XX有限公司档案管理规定

XX有限公司档案管理规定第一章总则第一条档案资料属于公司宝贵财富，为加强公司档案工作建设，进一步提高档案管理水平，积累档案资料，提供档案利用服务，防止公司商业、技术信息外泄，特制定本规定。第二条本规定适用于XX深圳（集团）有限公司总部及其下属的外贸分公司、物业分公司和研发中心，集团其他单位参照执行。第三条总经理办公室是公司档案的日常管理机构，负责对所有负有档案管理工作的单位进行相关业务的指导、定期检查和评比。第二章归档管理第四条为全面做好公司文件资料的归档管理，更好地为各部门提供档案服务，应逐步完善档案管理的基础建设，使其达到规范化、制度化、标准化的目标。第五条档案分为机密档案和普通档案。机密档案主要指财务档案、人事档案、技术档案及合同档案。机密档案分别由以下单位管理：（一）财务档案由财务部统一管理；（二）人事档案由人力资源部统一管理；（三）技术档案由研发中心统一管理；（四）合同档案由总经理办公室统一管理。（五）客户档案由各使用单位负责管理，同时复印一份交总经理办公室存档。各部门档案管理人员应按照公司档案分类管理规则对文件材料进行科学的分类组卷。普通档案由总经理办公室统一管理。（一）总经理办公室设专门档案室负责统筹、协调、组织、管理普通档案工作。（二）总经理办公室设专人负责普通档案的管理，由其将公司在行政、人事、财务、房屋产权变更、经营等工作中形成的具有保存价值的各类文件材料完整、系统、准确地进行分类整理、编目、立卷、归档并加以保管。第六条应当归档的文件包括：（一）上级部门发来的针对本公司工作或与本公司工作具有密切联系的重要文件资料；（二）公司与有关单位的来往信件、协议书、合同及经济交往过程中形成的有关文件资料等；（三）公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的全部规章制度）；（四）公司制定的计划、统计、预算、决算、工作总结；（五）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议纪要；（六）公司自制文件；（七）其他具有保存价值的文件材料。第七条档案保存期限分为永久保存、长期保存和短期保存。长期保存的期限为16年以上50年以下；短期保存的期限为16年以下。其中：（一）凡是反映集团重要活动和基本历史面貌的，在经济建设、文化建设、政治活动和科学研究中需要长远利用的档案，应列为永久保管。具体分为：1．以集团公司名义制作的重要文件，如指示、命令、决议、决定、会议纪要、工作计划及总结、重要的请示或报告以及有关机构演变、人事任免的文件材料等；2．中国XX集团公司、上级主管单位印发的属于集团业务范围并需要贯彻执行的重要文件，如指示、命令、批复等以及各职能部门、分支机构及全资、控股企业报送的有关报告、总结等文件材料；3．来文明确注明需要永久保存的文件资料。（二）凡是在相当长时间内需要查考的档案，应列为长期保存。具体分为：1．以集团公司名义制作的，在相当长时间内需要查考的文件资料；2．中国XX集团公司、上级主管单位印发的以及各职能部门、分支机构及全资、控股企业报送的比较重要的文件材料、3．来文明确注明需要长期保存的文件资料。（三）凡是在较短时间内需要查考的文件资料，如会议通知、用印审批单等，以及来文明确注明短期具体保存时间的，均列为短期保存。第八条凡是保存期限届满的文件资料，应按规定进行清理、销毁。应销毁的文件资料应在《档案销毁清册》上登记收发文号码、文件标题、密级、年限等，经集团公司领导审批签字后方可按文件的密级进行销毁工作。销毁时应由总经理办公室主任指定监销人在旁监督进行登记，并在收发文簿上加盖“销毁”印，之后销毁工作方可完成。第九条以下资料无需进行归档：（一）集团公司、中国XX集团公司、其他上级主管单位及各职能部门、各分支机构、所属全资、控股企业印发的各种重份文件；（二）无查考价值的事务性、临时性文件；（三）未经签发的文电草稿、一般性文件的历次修改稿，但经签发领导修改过的定稿除外；（四）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问，一般性问题、提出一般性建议或意见的员工来信；（五）为参考目的从各方面收集的文件资料；（六）参加非主管单位召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件资料；（七）各职能部门、各分支机构、所属控股、参股企业送来的不应抄报或不必备案的文件资料；（八）越级和非隶属单位抄送的一般的、不需要办理的文件资料；（九）外单位送来的征求意见的文件未定稿。第十条每年在文件立卷归档时，应清理不需归档的文件材料，并应加强保管，不要随意堆放，以免造成信息泄密。需要销毁的文件应及时销毁。销毁不归档的文件资料，秘密级以上的文件必须在《档案销毁清册》上登记收发文编号、文件标题、密级等，经公司领导审批后，进行销毁，并在收发文簿上加盖销毁印。第十一条公司事务承办人员，应于事件办理完毕后，将属于归档范围的文书材料按要求整理好，移送公司档案室，不得擅自留存。第三章档案室管理第十二条应充分保证档案室各项硬件设施建设，并严格做好档案库房的防火、防盗、防光、防潮、防虫、防高温、防有害气体、防侵蚀损坏工作。做好档案库房的通风工作，保持室内外清洁卫生。第十三条档案入库要力求排列整齐美观，库房箱柜应按文件来源及年份编号排列，以便查找。第十四条档案接收入库时应以高度谨慎、负责的态度办理交接手续。第十五条档案工作人员要勤查勤看库房排架、卷柜及档案材料，发现情况和问题要及时报告，并采取相应处理措施。第四章档案借阅第十六条公司档案一般只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的要履行借阅手续，详细填写《档案借阅登记表》，同时，一般档案的借阅应经部门经理批准；分公司营业执照、组织机构代码证以及其他有关公司经营、人事任免文件等应经职能部门经理或分支机构负责人批准；重要、机密档案的借阅应经公司主管领导批准。第十七条档案借阅时间，普通档案最长不得超过十天，机密档案最长不得超过一周。第十八条档案借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线或涂改，未经批准不得复印档案。确需复印或摘抄的，须在《档案使用登记表》上登记，并经部门领导签字批准。第五章奖惩第十九条对于在档案管理中认真负责，并能够及时有效地为各项工作提供档案服务的档案管理