集团费用报销新规制度

文献编号：RX-CW--01拟文日期：01月01日文献类别:制度拟文：复核：审核：批准：抄文部门：集团财务和各下属公司财务部抄送：页数：共1页□传阅■阅后存档□保密□其她***集团费用报销制度目录TOC\o"1-1"\h\z\u5782第一章总则 129974第二章员工及主管人员责任 132589第三章出差费用报销管理 229041第四章手机费用报销规定 82185第五章车辆费用报销规定 1030053第六章销售佣金报销规定 116996第七章销售返利、促销费（按实际回款金额）报销规定 1217936第八章业务招待费报销规定 121349第九章机票、高铁、火车票报销细则 1414384第十章邮递、运送费用报销规定 1627106第十一章办公费用报销规定 163032第十二章借款、备用金关于规定 179154第十三章附则 18总则为保证集团及各公司各项支出按规定原则及程序和恰当授权进行，防止差错和舞弊，保证资金安全与流转地顺畅，保证各项支出真实、精确与完整，提高公司经济效益，指引员工报销真实、必要、合理出差费用，结合我司实际状况，特制定本制度。本制度合用于***集团本部及各下属公司（如下统称“各公司”）。员工及主管人员责任员工应承担如下责任合理制定出差筹划，跨市、跨省、跨国出差提前填写出差申请，提交直接主管批准。在各项出差费用发生之前，应充分理解本制度对此规定，并对发生出差费用进行合理成本控制，最大限度地减少费用支出。保证费用真实性，如实申报本人所发生出差费用及有关补贴，禁止私费公报。出差返回后，对的填写费用报销单据，及时报销费用。对于财务部门询问及问题反馈，及时予以回答和解决。国外出差，为配合公司申请出国政府补贴，有关人员需依照出差工作性质，提供检测报告、考查报告、标书和进出境海关护照复印件。主管应承担如下责任立足公司利益，对部门出差需求进行合理有效地控制，避免不必要出差。对每次出差人数、时间、重要费用支出项目等重要事项进行事前审批，严格控制出差成本。对员工所报销费用真实性、必要性、合理性进行全面审核，保证所报销各项费用符合本制度规定。对员工提交费用报销单据及时进行审核。对部门员工出差工作地信息合理性、真实性进行监督管理。对财务部门反馈员工报销问题予以注重。出差费用报销管理出差申请各部门应建立并严格执行出差事前审批制度。如因外部邀请等状况出差，须将邀请函等文档附在出差申请后。《出差申请单（外出）》、《出差筹划表》应完整、详细填写，涉及出差目、工作安排、完毕状况、起程日期、预测外出公干时间、重要费用支出预算等。如果出差涉及公司机密，可不详细描述出差目。《出差申请单（外出）》须得到直接主管、人事部批准，若出差受益部门与员工所在部门不一致，出差申请还须得到受益部门权签人审批批准。如研发部、运营管理部出差需经业务部批准。个人跨国出差，须报经总经理批准；国外出差超过10天或费用超过3万元，需加报执行董事批准方可。出差延期出差延期指实际出差天数超过事前审批出差天数。所有出差延期，须事先征得直接主管批准，出差结束后须在报销单上注明因素或另附文字阐明，并经直接主管批准，否则延期期间费用不予报销。差旅费差旅费是指员工外出公干期间为完毕预定任务所发生必要、合理费用，详细涉及：在途交通费、市内交通费、住宿费、其她公务杂费等。在途交通费在途交通费重要包括来回飞机票、轮船票、火车票、长途汽车票及附带机场建设费、人身意外保险等。在途交通费在公司开支原则内凭票据实报销。员工应从成本意识出发，合理预测出差时间，提前购买优惠折价机票。但对具备限制性条款折价机票可依照出差任务和时间规定合理选取。员工若因工作需要对预订国际机票取消行程、变更行程等，须尽快填写退票申请，同步提供联次完整国际机票，及时办理退票手续。员工跨都市出差，普通状况选乘大巴车；状况特殊，需公司安排车随行或包车，须事前经直接业务主管及行政批准。因公干需自驾私家车出差，经分管领导审核，总经理批准。其费用按正常行驶费用报销，不得超过租车费用。此外，行车途中违章罚款一律不准报销。市内交通费外出办事普通状况使用公交车辆，据实报销费用。如有特殊状况：市内短距离路程且公交不便利地段可使用出租车，需请示直接主管批准。在市内外出公干乘坐出租车超过10公里，需请示直接主管批准，报销时需附阐明报总经理批准方可报销。住宿费入住酒店应优先选取物便宜美酒店。住宿费在公司开支原则内据实报销。若入住酒店原则超过公司住宿原则，其超过某些由个人承担，或事前（国内出差）经总经理审批批准、（国外出差）须经执行董事审批批准方可报销，如低于原则，低于某些补贴给个人50%。同性员工出差倡导合住，在报销住宿费时须注明费用分摊状况。住宿发票上应注明住宿起止日期、住宿单价、费用项目等信息，报销时原则上须提供详细费用清单。员工因私发生餐费、电话费、洗衣费等费用由个人承担，但出差期间合住，或在国外出差状况下，住宿清单上列示早餐费可以报销。陪伴比自己职务高人出差，因工作需要可享有同等住宿待遇。出差到公司有固定租房办事处，原则上不予以报销住宿费，特殊状况下另行申请。公务杂费员工外出公干发生公务杂费，涉及邮电费、行李费、购票手续费、异地取款手续费、文献复印费、传真费等。报销因公话费时，员工须提交电话费用清单（话时记录，电话号码），出差期间因工作需要上网费用，据实报销。员工因公发生飞机票、火车票等退票手续费须注明退票因素，经直接主管审批后方可报销。员工因公出国，无护照或护照、签证已过期，申请办理或续办护照、签证费用据实报销。员工个人出差期间发生小费由个人承担，公司大型会议、展览期间会务组统一发生因公小费，以及陪伴客户期间为客户代付小费，可以报销。员工出差期间原则上应采用刷卡方式消费，特殊状况确需支取钞票，因公发生异地取款手续费予以报销，但是手续费与业务事项在时间、金额方面应合理匹配。展览差旅费参展人员是指直接从事展览会务工作人员，实际名单应由考勤拟定，并经展会负责人签字确认。展览期间，参展人员餐费由展团负责人统一报销。海外展中，解说人员、调机人员以及第一次出国参展人员可安排展后1天海外休息时间，餐费、住宿费由公司承担，其她所有展后个人活动费用自理。各部门观展人员原则上任务结束后应及时回国。若员工展前经部门主管批准批准展后休假，所有费用所有自理。展会也可实行费用承包制，视详细状况而设最高限额，在限额内凭票报销，最高限由总经理、执行董事批准后方可执行，按承包制报销者不能再报销其她差旅费用（住宿费除外）。差旅补贴长期驻外人员依照地区进行补贴，每月由部门统一提交补贴申请表需附个人出差申请，由部门负责人、人事、财务、总经理、执行董事批准后在当月工资中发放。（备注：因业务开展需要，业务员长期驻外工作，出差期间跨度公休日（周末），公司予以相应出差补贴，不另行安排加班工资及调休。不予以补贴时间为：法定节假日、在公司本部出勤期间、个人事假期间。）司机按照司机出车补贴原则执行，需填写报销单直接报销，如与出差人员一起就餐，出差人员报销其餐费，司机将不能报销当餐补贴。出差费用报销费用归属出差费用遵循谁受益谁承担原则。各部门应通过严格执行出差事前审批制度，拟定出差费用受益部门。若出差受益部门与员工所在部门不一致，出差申请经受益部门权签人审批批准，费用归属受益部门。票据规定所有住宿、交通或其她任何费用报销时须提供真实业务合法、合规原始票据。海外出差所发生无票据费用（只合用于小额交通费、通讯费、传真费等），须填写《境外无票据费用阐明清单》，并经直接主管审核。外币及汇率员工跨国出差期间，应合理预测本地货币需要量，避免外币兑换损失。如需借支外币,需提前3个工作日告知财务部出纳,财务部准备相应外币，出差人员此外填写《内部借款审批单》。借款程序参见《第十二章借款关于规定》；出差费用报销时，若发生境外币种兑换，须提供外币兑换单，对于无法提供外币兑换单状况，须注明因素及实际兑换汇率。费用报销期限所有费用须及时报销。出差费用从出差返回之日起，两个星期内提交到财务部门报销。超过上述时限提交又无合法理由，对超期费用按照50元/千元计算罚款金额（最低罚款50元/次），罚款直接在报销时扣减。对于超过规定报销期限2个月以上（含2个月）提交又无合法理由，公司不再予以报销。例外事项员工若发生任何与本制度不符费用，须事先获得其主管部门负责人、总经理批准。报销时填写例外事项阐明书，经主管部门负责人、财务部门、总经理、执行董事审批通过后方可报销，未通过审批将按正常原则或范畴报销，超过原则或范畴某些由个人承担。费用报销监控财务部门对员工出差费用报销真实性、必要性、合理性进行抽查和审计，若发现员工在费用报销时有谎报、虚报、重报等状况，直接主管和部门负责人在出差与报销审批时存在监管不力、纵容违规等失职行为，将视其情节轻重提交人力资源系统对有关员工及直接主管、部门负责人予以相应处分，情节特别严重，将作辞退解决。差旅费报销原则交通费报销原则序号费用项目合用人员开支原则1在途交通费出差员工依照实际状况乘坐轮船二等舱、火车（不含高铁）、长途汽车等，据实报销。因业务需要，乘坐飞机、高铁交通工具需事先报总经理批准。乘坐飞机商务舱，应符合如下规定：总经理之外，其她员工需执行董事批准后；不符合以上条件乘坐商务舱，公司按经济舱原则报销。2人身意外伤害保险费用公司已为其购买人身意外保险员工不得再报销人身意外伤害保险费用公司未为其购买人身意外保险员工可报销人身意外伤害保险费用3市内交通费出差、市内公干员工据实报销（仅限公交车，其她交通工具须经部门主管、总经理签批后报销）（国内）住宿费报销原则职务国内区域及住宿原则港、澳、台北京、上海、深圳、广州珠三角其她都市、省会一级都市地级都市县城、县级市城乡副总经理及以上注意节约，据实报销。部门经理1000元/每晚500元/每晚400元/每晚300元/每晚200元/每晚150元/每晚其她员工800元/每晚350元/每晚300元/每晚250元/每晚150元/每晚120元/每晚备注上级与下级同步出差，视状况可享有上级原则。（国外）住宿费报销原则（国外）职务国家区域及住宿原则美国、加拿大、欧洲、美洲国家、日本其他亚洲国家非洲国家副总经理及以上实报实销部门经理100-200美元/每晚80-150美元/每晚50-100美元/每晚依照需要选取三星级/四星级宾馆原则间，据实报销。其她员工80-150美元/每晚70-130美元/每晚40-80美元/每晚依照需要选取二星级/三星级宾馆原则间，据实报销。伙食费报销原则费用项目合用人员开支原则中华人民共和国国内出差伙食原则地点报销原则副总经理及以上国内依照需要，实报实销。经理港、澳、台200元/日北京、上海、广州、深圳100元/日珠三角其她地区80元/日其她地区60元/日惠州市内20元/餐(只报正餐)其她员工港、澳、台150元/日北京、上海、广州、深圳80元/日珠三角其她地区60元/日其她地区50元/日惠州市内15元/餐(只报正餐)常驻外人员及司机出车补贴费用项目合用人员开支原则1驻外人员补贴长期驻外办事处职工地点补贴原则北京、上海（长三角）50元/日其她地区40元/日2司机出车补贴司机惠州行政区域0元/日其她地区35元/日手机费用报销规定原则上有对外业务、外勤人员、与外界有较多联系予以话费报销。手机话费报销实行限额制度，凭移动、联通、电信等通信公司打印自用手机号话费发票，在限额内据实报销。没有移动、联通或电信等通信公司打印话费发票，或话费发票中使用人名称与当事人不符者，一律不予受理。手机话费按月报销，次月25日前将上月话费发票交由人事行政部统一做费用报销，超过期限提交发票，人事行政部回绝接受；发票背后必要注明清晰此费用人名和部门，否则人事部有权拒收。报销原则内手机话费，由人事行政部做报销单交财务复核后，呈总经理和执行董事批准后方可领取报销。因特殊状况，超过限额部份需要公司报销时，由申请人书面陈述报销理由及报销金额，部门负责人审核状况如实后,经人事行政部和财务部审核后呈总经理和执行董事批准方可报销。需要申请手机话费报销人员，必要在试用期过后以书面形式依照报销原则和实际工作电话费用需求申请，由人事行政部和财务部依照实际使用状况审核后呈总经理和执行董事批准后方可报销。若需要长期出国，出差人员需提前申请购买本地暂时电话卡，以免导致不必要费用。手机话费报销不只是按岗位高低来评估，并结合实际工作电话用量来评估。如下是电话费用报销级别分类：序号级别报销额度/元岗位备注1一级0仓管、文员、记账员2二级50-150驻外技术员、驻外工程师、组长、跟单员、筹划员、策划员、驻外仓管员、商务专人、联系专人、采购员、外勤人员3三级200-250业务员、报关员、税务/融资会计、主管、司机、秘书、人事行政专人、出纳、驻外办事员、学术专人、律师4四级300-400主任、经理、总监、部长、秘书长5五级实报实销副总经理级以上车辆费用报销规定用车范畴及优先秩序重要客户接送；政府要员来公司检查工作；普通性客户接送(小客户只接送到惠州)；财务部外出带大金额钞票或重要票据；公司职工其他工作需要用车，主管级如下人员到市区办理有关业务及外出出差原则上不派车，一律搭公交车或大巴车(3人以上出差才可以安排车)；所有人员用车需提前一天申请,填写派车单，需注明事由、时间、地点、申请人签名,交部门经理审批，行政部方可派车；若属公司集体活动派车，由公司总经理签名；司机凭部门行政部人员签字批准后派车单方可发车，如确有紧急状况可以当天填报派车单出车，若主管负责人外出需电话请示行政部车辆调配人员(负责人回来后补签派车单)；如有紧急事情需要申请派车，在行政部的确安排不到状况下，主管级以上人员可以开私家车，费用报销每月合计不可超过￥300元，每月报销一次要凭票报销，需附上当月出车明细，并附《出差申请单》及《派车申请单》。某些分公司暂时未配备车辆或车辆配备局限性，部份分公司、子公司总经理、销售副总经理、销售经理、区域销售经理、销售主管、业务员为满足公司生产经营需要，暂时私车公用者（不含摩托车、电动车和自行车等），经公司行政办或办公室人员核查的确属实，公司予以油费补贴，凭加油站打印发票，在限额内据实报销。公司不予任何保险费和维修费补贴。因工作需要，持殊岗位经执行董事和总经理批准有固定车补人员不再另行报销燃油费，凭加油站油票在规定范畴内报销。销售佣金报销规定实行先借支，后核销原则。准备佣金时，经办人事先需提出申请，经有关人员审批后，方可借支。但在申请中需注明申请事项、金额、预测达到效果。借支后实行先挂账，依照效果再核销。超过三个月未核销财务实行扣款。对于金额较大，6个月内难以收回，由财务部负责人与欠款人员协商，及时收回欠款。销售经理审核财务审核销售副总审核销售经理审核财务审核销售副总审核总经理复核执行董事审批业务员申请（附当时借支时申请报告）申请原则（单笔金额）：区域销售经理1000元、销售经理元、销售副总5000元、总经理5000-10000元、执行董事10000元以上。特殊状况改由其她人申请或送礼，须报执行董事授权和总经理或批准后方可执行。销售返利、促销费（按实际回款金额）报销规定原则：先签销售返利合同，签返利合同一方面需财务审核返利合同赚钱水平，如果亏损则不签返利合同；经财务审核非亏损合同需总经理、执行董事签字。返利条利需在合同中明确，达到返利条件后再按审批流程返利。审批流程：经办人申请经办人申请（附代理商或促销合伙合同、销售合同、财务部核算销售数量与回款金额）区域经理审核销售经理审核销售副总审核财务审核总经理审批执行董事批准业务招待费报销规定业务招待费用途本管理办法合用于因公司业务发展需要，与外界各关于客户、融资关系单位、行政事业单位、供应商以及其他一切外部关系单位所发生交际、应酬费和招待费。详细用途重要涉及：招待新、旧合伙伙伴；庆祝新契约关系建立；出访时招待；来访时接待；与社会各关于部门寻常联系；接纳各种建议后道谢；为达到某种目而做准备及达到各种目后道谢等。业务招待费类别：餐费、交际费（含小费）、酒店住宿费、交通费、礼物业务招待费申请使用业务招待费原则A档（特别重要和重大接待，依照实际状况申请报销）B档（比较重要和重大接待，费用在1千元以上，5千元如下）C档（普通接待，费用在1千元如下）D档（工作餐，50元如下/餐）业务招待费申请审批：经办人依照工作需要，拟定招待原则，并征得本部门经理批准，并填写《招待费申请单》经部门负责人、财务、总经理、执行董事（限A档）批准方可招待。若招待受益部门与员工所在部门不一致，招待申请还须得到受益部门人审批批准。招待费申请单招待单位人数申请时间招待地点陪伴人员申请金额申请人开拓新客户□巩固老客户□其她□申请阐明：财务核对部门主管/经理总经理执行董事业务招待费管理客户执行原则接待普通验厂人员，按D档执行；接待客户长时间驻厂人员，涉及驻厂工程师按D档执行；普通客户经理级别，较少来公司，可执行C档；接待客户较高档别管理，能为公司签下较大订单人员可执行B档；能为公司签下特大订单客户高档管理，可执行A档，主持招待人严控把关。

政府人员原则股长如下级别人员，来公司某些普通业务，与公司没有太大利害关系，按C档接待；分局正副局长及科长级别政府管理员，与公司没有太大利害关系事务，按B档接待；与公司有重大利害关系，解决对公司影响较大事务时，可执行A档或B档，主持招待人严控把关。供应商或其她人员，按D档招待。招待管理招待实行对口申报，即哪个部门业务由哪个部门申请；因招待需要订D档工作餐时，有关人员在就餐1小时前在行政部工作餐登记表上登记填写，部门负责人复核，由行政部负责在快餐店预定。申请人员详细填写招待人员名字、客户名称、相应业务员，以备费用挂到相应业务部门，月底业务员签名复核后与快餐店结账；填写申请单各项目必要真实、全面、对的填写，项目不全行政部不予订餐，财务部不予报销；招待前需事前填写《招待费申请单》。如部门负责人不在公司内，可向上级领导申请批准。所有上级领导不在公司，要在电话中请示批准。在申请单中备注已获得电话批准,事后一定要补充手续。

业务招待费报销在招待工作结束后一周内办理报销手续，工作餐实行月结。若无有效凭证，所产生一切费用由经办人承担。特殊状况的确无法获得有效凭证须由经办人书面写明因素，报部门经理核算、签字，报公司主管领导审核，经总经理批准后方可凭财务部门承认合法票据报销。机票、高铁、火车票报销细则机票、高铁、火车票订购与款项支付流程出差人员填制《订票申请单》经部门负责人、财务、总经理、执行董事批准，人事行政部或办公室购票人员购买，票据购买人依照《订票申请单》、机票、发票统一报销经财务帐务解决（月结）出纳付款。乘坐飞机、高铁岗位资格经理、总监、副总经理、总经理、董事、执行董事、董事长。经理级如下职位以普通火车、大巴车为重要出行交通工具，因特殊状况需乘坐飞机、高铁，需经总经理或执行董事批准。

订购规定因工作需要出差工作人员方可申请公司订票；***集团及各分公司人员出差可在惠州地区公司申请订票；各公司须指定人事行政部或办公室专人购买票，禁止出差人员自己购买机票、高铁票，其她交通工具可以自行购买；因工作需要为非公司人员订票，由公司经办人员填写《订票申请单》，交总经理和执行董事申请批准；在外出差人员需订票应委托她人代申请；购票人员见手续齐全《订票申请单》方可订购机票，手续不全《订票申请单》退回申请人补全手续；订票申请单订票人申请部门申请人填报日期出差事由出发时间出发地目地交通工具班次座次级别票价回程时间出发时间出发地目地交通工具班次座次级别票价回程时间出发时间出发地目地交通工具班次座次级别票价回程时间部门经理人事行政中心财务中心总经理执行董事邮递、运送费用报销规定邮递分为两类：月结与零星快递，快递单必要用正楷字填写，并将寄件人全名、手机号码和收件人姓名、公司全称、手机号码填写完整，私人快递不得由公司月结，不得报销其费用。月结类快递需在快递寄件处进行登记《快递寄件登记及到付月结登记表》，由月结公司快递人员签收方可做为月结根据，未进行登记月结公司快递人员不容许收件，否则不予以月结。需由公司到付快递需本人签收，并在《快递寄件登记及到付月结登记表》上登记，由快递公司送件人签名确认方可月结。零星快递为未予快递公司建立长期合伙，此类快递无论是寄件还是到付都必要由本人自行报销，此类报销必要有填写清晰完整快递单和发票，由部门负责人签名确认后交财务报销。运送费用指零星货运，公司本部请车必要由用车部门填写《派车单》，经第三方可控部门确认其用车需求及用车规格，由行政部确认其费用及监督用车合理性，费用由请车人员垫付后报销，财务依照有第三方可控部门及行政部签名《派车单》和发票进行审单报销；公司本部以外办事处需要请车，用车部门提出申请经第三方可控部门确认，由财务部监督其用车合理性，费用由请车人员垫付后报销，大宗运送（金额人民币5000元以上）需经总经理批准后方可执行。快递寄件登记及到付月结登记表日期快递单号收件公司联系人寄件部门/收件部门寄件人/签收人手机号业务员收件员/派件员备注办公费用报销规定购买办公用品及固定资产需每月填写《办公用品请购单》申请购买下月部门所需办公用品，由部门负责人复核后，于当月25日前交人事行政部审核，由公司人事行政部统一采购，再由部门请购人员统一领取使用；公司本部以外办事处请购固定资产，需依照需求填写《办公