如何做好企业的合同管理

如何完善企业合同管理每个企业都会有很多合同，大的有投融资合同、收购并购合同、框架合作合同等，小的有日常业务合同、劳动合同、租房合同、办公用品购买合同、租赁合同等。合同管理制度的完善能够促进企业的经济效益、防止诉讼发生，发挥着不可替代的作用。然而，很多企业对合同的管理往往不够重视。我们经常会看到企业领导者们往往只关注合同管理的其中一部分，比如有些只重视签合同的过程，履行时却忘记依据合同条款进行就扔在一边；有些重视合同签署前的谈判，至于合同文本上是否表达了谈好的要点却被忽略；还有一些企业认为合同履行完了就没有用了，不进行归档管理；甚至有的企业不签署合同，认为都是熟人，有口头约定就好了。正是因为这些企业没有对合同管理加以足够的重视，或者虽然重视了但没有细致到每一个环节，导致合同不但没有给企业创造利润，反而增加了企业的纠纷，甚至产生诉讼。所以，笔者建议企业要全方面的对合同进行管理，发挥合同给企业带来利润、促进企业合规、反映企业动向的各种作用。今天本文就分四步谈一下企业合同管理。一合同签署前1确定签署合同的目的签署每一个合同都有它的目的，在签署合同之前必须明确这个目的是什么，围绕这个目的才能集合企业各个部门的力量来对这份合同做准备工作。2审查合同对方主体资信现代社会是陌生人的社会，企业往往因为不了解交易对象的具体情况而遭受损失。所以在签署合同前，要对对方的资信进行调查。（1）请对方自行提供自身基本情况，如企业营业执照、税务登记证等企业证照。（2）必要的话，要求对方到工商局、税务局、银行等开具其企业的最新档案信息。（3）核查对方是否具有将要合作业务的资质或许可。例如要委托对方进行建设施工，则要核查是否具有相关施工资质；要加盟对方的连锁项目，则要核查是否具有特许经营资质。（4）调查对方是否涉及诉讼或者投诉、行政处罚等。（5）在签署重大合同时，企业应聘请独立财务、法律服务团队进行专业的尽职调查，如果调查结果不理想则应取消合同的签署计划。企业切勿不可因前期资信调查费时费力或聘请专业服务团队费用高而不进行该项工作。如果调查结果发现交易对象确有资信瑕疵，做了资质调查对企业而言只是耗费了相应成本，没做调查签署了合同损失可就远远不止如此了。二合同签署时（4）当面签署或安排签署见证人。笔者建议最好双方在场条件下通时签署合同，避免其中一方签署完成寄送给对方，而对方却不签署回寄也不说明情况，这时已经签署的一方将会比较被动。另外，由于自然人签字无法辨别真伪，故建议当面签署或安排见证人，以能够当面核实自然人身份防止发生代签的情况。三合同履行时合同签署完成后应交由专人保管，并严格按照合同约定开始履行。合同的履行需要注意以下问题：1、签署合同后，应及时将原件交给存档部门存档，并由合同执行的负责人留存合同副本，以便随时查阅合同并按照合同约定内容履行合同。2、合同执行负责人督促企业各部门推进合同履行进度，例如作为建设施工合同的发包方，既要及时提供设计图纸、控制施工节点又要按时付款、及时验收。在保证自身如约履行的情况下，也要按照合同约定的节点确认对方是否及时履约，如对方没有按照合同约定履行义务，则要及时行使合同履行的三种抗辩权（同时履行抗辩权、先履行抗辩权及不安履行抗辩权），以保证自身不会因单方继续履行而产生更多的损失。3、合同履行过程中若出现履行障碍应及时通知对方，并协商处理方式。很多时候合同履行出现障碍及时通知了对方可避免造成严重损失甚至不产生损失，而不及时通知对方则会造成根本违约。如买卖合同的卖方，因自身货源不足无法供货，及时通知对方后，对方可寻找其他卖家，但若临近交货期，则对方没有时间再更换卖家，最终影响买家使用造成严重违约后果。4、合同履行过程中注意使用约定的联系方式，对于对方的通知、变更也要核实是否是约定人员、约定地址发出。5、合同履行过程中若出现对方违约，应及时采取救济手段，进行催促或提起法律救济程序，以免超过时效。四合同履行后合同履行后，应对合同进行妥善的归档、保管并对合同进行登记、分析。1.合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥，建议企业每个合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。2.合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。有些企业仅登记合同中的收、付款信息，这是远远不够的，登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。3.合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。4.建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。汇总的信息应包括客户主体信息、联系方式、业务成交过程中的重点注意事项等，为日后客户回访及老客户维护提供信息支持。5.建立客户评价系统。每签署一份并执行完毕的合同，请客户对本企业进行评价，以收集自身企业在合作过程中的不足，并进行对应的完善改进工作。6.定期对合同进行汇总、整理，从不同的角度对合同进行分类、分析。如在艺人经纪公司中，可以按照艺人进行分类，这样可以汇总每位艺人的业务收支情况、经纪事务发展情况，给每一个艺人团队的发展提供数据支持；可以按照业务类型分类，这样可以汇总公司的版权收入、演出收入、制作支出、造型支出，给公司老板在日后平衡总体收支提供参考；还可以按照经纪业务来源分类，这样可以看出业务的来源是哪里，能够促进销售体系的完善。根据每个企业情况的不同，可以灵活的、多维度的进行汇总、分析，通过合同来反映企业的经营状况进而调整公司经营策略。合同签署、履行分为四步骤，