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文档简介
员工档案的管理制度1.前言本规章制度旨在规范和引导员工档案的管理工作，确保员工档案的完整性、保密性和可访问性，提高企业的管理效率和员工信息的安全性。本制度适用于我公司全部雇员的档案管理工作，包含招聘、入职、离职等各个环节。2.信息收集与更新2.1档案收集2.1.1在员工入职时，人力资源部门将委托员工本人填写员工基本信息表，包含但不限于姓名、性别、降生日期、身份证号码、联系方式等内容。2.1.2人力资源部门将收集员工的教育背景、工作经过以及其他必需的背景资料，并将其纳入员工档案。2.1.3档案中应包含员工的个人照片，并确保照片的准确性和真实性。2.2档案更新2.2.1员工个人信息如有更改，包含个人联系方式、住址、紧急联系人等，员工应及时向人力资源部门供应更新信息。2.2.2人力资源部门应定期核实员工档案信息的准确性，并进行更新。2.2.3员工晋升、调岗、离职等情况发生时，人力资源部门应及时更新员工档案中的相关信息。3.档案保密与安全3.1保密原则3.1.1员工档案属于保密信息，必需严格遵守保密原则，禁止将员工档案信息透露给未经授权的人员。3.1.2人力资源部门及其工作人员应敬重员工隐私权，对档案信息严格保密。3.1.3员工档案只能在工作需要的情况下被查阅，查阅人员必需有明确的授权和合法的理由。3.2档案存储与备份3.2.1员工档案应妥当保管，采用安全可靠的方式进行存储，保证档案的完整性和可访问性。3.2.2人力资源部门应对员工档案进行定期备份，并保证备份数据的安全性和完整性。3.2.3档案存储设备应放置在安全的地方，避开非授权人员接触和损坏。3.3档案借阅与归还3.3.1员工档案的借阅必需经过授权，并确保借阅目的合法合规。3.3.2借阅人员必需填写借阅登记表，并在借阅期限内归还，逾期需要经过额外的审批。3.3.3档案借阅后应由借阅人妥当保管，不得将档案外借或透露给他人。4.档案使用与查询4.1档案使用权限4.1.1档案使用权限仅限于人力资源部门及经过授权的管理人员。4.1.2授权查询员工档案的人员需遵守保密原则，不得滥用档案信息。4.1.3档案使用权限应依据工作需要进行明确调配，并进行严格的审批和管理。4.2查询申请与审批4.2.1非相关人员如需查询员工档案，应提交书面申请，并注明查询目的和必需性。4.2.2人力资源部门应依据申请人的需求进行审批，确保查询行为合法合规。4.2.3查询记录应及时记录并妥当保管，确保查询行为的可追溯性和安全性。4.3查询结果与使用4.3.1查询结果仅供查询人员使用，不得私自窜改、删除或披露给非授权人员。4.3.2查询人员在使用查询结果时应严格遵守保密原则，不得滥用或泄露员工档案信息。4.3.3查询结果应及时销毁或归档，避开泄漏员工隐私。5.附则5.1本规章制度的解释权归企业管理负责人全部。5.2对于违反本规章制度的行为，将依据公司有关管理规定进行相应处理。5.3本规章制度自颁布之日起生效。以上就是员工档案的管理制度的
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