档案室安全管理制度

档案室安全管理制度一、概述档案室作为存储重要文件和资料的关键场所，其安全管理至关重要。为确保档案室的安全运行，维护档案的安全与完整，防止各类安全事故的发生，特制定本《档案室安全管理制度》。该制度旨在通过规范档案室的日常管理、人员行为、安全防范等方面，建立起一套完善的档案室安全保障体系，以确保档案资料的保密性、完整性和可用性，为组织的正常运行提供坚实保障。通过制定和执行本制度，档案室将有效应对潜在的安全风险，确保档案工作的顺利进行。1.档案室的重要性档案室作为一个承载着组织重要信息和历史沿革的重要场所，具有不可替代的地位和作用。它是组织的记忆库，承载着组织发展过程中的关键数据和宝贵信息。档案室不仅涉及到组织的日常管理运作，同时也是研究和决策的重要基础数据来源地。对于提升组织的业务水平、文化传承和历史价值展示都有着举足轻重的作用。档案的安全和完整对于组织来说是生命线一般的关键所在。构建和执行严格、完善的档案室安全管理制度是确保档案安全、维护组织利益和履行社会责任的必要手段。以下是档案室安全管理制度的具体内容。2.安全管理的目的和意义档案室作为存储重要档案文件的场所，其安全管理至关重要。安全管理的目的主要是确保档案室的安全运行，保护档案文件的完整性和安全性，防止档案遗失、损坏或泄露。通过建立健全的安全管理制度，能够确保档案室在日常运行中的稳定性和可靠性，有效应对各种潜在的安全风险。这不仅对于组织内部具有重要意义，对于社会和历史也具有深远的影响。安全管理能够保障组织的重要信息和资料不受损害，维护组织的利益和安全。档案中包含了组织的发展历程、重要决策、研究成果等关键信息，是组织不可或缺的财富。加强档案室安全管理，也是保护国家文化遗产、维护历史真实面貌的重要举措。许多档案具有历史价值和文化价值，是研究和了解过去的重要依据。安全管理还能够提高档案室的工作效率和服务质量。通过规范化、系统化的安全管理，能够确保档案检索、借阅、复制等工作的顺利进行，提高档案利用的效率和满意度。制定和实施档案室安全管理制度，对于保障档案安全、维护组织利益、保护国家文化遗产以及提高档案工作效率具有重要意义。3.制度的适用范围和对象本档案室安全管理制度适用于所有涉及档案室管理、使用及维护的人员，包括但不限于档案工作人员、档案查阅者、档案保管人员等。制度旨在确保档案室的安全运行，保障档案的安全与完整，防止档案遗失、损坏或泄露等情况的发生。本制度适用于档案室的日常管理、档案存储、档案查阅、档案保护等各个环节。所有涉及档案室活动的人员都应遵守本制度，确保档案室的安全与秩序。特别是针对重要档案、敏感信息的保护，本制度明确了更加严格的规范和流程，确保档案信息的保密性和安全性。对于不符合本制度规定的行为，将依法依规进行处理，以确保档案室的安全运行和档案的安全保管。二、档案室安全管理制度的原则档案室安全管理制度的原则是确保档案的安全、完整、可用和保密。档案室应遵循全面安全原则，确保档案实体安全和信息安全得到全面的管理和保护。档案室应坚持预防为主原则，采取多种措施预防安全事故的发生，防患于未然。档案室还应遵循目标管理原则，明确安全管理的目标和责任，确保各项安全管理工作有的放矢。档案室安全管理制度应遵循规范操作原则，对档案收集、整理、保管、利用等各个环节进行规范操作，确保档案的安全性和完整性。档案室应确保职责分明原则，明确各级管理人员的工作职责和权限，建立档案管理网络，形成严密的安全管理责任制。档案室安全管理制度应坚持人性化管理和技术创新相结合，不断适应档案管理面临的新形势和新挑战。1.预防为主，安全第一档案室安全管理制度的核心原则之一是“预防为主，安全第一”。这一原则强调了对档案室安全管理的重视，将安全置于首要地位。档案室作为存储重要档案资料的场所，其安全性直接关系到组织或企业的核心信息和资产。我们必须始终将安全防范工作放在首要位置。在日常管理中，应定期进行安全风险评估，识别潜在的安全隐患和薄弱环节。要建立健全档案室的安全管理制度和操作规程，确保所有工作人员都严格遵守。预防工作不仅要关注火灾、盗窃等明显风险，还要重视电子信息的安全、自然灾害等可能影响档案室安全的各种因素。为了实施“预防为主，安全第一”档案室应配备必要的安全设施，如消防设备、监控摄像头、报警系统等。定期的安全培训和演练也是至关重要的，以提高工作人员的安全意识和应对突发事件的能力。通过制定应急预案，确保在发生突发事件时能够迅速、有效地应对，最大程度地保护档案室的安全。“预防为主，安全第一”是档案室安全管理制度的基本原则，我们必须高度重视，采取有效措施确保档案室的安全。通过加强预防工作、完善管理制度、提高安全意识，确保档案室的安全无虞。2.保密性与安全性并重档案室作为存放和管理重要档案的场所，其保密性与安全性不容忽视。为了保障档案信息的机密性，避免信息泄露和损坏，档案室必须采取严格的保密措施。档案室应实施严格的访问控制制度。只有经过授权的人员才能进入档案室，且进入前需进行身份验证。未经许可的人员不得擅自翻阅、拷贝或拍照档案资料。档案资料的分类、编号和存放应遵循严格的规范。对于涉及机密信息的档案，应采取加密、防篡改等技术手段，确保档案在存储、传输和使用过程中的安全。档案室还应定期进行安全检查，包括物理设施的检查、消防设备的测试以及安全系统的更新维护等。对于发现的安全隐患，应及时报告并采取相应的纠正措施。档案室工作人员应接受定期的保密教育和培训，提高保密意识，确保在日常工作中严格遵守保密规定，防止档案信息的泄露。3.责任明确，分级管理为了保障档案室的安全，明确各级人员的责任至关重要。档案室的管理人员应担任首要责任，确保档案室的日常安全管理和维护。他们应定期检查档案室的设施，包括档案柜、空调、消防设备等，确保其正常运行。管理人员应制定并更新档案室的应急预案，以应对可能发生的突发事件。对于档案的使用和借阅，应明确责任人和审批流程。使用档案的人员需经过严格的审批，并签署使用协议，承诺对档案的保密和安全负责。借阅档案的人员在借阅期间应妥善保管档案，防止丢失或损坏。档案室应实行分级管理制度。对于不同类型的档案，应设置不同的访问权限和保密级别。只有经过授权的人员才能访问和使用相应级别的档案。这一制度有助于确保档案的安全性和保密性。在分级管理中，还应建立档案销毁制度。对于过期或不再需要的档案，应按照相关法规和档案管理规定进行销毁。销毁过程应全程监控，确保档案不被非法获取或篡改。责任明确和分级管理是档案室安全管理制度的核心。通过明确各级人员的责任，实施严格的档案管理和访问控制，以及建立档案销毁制度，可以确保档案的安全性和保密性，为档案的长期保存和利用提供保障。4.定期检查，持续改进为了确保档案室的安全性和有效性，我们制定了定期检查的制度。这是档案室安全管理工作的重要组成部分，有助于我们及时发现潜在的安全隐患，并采取相应措施进行整改。我们将按照预设的计划，定期对档案室进行安全检查。这包括但不限于对档案室的防火、防盗、防水、防潮等设施的检查，以及对档案保存环境的温度、湿度、照明等条件的监测。每次检查都将有详细的记录，并保存以备查阅。在检查过程中，如果发现任何安全隐患或问题，我们将立即采取必要的措施进行整改，并向上级领导或相关部门报告。我们也会将检查结果反馈给档案室的使用者，以便他们了解档案室的安全状况，并在使用过程中注意安全。我们认识到，安全管理是一个持续改进的过程。我们将根据检查结果和反馈，不断优化我们的安全管理制度和措施。这包括更新防火、防盗等设备的性能，改善档案保存环境，以及提高档案室使用者的安全意识等。三、档案室安全管理制度的主要内容档案保管安全：制定详细的档案保管规定，确保档案材料不被遗失、损坏或非法获取。包括设定档案的存放位置、存放方式以及档案的分类管理。对于重要档案，应进行备份或采取其他安全措施，以防意外损失。人员管理：档案室应限定访问权限，只允许特定人员进入。进入档案室的人员需进行登记，并且必须遵守档案室的安全规定。对于特定岗位的工作人员，应进行相关的档案管理和安全培训。消防安全：档案室应具备完善的消防设备，并定期进行检查和维护。档案室的布局和存储方式应充分考虑防火要求，避免火灾风险。电子信息安全管理：对于电子档案，应建立严格的信息安全系统，确保电子档案的保密性、完整性和可用性。包括防止病毒攻击、黑客入侵等网络安全风险。事故处理：制定档案安全事故应急预案，一旦发生安全事故，能够迅速、准确地应对，减少损失。包括事故报告、紧急处理、恢复重建等多个环节。定期检查和评估：定期对档案室的安全状况进行检查和评估，发现安全隐患及时整改。包括设备设施、管理制度、人员操作等方面。1.档案室的物理安全档案室作为存储重要档案文件的场所，其物理安全是首要考虑的问题。档案室的建筑设计必须符合国家安全标准，确保防火、防盗、防水、防紫外线等措施到位。门窗需采用防盗设计，并配备必要的安全锁具。室内装修材料应选用环保且不易燃烧的材料，以预防火灾风险。档案室的布局要确保合理的空间布局和功能分区，以利于档案文件的存储、检索和日常管理。档案室应当远离可能产生有害气体和有害物质的场所，以保证档案文件的安全。还要注重室外环境的考察和管理，以防极端天气对档案室造成的影响。为确保档案的安全保管，档案室应安装先进的监控设备，如视频监控、入侵报警系统等，确保全天候的安全监控。档案工作人员应定期进行巡查，及时发现并解决安全隐患。确保档案室的物理安全是维护档案完整性和安全性的基础保障。2.档案资料的安全管理档案资料的安全管理是档案室工作的重中之重。为确保档案的安全，必须采取一系列严格的管理措施。档案存储环境：档案室应保持适宜的温度和湿度，确保档案资料的完整性和可读性。应安装防火、防盗、防虫、防水等安全设施，防止意外事故的发生。档案存放规则：档案应分类有序存放，建立清晰的索引和检索系统，以便快速找到所需资料。档案摆放要整齐稳定，确保不因倾倒等原因造成损坏。人员进出管理：严格管理档案室的进出人员，非工作人员不得随意进入。进入档案室的人员需遵守相关规定，不得擅自翻阅、拍照或带走档案资料。档案借阅与复制：如需借阅或复制档案资料，需按照规定程序进行申请和审批。借阅人应当妥善保管档案，不得损坏或丢失。复制档案需经过相关负责人批准，并限制传播范围。电子档案管理：对于电子档案，应做好备份工作，防止数据丢失。应加强对电子档案的网络安全防护，防止黑客攻击和数据泄露。定期检查与评估：定期对档案安全管理工作进行检查和评估，及时发现问题并采取措施解决。对于可能出现的风险点，应制定应急预案，确保档案安全。3.人员安全管理制度人员安全管理制度是档案室安全管理的核心环节，为确保档案室工作的正常进行和档案的安全保管，特制定以下规定：人员准入制度：档案室应设定人员准入标准，非档案工作人员未经许可不得随意进入档案室。进入档案室的人员需进行登记管理，确保其具备档案保密意识和相应的工作能力。培训与教育：定期对档案工作人员进行安全教育和专业技能培训，增强人员的安全意识和防范技能。培训内容应包括档案管理知识、保密法规、消防知识等。岗位责任制度：档案工作人员要严格执行岗位职责，对档案管理工作负全责，确保档案的安全和完整。严禁在工作期间擅自离岗、处理与档案无关的事宜。出入管理：严格控制档案室的出入，严禁携带易燃易爆等危险物品进入档案室。进出档案室的人员要进行安全检查，确保无安全隐患。保密管理：档案工作人员要严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。对于涉及秘密的档案，要采取严格的保密措施，确保档案的安全。监督与考核：建立人员安全管理的监督与考核机制，对档案工作人员的工作表现进行定期考核，发现问题及时整改，确保人员安全管理制度的有效执行。4.应急处理机制应急处理机制：档案室的安全管理必须包含有效的应急处理机制，以应对突发事件和紧急情况。档案室应制定详细的应急预案，明确应急处理流程和责任人。一旦发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应立即启动应急预案，迅速组织人员疏散，确保人员安全。应立即报告上级领导及相关部门，及时对事件进行处理和后续调查。应急处理过程中，应保持通讯畅通，确保信息及时准确传递。档案室应定期进行应急演练，提高员工的安全意识和应急处理能力。档案室应配备相应的应急设备，如灭火器、防毒面具等，确保在紧急情况下能够有效应对。对于每次应急处理过程，应进行详细记录和总结，不断完善应急预案，提高应急处理的能力和效率。通过全面的应急处理机制，确保档案室的安全管理在遇到突发事件时能够迅速、有效地应对，最大程度地保护档案的安全和完整。四、档案室安全管理制度的执行与监督严格执行档案安全管理制度：档案室全体工作人员应严格遵守档案安全管理制度，确保档案的安全存放、保密和使用。定期巡查与检查：档案室应定期进行安全巡查和检查，包括检查消防设施、电器设备、门窗等的安全性，确保档案室的物理安全。对档案的保管情况、利用情况等进行定期检查，确保档案的完整性和安全性。监督检查机制：为确保档案安全管理制度的有效执行，应设立监督检查机制。由档案管理部门负责人或指定的监督人员对档案室的安全管理工作进行定期或不定期的检查，发现问题及时整改，确保档案安全。培训与教育：加强对档案工作人员的安全教育和培训，提高其对档案安全的认识和应对突发事件的能力。保密责任：档案工作人员应严格遵守保密规定，对涉及机密、隐私的档案进行妥善保管，不得随意泄露或对外提供。应急预案：制定档案室应急预案，针对可能出现的突发事件进行演练和应对，确保档案的安全。定期汇报与反馈：档案室应定期向上级管理部门汇报安全管理工作的情况，及时反映存在的问题和改进建议。1.制度的执行责任部门和人员本制度的执行责任部门为档案室管理部门，具体负责人为档案室主任及副主任。为确保档案室的安全，所有涉及档案室管理、使用、维护的人员，包括但不限于档案员、借阅员、清洁工等，均须严格遵守本制度，并承担相应责任。对于特别敏感或重要档案，相关业务部门应指定专人对档案进行日常监管，并在档案室主任的协调下，定期参与档案室安全检查。任何违反本制度的行为，将按照公司相关规定进行处理。所有涉及档案室安全管理的员工，应接受定期的安全培训，增强安全意识，确保在遇到突发情况时能做出正确的反应。档案室管理部门应定期对制度执行情况进行自查，发现问题及时整改，确保档案室的安全管理持续有效。2.制度的执行情况检查和评估为了确保档案室安全管理制度的有效实施和持续改进，档案室管理部门应定期进行制度的执行情况检查和评估。评估的频次应依据实际情况合理确定，以确保能够及时发现和纠正问题。档案室物理安全设施的运行状态，包括防盗门、防火系统、监控摄像头等；档案室人员的操作规范性，包括档案查阅、借出、归还等流程的执行情况。评估结果应形成书面报告，对制度执行情况进行客观、全面的描述，指出存在的问题和不足，并提出改进意见和建议。对于重大安全隐患，应立即报告上级管理部门，并采取紧急措施予以解决。档案室管理部门还应定期收集员工对制度的反馈意见，了解员工对制度的认知和执行情况，以便及时调整和完善制度。通过不断的检查和评估，确保档案室安全管理制度得到有效执行，为档案的安全保管提供坚实保障。3.违反制度的处理措施和惩罚制度1违反制度行为：包括但不限于未按规定程序进入档案室、未妥善保管档案、擅自复制、泄露档案内容、损坏档案设施等行为。初次违反者，将给予口头警告，责令其立即纠正错误行为，并承担由此产生的所有责任。对于多次违反或情节严重者，将进行书面警告，并要求其参加相关的安全教育和培训。为了维护档案室的安全和秩序，全体员工必须严格遵守本安全管理制度，共同维护档案资料的完整性和保密性。对于违反制度的行为，将坚决予以处理，以示警示。五、结语在总结档案室安全管理制度的过程中，我们必须强调其重要性并呼吁全体人员的遵守与配合。档案室作为存储重要文件和资料的关键场所，其安全管理直接关系到组织的核心利益和信息安全。通过制定和实施本制度，我们旨在确保档案资料的完整性、保密性和可用性，以支持组织的正常运营和长远发展。制度的执行需要全体人员的共同努力，只有每个人都意识到安全的重要性，并严格遵守相关制度，才能确保档案室的安全。我们也需要不断完善和优化安全管理制度，以适应新的挑战和需求。1.强调制度的重要性和实施意义档案室作为存储重要文件和资料的关键场所，其安全管理至关重要。本制度的制定与实施，旨在确保档案室的安全运行，保障档案资料的完整性、安全性和可访问性。这不仅关系到企业或组织的正常运营，更涉及到历史资料、重要信息的长期保存。加强档案室安全管理制度的建设与实施，具有极其重要的现实意义和深远的历史意义。制度的重要性体现在为档案室管理提供了明确的行为规范和操作指南。通过建立明确的责任体系和操作流程，可以确保各项工作有条不紊地进行，避免可能出现的混乱和失误。本制度为应对突发事件和安全隐患提供了应对措施和参考依据，有利于及时发现和解决安全隐患，降低风险损失。实施档案室安全管理制度对于维护组织或企业的信息安全具有重要意义。随着信息化的发展，档案资料的价值愈发凸显，其安全性对于组织的发展、决策、研究等方面具有重要影响。通过制度的实施，可以有效防止信息泄露、损坏或丢失等风险，确保档案资料的安全性和可靠性。加强档案室安全管理也是落实企业或组织社会责任的体现。档案室不仅是存储资料的地方，更是传承历史、记录发展的重要载体。通过制度的实施，保障档案室的安全运行，也是对历史和文化的一种尊重和传承。档案室安全管理制度的实施对于组织或企业而言具有极其重要的意义，不仅关乎日常运营的顺利进行，更关乎组织信息安全和文化传承的长远发展。必须高度重视并严格执行档案室安全管理制度。2.鼓励全体人员遵守制度，共同维护档案室的安全档案室作为存储重要档案和文件的场所，其安全性关乎组织的长远发展。每一位档案室的工作人员都承担着维护档案室安全的责任。我们强烈鼓励全体人员自觉遵守档案室安全管理制度的各项规定，这不仅是对岗位职责的履行，更是对组织长远发展的贡献。每位员工都应认识到档案的安全与完整直接关系到组织的利益和声誉。在日常工作中，应时刻保持警惕，严格遵守档案室的各项安全操作规程，如档案存放、防火防盗措施等。我们还提倡员工之间互相监督、互相帮助，共同创造一个安全、和谐的档案室工作环境。通过团队合作和对安全管理制度的共同遵守，我们可以共同防范潜在的安全风险，确保档案室的绝对安全。我们还将定期开展安全教育和培训活动，提高员工的安全意识和应对突发事件的能力。让我们携手努力，共同维护档案室的安全，为组织的长远发展贡献力量。这样的内容强调了全体人员对档案室安全的重要性、各自的职责以及团队合作的意义，并鼓励大家共同遵守和维护安全管理制度。3.倡导持续改进，不断提升安全管理水平安全管理工作不是一蹴而就的，档案室安全管理制度的实施需要持续监督和改进。我们鼓励全体档案工作人员保持高度的警觉性和责任感，时刻关注安全管理的最新动态和趋势。在日常工作中，应积极寻找安全漏洞和隐患，并及时上报，以便及时采取措施进行整改。定期的安全检查和评估是提升安全管理水平的关键环节。通过对档案室硬件设施、软件系统、管理流程等方面的全面检查，我们能够发现潜在的安全风险，进而制定针对性的改进措施。也要重视安全管理制度本身的优化与完善，确保其适应档案室发展的需求，并与时俱进。我们还应该鼓励员工参与安全管理的改进过程。员工是档案室日常工作的直接参与者，他们的意见和建议往往能够直接反映工作中的实际问题。通过定期的员工培训、座谈会等方式，征集员工对安全管理工作的意见，将其合理部分融入安全管理改进计划，能够大大提升制度的执行效率和员工的满意度。为了提高安全管理水平，我们还应该注重与其他档案部门或安全管理专家的交流与合作。通过分享经验、学习先进的管理方法和技术，我们能够拓宽视野，不断提升档案室的安全管理能力和水平。倡导持续改进，不断提升安全管理水平是保障档案室安全的重要措施。我们应该始终保持对安全管理工作的重视，确保档案室的安全、稳定、高效运行。参考资料：档案室作为企业、机构或组织的信息资源中心，对其进行有效的计划和规划是保证信息有序、安全和高效的关键。本文将对档案室的计划总结和规划总结进行探讨，以确保档案室管理工作的有序进行。档案室计划总结是对一定时期内档案室工作的梳理和总结，旨在反映档案室工作的整体情况和发展趋势。通过计划总结，我们可以及时发现工作中存在的问题和不足，提出改进措施和建议，促进档案室工作的持续改进。收集整理档案室工作的各项数据和资料，包括档案的收集、整理、保管、利用等。档案室规划总结是对未来一段时间内档案室工作的规划和展望，旨在明确档案室未来的发展方向和目标。通过规划总结，我们可以合理分配资源，制定科学的发展策略，提高档案室工作的质量和效率。档案室的计划总结和规划总结是档案室管理工作的重要组成部分。通过定期进行计划总结和规划总结，我们可以及时发现和解决问题，推动档案室工作的持续改进和发展。我们还需要关注新技术的发展和应用，不断提高档案室工作的现代化水平和服务质量。在当今的商业环境中，公司档案管理的重要性日益凸显。它不仅承载着公司的历史和知识，而且也是公司未来决策的重要参考。为了保护公司的核心信息资产，并确保其安全、完整和有效利用，我们制定了以下档案室管理制度。我们的目标是建立一个有序、高效且符合法规的档案管理体系。在此体系中，我们将遵循以下原则：档案分类与归档：所有档案应根据其内容、性质和时间进行分类和归档。定期进行档案清理和整理，确保档案的科学有序。档案存储：采用适当的存储介质和方法，确保档案的长期保存。对存储环境进行监控，防止档案的损坏或丢失。档案借阅：建立完善的借阅制度，明确借阅流程和责任。对于重要档案，应经过特定的审批程序才能借阅。档案销毁：对于不再需要的档案，应按照规定的程序进行销毁，确保档案的安全和保密。档案管理员：应选择具备专业知识和责任心的人员担任档案管理员。定期进行培训和教育，提高其专业能力和职业素养。其他员工：所有员工都应遵守档案室管理规定，严禁私自携带档案出室或泄露档案信息。安全设施：安装监控摄像头、报警器等安全设备，确保档案室的安全。做好防火、防盗等安全措施。保密协议：与员工签订保密协议，明确保密责任和义务。对于涉及公司核心机密的档案，应采取更加严格的安全措施。访问控制：建立严格的访问控制制度，只有经过授权的人员才能进入档案室。对违规行为进行严厉处理，确保档案的安全和保密。定期检查：定期对档案室进行全面检查，发现问题及时处理，确保管理制度的有效执行。不定期抽查：不定期对档案进行抽查，核实档案的完整性、准确性和安全性。员工考核：将员工遵守档案室管理制度的情况纳入考核范畴，激励员工自觉遵守规定，共同维护档案室的管理秩序。通过以上制度的制定和实施，我们期望能建立一个高效、有序且符合法规的档案管理体系。随着公司的发展和市场环境的变化，我们将不断优化和完善管理制度，以适应新的需求和挑战。在未来的工作中，我们将继续关注档案管理的新技术、新方法，提高档案管理水平，为公司的发展提供有力支持。档案室（ArchivesCenter）是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一。从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。大中型机关一般都设有档案机构，管理本单位形成的档案，但机构的名称不尽相同。在欧美一些国家称登记室，如德国人J.von拉明根著的《登记室及其机构和管理》(1571)、德国的早期档案刊物《档案馆学和登记室学》(1806)、美国人T.R.谢伦伯格著的《现代档案—原则与技术》(1956)，都使用了登记室的概念。国际档案理事会组织编纂的《档案术语词典》(1984)收录了“登记室”(registry)词条，定义为：“机关、团体、组织中负责形成、管理和保存现行案卷、文件和半现行文件的部门。”苏联在各部和其他各主管部门、组织、企业，在中央和地方苏维埃与工会委员会、合作社联合组织及其他社会组织中，都建立有档案室，统称机关档案室。宋代各级国家机关普遍设立架阁库，金、元、明、清均沿袭宋制，亦设架阁库，具有机关档案室的性质。中华民国时期开始把管理本机关档案的机构称为档案室。当代中国在大多数机关、团体、企业、事业单位中都设有档案室。档案室的主要任务是服务于本机关，档案室档案的来源局限于本机关，馆藏档案构成具有单一性。档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持。档案室是全国档案工作的基础。机关档案室是国家档案不断补充的源泉，国家档案的完整程度和连续积累，首先决定于档案室；在全国档案工作的组织体系中，档案室是档案形成后首先提供利用，并且大量发挥现实作用的阵地；档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，它为档案馆工作创造条件。档案室在各单位中的地位，既不是凌驾于各业务部门之上的特殊地位，也不是处在可有可无的低微地位，而是处在单位办公室（秘书科）内的与各业务部门有密切联系的地位。有的档案室是独立的职能部门，处在与各业务部门同等的地位。它不同于直接从事物质生产的部门，而是为生产部门提供条件的后勤部门；它不同于履行单位主要职能的部门，而是为职能部门服务的辅助部门；它不同于直接创造精神财富的部门，而是精神财富的储存保管部门。不能把档案室的地位提得过高，也不能把档案室的地位放得过低。不符合实际情况；过低了，不利于档案工作的开展。要正确认识档案室工作是单位各项工作中不可缺少的环节，把档案室放在适当的应有的地位上。档案室工作，是为了集中统一管理单位在工作活动中形成的全部档案而建立起来的一项专门业务。《档案法》、《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》，对档案室的任务都作了明确规定，其基本任务有五个方面：贯彻执行党和国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作的各项规章制度。档案室是国家档案事业的基层组织，必须遵守党和国家关于档案工作的法律、法规和方针政策，依法从事本单位的档案工作，这是做好档案室工作的基本前提。为了贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，档案室还应该采取一系列有效的措施，建立健全本单位档案工作的规章制度，使本单位的档案工作有章可循，从而将本单位的档案工作纳入国家档案事业法治建设的轨道，这是开展档案室工作的基本保证。对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作监督和指导。档案室的档案，来源于本单位文书部门和业务部门，案卷质量的高低，与文书部门和业务部门有直接关系。为使本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累、归档工作符合档案工作的要求，档案室应对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督指导，以保证归档案卷的质量，这是国家赋予档案室的权力。集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用。档案室应该是集中统一管理本单位全部档案的信息中心。要创造良好的基础和物质条件，确保档案的完整与安全。管理是手段，利用是目的。档案室工作的根本目的，就是充分发挥档案的作用，为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效，是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏，直接影响档案室的发展，影响单位工作效益的提高。如果档案室只起“一把锁”就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位工作利用档案的特点，编制各种检索工具和参考资料，开展各种利用工作，变被动服务为主动服务。对所属单位的档案工作进行监督和指导。按照档案工作统一领导、分级管理的原则，各专业主管机关的档案部门，除管理好本单位的档案外，还应负责对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。依法向档案馆移交档案。《档案法》第十一条明确规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”档案室保存的档案，它是本单位形成的，对本单位有用，要在本单位保存；另一方面，它又是国家的，对国家各项工作有用，又需要移交给国家档案馆保存，在更大的范围为社会各方面当前和长远的需要服务。按照《机关档案工作条例规定》，“省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存二十年左右；省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右，连同目