浅谈科研单位后勤工作的规范化管理

引言规范化管理工作，是在对后勤工作部门严格地依据规范和制度进行管理，以达到对人、财、物、事的高效科学管理，是后勤工作从传统管理向现代科学管理转变的必然需要。它可以建立一种职责分明，各司其职的良好工作氛围；它既能够提升员工的管理能力，充分调动其主观意识和创新能力；也能够更有效地改变科研单位长期存在的低效保障服务局面，从而建立一种高效率、公共资源得以合理配置、获得了良好经济效益和社会效益的新局面，最终培育并形成了一个政治思想高尚、服务意识强、业务精干的科研单位后勤管理工作团队。一、科研单位后勤工作的内容及其特点(一)关于科研单位后勤工作的内容1.为职工提供优越的办公场所和服务条件。主要做好如下的服务工作：一是做好办公室的组建和管理工作；二是做好办公场所、会场的改造和利用；三是搞好单位水电气供应、空调、仪器等设备的维护管理工作；四是搞好单位卫生保洁和环境美化绿化的管理；五是搞好单位安全保障和值班值守等工作。2.为科研单位顺利运行提供物质基础与精神保证。一方面，要保证科研单位管理的物质基础。首先是为科研单位员职工提供办公用桌椅等；另一方面，为员工供应办公设备，比如文具、笔记本电脑等。另外，为了增加精神动力，还可为科研单位举办一些日常的文体活动，以满足职工的精神需要。3.为职工提供食宿行等服务，解决后顾之忧。需要进行的工作有：一是搞好职工餐厅，为员工供应卫生美味的菜肴；二是职工寝室的安全管理工作；三是搞好公务用车、票务订购、酒店客房订购等管理工作。4.搞好对有关资料的管理工作。需要进行的管理工作主要有：一是搞好单位设备等固定资产的管理工作；二是搞好办公用房、职工宿舍分配等管理工作；三是搞好消防设施维修保养等管理工作。(二)科研单位后勤工作的特点科研单位后勤是一项很复杂的工作，尽管性质和其他工作有所不同，但也有共同点。其性质主要表现在以下五个方面：1.行政性。事业管理后勤工作要做到遵守有关法规和制度，做好经费管理、固定资产管理、执行有关后勤保障的管理工作等。2.服务性。科研单位中的后勤管理工作目标是为干部职工服务。因此，在某些地区，单位后勤保障工作的称谓为机构服务中心，突出了中心职能。3.具体性。后勤保障涉及各种领域，无论多少，均关乎该部门职工的利益，需要进行周密设计、合理规划与落实。4.重复性。首先，最突出的一点是科研单位后勤工作琐碎繁杂，既涉及人际关系协调，又涉及人与物之间的关系。其次，不但要处理单位的内在关系，而且还要处理单位外部的关系。5.超前性。后勤也是对其他重要工作事项的先期准备。包括在举行各种会议、接见重要来宾等事项之前，都要由后勤人员进行合理安排。综上，科研单位后勤部门在科研单位发展中占有重要的位置，能有效推动科研单位的稳定发展。二、科研单位后勤工作的现状随着中国经济体制改革的不断深入和科研单位规模的不断扩大，后勤管理工作也相继开展了改革，以满足其多元化发展的业务需要。通过不断创新和改革后勤管理机制，如组建后勤业务公司和后勤保障管理部门，前者开展后勤保障运营业务，后者则开展后勤行政管理工作；人事行政体制变革全面推行了职务聘用与劳动合同管理制度，彻底改变了过去后勤管理者多是员工家属的情况，同时完善了考核监督机制，以提高科研单位后勤服务水平；当前单位后勤管理也开始逐步转换管理理念，利用先进的科学方法进行具体工作管理，使后勤工作的管理更为有效。另外，因为当前后勤管理制度的还在不断实践和完善中，具体的管理流程上还面临诸多挑战，主要体现在如下几个方面：首先，后勤保障管理体系必须更加健全。实现规范化的后勤保障管理工作必须有一整套完善的法规管理体系，来实施人员调配的控制、成本费用控制管理、各种固定资产控制管理等。目前科研单位对后勤业务的需求在规模与服务质量上均急剧上升，原来的规定已经无法适应这种需要，有待于随着实际和将来的需求更加细化。其次，后勤工作人员整体素质差不齐。由于以往的后勤人员一般还担负着分配员工、安置家属等职责，因此，人员的整体素质参差不齐，普遍存在着人员年龄结构不合理、传统的铁饭碗观念较严重的问题，直接影响了后勤服务和管理质量。最后，后勤服务质量缺乏控制。后勤管理工作涉及单位人员工作的方方面面，而后勤人员的一言一行也直接关系着管理水平，所以建立健全的管理制度是单位监督工作和改善管理服务质量的主要保证[1]。但在实际管理活动中，往往因为工作人员的政治思想、自身能力等因素，常常没有严格依据业务规范进行操作，从而对管理的任务和目标没有执行力，从而降低了科研单位后勤工作的管理质量，也限制了服务质量的改善。三、规范化思想的建立科学管理思想认为，各种管理工作必须贯彻“人本原理”，因为一切科学管理行为、管理工作任务的完成过程均需要人来实现。为此要通过教育、培训，在后勤工作和领导过程中贯穿如下思想：(一)整体观念后勤作为管理体系的重要子系统，所以它应当遵循以服务和保障为核心，以出素质、出绩效为总体目标。这就需要每个后勤人员，既要具有坚定的责任心、吃苦耐劳的精神，踏踏实实地搞好本职工作，更要重视在各阶段、各任务间的相互配合与协作，从而形成“一盘棋”的整体观念，使整个单位后勤形成分工明确、各司其职的有机整体。(二)敬业观念后勤工作影响着单位的各个环节，良好工作氛围的建立，都离不开后勤人员的辛勤劳作，也就是说后勤人员的劳动成果，直接关系到科研单位的氛围和面貌，这就要求工作人员养成高度负责的精神，充分发挥主人翁的作用，以后勤为家，随时随地把事业放到首位。(三)效益观念后勤部门中大多数涉及了有关物品的利用与管理等工作，这也面临着一个资源合理配置与利用的问题。因此，科研单位后勤人员应该具备相应的经济理论知识，自觉地转变管理理念，以有限的资金办好尽可能多的事，不断增加科研单位的综合效益。将“懂核算、会管理、算成本、讲效益”当作每个人所追求的目标，强化工作考核制度，突破平均主义和大锅饭，将每个人的实际劳动所得与其劳动成果和服务质量挂钩，以实现充分调动单位员职工积极性的目标。(四)民主观念常言道：众人拾柴火焰之高，对于后勤工作来说更是如此。由于后勤工作是复杂的、包含着很多因素的有机整体。只有每个人员都参与决策，参与管理，单位内部才能建立一种“人人管理，人人被管理，人人出谋划策”的民主局面，形成后勤工作整体“一盘棋”的思想。(五)节约观念“开源”和“节流”是增加效益的两个重要方式。在“开源”受条件限制的情况下，“节流”则更具备了现实性和可行性。后勤部门全面管理着单位的用水、用电，要求所有后勤人员从我做起，从点滴入手，节水、省电，及时保养维护各种设施设备，定期检查，使之保持质量、运行稳定，让节俭变成了每个工作人员的自觉行为，让人、财、物得以更有效地发展和使用。(六)服务观念后勤工作要贯彻“服务”的方针，要有“孺子牛”的奉献精神，把服务意识放在首位，为职工生产服务，把服务保障置于单位一切工作的核心地位。后勤人员要胜不骄，败不馁，要以饱满的精神奋斗在第一线，用自身的辛勤劳作，带来优质的服务保障。四、科研单位后勤工作规范化管理的策略规范化的后勤工作服务模式，将有助于进一步改变思想，增强服务意识，提升服务能力,逐步发展高效、合乎科研单位行为规范的后勤队伍，以增强科研单位后勤业务工作能力，从而推动了后勤管理的发展，进而促进科研单位后勤服务水平提高，从而推动其工作效率的提升。那么，科研单位后勤如何进行规范化管理，以下做出详细分析，以供参考。(一)合理分工，明确职责管理工作，归根到底，就是对人的管理任务。坚持以人为本，根据人员的专业技能及素养，与所需职位进行明确对应，合理分配，使人员在自己的工作岗位上实现好自身的管理职责。在科研单位，后勤工作分配主要涉及两个方面：一方面，对后勤岗位人员的管理与分配。这样的分配必须明确后勤岗位领导者的主管职能，分为后勤保障岗位主要负责人、后勤保障各分工岗位负责人[2]。另一方面，是将工作任务细化，以避免产生有岗无责、岗位不清的现象。防止失职行为，从用人角度确保科研单位后勤实施规范化管理。(二)建章立制，强化管理由人管人到制度管人是对管理模式的根本性改革。在现实管理工作中，管理模式状态的形成有人为因素的干预，这就要求工作人员实际管理工作更加人性化。要逐渐淘汰管理模式上的不良惯性，逐步形成健全规范化的管理机制。推行规范化管理模式的主要目的就是提高后勤管理工作透明化，营建良好、和谐和严谨的管理工作环境。科研单位后勤管理岗位的基本工作就是对资金和物料的管理工作[3]。除上述职责任务之外，还必须提出科学、规范、具体、有效的管理方案或措施。同样，还要以相关规定为基准，出台一些针对性较强的具体管理措施和标准。健全规章制度，充分调动后勤人员参加后勤管理工作的积极性，让后勤管理工作充满活力[4]。(三)加强督查，狠抓落实管理工作中离不开监督。缺乏监管，管理工作就流于形式，或者存在缺陷。如缺乏监督检验，在管理工作中的规范化很可能就变成了坐山论道，无法达到实质性效果。检验是至关重要的，其主要目的就在于全面监督项目的执行，按照有关规定校正错误，从而提高整体服务质量管理水平。要以每一项重点工作的实际执行情况为最佳时机，全面检验后勤整体水平。要结合项目的现状与后勤条件，进一步提高后勤整体的执行水平，并编制好后勤管理方案，通过严格落实任务、定期检查的措施，扎扎实实搞好后勤保障工作。通过对后勤整体工作开展有效的考核与培训，进而提升整体后勤综合水平[5]。(四)强化技能提升，建设高效团队优秀的管理团队，是科研单位后勤精细化管理工作的基石与保证，直接关系管理绩效的好坏。所以要加强内部管理的吸引能力，积极吸纳更多具备优秀管理思想的人才加入。同时，单位要强化对现有后勤人员的培养，特别是要给员工树立新型的科研单位管理理念，彻底改变过去吃大锅饭吃铁饭碗的传统，提高对市场的认识，并能够更严格地依照规定进行业务指导与管理[6]。此外，强化科研单位后勤人员管理工作的能力，提升职工的文化层次，培养集体荣誉感，采取员工评价、奖励政策等激发科研单位后勤员工的热情与主动性。最后，加大对后勤部门的重视程度，提高福利待遇，让后勤人员感受到自己的价值，才能更好地发挥