备品备件管理作业指导书

备品备件库房物资管理作业指导书营销服务中心2023年12月目录一、库存管理概述 6（一）相关定义 6（二）管理目的 6（三）常用物资分类 61.调试类物资 62.三包物资 63.维护类物资 7二、库存物资管理 7（一）物资管理员职责 71.提供合格备件 72.做好统计反馈 73.减少资金占用 74.编制修订标准 75.组织验收鉴定 86.制定更换周期 8（二）备品备件储备 81.常用备件 82.不常用备件 83.备品备件放置 94.备品备件更新 9（三）备品备件入库 91.核对物资计划 92.核对物资规格 93.更新库存系统 10（四）备品备件领取 101.备品备件申请 102.备品备件审核 103.备品备件领取 104.备品备件出库 105.备品备件发货 11（五）备品备件报废 111.客户物资回收 112.三包物资回收 113.需检测确定物资 114.备品备件报废 12（六）质量保障 121.选择合格供应商 122.定期检测质量 12三、库存台帐管理 12（一）服务类型划分 121.调试类信息 132.三包类信息 133.维护类信息 13（二）库房台帐建设 131.物资库存台帐 132.物资发货台帐 133.物资回收台帐 144.物资报废台帐 14四、库存报表管理 14（一）月度报表管理 141.物资领用报表 142.物资预警报表 15（二）考核指标统计 151.按期发货率 152.延迟发货率 15（三）定期优化分析 151.数据分析 152.持续改进 163.定期评审 16一、库存管理概述（一）相关定义1.备件定义在售后维修工作中，为了缩短修理停歇时间，按照储备原则事先准备的各种零部件，统称为备件。2.备品备件管理是指备件的计划、生产、订货、供应、储备的知识与管理，它是设备维修资源管理的主要内容。3.备品备件定义为了及时满足设备的维修需要，缩短维修停机时间，减少停机损失，尽快恢复设备原有功能，需要将设备中容易磨损的各种零、部件，事先加工、采购和储备好。这些根据设备磨损规律和零件使用寿命实现按一定数量储备的零件称为备品备件。（二）管理目的为进一步规范公司备品备件的时效性、统一性管理，明确设备备件从申报、采购、入库、保管、发放领用的制度及管理职责，以保证用户设备正常维修和检修计划的顺利进行。（三）常用物资分类按照时间跨度可以分为调试类配件、三包类和维护类备件1.调试类物资指安装调试过程中、由于设计错误、设计更改、客户更改、发货缺失导致增加的物资。时间段横跨调试初期至投运结束。2.三包物资从设备正式投运至质保期结束期间，由于元件缺陷、元件损坏而导致增加的物资。3.维护类物资指质保期过后，由于元件损坏或元件寿命终止而导致增加的物资。此类物资通常指的是需要收费的物资。按照设备备件的使用寿命和重要程度，可以将设备备件分为：1.事故备件：使用寿命长，或只需更换小部件就能长期使用的整机（备机）或部件，一般情况下，采购周期大于六个月，价格较贵，无重大人为或自然因素不易损伤的整机或部件，简称为“A”类备件；2.常规备件：采购周期在六个月至三个月之间，备件的使用寿命较长且可预知或预测，从而可制定出备件更新的周期或修复的周期，简称为“B”类备件；3.易损易耗备件：采购周期小于三个月，使用寿命较短，价格较低，较难确定其更换周期，且少有修复价值，简称为“C”类备件。（四）物资管理员职责1.提供合格备件及时有效地向维修人员提供合格的备品备件，并做好备件保管供应工作；2.做好统计反馈做好备品备件使用情况的信息收集和反馈工作；3.减少资金占用在保证备件供应的前提下，尽可能减少备件的资金占用量。备件管理人员应努力做好备件的计划、生产、采购、供应、保管等工作，压缩备件储备资金，降低备件管理成本；4.编制修订标准定期编制和修订备品备件管理标准；5.组织验收鉴定组织有关部门对到备品备件进行验收、鉴定工作，并填写验收单。6.制定更换周期根据备件的使用寿命和保存环境，确定备品备件的使用周期及更换周期。并对库存时间较长的备件进行预警，适时进行换用或退库。二、库存物资管理（一）备品备件储备安全库存是指为了防止因不确定因素导致的需求增加或完成周期延长而设置的缓冲存货。库存管理还需要考虑到库存成本和资金占用等问题，确保库存量的合理性和经济性。1.常用备件此类备件为易消耗品，使用量较大，平时需要加强储备，其储备量应能保障50-60%的用量。使用周期低于一年或易损件原则按照50%备用，非易损件或更换周期较长按照20%—10%备用。2.不常用备件此类备件可根据使用量进行储备或者及时采购，但对于采购周期较长的，应提前进行评估，以确保储备的物资在正常使用寿命周期内。3.备品备件放置备品备件依据不同类型分架放置，并贴上标签。标签要清晰、完整且贴在醒目的位置。重的备件尽量放在底层，轻的且频率不高的备品备件可以放置在顶层。4.备品备件更新仓库管理人员需要定期检查库存数量，发现数量异常时，应及时通知相关采购人员或生产计划编制人员。对于使用率较高或库存较少的备件要及时制定采购计划，按时进行补充，确保满足使用要求。（二）备品备件采购1.正常计划申报需要采购的所有备品备件需填写材料计划单，逐级申报审批后由供应部在规定时间内组织采购。2.紧急物资申报发生因备件损坏造成客户停产，且库房没有备用物资时，售后部门可启用紧急物资采购程序。（三）备品备件入库1.核对物资计划物资入库时，物资管理员应按照制定的采购计划清单进行核对，查清楚那些已采购，那些未采购，并落实原因和到货计划。2.核对物资规格物资入库时，需要核对物资的品名、规格、数量及外包装是否完好无损，同时核对物资生产日期，防止购买过期产品。3.更新库存系统在对入库物资核对完后，物资管理员应及时将库存物资更新情况录入库存系统。（四）备品备件领取1.备品备件申请所有需要领取备件的项目，都需要填写申请单，填写者需要说明备件更换的原因、名称、型号、规格、必要时可以填上厂家，同时需要注明备品备件的分类，是调试类、三包类或者是维护类。2.备品备件审核接到备品备件申请后，需要设专人进行审核，对物资的需求及去向进行核对和确认，必要时向用户进行确认或者向营销进行核对。此部分工作一般由专责进行审核。3.备品备件领取备品备件的领取需要有专用的物资领取单，此物资领取单需要有相关主管签字后方可生效。4.备品备件出库物资管理员应按照审批的发货申请单进行物资发放，物资的出库按照先入先出原则进行选择，以充分保证物资的有效期。5.备品备件发货发货时，物资管理员应注明发货物资清单，明确说明发货物资数量、规格型号及名称。对于可以自提的，由申请人进行领取；对于直发现场的，在物资发出时，应电话告知收货人注意查收物资。（五）备品备件报废1.客户物资回收对于现场更换的备件，如果是客户买单的备件，则不需要回收，如果客户提出维修要求，这服务人员负责将备件发回公司服务部门，由服务部门发送相关部门进行维修。2.三包物资回收对于三包期更换的备品备件或其他物资，服务人员应负责将该物资寄回公司服务部门进行处置。对于退货产品，需要审核退货单或相关凭证，并记录退库或退货产品的数量和质量状况。3.需检测确定物资对于不确定原因需要进行检测的物资，应在公司相关部门检测确定无效后，方可走报废流程进行处置；对于检测后，经修理仍可使用的物资可作为物资进行储备，以应对下一次使用。4.备品备件修复经鉴定确认可以修复使用的必须安排修复使用，生产单位能够修复的由生产单位组织自行修复，生产单位不能修复的由供应商修复。5.备品备件报废对于检测后，经确定无法进行修复的备件，应交给相关部门走报废流程，元件的报废流程应有主管人员审核。（六）质量保障1.选择合格供应商根据需求，制定详细的备品备件采购计划。该计划应包括采购的种类、数量、规格、质量、价格、交货时间等信息。同时，需要考虑到供应商的能力、信誉等因素，确保采购的备品备件符合要求。2.定期检测质量在采购和管理过程中，需要严格控制备品备件的质量，确保其符合设备运行的要求。还需要对备品备件进行定期的质量检测和抽检，确保其质量的稳定性和可靠性。3.备品备件验收备品备件到厂，对外包装验收、核实型号数量，属于重点、关键、大型设备备件生产单位现场验收；非重点、关键、大型备品备件，生产单位进行现场验收。三、库存台帐管理（一）服务类型划分根据服务信息所处的阶段，我们可以将信息划分为三类。1.调试类信息此信息指的是从设备运抵现场后开始的安装配线及调试活动，以设备正式投运为结束点。对电源类产品来说，调试类信息包含投运前的通讯调试、故障消缺、投运等工作。2.三包类信息此类信息指的是设备投运后至质保期结束期间发生的服务需求，此期间的信息统称为三包型信息。3.维护类信息此类信息指的是设备质保期过后直到设备生命周期结束期间的服务需求信息。统称为维护类信息。（二）库房台帐建设1.物资库存台帐物资管理员应对库房现存物资进行编号并记录在帐，明确标明物资名称、规格、型号，生产日期、生产厂家、单价及存储位置。2.物资发货台帐发货物资管理员应建立发货物资台帐，清楚统计物资领用人、物资审批人、领用时间，并对物资名称、规格、型号，生产日期、生产厂家、单价、数量、目标工程、目标合同进行登记，同时标明物资单价，总价。3.物资回收台帐物资管理员应建立公司回收物资管理台帐，清楚记录回收物资的名称、规格、型号、数量以及返回人，并统计应回未回物资数量，并及时进行相关预警。4.物资报废台帐明确记录备品备件报废过程，统计记录报废名称、规格、型号、数量、审批人、检测人，必要时说明生产厂家。四、库存报表管理（一）月度报表管理1.物资领用报表物资管理员应按月对库存物资进行盘点，并按月输出月度领用物资的成本统计，以及当月累计领用物资数量及金额，并形成月度统计报表。2.物资预警报表对月度消耗物资进行统计，对下月使用物资进行预测，提醒物资管理员及时补充消耗物资，满足正常消耗。（二）考核指标统计1.按期发货率物资管理员应按月对发货物资的及时性进行统计，明确及时发货数量，并计算及时发货的数量比例、金额比例，并显示普通客户按期比例，重点客户按期比例。2.延迟发货率物资管理员应按月对发货物资的及时性进行统计，明确延迟发货数量，并计算延迟发货的数量比例、金额比例，并显示普通客户延迟比例，重点客户延迟比例。（三）定期优化分析1.数据分析数据分析是备品备件管理的重要环节之一。通过对采购、库存、质量等方面的数据进行收集和分析，可以及时发现和解决问题，优化管理流程和提高效率。同时，数据分析还可以为企业的决