原始地质资料

原始地质资料立卷归档规则

2012年8月一、《原始地质资料立卷归档规则》简介二、原始地质资料立卷归档工作的原则及方法三、原始地质资料文件的分类四、原始地质资料立卷归档中的几个需要注意事项提纲《原始地质资料立卷归档规则》

简介1.原始地质资料：在进行地质工作时直接形成或采集的、反映地质现象或地质体的、以各种载体类型存在的原始记录、数据及中间性解译资料、最终地质工作成果原稿等。

2.地质档案：地质工作中形成的对国家和社会具有保存价值的并归档保存的原始地质资料。

3.电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（一）术语和定义

4.立卷归档：根据原始地质资料形成规律和特点，按有关要求收集齐全，系统整理，组成案卷，移交地质档案部门统一管理的过程。

5.案卷：由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

6.件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，正文、表册、附件、图册等一册（本）文件为一件，附图一张一件；以能独立有效使用的电子文件（夹）为一件，数据库或软件文件夹为一件。（二）原始地质资料的归档范围

地质工作中形成的具有保存价值的原始地质资料，均属归档范围。（三）卷内文件的分类

根据原始地质资料的形成规律、形式特征和内在联系，案卷内的原始地质资料划分为“底、测、观、探、样、试、录、像、综、文”10类。具体的分类方法将在后面的原始地质资料工作方法中详细讲解。（四）文件的编号

档号（文件号）由案卷号、卷内类别代号、件号组成：

案卷号：立卷归档时由地质档案部门赋予案卷的代码。

类别号：用规则中给定的类别代号表示。

件号：各类内，以件为单位从1开始编流水号，一件一号，采用四位阿拉伯数字表示，不足四位的前面填充“0”。档号（文件号）结构为：案卷号+类别号+件号。示例：档号12345D0033中，12345为案卷号；D为卷内类别代号，代表成果底稿底图类；0033为件号，代表“底”字类中第33个文件。（五）文件目录的组织

文件目录是由若干个文件条目构成。每个文件条目是由“序号”、“类别代字”、“件号”“文件题名”、“单位”、“数量”、“密级”、“载体形式”、“纸介质盒（袋）号”、“电磁载体编号”、“文件字节数”、“备注”等信息项组成。“序号”是文件的总“序号”，“件号”是每一类文件的顺序号文件分为10类，其排序是按“底”、“测”、“观”、“探”、“样”、“试”、“录”、“像”、“综”、“文”顺序排列的。这个顺序是不变，如果其中一类没有，应按顺序排列后面类别的文件。

（五）文件目录的组织在各个类中，文件的排列顺序应基本按《原始地质资料立卷归档规则》中附录A的顺序排列，也可按本单位历史上原始地质资料分类文件排列习惯排列。

以件为单位，从1开始编流水号，一件一号，采用四位阿拉伯数字表示，不足四位的前面填充“0”。这种不足四位前面填充“0”的编号形式，为今后建立原始地质资料目录数据库打下基础。（六）纸质文件材料立卷归档的一般要求

书写墨水应使用碳素或文件记录墨水，要求书写工整，符号清晰，着色符合规范标准，文字、图等符号应着墨牢固。不应使用圆珠笔、彩色笔等易褪笔迹的材料书写。野外记录应使用适于野外记录并利于长期保存的书写材料，对点号、岩层产状、地层代号、厚度、长度、面积、体积及坐标等重要数据、重要地质现象素描图、采样符号以及各种图件均应着墨。（七）电子文件立卷归档的一般要求

电子文件的数据组织形式，应根据资料类别、数据成果特点、成果单元构成形式或参考利用方式而定，以方便地质档案管理和利用。参考附录A中的归档类目组织文件（依据内容进行分类排序），拟定名称（电子文件名就是档号，文件夹的名称，依不同级次分别用案卷号、案卷号＋分类代码、档号作为名称），建立文件夹，将电子文件存入文件夹中。a）每一项地质工作的电子文档以一个独立的子目录置于根目录下，(一级子目录：就是以案卷号为条目组织的目录)子目录名即为该地质工作形成的地质档案的案卷号，该份电子文档的所有电子文件均置于此子目录下。地质档案文件目录及备考表放在一级子目录下；

b）在一级子目录下按卷内类别建立二级子目录，分别用于直接存放该份电子文档相应类别所有的电子文件，二级子目录名为案卷号+类别代号，如“331D”；c）如果二级子目录下需建三级子目录，在二级子目录下应按照一件文件一个子目录的原则再建立若干个三级子目录，每一个子目录的名字与该件所对应档号(文件号)相同，它们将分别用于存放该文件及其运行时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、字库和文件等），且这些相关文件要存放在一个独立的文件夹中。如果各件电子文件是用同一工具软件形成的，运行时所必须的相关文件相同，则可以将这些相关文件以一个独立文件夹的形式直接放在该二级目录下，但应在电子文件登记表中进行说明；

d）如果三级子目录下还需再建立其它的子目录，那么创建后应在电子文件使用说明书中进行说明。电子文件归档示例

电子文件所提供的信息，应齐全、完整、准确。电子文件一般不加密，如已加密应将密钥同时归档。电子文件数据文件格式应采用通用标准格式，便于数据交换和共享，具体可参照国土资发〔2006〕210号《关于印发<成果地质资料电子文件汇交格式要求>的通知》中相关规定。不宜制作压缩电子文件。电子文件应附有地质档案文件目录及备考表，并打印纸质文件以备查阅。存储电子文件的载体上应附有外标签，标签内应填写地质档案案卷号、载体号、题名、写入数据日期等（见图）。原始地质资料立卷归档工作的原则及方法

原始地质资料立卷归档工作的基本原则“完整有序”。完整：就是在地质生产及科研工作中产生的所有有保存价值的文件、信息材料都要进行立卷归档，归档文件的内容要素构成应完整，并符合地质规范的要求。也就是说，文件材料数量要齐全，其内容构成也要齐全。有序：就是归档的原始地质资料每一个案卷的管理要有序，每一个案卷中所有文件材料及信息管理也要有序。也就是要按照《原始地质资料立卷归档规则》进行分类排序，建立卷内目录。只有有序才能对原始地质资料进行有效管理，才能提供优质服务。（一）立卷归档工作原则（二）立卷工作方法

资料管理人员要通过项目评审或其他途径，及时掌握本单位各项目的完成时间，督促项目组及时进行原始地质资料的立卷归档，并对项目组原始地质资料的立卷归档工作进行指导。包括：协助项目组完成案卷内文件材料分类，建立目录索引表、编制文件目录及正确填写备考表等。同时，资料室工作人员需提示项目组人员对文件中该着墨的文字、符号、线条都要着墨。文件材料的书写要符合档案管理的要求。

在项目组完成原始地质资料立卷后，资料室工作人员应到项目组，对该原始地质资料的立卷质量进行实地检查。检查合格后，项目组将立卷的原始地质资料移交到资料室，办理移交手续，填写备考表（见附件四），进行归档。（三）归档工作方法1．给案卷号并填写总帐资料管理人员需给归档的原始地质资料一个案卷号。即从总账簿中索取案卷号，并填写总帐。案卷号一般是一个大流水号，按归档时间顺序排号。有些资料室是按分类编号的方法进行管理的，同样也要索号，填写总帐。有了案卷号，这份原始地质资料就固定了它在原始地质资料库中的排列顺序及相应的存放位置。2．建立卷内目录卷内目录包括封面、索引目录、文件目录、备考表等。首先应建立文件目录，就是将卷内所有文件材料进行分类，并按规定顺序组织建立文件目录。建立目录就首先要知道一个目录条目的构成形式。它是由文件总顺序号、类别代字、件号、文件题名、单位、数量、密级、保管期限、载体形式、纸介质盒（袋）号、电磁载体编号、电子文件名或文件夹名、文件字节数及备注等组成。

建立文件目录一般先从纸质目录部分开始，然后才能建立相应的电子文件目录。这是因为电子文件目录要与纸质文件目录在编号上取得一致，但有时，电子文件与纸质文件并不是一一对应的。

如果一个电子文件对应多个纸质文件，如分幅图，如果它在纸质文件中有4个实物，而在电子文件中是1个文件。在文件目录中，纸质文件按实际数量编号的，那么在文件目录中，电子文件号就取所对应纸质文件的最小号（见附件二）。3．注记档号在原始地质资料中，每一份纸质文件材料都要标注档号。书本式文件注记在文件右上角：图件类文件注记在图签附近。注记档号不能遮盖任何有用信息，这与成果地质资料的整理是一致的。原始地质资料文件的档号由案卷号、类别代号、件号三段组成。例：文件档号为：“539Y0032”，其中，“539”为案卷号；“Y”为类别代号；“0032”为件号。此档号表明该文件是539号档案中采样测试鉴定类的第32个文件。原始地质资料文件的分类（一）分类概念

分类的目的就是为了管理、学习研究、查寻检索及统计的方便。比如人事管理，我们可以按年龄、性别、学历、职称等进行分类管理。再如在学习上，我们往往会把某些具有相同概念的东西归纳一起，这样更便于记忆与领会。分类目录则是按一定的逻辑关系，将事物进行分门别类，并确定每个事物各自的排列位置，满足人们管理、检索与统计的需要。（二）《规则》的分类《规则》分类逻辑依据地质工作的不同工作阶段进行分类

1．成果底稿、底图类（代字/代号：底/D）以前“底”字类有真正的手稿、底图、手绘资料等。现在是通过计算机打印形成文字报告和各种图件，修改也是在计算机上完成的，没有了中间环节，所以我们只能按照原始地质资料管理的习惯，将现在的成果地质资料放在“底”字类中。它包括成果报告正文、附图、附表、附件、数据库和软件、审批文件等。

2．测绘资料类（代字/代号：测/C）地质工作的开展，有时需要先测绘一些地形资料，这就形成了地质测绘文件材料。主要包括测绘设计、观测记录（专指测绘工作中形成的各种观测记录资料）、计算资料、测绘成果、验收文据等。

3.野外地质观察类（代字/代号：观/G）地质测量工作完成后，地质人员开始在野外进行观察与调查。形成了各种手工记录或电子文件。包括野外地质调查图件、观测记录、照片及底片、工作总结（小结），相关质量检查记录等。

4.勘探工程及现场试验类（代字/代号：探/T）野外观察有某些信息后，有时就要上地质工程，如钻探、槽探、平垌等，这就形成了“探”字类文件材料。包括地质工作中的钻探（井）、坑探、槽探等地质工程资料，各类野外试验资料，相关质量检查记录等。

5.采样测试鉴定类（代字/代号：样/Y）在野外观察及探矿工程中取得的各种标本、样品需要进行鉴定，这就形成了“样”字类文件材料。包括各类样品的采样记录、采样位置图、测试成果及相应的总结报告、质量检查记录等。如重砂鉴定、薄片鉴定、化学分析数据等资料。6.试油、试采、采油类（代字/代号：试/S）这一类是主要为开展油气地质工作设计的，主要包括油气勘探与开发过程中试油、试采、采油形成的各种资料。

7.仪器记录及动态资料类（代字/代号：录/L）在地质工作中，我们有时采用地质工程进行地质勘查，有时采用物化探手段进行地质勘查，有时二者兼用。这一类中，主要是物化探工作中，水文地质观测中各种仪器记录形成的资料。包括各种仪器记录形成的原始数据、图纸、照像图纸和底片、磁盘（带）等，各类地质长期监（观）测点的位置图、观测记录、动态曲线等材料，相关质量检查记录。8.航遥影像类（代字/代号：像/X）包括遥感、航空摄影测量过程中所形成的照片或像片资料。

9.中间性综合资料类（代字/代号：综/Z）野外工作告一段落，野外所取得的数据要进行阶段处理。这一类主要是在室内整理过程中所形成的文件材料。包括重要中间性成果及其图（册）、表、卡，相关质量检查记录等，技术阶段小结、总结、技术专报等。

10.技术管理文件类（代字/代号：文/W）主要是项目管理工作中形成的各种文件材料。包括立项文件、设计书、指示性文件、重要技术措施材料、质量体系运行的相关文件、申报奖励材料等。原始地质资料立卷归档中的注意事项

（1）一个文件、信息按内容只能分在某一类中。但由于文件、信息涉及的事项复杂，逻辑关系错综，按内容可能会出现跨类现象。对跨类文件、信息的解决方法是：可以按照大多数阅者的习惯，遵照基本合理的原则，分到某一类中。（2）如果一个原始地质资料文件，其内容是跨类的，则应根据该文件的主体内容分入相应类中。（3）一般说来，各种未被加工的原始的文件、信息应按《原始地质资料立卷归档规则》归于相应类，而经过后期加工，比如室内加工后的文件材料，一般可归于“底”字类或“综”字类。

（4）野外记录本尽量根据内容编制简要题名。不能在文件目录中写野外记录本多少本，这样不便于信息资源的查找。

（5）文件载体单位及数量：根据需要可填文件的页及页数。比如文字报告等一些重要文件，它的页数一般可反映该报告的工作详细程度，这也是一种有用信息。

（6）分类观点可以不同，但最好不保存相同的文件材料。比如，有的单位在“底”字类中保管有钻孔柱状图，在“探”字类中又保管有相同的钻孔柱状图，同一案卷重复保管相同文件势必造成人力、物力的浪费，这种方法是不可取的。

分类不是目的，如何管理好原始地质资料，如何提供更便捷的服务是我们的目的。分类不可能是极端精确的，每个人对类别的划分有自己的理解。原始地质资料文件的分类管理是手工管理阶段的产物，随着科技进步，以及原始地质资料目录数据库的建设与使用，人们只需输入一个或几个关键词就可以快速检索到所需资料信息。这时原始地质资料分类仅统计功能上的有意义。原始地质资料的分类体管理体系甚至会慢慢淡化。现在就有单位的文件材料是按文件形成的前后顺序大流水排号。服务利用时，依靠建立的目录数据库，用关键词进行检索查询，既方便又