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文档简介

订单管理与订单确认制度一、背景与目的为了确保企业订单管理工作的正常运行，提升内外部沟通效率，规范订单确认流程，确保订单准确无误地交付给客户，特订立本制度。二、适用范围本制度适用于公司全部部门及员工，具体责任人由各部门负责人指定。三、相关定义订单：指客户购买我公司产品或服务的需求及相关信息。订单管理系统：指公司内部用于管理订单的自动化系统。订单确认：指对客户订单进行核实并确保准确性的流程。四、订单管理流程1.订单接收全部部门需在收到客户订单后立刻将订单信息录入订单管理系统，包含但不限于订单编号、客户名称、产品/服务数量及规格、价格、交付日期等关键信息。部门应当定期检查订单管理系统并及时更新订单状态，确保订单信息的准确性。2.订单核查接收部门收到订单后，应对订单信息进行核查，包含但不限于产品/服务是否可供、价格是否准确、交付日期是否满足等。如发现订单信息有误，应及时向客户进行反馈，并与客户协商解决方案，确保订单信息准确无误。3.订单确认接收部门在完成核查后，向相关部门（如生产部门、供应链部门等）发送订单确认通知。接收部门应在订单确认通知中明确订单信息、交付要求、风险提示等多样化内容。相关部门接收到订单确认通知后，应及时回复确认，确保接收部门了解订单的状态。如相关部门无法接受订单或需要调整交付时间，应当及时与接收部门沟通，协商解决方案。4.订单更改如客户在订单确认后需要修改订单信息，客户服务部门应及时与客户进行沟通，并确保更改信息转达给相关部门。相关部门收到订单更改通知后，应进行核查并及时更新订单信息，确保订单更改准确无误。对于重点订单更改，相关部门应及时与接收部门进行沟通，调整交付计划并及时通知客户。5.订单完成与交付完成生产/服务准备后，相关部门应在订单交付日期前进行准备，并确保订单能定时交付。完成交付后，相关部门应及时更新订单状态，并通知客户订单已完成。如遇到订单交付延迟或问题，相关部门应及时与接收部门沟通，并向客户及时供应解决方案。五、责任与监督各部门负责人应当负责监督执行本制度，并确保员工遵守订单管理与订单确认制度的要求。监督人员应定期对订单管理过程进行检查，发现问题及时引导和矫正，确保制度有效执行。六、违纪处理对违反本制度的员工，公司将依照公司规章制度予以相应处理，减少以订单错误导致的潜在经济损失和信誉风险。七、制度宣贯与培训公司将订立相应培训计划，定期对订单管理与订单确认制度进行培训与宣贯，确保各部门员工了解并正确执行制度。八、附则本制度自颁布之日起执行，

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