档案管理现状及其改进方案样本

档案管理现实状况及改善方案做好档案管理工作，是一个企业健康连续发展需要，档案管理工作是企业管理工作一部分，是提升企业工作质量和工作效率必需条件，是维护历史真实面貌一项关键工作。董事长在经营工作会议上讲话中强调，“要本着规范化、信息化、安全化标准，完善集团及下属企业档案管理体系，完善相关管理制度，尤其是协议谈判相关工作步骤”。所以，档案管理工作是目前行政工作重中之重，现将档案管理工作现实状况及改善措施整理以下。一、集团企业档案管理现实状况1、行政档案由行政管理部整理、归档、保留2、财务档案由财务部整理、归档、保留3、人事档案由人力资源部整理、归档、保留4、监审档案由监察审计法务部整理、归档、保留5、项目资料（包含工程资料和营销资料）由项目部整理、保留二、存在问题1、档案管理分散，没有集中管理，不便查找。2、部分档案归档不立即，造成档案遗失。3、项目资料保留不完整，部分报批报建资料不齐全，部分批阅件原件查找困难。4、档案密级设定和保管未根据未《档案管理要求》实施，部分关键档案保留不够安全（如财务凭证等）。4、档案管理工作不够专业，没有经过系统培训。三、改善措施1、强化档案意识。档案意识是对档案性质和价值认识，和对档案工作地位和作用认识。包含各分子企业领导、各部室工作人员及档案管理员全部要强化档案意识。作为档案员，不管是专职，还是兼职，全部要了解自己工作关键性，要热爱自己工作。2、召开专题会议安排布署档案工作。提议借3月份月度会议契机，召集专题工作布署会议，安排布署集团档案管理工作。四、工作布署方案1、管理部门和岗位：集团企业档案管理工作由行政管理部负责，行政管理部增设档案管理员岗位（可招聘专职，也可内部兼职），设置专门档案室，全部档案资料全部按年限归档。2、集团企业档案管理分工：①行政档案、人事档案、监审档案、项目档案（包含工程资料和营销资料）由各分管部门整理，按步骤登记审批后交档案室分类归档、保留；②财务档案分别由人力资源部、财务总部整理，归类，存档案室保管。3、归档步骤：各部门将需归档资料立即整理，提交档案管理员处，填写《档案归档记录表》，经办人和档案管理员共同签字确定后归档。4、归档材料要求：①归档文件材料应为原件。②归档文件材料内容必需齐全、完整、正确、系统。③文件材料应字迹清楚，图样清楚，图表整齐，签字盖章手续完备。④图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面。⑤组卷所用多种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采取档案行政部门监制产品。5、具体要求见《档案管理制度》。6、物流企业档案管理工作：暂由集团企业行政管理部进行档案管理工作，由物流企业前期工作人员，对前期项目资料进行整理、分类后，交集团企业档案室存档。7、其它各企业档案管理工作：各子企业应高度重视档案管理工作，安排专员负责。尤其是建设企业，要处理好长沙总部和张家界本部档案关系，避免出现未归档资料。五、附件：《档案管理要求》行政管理部二〇一二年二月二十四日档案管理要求第一条为了加强集团档案管理工作，有效地推行档案服务于集团各项工作职能，依据《档案法》和相关档案管理工作要求，结合集团企业实际，制订本措施。第二条档案管理工作是企业工作关键组成部分，担负着服务其它工作和统计企业历史关键任务，全企业全部要高度重视，严格遵守相关要求。第三条行政管理部负责集团企业范围内档案管理工作，各部室负责本部门档案搜集、整理，按年度上交行政管理部。第四条档案分类集团档案分为行政档案、人事档案、财务档案、监审档案。行政档案包含：企业章程、企业证照、企业文件、会议（股东会、董事会、总裁办公会、监事会等）统计、上级发文、企业制度、诉讼卷宗、大事统计（音像、图片、报刊）、企业荣誉、相关合相同，由集团档案室整理、分类、归档。人事档案包含：个人档案（劳动协议、履历、培训、奖励、处罚、晋升、降职、异动）、基础档案（职员名册、定编定岗、人事异动、步骤监控、招聘培训、绩效考评、工资发放、劳动保险等台帐），由人力资源部整理、分类，交档案室存档。财务档案包含：会计凭证、会计账簿、财务报表、税务相关资料、和其它基础档案（股本结构、授信额度、贷款数量、企业担保、固定资产等台帐）等，由财务部整理、分类，交档案室存档。监审档案包含：举报信函、案件卷宗、审计汇报、监察提议和监察决定等，由监察审计部整理、分类，交档案室存档。工程档案包含：项现在期文件（立项、可研、设计）、项目管理文件（招投标、协议、协议、征地、施工管理）、施工文件（开工汇报、技术交底、材质证实设计变更、质量评定、工程统计、设备调试统计、完工验收汇报等）、项目完工文件（完工验收汇报、完工图、项目质量评审材料、工程声象材料等）及其它资料，由工程部整理、分类，交档案室存档。营销档案包含：基础资料（购房合相同）、业主资料、按揭资料、活动资料（文案、宣传资料、图片信息）、策划方案、招商资料等，由营销部整理、分类，交档案室存档。归档文件材料必需完整、正确地反应企业经营管理活动中真实内容。平时归档文件材料，要依据事先拟好类目，进行整理，并归入相关卷内。第五条密级设定档案资料按密级分类，应分为绝密、机密、秘密和通常四类。保密文件应在首页右上角注明密级；以电脑形式存放保密文档须设置密码，专员专用。绝密档案：①集团开发项目、施工项目标设计、工艺、技术等资料；②市场营销方案；③股东会或董事会重大战略决议和布署；④其它在企业经营发展中直接影响企业权益尤其关键文档。机密档案：①还未公开招投标文件及相关资料；②企业发展生产、经营、技术、管理关键决议计划和步骤；③企业财务档案；④其它对企业产生关键影响合相同文档。秘密档案：①包含企业利益情报资料、调研汇报；②企业内部基础标准、专业标准和内控标准；③企业章程、关键文件、会议等内容；④开发项目、施工项目标地形、地质、水文勘测科技资料及供电、供水、供气、排水等管路系统完工图；⑤企业财务计划、概算、预算、决算资料；⑥企业未对外公开各类统计报表；⑦其它一切应该保守秘密文档。通常档案：通常事务性文件。第六条档案入库各部门将需归档资料立即整理，提交档案管理员处，填写《档案归档记录表》，经办人和档案管理员共同签字确定后归档；入档文件，由档案管理员负责建立电子文档编号管理方便查阅；档案归档时应依据密级设定标准（见第五条）设定密级，必需时可请示集团领导设定密级。第七条档案查借因工作需要查、借档案人员，必需先填写《查借申请单》，通常资料由部门责任人审批后查借；财务档案、集团聘用人员人事档案等保密档案必需由实施总裁同意后方可查阅，如需借出只许可使用复印件，不得借出原件；绝密资料只许可本企业相关关键人员借阅，不准摘抄、复印、摄录等，如确实需要，必需经董事长同意，并注明复印部门、时间。档案管理员进行查借登记，并立即收回档案，查借人员必需严守机密。第八条补救和处罚档案管理人员应严守职责，不停提升业务水平，做好档案防潮、防火、防虫、防盗工作，确保档案质量和安全，一旦发觉泄露或遗失秘密文件，要立即汇报集团行政总监及实施总裁，并立即采取补救方法，最大程度地降低损失。若相关键档案遗失，根据《职员奖惩要求》实施处罚。第九条本制度自公布之日起实施。附表1：《档案归档记录表》附表2：《档案查借申请单》附表3：《档案查借记录表》附表1：档案归档记录表序号日期来文单位文件字号文件标题/内容份数编号经办人接收人备注原件复印件