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文档简介

客户档案管理制度一、制度目的本制度的订立旨在规范企业的客户档案管理工作，确保客户档案的准确、完整和保密，提高客户满意度，为企业的业务发展供应有效支持。二、适用范围本制度适用于企业的全部部门和员工，包含销售、客户服务、市场等相关部门，以及涉及客户档案管理工作的全部工作人员。三、定义和术语解释客户档案：指企业与客户建立的包含客户基本信息、业务沟通记录、合同文件、服务记录等相关信息的记录。客户档案管理：指对客户档案进行规范的收集、整理、更新、归档和保管工作。四、客户档案管理流程客户信息登记1.1全部涉及客户业务的部门和人员应及时将客户的基本信息录入客户信息系统，包含客户名称、联系人、联系方式、所属行业、公司规模等，确保信息准确且完整。1.2任何对客户进行业务接触的员工，在与客户沟通后，应及时将相关紧要信息记录到客户信息系统中。客户档案分类和整理2.1依据企业的业务需求，将客户档案依照肯定的分类标准进行分类，如按行业分类、按地区分类等。2.2每个部门应负责对所属客户档案进行分类整理，确保档案的有序和易查找。客户档案更新3.1在客户与企业发生业务更改时，相关部门应及时更新客户档案，包含联系人更改、公司住址更改、业务需求更改等。3.2对于紧要客户，每个月至少进行一次档案更新，确保档案的准确性和完整性。客户档案归档和保管4.1客户档案的归档应依照肯定的规定，如定时间次序、按客户名称等。4.2客户档案的保管应确保其安全可靠，避开遗失和泄露，只有经过授权的工作人员才略查阅和借阅客户档案。4.3档案保管区域应保持乾净干净，并设有防火、防水、防潮等设施，确保档案的安全。客户档案销毁5.1对于不需要保存的客户档案，应及时进行销毁，防止档案被滞留和占用空间。5.2客户档案销毁应执行严格的程序，并由责任人负责监督和确认销毁的完整性。五、保密规定全部工作人员在处理客户档案时，应严格遵守保密规定，不得将客户档案和相关信息泄露给无关人员。工作人员离职或调动时，应对其负责的客户档案进行交接，确保档案的安全和完整。对于紧要客户档案，除经授权外，其他工作人员不得随便查阅和借阅。六、档案管理责任各部门负责人应对本部门的客户档案管理工作负责，并定期进行档案管理工作的督导和检查。每个部门应指定特地负责客户档案管理的人员，负责档案的收集、整理、更新、归档和保管工作。客户服务部门应负责客户档案的日常维护和更新，及时与客户联系，了解客户的需求和变动。七、违纪处理对于违反本制度的行为，将依照公司相关违纪处理制度进行处理，包含警告、停职、解聘等。八、附则本制度的解释权和修订权归企业管理负责人全部。该制度自发布之日起生效。更新记录日期版本号更新内容更新人2022—01—0

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