档案管理工作条例

档案管理工作条例一、总则（一）为了加强学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，为学院各项工作服务根《中华人民共和国档案法（以下简《档案法、合学院实际，制定本条例。（二）本条例所称档案，是指学院在从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字图表数据像等不同载体的文件材料。（三）学院档案记录和反映了学院建立、建设和发展的历史过程，是学院各项工作的重要组成部分之一是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要要基础工作。（四）学院各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案完整真实与安全便于开发利用的原则任何部门和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。（五学院应加强对档案工作的领导把档案工作纳入学院规划和计划列入各部门有关人员岗位职责各部门必须加强对档案工作的管理将文件材料的工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。二、管理体制（一学院成立档案管理工作委员会由学院主要领导担任主任领导全院档案工作。（二院办公室是学院档案管理的职能机构主管全院档案工作对全院案工作实行统筹规划组织协调监督和指导它既是学院档案工作的职能管部门又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构根据需要在件成熟的部门设档案分室，分室工作受学院办公室指导。的负责人为第一责任人。档案人员具体承办本部门的档案工作。三、档案工作人员、经费、库房、设备（一）档案室工作人员要认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业忠于职守、严守机密、勇于创新、具备档案专业知识和一定的科学文化知识。（二档案工作所需经费由学院单独立项列入学院年度经费预算学院各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备在经费上给予支持，并为本部门档案管理人员提供必要的工作条件。档案管理要求的档案库房。库房内应有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温防强光存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房，并配置恒温、恒湿设施。（四根据需要学院应有计划地为档案部门配置计算机复印机照相机、扫描仪、摄像机等设备，使档案管理现代化同学院管理现代化同步发展。四、文件材料的归档、移交和接收（一学院实行文件材料形成部门和课题组立卷的制度各部门应归档的文件材料由文件材料形成者配合本部门兼职档案员按照文件材料的形成规律整理负责各部门立卷的业务指导及档案质量的检查、验收工作。等14件材料的归档范围和保管期限《山西旅游职业学院各立卷部门档案归档范围保管期限》执行。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。（三对于反映学院历次重大活动和校容校貌的声像材（包括录音带录收集工作的正常开展，学院实行声像材料先移交后报销的工作制度。（四有关部门对科研成果基建竣工贵重仪器设备及其他技术项目进行鉴定验收时必须通知档案室相关人员参加以便对应归档的文件材料进行审查验收、签署验收意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目不予鉴定验收、不予评奖、不予申报成果。以科技归档档号，作为评审职称的依据。（五档案室应通过征集代管接受捐赠等形式管理学院个人在非职务活动中形成的重要文件材料，并注意征集与学院有关的各种档案资料。（六档案归档时间党政部门和能按年度归档部门的文件材料在次年六前归档教学部门和能按教学年度归档部门的文件材料应在次年寒假前归档科研基建等部门应在项目完成并通过鉴定验收后两个月内归档仪器设备在箱验收后归档。执一份备查。五、档案管理（一学院各种门类载体的档案原则上应由学院档案室统一管理对某需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案根据实际需要经学院档案管理工作委员会审议批准后可设置分室但必须专人负责实行统一领导级管理。（二）学院档案室对接收进档案室的档案按全宗进行分类、编目、排上架。（三档案室应定期做好档案的鉴定工作对保管期限已满的档案应组有关专业人员和档案人员按照有关规定进行鉴定凡需销毁的档案按有关要执行。（四）档案室必须做好档案统计工作，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据，按照有关规定，向上级部门报送档案基本情况统计年报。（五档案室应会同有关部门定期进行档案密级的审查根据具体情况及时调整密级。（六档案室应做好档案保护工作建立库房管理和检查制度实行专人迹褪色的档案要及时修复或复制在定期检查档案时遇有特殊情况应向院案管理工作委员会汇报，及时处理。（七档案是学院科学管理正确决策的重要信息资源为了充分发挥档案信息资源的作用学院应将档案室纳入学院自动化信息管理网络使档案室现代化管理同学院现代化管理同步发展以适应档案科学管理需要符合高校教育管理信息系统联网要求同时学院各部门也应积极推进档案计算机管理按照档案室统一要求建立档案数据库。六、档案的利用、开放和编研（一）档案室应按照《档案法》的规定，向全院开放属于开放范围的档案。但档案属下列情况之一者不宜开放：1、涉及党和国家秘密的；2、涉及专利或技术秘密的；3、涉及个人隐私的；4、档案形成部门规定限制利用的。（二档案室应设立专门的阅档室并提供全宗指南档案室指南和各种检索工具档案室工作人员应熟悉室藏档案了解学院各项工作的需要加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，发挥有关部门的助手和参谋作用，最大限度满足利用者的需要，提高社会效益和经济效益。（三）利用本院档案，均应按规定办理利用手续：1、本院工作人员因工作需要可凭工作证到档案室查阅。2、借阅非保密档案；院工作人员因公并经部门负责人同意查阅涉密档案，档案室负责人审查后，须经院档案管理工作委员会主任或院长批准；3条1､2款规定办理；4、社会各部门或个人查阅非保密档案，需持合法证明经档案室批准；查阅秘密档案须经院长或档案管理工作委员会批准非本院工作人员档案概不出。5、查阅、借用档案不得丢失、污染、折叠、涂改和转借；对借出档案，档告学院档案管理工作委员会处理。（四院档案室应加强档案编研工作大力开发档案信息资源根据学院和社会的需要有计划地对档案资料进行研究和整理编辑出版各种汇编资料和编研成果，为学院教学、科研和管理工作服务，为社会各方面工作服务。（五院档案室积极参加本系统本地区的档案协（学会研究会活动，不断提高学术水平。（六院档案室应发挥其科学文化功能利用所藏资料开展档案宣传教育工作，创造条件逐步把档案室办成学院和社会的思想宣传工作基地。七、档案的鉴定和销毁（一档案鉴定工作在主管院长领导下由档案室和有关业务部门组成鉴定小组其职责是调整密级和保管期限提出销毁无保存价值档案的意见写出定情况报告。档案保管期限分为永久、长期和短期，划定的原则是：1、凡是反映学院主要职能部门活动，基本历史面貌的各项工作，具有长利用查考价值的档案，列为永久保存；2、凡是在一定时间内学院进行各项工作需要利用查考的档案，根据情况列为长期或短期保存。长期为16～50为15年以下；3介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案一般从长划定。两人以上进行监督批准人监销人都要在销毁档案清册上签字未经鉴定和准，不得销毁任何档案。八、考核、奖励和处罚（一学院建立档案工作的检查考核和评估制度每两年由学院档案管理工作委员会布置由院档案室具体组织对各部门的档案工作进行考评对于在年度归档工作中表现突出的集体和个人、档案编研及服务工作优秀者给予奖励。（二）学院对考评优秀者或有下列事迹之一的给予奖励1、对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；2、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；3、对档案学研究做出重大贡献的；4、将重要或者珍贵档案捐赠给学院的；5、同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。（三有下列行为之一者院档案管理工作委员会可视情节轻重《档案法》规定的程序报学院建议直接负责人所在部门给予行政处分造成损失的可根据档案价值和数量责令赔偿情节严重触犯刑律的还应依法追究法律责任。1、损毁、丢失属