财务合同管理制度

财务合同管理制度1.总则1.1目的和适用范围本制度旨在规范公司内部财务合同的管理，确保合同的签订、执行和归档工作得到有效的监督和掌控。适用于公司内部全部与财务合同相关的部门和人员。1.2定义财务合同：指公司与外部合作伙伴签订的与财务相关的各类合同，包含但不限于销售合同、采购合同、服务合同、租赁合同等。合同管理：指对财务合同进行全面的监督、协调、执行和归档的管理活动。2.合同签订与审批2.1合同签订流程合同需由相关部门提出，明确合同的业务目的、主体、金额以及条款要求。申请部门依据合同内容，准备合同草案，并供应必需的支持料子。合同草案提交给财务部门进行审查和评估，必需时可以征求法务部门的看法。财务部门审核合同的财务条款，包含合同金额、付款方式、发票要求等，并提出修改看法。经过协商和修改后，合同草案提交给高级管理层审批。高级管理层审批通过后，合同由授权人签署。2.2合同审批权限合同金额在公司审批权限内（金额阈值由高级管理层确定）的，授权人为总经理或其委派的相关高级主管。合同金额超出公司审批权限的，需提交给董事会批准。2.3合同备案和登记全部合同签订后，必需进行电子合同备案，并登记到公司内部合同管理系统。登记内容包含合同名称、合同主体、合同金额、签订日期、有效期限等。3.合同执行与履约3.1合同执行责任合同执行部门应依照合同商定的内容和期限，认真履行合同责任。合同执行部门应确保合同履约过程中的财务流程、支出掌控和发票管理符合公司的财务政策和流程要求。若发现合同执行中存在问题或风险，应及时报告上级部门或财务部门，并采取有效措施加以解决。3.2合同更改和解除合同更改需经过双方协商全都，并进行书面增补协议的形式进行确认。合同解除需经过相关部门协商、评估和审核，并报请高级管理层批准。3.3履约后的财务审核合同执行部门应定时完成合同的履约，并保存相应的履约记录。财务部门有权对合同履约过程中的财务事项进行审核，包含资金支出、发票核验等，以确保合同的财务执行符合公司的要求。4.合同审计与归档4.1合同审计财务部门有权对合同执行过程进行审计，以确保合同的财务执行结果正确和合规。审计内容包含资金支出情况、发票管理情况、合同履约情况等。4.2合同归档合同执行完毕后，合同应归档到公司内部合同管理系统，并依照公司的归档要求进行整理、分类和编号。合同归档信息包含合同名称、合同主体、签订日期、有效期限、归档位置等。5.监督与掌控5.1内部监督财务部门应定期对合同管理流程和执行情况进行检查和审核，发现问题及时上报，并提出合理的改进建议。部门间相互审核、协作，确保合同管理工作得到有效落实。5.2外部监督搭配审计机关、税务机关等对合同管理和财务执行情况进行审计和核查。依据监管要求，及时供应合同管理和财务执行的有关信息和数据。6.惩罚与嘉奖6.1违规处理对于违反本制度规定的人员和部门，将视违规情节的严重程度，采取相应的纪律处分措施，并承当相应的法律责任。6.2称赞嘉奖对于在合同管理工作中表现出色、取得显著业绩的人员和部门，将予以适当的称赞和嘉奖。