘进行格式化或重新安装操作系统。如遇不懂或处理不了技术问题报请网络中心处理。不得盲目自行操作，不然后果自负。第2条作用说明1、工作时间不得利用电脑设备玩游戏、看VCD、听音乐，一经发觉严厉处理。2、不得在联接电脑电路上插大功功率电器；茶杯摆放应远离电源、键盘；主机风扇不要遮挡其它物品，以保持良好散热通风；不要用易产生静电抹布或未拧干抹布擦拭电脑，不用手触摸显示器。3、外出、下班等不使用电脑时请立即关机，以降低电磁辐射、节省用电、延长电脑使用寿命、保护自己及她人身体健康。空调管理制度第1条使用要求1、空调机应常常操持清洁，每日擦拭一次，忌用溶剂、烈性化学药品、热水擦洗塑料外壳，过滤网每七天清理一次，如污垢严重，需用水清洗，待完全风干后再装，但不宜暴晒或加热烘干。擦拭或清理时要切断电源。2、严禁用水洗发动机组，以免损坏内部零件及造成触电危险。3、严禁用主电源开关来开启或关闭空调机，请用开/关键。4、严禁在空调机进风口或出风口里塞进任何东西，以免发生意外。5、严禁在空调机旁使用或存放汽油或其它易燃物品，以免发生危险。6、严禁频繁开启空调机，关机后需重新开机时要延时3分钟。7、换季需开空调时必需经办公室同意后方可开机。8、不使用空调时，必需切断电源。十一、电话管理制度第1条使用要求1、各部室电话不许可私自并机、移机、拆机、装机。2、职员接打电话，应语言简练，通俗易懂，文明用语。3、工作时间无特殊情况严禁打私人电话，特殊情况打私人电话不得超出三分钟，并需经过部门主管同意。4、职员未经同意不得在企业内私自打国际、中国长途或以公事为由骗打私话，各分机出现私打电话话费，视情节给经济处罚。5、各部室电话机出现故障时不得私自拆卸，应立即报请办公室修理。十二、车辆管理制度第1条司机管理司机是个至关关键岗位，每个司机能否确保安全驾驶，关系到企业人员、财产安全，直接影响企业经济效益和连续、稳定发展。为加强对司机管理，特制订以下管理措施：第2条驾驶员行为规范1、遵守国家法令、法规及《道路交通管理条例》,遵守企业各项规章制度，认真推行各项要求和细则。2、服从领导分配,做到“爱车、守纪、安全、节省”。不开疲惫车，不开带病车,不准酒后驾车。3、每日上班前必需根据行车技术标准和车容标准、司机仪容仪表标准进行自检。(车容；全车外形完整无损，车身光泽明亮，无浮尘、油污、泥水痕迹，全车前后挡风车窗玻璃明亮。车厢内无浮尘、杂物，烟灰盒内无隔夜烟灰烟蒂，车内空气