《秘书学概论》第一章秘书职业

邓小平谈秘书

1993年7月的一天，邓小平在北京接受加拿大记者保罗·杰克逊采访，其中有这么一段对话。杰克逊说：“古往今来，中国有许多人才是秘书出身的。”邓小平说：“跟领导干部当秘书，能经风雨见世面，锻炼领导才能。西汉文学家司马迁曾任中书令，就是皇帝的秘书；唐代诗人张九龄曾任中书舍人；《新唐书》的作者欧阳修做过翰林学士；三国时文学家祢衡做过江夏太守黄祖的秘书。近代中国第一个政治秘书是孙中山的秘书宋庆龄。我们党最早的秘书是毛泽东，周恩来、任弼时、邓颖超都做过译电员，杨尚昆长期担任中央办公厅主任，他自称是‘中央领导的秘书’。从秘书中培养党政高级干部，也不失为我们拔擢人才的一条捷径。”第一章秘书职业

第一节秘书概念的界定第二节秘书职业的分类第三节秘书职业的特点第四节中国的秘书职业化思考训练与教学互动Internet第一节秘书概念的界定一、国外对秘书概念的界定

二、我国对秘书概念的界定

一、国外对秘书概念的界定〔一〕美国对秘书概念的界定秘书是为领导工作效劳的，在决策与执行之间上传下达，处理文书档案和办理行政事务。〔二〕英国对秘书概念的界定英国“秘书”的含义有三个层次：一是指办事处、企业等的雇员；二是指高级官员；三是指国家的秘书，负责政府机构的政务工作。

国家秘书高级官员办事处、企业雇员〔三〕日本对秘书概念的界定日本秘书学理论对秘书一词的界定既有东方文化底蕴，又吸收了西方科学管理的理念，形成了自己的特色:一种是指官职名称，指在政府机关或社会团体中从事日常事务的负责人。另一种是更为广泛的秘书职务含义，指帮助上级处理各种事务的工作人员。在日本，“秘书”一词普遍被理解为“协助领导处理日常办公室事务的工作人员。”这突出说明秘书的工作范围是随领导的工作范围而变化，突出强调了秘书为领导效劳的“直接性”。二、我国对秘书概念的界定〔一〕我国古代对秘书概念的界定1.“秘书”一词的历史渊源“秘书”一词在我国源远流长。“秘书”在不同的历史时期经历了从“物名”到“官名”的演进。“秘书”一词最早是物名，指宫中秘藏的经、传、诸子、诗赋、兵书等图书典籍。“秘书”一词作为物名，也指“谶纬图箓”。自东汉后期，“秘书”的词义开始转化，逐渐有“官职”以及“官署”之意，指掌管宫中图书典籍和机密文书的官职以及官署名称。与“秘书”相关的名称有秘书寺、秘书监、秘书省、秘书郎、秘书丞等。“秘书”一词经历了从物名到官名的变化，但其含义与当今秘书的含义存在较大差异。直至清末，清政府在衙门设置秘书官，负责公文写作、会计等庶务，以及近代秘书产生，秘书概念才有了根本性的转变，具有了现代秘书的职能特点。

2.古代秘书的名称中国原始社会就有了秘书工作，那时的秘书无“秘书”之名，而行“秘书”之实。在历朝历代中从事秘书工作的人员有着不同的名称。黄帝时期的“仓颉”、“沮诵”作为收集、记录史事的史官就担任了秘书的工作。夏商周时期的史官更是承担了秘书工作。从秦汉开始，秘书工作逐渐确立，从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书人员。随着朝代更替，先后出现不同的秘书官职称谓。如秦汉时的丞相、御史大夫；魏晋时的中书监、中书令；唐宋时的通事舍人、起居舍人；明代的内阁大学士、中书舍人；清代的军机大臣、六科给事中等。直至近代，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置“秘书处”，在其中设有秘书长、秘书，至此“秘书”具有了现代意义。〔二〕我国现代对秘书概念的认识对现代秘书概念的探讨，是从20世纪80年代秘书学兴起时开始的。王千弓先生、袁维国先生、张清明先生、陈广胜先生、常崇宜先生等众多学者从不同角度对秘书进行了解释。综合各方观点，结合我国秘书工作实际，我们认为定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此根底上，我们给秘书下这样的定义：掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员。第二节秘书职业的分类一、国外秘书职业的分类

二、我国秘书职业的分类

一、国外秘书职业的分类

〔一〕美国秘书职业的分类美国劳工部依照下述三个方面的标准对秘书进行分类。1.根据秘书所效劳的管理者的级别上下进行分类秘书类别从低到高一共分为四类：LS-1级、LS-2级、LS-3级和LS-4级，简称LS类。2．根据秘书所担任的职责大小进行分类按此标准，秘书一共分为两类，即LR—1级和LR-2级，简称LR类。3．根据秘书职位所规定的职务性质进行分类按此标准，美国秘书又分为行政秘书和专业秘书两大类。〔二〕英国秘书职业的分类英国的秘书工作开展比较稳定，对现代世界的秘书工作开展有着一定的影响。尤其是其秘书职业教育相当完善，秘书考试制度非常标准，被许多国家效仿，在国际秘书界享有较高声望。根据组织与个体的不同，英国秘书被分为政府秘书、公司秘书和私人秘书。二、我国秘书职业的分类在我国现代秘书职业的分类问题上，历来说法不一，各执一词。研究者从各自的角度出发，按照不同的标准对秘书进行了分类。综合各家观点，我们主张对于我国现代秘书应粗线条地从纵向和横向划分种类。这不仅有利于秘书做好具体的秘书工作，也是秘书职业化向纵深开展的重要条件。横向划分纵向划分〔一〕纵向分类纵向分类主要是针对秘书所承担的职责范围大小和工作任务轻重的不同，在纵向上划分出不同的层次和级别，即高级秘书、中级秘书和初级秘书。对秘书进行纵向分类，目的是使各个层次的秘书充清楚确自己的工作职责和工作范围，既要防止人浮于事，又要防止越俎代庖，从而保证秘书工作有序、高效地进行。〔二〕横向分类横向分类是根据秘书所供职单位的专业领域划分的，是为了适应不同行业、不同工作领域对秘书工作的不同要求加以分类。随着秘书工作日益普遍化和社会化，秘书不仅供职于政府机关、事业单位和社会团体，也供职于各类企业，可以说遍布社会的各个角落。这使得秘书工作的分工越来越细，具体可分为政务秘书、商务秘书、科研秘书、教学秘书、法律秘书、医务秘书、公关秘书等。

第三节秘书职业的特点一、秘书职业开展现状二、秘书职业的根本特点一、秘书职业开展现状〔一〕秘书工作职业化职业化是指“从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体”。秘书工作开展呈现出职业化特点，是世界性的潮流，也是社会开展到市场经济阶段的必然产物。秘书这一职业拥有数量众多、相对稳定的从业者，也形成了自己的行业标准。秘书行业组织不仅是秘书的代言人和利益维护人，更能协调秘书与其他效劳部门的利益关系，保障了秘书工作秩序的稳定。这些正是秘书工作职业化的重要表现。〔二〕秘书技能专业化随着秘书职业的开展，秘书技能逐渐呈现专业化趋势。首先，秘书工作的分工越来越具体。其次，秘书工作的要求越来越严格。此外，秘书还应熟悉会计、经济学、保险、税务、企业管理、法律等多项专业知识。秘书技能专业化是秘书职业开展的必然趋势，秘书只有不断地充实自己，提高自己，完善知识结构，朝着更高的目标合理规划自己的职业生涯，才能不断满足社会对秘书工作的需求。〔三〕秘书办公科学化随着信息时代的到来，以计算机为代表的信息处理技术的进步为秘书工作提供了极大的方便。办公方式由纸笔世界转向电子信息世界，传统的手工操作转变为现代计算机处理。这一切，对秘书而言，也是新的挑战，工作方法、行为方式、知识构成、思想观念都必须时时更新，要能够胜任科学管理。信息时代在为秘书提供方便的同时，也对秘书提出了更高的要求，促使秘书工作不断向科学化的道路开展。〔四〕秘书职业低龄化从秘书从业人员的年龄结构来看，主要是年轻人，20至30岁之间的年轻人在秘书中占了很大的比例。从人才市场需求看，尤其是企业秘书招聘，一般都要求在35岁以内。秘书这一职业对于年轻人的吸引力在于，秘书职业为他们提供了一个成长的平台，最能锻炼一个人的全方位管理协调能力，有较大的升职空间。〔五〕秘书工作女性化在经济兴旺的西方国家以及我国港台地区，秘书工作女性化相当普及。女性具有很多先天优势，比方语言能力强，心思缜密，细致耐心，思维敏捷。这些优势在收集资料、文字处理、信息传播、会务工作等方面都能够帮助女性秘书顺利完成工作。近年来，我国企事业单位中，女性秘书人数远远多于男性。这也是得益于我国的高等教育，它使女性开始具备较高的知识水平结构和从事秘书工作的条件。在实际工作中，女性秘书的能力得到了肯定。秘书工作女性化趋势日益明显。〔六〕秘书从业资格化秘书职业资格证书制度是指“建立统一、科学、高标准的秘书职业技能培训和等级考试，凡考试合格者发‘秘书职业资格等级证书’。每个从业人员在从业前必须掌握一定的专业知识和技能。秘书职业资格认定对秘书从业人员提出更高、更新、更全面的要求，鼓励每个秘书不断扩充自己，完善知识结构，提高职业素养与业务能力。这对提高秘书职业队伍素质以及提高秘书工作效率都是不无裨益的。二、秘书职业的根本特点〔一〕广泛性〔二〕近身性〔三〕效劳性〔四〕附属性

广泛性从属性服务性近身性职业特点第四节中国的秘书职业化一、秘书职业化的含义二、中国秘书职业化的表现三、影响中国秘书职业化开展的因素四、中国秘书职业化开展的途径一、秘书职业化的含义有了职业并不等于就形成职业化。一种职业实现职业化必须要有较为明确的职责范围，系统的管理体系，完善的用人机制和培训制度等。秘书职业化就是秘书职业行为形成了完善的管理系统，有科学的管理制度保障其运行，职业性获得了社会的广泛认可。

二、中国秘书职业化的表现〔一〕秘书职业资格认证工作的全面推开，意味着中国秘书职业化时代的到来〔二〕专业性组织和秘书效劳机构涌现〔三〕商务秘书成为秘书职业队伍的主体〔四〕秘书劳动价值具有了商品意义三、影响中国秘书职业化开展的因素(一)传统秘书观念影响秘书职业的正确定位一是中国“官本位”文化传统的影响。许多人认为，秘书是未来的领导，即准官员，是“后备干部”，把秘书工作作为通向仕途和管理层的跳板，使得秘书工作缺乏职业的独立性。二是由于秘书工作成果的隐匿性，使得许多人对秘书工作的作用认识缺乏。秘书常常被当做领导的管家，甚至被认为是领导的传声筒、跟班，没有多大的价值。三是目前从事秘书工作的局部人员素质偏低。无论在思想上还是业务上都与实际工作要求存在一定的差距，甚至一些秘书存在违法违纪现象，严重损害了秘书职业的社会形象。四是秘书职业缺乏必要的社会制度保障。由于缺乏严格的职业准入制度，秘书的合法权益得不到应有保障，秘书不安心本职工作，人才流失严重。(二)秘书职业专业化程度有待提高一是目前我国秘书学根底理论研究还比较薄弱。直接影响社会对秘书职业专业化的认识；二是目前我国的秘书教育和培训工作还不完善。重理论教学，轻职业培训，缺少不易为人取代的职业核心知识和技能，使得秘书缺乏职业信心；三是聘用秘书的社会组织的性质、规模不同，对秘书工作的具体内容及要求有很大差异，也使得人们对秘书职业专业化的认知千差万别。四、中国秘书职业化开展的途径(一)加大对秘书职业的宣传，树立现代秘书职业观念(二)制定法律法规，完善秘书职业监督(三)在推行秘书职业资格认证的同时，标准秘书上岗制度，严格职业准入(四)深化秘书学理论研究和秘书职业研究思考训练与教学互动

1.什么是秘书？《辞海》对秘书的定义是什么？

2.中国古代秘书的称谓有哪些？

3.简述中国秘书职业的分类。