如何提高管理评审的有效性

如何提高管理评审的有效性

管理者代表:洪勇

管理评审是ISO9001：2000标准对最高管理者提出的一项重要管理承诺，是组织的最高管理者实施质量管理和质量控制的重要活动。ISO9001：2000标准规定，“最高管理者应按策划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。评审应包括评价质量管理体系改进的机会和变更的需要，包括质量方针和质量目标”，表明管理评审在质量管理体系（以下简称QMS）中具有对体系的适宜性、充分性、有效性和体系的持续改进起着十分重要的作用。如何提高管理评审的有效性，是目前很多最高管理者关注的课题。本文作者将根据现场审核经验就此课题进行探讨。

一、充分理解“管理评审”的内涵是提高管理评审有效性的前提。

笔者在审核过程中发现，有些企业把管理评审开成为迎接第三方审核的准备会；有的开成贯标工作总结会；有的开成一般行政例会或质量信息通报会；也有的对管理评审与内部审核混淆等。这些情况说明企业对管理评审的目的、对象、评价依据、方法等没有全面正确理解，因此有必要澄清和统一。

1、管理评审的目的：确保QMS的适宜性（外部环境变的能力）、充分性（满足产品要求能力的程度）、和有效性（进行实际结果实现质量目标的程度），因此应评审QMS是否需要作必要的更改，质量方针和质量目标是否需要作必要的修订，以实现持续改进。

2、评审的对象：组织的QMS，包括组织的质量方针和质量目标。

3、评价依据：依据顾客的期望和需求（可延伸到相关受益方）。建立QMS的根本目的就是满足顾客的期望和需求并不断持续改进，提高顾客的满意度。因此，评审必须从以满足顾客的期望和要求这一视角出发，审视建立QMS的有效性、充分性和适宜性。

4、组织实施者：管理评审由最高管理层第一把手主持，高层管理和管理层人员参加。其主要职责就是对QMS进行全局性的评价。因此，由最高管理层第一把手亲自主持组织实施，对管理评审的有效性具有十分重要意义，也是质量管理原则中领导作用的具体体现和承诺。

5、评审的方法：管理评审可以按会议的方式进行（必要时，可以组织现场评审）。以事实为依据，就组织的质量方针、目标、顾客的期望和需求，对QMS的适宜性、充分性和有效性开展讨论，并在此基础上由最高管理层对QMS的适宜性、充分性和有效性，体系的变更、产品和过程的改进，质量方针和目标的评价，资源的需求等作出一个客观实际的管理评审报告。应形成全部评审记录。

二、管理评审的策划和输入是提高管理评审有效性的基础。

管理评审作为一个过程，包括了输入、输出和活动。要提高管理评审有效性，策划和输入是基础。如果策划和输入不充分、不到位，那么，管理评审的依据就是先天不足，营养不良，必然导致输出为不足，甚至失效，从而失去了理评审的意义。评审的策划要规定评审的周期、频次应适当。评审的周期取决于体系环境、市场状况、内部结构和发展、体系质量的稳定程度。时间间隔3—6个月，最长不能超过12个月。各部门按标准要求的输入形成文件。输入应涵盖标准所列的七项输入要求，也可根据企业自身特点增加相关内容，(也可按ISO9004:2000中5.6.2提出的13个方面)管理者代表与主管部门对输入的资料预先进行审核，提出修改意见；管理者代表应与最高管理层第一把手沟通，确定管理评审的日期、评审的重点，主要部门在7—10天前发出管理评审计划通知，以便让各部门照知，认真准备。各部门在准备资料中，一定要结合本部门的自身职责和特点，按照标准的条款规定进行。切忌由各部门自由发挥，形成工作总结。质量目标、体系和改进都有共性点，而各部门的职责、范围有所不同，描述的内容必然不一样。如市场营销部重点围绕顾客的期望和需求、顾客满意度、服务质量；技术与质检部门重点围绕产品实物质量、技术规范、图纸、检验质量和产品改进方向；主管部门与管理者代表侧重围绕纠正预防措施的验证；设计和开发部门应侧重在顾客期望的产品改进和新产品开发等。所有输入资料要凭事实，用数据来说话。各部门要依靠日常积累数据、整理数据、分析数据，在分析的基础上评价各部门的工作并找出改进方向，一个组织在所有部门提供输入的资料基础上进行管理评审，无疑是对管理评审的有效性奠定了基础。

三、管理评审的核心是评价QMS，开好管理评审会议是QMS评审有效性的主要途径和手段。

管理评审的核心要突出“评”。笔者在审核过程中发现，大多数企业召开管理评审会议上，有老总的开场白，有各职能部门的输入报告，却没有很好地交流、沟通、讨论，最后由老总简单的总结，但没有明确提出改进领域和方向，草草收场。这样就达不到评审会议的预期目的。管理评审会议必须就评审输入的各项报告，运用“头脑风暴法”集思广益，广开言路，充分发扬民主，紧紧围绕以满足顾客的期望和要求来评价组织的方针和目标的适宜性，产品、过程和体系质量，组织机构设置的合理性，资源的充分性，顾客满意度等，并着力寻找存在问题和改进方向。

四、管理评审输出——管理评审报告是管理评审有效性的主要体现。

管理评审是一个过程，过程的结果就是管理评审的输出，管理评审报告是评审输出的主要标志和体现。评审报告应当依据顾客（包括相关方受益者）的期望评价QMS的适宜性、充分性和有效性，对QMS是否符合顾客的期望和要求，是否符合质量方针