工程施工企业财务支付规范

XXXX有限公司财务支付规范

编制：财务管理中心xxxx年xx月xx日

目的为了加强成本费用管理，节约开支，提高公司的资金使用效率和经济效益，进一步明确集团公司各级管理者的财务审批权限，规范财务开支和资金支付程序，使各项财务开支的申请、审核、批准程序更加严密，审核、审批的职责权限更加科学分明。根据《中华人民共和国公司法》、《会计法》、《企业内部控制规范》和《公司章程》等有关规定，结合集团公司的实际情况及行业特点，制定本规范。适用范围本规范涵盖工程项目直接费支出、工程间接费用支出、固定资产采购支出、低值易耗品采购支出、备用金借款、工资（奖金）支付、公司管理费用支出、财务费用支出等财务支付方面的业务流程，该规范适用于集团公司各部门以及下属子公司。财务中心负责制订本规范、修订和补充未尽事项，并负有解释权。术语和缩略语3.1本规范所指“以内”均含本数，“以上”均不包含本数。3.2本规范中部门负责人指部门第一责任人。3.3本规范中支付审批权限指经复核完毕后的最后审批人，复核流程见具体支付流程。工程直接费支付的流程、职责、审批权限及规定4.1工程直接费支付的流程：详见后附的《项目各类支出提、审、决一览表》业务经办人——项目部门负责人（审核）——分管副总或总工（复核）——项目财务负责人（核准）——项目经理或总经理或董事长（批准）——出纳（付款）。4.2工程直接费支付的职责：4.2.1业务经办人行使经办人的职责，对每笔支出签名确认，并对相应原始凭证的真实性、合法性、完整性、准确性负责。4.2.2项目各部门负责人行使审核人的职责，对分管工作范围内的各项支出的真实性、合法性、合理性、必要性承担管理及审核责任。4.2.3项目部分管领导行使复核人的职责，对分管工作范围内的各项支出的真实性、合法性、合理性、必要性承担管理及审核责任4.2.4项目财务部负责人、公司财务副总（总监）对经办人提供报销凭证的合法性、真实性、完整性和准确性进行再次审核，并在审批权限范围内进行审批，对不合规的经济事项有否决权。4.2.5项目经理根据公司的授权，负责统一管理本项目财务支出的审批事务，对相应环节上报的财务支出事项审批后交财务部门办理资金结算。4.2.6总经理对公司的经营管理工作负领导责任，并对单笔支付金额≥50万元＜100万元的款项行使审批职责。4.2.7出纳行使付款人的职责，对所有支付凭证须进行最后审核其内容与金额是否与实际相符，票据是否合法、合规，收款单位的4.2.8对长期外出4.2.9当审核、核准、批准责任人短期出差在外，而事件比较紧急必须立即审批的，根据工作需要审核审批责任人可以临时短信、邮件授权副职或相关责任人对各经济事项进行审批，待出差回来后对报销或资金支付行为办理补签确认手续。4.2.10经办人、审核人、核准、批准人、付款人4.3工程直接费支付的审批权限：5万元以上的劳务分包、材料采购、机械租赁等必须签订合同，合同签订之前必须报上级公司审批，经公司审批后方可正式签订合同。款项支付必须按照合同约定和相关计价、结算程序执行，任何人不得越权审批。合同结算范围内单笔金额50万元以下的款项支付由项目经理审批；50万元（含）以上100万元以下的由总经理（总经理授权人）审批；100万元（含）以上的由董事长审批。合同范围以外、或未按合同规定的付款、未办理工程、材料、机械租赁结算的付款，无论金额大小均由总经理审批。禁止各单位将单笔大额付款化整为零或分解后分次支付以降低审批权限、规避审核流程。4.4工程直接费支付的规定：4.4.1工程直接费支付是指与工程项目相关的人工费、材料费、机械租赁及其他直接费等的支付。4.4.2工程直接费支付原则上要求对方提供相应税务4.4.3办理工程直接费支付时，应根据对方出具的发票、合同，工程计价单等，由项目经办部门经办人签字，经项目相关部门部门审核或分管领导复核、项目财务审核、项目经理审批后出纳方能付款。付款时要求收款单位与发票（或合同）上的单位名称一致。不符合审批签字流程或者手续不完备以及不符合验工计价付款制度的业务，财务部门有权要求完善相关手续，有权拒绝付款。4.4.4项目部要坚决杜绝超额支付劳务工程款，无故超付工程款视为违犯财经纪律行为。对于特殊情况下不能及时办理对下验工计价而又确实需要支付工程款时，必须由工程技术部门提供劳务队相应的未计价工程数量，并经技术主管、工程部长、总工复核后，再由计划合同部估算工程（劳务）价款并经成本副经理审核后送交财务部，物资、设备等部门同时提供应扣材料费、机械费、电费等应扣款项送交财务部，最后经财务部门核算应付款总额，才能报经项目经理批准预支部分工程款（劳务费），付款控制额度不得超过预估应付款的50%。固定资产采购付款的规定：5.1固定资产采购流程：业务经办人（申请）——项目经理、总工（复核）——固定资产管理部门（审核）——分管副总（审核）——总经理（审批）——董事长（批准）。(详见后附《设备购置申请表》)5.2固定资产付款流程：（详见项目、机关各类支出提、审、决一览表）业务经办人——部门负责人（复核）——分管副总或总工（复核）——财务负责人、财务副总（总监）（审核）——审批人（批准）——出纳（付款）。5.3固定资产采购付款职责：同工程直接费支付的职责。5.4固定资产采购付款的审批权限5.4.1固定资产采购由集团公司统一管理，董事长为唯一审批权限人。固定资产采购必须由使用单位事前填写《设备购置申请表》，按照相关申报审批流程逐级审核批准，并经董事长最终审批后方可实施采购。5.4.2经过批准购买的固定资产，总经理、项目经理为付款审批权限人。5.5固定资产5.5.1固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的使用寿命超过一个会计年度的、具有独立使用功能的有形资产5.5.25.5.3办理固定资产款项支付时，生产用固定资产应先到工程部办理资产登记手续，非生产用固定资产先到炳泰矿业公司后勤办公室办理资产登记手续，然后由经办部门经办人将发票、合同、购置申请表等凭证低值易耗品采购付款的规定：6.1低值易耗品是指不能作为固定资产（一般指单价在2000元以内的物品）的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿、包装容器、打印机、传真机、照相机、显示器、点钞机、保险柜、空调机、冰箱、洗衣机、电视机、音响、测试仪器、移动硬盘等。6.2低值易耗品采购要求供应商开具普通税务发票。6.3低值易耗品采购由需求部门根据费用控制限额提出书面申请，办公用低值易耗品原则上由炳泰公司后勤部门统一采购，生产性低值易耗品原则上由项目物资部统一采购。6.4办理低值易耗品款项支付时，由经办部门经办人填写《费用报销单》，并办理验收入库手续并登记后再提交财务部审核。6.5对于批量采购的低值易耗品，原则上应实行招标，与供应商签订采购合同。备用金借款的流程、职责、审批权限及规定7.1备用金借款的流程：业务经办人—部门负责人及分管副总、总经理直管的部门负责人（复核）——分管副总或总工（复核）——财务负责人、财务副总（总监）（审核）——审批人（批准）——出纳（付款）。（详见项目、机关各类支出提、审、决一览表）7.2备用金借款的职责：详见工程直接费支付的职责。7.3备用金借款的审批权限：额度内备用金借款由财务负责人审批，额度外的备用金原则上不予借款。7.4备用金借款的规定：7.4.1备用金借款是指经办人因零星开支、业务采购、差旅费等7.4.2备用金限额：一般情况下，备用金额度为：司机3000元，伙食备用金1000元，办公室主任2000元，项目经理5000元。特殊情况下，项目部也可根据实际工作需要增减备用金使用人，调整备用金额度，但必须报经公司财务中心批准。备用金实行随用随报制度，使用人离职必须收回备用金借款。7.4.3办理备用金借款时，需填写《借款审批单》，并由各部门负责人审批后按额度标准报批，超过额度的须由部门负责人提供担保（原则上试用期人员不借款，特殊情况需要借款的由部门负责人提供担保）并经总经理审批。7.4.4经办人因业务需要申领临时借款，需写明借款理由，原则上须在业务完成或出差返回后三个工作日内销账、报销，7.4.57.4.6备用金借款年末（7.4.7员工可以预借应发未发工资的80%。员工个人借款≥10000元，必须报经公司财务管理中心审批。7.4.8领用现金超过1万元的大额现金需提前一间接费用、管理费用、财务费用报销的流程、职责、审批权限及规定8.1间接费用、管理费用、财务费用报销的流程：业务经办人——财务部（初审）——部门负责人及分管副总、总经理直管的部门负责人（复核）——分管副总或总工（复核）——财务负责人、财务副总（总监）（审核）——审批人（批准）——出纳（付款）。（详见项目、机关各类支出提、审、决一览表）8.2间接费用、管理费用、财务费用报销的职责：同工程直接费支付的职责。8.3间接费用、管理费用、财务费用报销的审批权限：8.3.1机关预算内的费用（不含招待费）1000元以下由财务总监审批；1000元以上费用由总经理审批。预算外或超过年度预算额度的所有费用由董事长审批。8.3.2各管理人员本人经办（包括授权下属办理相关事务）的费用须经上级审批，管理人员不得审批自己的费用。分管副总、总经理直管的部门负责人所产生的费用必须经总经理审批后方可8.4间接费用、管理费用、财务费用报销的规定：8.4.1差旅8.4.1.1差旅费是指企业员工被派往异地进行业务联络或处理期间发生的各项费用，主要包括期间发生的往返出差地的交通费、出差地市内交通费、出差期间伙食8.4.1.28.4.1.3差旅费报销的标准按公司现有的《费用开支管理办法》执行8.4.1.4员工出差前应做好出差计划，出差返回后应向财务部门提交《出差审批单》，《出差审批单》须经办公室登记实际出差时间。若没有《出差审批单》，不得签批差旅费报销单。8.4.1.5员工异地出差可以乘坐火车、汽车、飞机、轮船：不超过20小时主要出差工具为火车、汽车，超过6小时可以考虑卧铺；超过20小时可以考虑乘坐飞机，另外有特殊情况可考虑乘坐飞机（如机票价格在5折以下或单程价格低于火车票）。乘坐飞机需提前申请，经总经理以上领导批准后，凭机票据实报销。8.4.1.6出差地市内交通费主要为在出差地购买的公交车、地铁票的费用，出租车票原则上不予报销，特殊情况需要部门负责人在票据背面签字确认后方可报销8.4.1.7报销出差住宿费时，需注明住宿天数及共同住宿人数，并且住宿发票内容要求填写齐全，包括起止日、房号等。8.4.1.8员工驻项目检查工作期间，不享受出差伙食补助，但可报销路途伙食补助。无论是投标或工作检查等业务工作，只要合作方提供了食宿或招待，公司不再报销相应的伙食补助。8.4.1.9乘坐公司车辆出差不再报销车船票、市内交通费，也不再报销出差交通补助，但可报销路途伙食补助。8.4.2业务招待费8.4.2.1业务招待费是指为了公司业务及其管理的需要，招待客户等相关人员所发生的费用，主要包括餐饮费、礼品费等，招待费必须坚持节约、有利、适度的原则，实行一餐一报或一事一报制度8.4.2.2部门负责人及公司管理层需要发生业务招待费，须提前申请，并提交《招待费申请表》，说明招待时间、招待对象、招待事由、招待地点、招待标准、参加人员等内容。报销招待费时，必须向财务部门提交《招待费申请表》，否则，财务部门可以拒绝受理。8.4.2.3《招待费申请表》要求按次填写，机关所有招待费须经总经理或董事长审批；项目部招待费须经项目经理审批。未经审批，任何人员不得使用8.4.2.4业务招待费报销须提供经领导审批过的《招待费申请表》、餐饮发票、礼品发票、接待会务住宿发票等合法票据，原则上不准发生烟酒、足浴及娱乐等招待形式，此类发票不得报销。但在8.4.2.5、办公费、宣传费、劳保费、通讯费、修理费、车辆费、差旅交通费、市内交通费、误餐伙食补助等报销按公司原有的《费用开支管理办法》的统一规定执行。工资薪酬的支付规定：根据公司的相关薪酬制度，人力资源部将考核结果、员工薪金调整情况、当月社保情况报财务部；行政部门将本月员工考勤报财务部，财务部制表后报人力资源部审核，审核无误后经总经理（总经理授权人）或项目经理审批后发放。员工工资在次月10日以前发放，不得无故拖欠。集团公司各公司之间资金划拨及经营投标往来资金的流程、职责、审批权限及规定：10.1审批流程：业务经办人——财务负责人、财务副总（总监）（审核）——审批人（批准）——出纳（付款）。（详见项目、机关各类支出提、审、决一览表）10.2集团公司各公司之间资金划拨必须经集团公司统一调配，并经集团财务中心过账。10.3集团公司所属各单位的银行开户由集团公司财务总监审批。10.4集团公司各公司之间资金划拨审批权限：10万以内的由财务负责人审批；50万以内的由财务副总（总监）审批。50万以上的由董事长审批。10.5公司经营投标的资金往来由总经理审批，总经理不在时由财务总监审批。报销及支付的注意事项11.1报销的原始单据须符合国家规定，要求内容齐全，并不得有涂改、描写及添加的痕迹，原始单据有错误的，应当由出具单位重开（指金额有误时）或更正，更正处应加盖出具单位印章，对于白条、内部收据、过期发票等不符合国家财经政策规定的票据，财务部门有权拒收，对非公司名称或公司在职员工名称抬头发票等其他不符合财务规范的单据，财务部门说明理由后，有权拒绝报销。11.2报销或资金支付发生时必须按要求填制报销或支付凭证，报销或支付凭证记载的各项内容均不得空缺和涂改，并与所附发票的内容、金额一致，对金额计算错误的，需重新办理审批手续。11.3资金支付如需办理支票、汇票的，应提供正确无误的单位名称、开户