协同工作流平台项目总体需求说明文档

纺协同工作流平台项目总体需求说明文档文档控制修改记录日期作者版本修改参考号2023-11-23范超V1.02023-12-1范超V3.02023-03-18陈彦V3.1审阅人姓名职位审阅签字存档拷贝号地点备注目录一、 特别说明 4二、 系统总体说明 4三、 建设原则 4四、 功能需求描述 51. 人事管理 52. 费用管理 63. 借款管理 64. 内部产品领用管理 65. 文献管理 76. 档案管理 77. 知识分享 78. 用印管理 89. 流程管理 810. 流程效率记录分析 911. 任务管理 912. 会议管理 913. 调查管理 1014. 公文管理 1015. 协议管理 1016. 车辆管理 1117. 办公资产管理 1118. 采购管理 1119. 图书管理 1120. 报刊杂志管理 1221. 签证信息管理 1222. 票务管理 1223. 报表功能 1224. 门户管理 1225. 合理化建议 1326. 员工论坛 1327. SAP系统接口 1328. 邮件集成 1329. 即时通讯集成 1430. 集成 14特别说明本需求说明旨在大体划定办公平台建设的功能模块范围，为系统供应商的投标提供大体的依据，为将来开发商进行具体的需求调查做准备。系统的具体建设应以协议签订后，由供应商进行需求调研后完毕的《需求规格说明书》为准。系统总体说明1、安装部署方便、快捷，架构合理，设计理念先进，性能稳定，具有较高的配置性，数据传输安全，支持大用户量访问，支持主流关系型数据库，系统底层具有完备的API，提供系统管理员平常维护常用的管理工具，二次开发简朴易学；2、系统界面风格整齐划一，颜色亮丽，布局合理，具有多套“系统皮肤”选择，可以通过配置实现更换公司LOGO，具有PORTAL功能；3、权限体系健全、灵活、实用，贯穿系统各个模块、功能，配置简朴易懂；4、流程引擎完善、稳定，可扩展性强，表单布局样式美观，后台数据结构合理、高效；5、可以整合即时通讯工具，在系统中实现语音、视频、消息提醒、邮件接受提醒等功能；建设原则1、实用性原则以现行需求为基础，充足考虑发展的需要来拟定系统规模。2、安全性原则本系统对安全级别规定较高。系统应能对系统内的所有操作进行记录，记录要方便查询；系统应能对重要的数据、文献或用户指定的信息进行加密存储，即不通过合法途径不能获得相关信息；系统应具有安全可靠的用户认证机制，提供多种安全级别、多种形式的登录模式，可以与WINDOWSAD、CA认证集成使用等等。3、可靠性原则系统设计能有效的避免不同模块、不同功能、不同流程和不同表单间的逻辑冲突；系统应能满足200人同时进行同样的动作而不会产生操作失败、系统紊乱或其他错误现象；系统设计应有完善可靠的备份机制，保证系统出故障后能在最短时间内修复。4、成熟和先进性原则采用主流体系架构设计，系统配置、系统管理方式等方面采用国际上先进同时又是成熟、实用的技术。5、规范性原则系统设计所采用的技术和设备应符合国际标准、国家标准和业界标准，为系统的扩展升级、与其他系统的互联提供良好的基础。6、可管理性原则系统采用B/S结构。整个系统应易于管理，易于维护，操作简朴，易学，易用，便于进行系统配置，可以对系统的安全性、数据流量、性能等方面进行很好的监控，并可以进行远程管理和故障诊断。7、保护现有投资原则充足运用已有设备和系统，实现对已有数据的运用和保护以及现有工作人员知识的运用。8、可扩展性原则系统具有高扩展性，可以与公司已有的系统集成(涉及SAP，生产及电子商务等系统)，支持数据、表单在两个系统之间的导入和导出；支持与主流数据库集成、对接，涉及但不限于Oracle、DB2、SQLServer等；具有良好的操作系统兼容性，涉及Windows、Linux和Unix等。功能需求描述人事管理 1.1、人员基本信息、登陆密码可以自主维护，并与SAP中HR模块数据保持同步； 1.2、员工基本信息受权限控制，不同关系用户查看的内容各不相同； 1.3、提供员工通讯录功能和员工信息查询功能； 1.4、可以自定义显示与当前用户相关的协同信息，实现常用的员工自助、经理自助功能； 1.5、人事相关流程的线上解决； 1.6、用户可查询个人每月的薪资明细。费用管理 2.1、费用报销的申请，审批； 2.2、以公司财务报销制度为规定，可以与各部门预算、借款流程、出差申请流程相关联；实现相关流程的提醒或引用； 2.3、报销的金额可以分门别类进行记录，可以按人、按部门记录月度、季度、年度报销金额，也可以按交通费、住宿费等归类记录公司的费用报销情况； 2.4、可按费用类别的预算额度，对超预算的费用报销进行提醒或控制； 2.5、审批者授信额度事先配置，事中提醒/控制，事后记录； 2.6、报销数据最终需要通过接口导入到SAP系统中。借款管理 3.1、借款的申请，审批，以及还款解决； 3.2、可以与各部门预算、报销流程、出差申请流程相关联；实现相关流程的提醒或引用； 3.3、可以按人、按部门或按借款用途归类记录月度、季度、年度的借款情况； 3.4、借款额度事先配置，事中提醒/控制，事后记录； 3.5、审批者授信额度事先配置，事中提醒/控制，事后记录； 3.6、借款数据最终需要通过接口导入到SAP系统中。内部产品领用管理 4.1、内部产品领用/借用的申请，审批，以及归还或报废解决； 4.2、可以按人、按部门或按产品类型归类记录产品领用情况。文献管理 5.1、实现对公司重要电子文献的在线管理功能；5.2、建立合理的文档分类体系，可设立多级目录，实现文档的类别管理；5.3、支持目录创建时的属性设立，可以按照属性将通过流程审批的文档自动归类到该目录下；5.4、支持将目录的权限（读、写、修改、删除、下载等）开放给某个特定组织，或者临时开放给某个员工；支持版本控制；5.5、文档的阅读、下载、打印、生效、作废等权限可控，可将文档共享给某个部门或者某个员工；5.6、文档入库、借阅可通过流程进行审批控制，可对文档进行文字点评；5.7、文档可与其它文档或模块主数据、流程之间进行关联，可以自定义多种文档的属性（项目、客户、组织等），支持多维度的查询和记录；5.8、实现对系统所有文档（包含附件）的全文检索，涉及DOC、XLS、PDF等文献形式文档的检索；5.9、可对文档的查阅次数、点评次数等进行记录排名；5.10、知识地图的创建、编辑、废弃等操作简朴易学。档案管理 6.1、档案归档信息的登记，涉及法务编号、名称、时间、类别、部门、经办人、批准人、保存期限等； 6.2、可通过多种要素对档案目录及归档情况进行查询； 6.3、档案查阅的申请，审批； 6.4、档案借阅的申请，审批； 6.5、档案更改的申请，审批。知识分享 7.1、实现对有价值的知识类文档或者信息的在线共享功能； 7.2、建立合理的知识分类体系，可设立多级目录，实现知识的类别管理；7.3、支持将目录的权限（读、写、修改、删除、下载等）开放给某个特定组织，或者临时开放给某个员工；7.4、可以方便的在线编辑Doc、Xls等类型文档，编辑界面效果和最终的页面显示排版效果需同样；7.5、知识可在多个目录下进行共享，支持版本控制；7.6、知识的阅读、下载、打印、生效、作废等权限可控，可共享给特定的某个部门或者某个员工；7.7、可在线对文档内容进行批注，或在指定位置进行文字点评；7.8、可与其它文档或模块主数据、流程之间进行关联，可以自定义多种属性（项目、客户、组织等），支持多维度的查询和记录；7.9、实现对系统所有文档（包含附件）的全文检索，涉及DOC、XLS、PDF等文献形式文档的检索；7.10、可按查阅次数、点评次数等进行记录排名；7.11、知识地图的创建、编辑、废弃等操作简朴易学。用印管理 8.1、用印申请审批，超权的上级报批； 8.2、印章借用的申请，审批； 8.3、印章制作的申请，审批。流程管理 9.1、实现流程、表单的自动化解决；表单可自由定义，支持关联字段自定义、关联取数和字段条件过滤； 9.2、表单布局支持配置实现简朴计算公式，例如：主表多字段求和、子表字段按行求积、子表字段按列求和等，可以在表单布局中通过JAVASCRIPT等脚本实现字段验证或提醒；9.3、流程的流转灵活性高，支持多种流转条件判断，有灵活的审批权限控制，可半途人工决策（转签、加签、退回等操作）；9.4、可以按模块进行审批授权，用户可将自己的审批权限临时授权给其他用户；9.5、流程中的文档可以自动保存在文献管理模块，实现知识的自然积累；9.6、流程的配置支持图形化界面，流程配置、维护简朴易学；9.7、流程扩展性强，可以自行定义流程节点前、后扩展功能；9.8、具有流程提醒（待办、邮件、即时消息、短信等）、催办、督办功能；督办接受人员可以反馈督办，可以查看历史督办情况；9.9、支持手机短信息审批；9.10、可对工作流按各种元素进行检索，可方便配置单一流程报表，数据受权限控制，可以自定义报表筛选条件，同时具有导出EXCEL功能。流程效率记录分析10.1、可记录与当前用户相关的流程，显示流程的不同解决状态，涉及待办、已办、我启动的、存档的等；10.2、可对出现问题的流程进行预警，对流程过程中“停滞”过久的低效环节进行提醒；10.3、可以通过报表对流程的审批、流转、存档等各个环节进行记录分析，并生成图表。任务管理 11.1、可以通过系统自主分派多种任务，任务下达后可以即时提醒接受人（负责人），可以跟踪监控任务的贯彻情况，任务完毕后可进行评价，可以提交任务成果文献（自动沉积在文档管理模块）；11.2、通过报表或图表的形式来记录、分析任务完毕情况，以便及时跟踪任务完毕情况和调整管理制度。会议管理 12.1、会议室信息的管理，能对会议室进行明确的编号和会议室相关资源（如：会议室容量、设备配置等）的记录； 12.2、会议室的申请需要有准确的时段控制，避免会议室预订时的时间冲突，时段过后，系统可以自动释放申请的会议室资源； 12.3、可以在线进行会议发起、会议审批、会议邀请和会议告知，支持会议记录和会议资料（会中、会后）的上传和归档；同时，会议邀请与待办任务集成，可在线对会议邀请进行接受。接受后，该事项将自动记入在用户的个人工作日历中，形成待办任务并届时提醒； 12.4、可以在线进行会议决议分解解决，以工作任务的形式分发到任务负责人，并且负责人可以通过系统填报任务完毕情况。调查管理13.1、可自定义调查问卷题目数量、题目类型、回答形式等内容；13.2、可按系统权限自定调查范围，并在线发起问卷调查；13.3、实现调查结果的记录分析，支持多种图形化分析的功能；13.4、可以将调查结果导出到EXCEL，形成文档。公文管理 14.1、可对公文进行编号管控；14.2、内外部公文发布的申请，审批和传阅，流程的灵活性强；14.3、公文的查询、打印、下载可以受系统权限控制；14.4、可以记录公文的查阅情况；14.5、支持自动套红，支持电子签章。协议管理 15.1、对协议进行分门别类管理；15.2、协议的专用审批流程；15.3、协议流程和用印流程的关联。车辆管理 16.1、车辆基本信息的管理； 16.2、用车申请，审批，回车的登记； 16.3、用车情况记录，涉及里程、油耗、费用、补贴等； 16.4、车辆维修申请，审批，维修的记录等。办公资产管理 17.1、办公常用物品，如：办公设备（资产类）、其它低值易耗品（费用类）等，请购申请审批，物品入库解决； 17.2、办公用品领用管理； 17.3、可以在系统中自动生成办公资产管理台帐； 17.4、平常备品报修申请及记录； 17.5、办公资产报废申请及记录。采购管理 18.1、常规物品采购的申请，审批，入库解决； 18.2、印刷制作采购的申请，审批，入库解决； 18.3、采购预算额度事先配置，事中提醒/控制，事后记录； 18.4、可准时间等要素对采购申请流程排序，优先解决紧急的采购需求； 18.5、可按供应商、时间等要素汇总记录采购明细，以支持与供应商的定期对账。图书管理 19.1、图书基本信息管理（新增、删除、查询等）； 19.2、图书借阅申请，审批，归还解决； 19.3、电子图书馆。报刊杂志管理 20.1、支持报刊杂志订阅清单的信息维护和发布； 20.2、个人订阅的在线申请，认领发放； 20.3、领取或发放情况的汇总记录。签证信息管理 21.1、加盟商及其它内部员工出国签证信息的统一管理，平常维护； 21.2、出国信息的报审记录。票务管理 22.1、机票预订； 22.2、酒店预订； 22.3、车票预订； 22.4、各种业务预订的记录、查询和记录。报表功能 23.1、可配置或开发报表或图表，具有自定义数据源、数据钻取等功能；23.2、报表数据受系统权限控制；23.3、除了系统自带的报表功能外，支持第三方主流报表工具集成，例如：润乾、BIRT等，并提供报表维护工具。门户管理 24.1、可以方便地定制或改变个性化门户，涉及个人门户、部门门户、公司门户等；门户上的元素可以方便的进行拖拽；24.2、支持与其它软件系统AD集成；24.3、有待办事宜条数、新邮件数等信息的提醒；24.4、PORTAL栏目除系统常用内容（公司新闻、告知、公告、图片新闻等）外，还可嵌入互联网页面元素，如google日历、天气预报等。合理化建议 25.1、建立公司各部门统一的合理化建议反馈机制，所有系统用户可以通过此功能向指定部门反馈平常工作中发现的问题，或是更优的解决方案； 25.2、可在线对合理化建议进行反馈答复； 25.3、提供实用的查询、记录功能。员工论坛 26.1、可以创建不同的板块，如工作板块、生活板块等，可对不同板块设立访问权限； 26.2、可在重要的板块中，对不同的议题