2024年春江苏开放大学办公室事务管理过程性考核作业1-3

2023年春江苏开放大学办公室事务管理平时作业一单选题1办公室的服务作用是指办公室承担着为领导、为同级和基层单位服务的职责。（）A正确B错误参考答案：A2布置办公室时，领导者应位于后方，以便监督，同时不因领导者接洽工作转移和分散工作人员的视线和精力。（）A正确B错误参考答案：A3办公室的室温一般不低于18度，不高于28度。（）A错误B正确参考答案：A4办公室环境是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（）A正确B错误参考答案：A5布置办公室时，自然光应来自桌子的右上方或斜后上方。（）A错误B正确参考答案：AA答案解析：布置办公室时，自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。多选题1办公室的地位主要体现在（）。A中心地位B枢纽地位C窗口地位D主导地位参考答案：A；B；C2下列属于办公室环境中硬环境的是（）。A光线环境B办公室的工作气氛C空气环境D绿化环境参考答案：A；C；D3办公室的工作内容主要包含（）。A接待工作B会议与活动组织C文电办理D办公环境的优化与维护参考答案：A；B；C；D4日常环境的管理包括（）。A上司办公室的环境管理B公共楼道的环境管理C日常公务活动区的环境管理D个人工作区的环境管理参考答案：A；C；D5办公室事务具有（）的特征。A服务性B综合性C分散性D繁杂性参考答案：A；B；C；D填空题1、外来办事人员，首先接触的是办公室工作人员，办公室人员的精神面貌、仪态仪表、语言表达、办事水平都代表着一个单位的形象，这指的是办公室的作用。参考答案：窗口和门面2、办公室布局主要有两种方式，一是，二是。参考答案：封闭式；开放式3、办公室的软环境主要包括和等社会环境。参考答案：办公室的工作气氛；人员的个人素养简答题1、秘书小王上班总是匆匆忙忙的，办公室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污渍斑斑，领导要的文件总是东查西翻，每日常用的访客接待本也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及它处。请你给小王提供一些如何布置办公桌的建议。答案：针对秘书小王办公桌布置的问题，我提出以下建议：定期清洁：每天或每周固定时间清洁办公桌，包括窗台、电脑键盘等，保持工作环境整洁有序。分类整理：将办公桌上的文件、物品进行分类整理，使用文件夹、文件盒等工具进行收纳，避免文件堆积。标识清晰：对重要的文件或资料使用标签进行标识，方便快速查找。合理规划：合理规划办公桌空间，将常用的物品放在易取的地方，减少查找时间。养成习惯：养成良好的工作习惯，每次使用后及时归位，避免杂乱无章。使用工具：如使用桌面整理架、抽屉分隔器等辅助工具，帮助整理桌面和抽屉内的物品。定期回顾：每周或每月回顾办公桌的布局和整理情况，进行必要的调整和优化。2、谈谈对你对办公室是领导的耳目和左右手的认识。（需展开论述）答案：对于“办公室是领导的耳目和左右手”的认识，我认为主要体现在以下几个方面：信息传递：办公室是领导获取信息的重要渠道，通过收集、整理、传递各类信息，帮助领导了解组织的内外环境和动态。决策支持：办公室在领导决策过程中发挥着重要作用，通过提供数据、分析、建议等，为领导提供决策支持，促进科学决策。沟通协调：办公室作为领导与其他部门、人员之间的桥梁和纽带，负责协调各方关系，确保组织的正常运转。任务执行：领导交办的各项任务，往往需要通过办公室进行分解、分配、监督和检查，确保任务得到及时有效的执行。形象展示：办公室是展示领导形象和组织形象的重要窗口，通过良好的办公环境、高效的工作流程等，展示领导和组织的风采。因此，办公室作为领导的耳目和左右手，在组织中发挥着不可替代的作用，需要高度重视并不断加强建设。3、办公室布局的原则是什么？答案：办公室布局的原则主要包括以下几点：功能性原则：办公室布局应满足各项工作的实际需求，确保各个区域的功能明确、合理，提高工作效率。舒适性原则：办公室布局应考虑员工的舒适感受，确保办公环境宽敞明亮、通风良好、安静舒适，提高员工的工作积极性和满意度。安全性原则：办公室布局应确保员工的人身安全和财产安全，避免火灾、盗窃等安全事故的发生。美观性原则：办公室布局应追求美观大方、简洁明快的设计风格，体现组织的文化特色和价值观念。灵活性原则：办公室布局应具有一定的灵活性，能够适应组织发展的变化和员工工作的需求变化，方便调整和改造。经济性原则：在满足以上原则的前提下，办公室布局还应考虑经济性因素，尽量节约空间、降低成本、提高资源利用效率。

2024年春江苏开放大学办公室事务管理过程性考核作业二单选题1餐桌中间的转盘要逆时针转，每道菜上过之后，要先转到主宾面前。（）A错误B正确参考答案：A2迎接来访者的礼节，说法错误的是（）。A握手时，如果表示对对方的重视，可以加长握手时间，一般可以达到七八秒左右。B递名片时，应该站起来，以齐胸的高度递上。C为他人介绍时，对于更被尊敬的人，应先把对方介绍给他。D在缺少介绍人的时候，及时自我介绍是非常必要的。参考答案：A3下列关于公文叙述正确的是（）。A报告，适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。B批复，适用于答复下级机关请示事项。C纪要，适用于对重要问题提出见解和处理办法。D决议，适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升、嘉奖有关单位和人员。参考答案：B4在安排多议题的会议时间时，应该遵循的原则是（）。A讨论重要事项的时间要优先安排B讨论与会者感兴趣的话题，时间安排要充裕C讨论敏感话题的时间安排要充裕D与会者意见分歧较大的事项，时间要优先安排参考答案：A5下列（）不属于发文办理的主要程序。A登记B催办C印制D复核参考答案：B6重新订购线=日用量×运送时间+最小库存量。（）A错误B正确参考答案：B7一般来说，递名片时应该站起来，以齐胸的高度递上。双手拿着名片下方，让名片上字的正面朝向对方。（）A错误B正确参考答案：A8正确的行姿是：头正，双眼平视前方，下颌微收。挺胸收腹，双肩平稳，双臂自然摆动，身体的重心随着前行而略向后仰。（）A正确B错误参考答案：B9男士穿着西装时，（）的颜色要一致，这就是男士着装的所谓“三一原则”。A皮包、西服、皮鞋B皮包、皮带、皮鞋C皮包、皮带、西服D西服、皮带、皮鞋参考答案：B10会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。（）A正确B错误参考答案：A多选题1会议记录应该严格遵守（）的原则。A实事求是B完整准确C清楚规范D客观真实参考答案：A；B；C；D2按出席对象划分，会议可分为（）。A群众会B联席会C内部会D代表会参考答案：A；B；C；D3会间信息的收集、传递与反馈应遵循（）的原则。A突出重点B真实快速C力求全面D准确充分参考答案：A；B；C4向上级机关行文，应当遵循（）的原则。A请示应当一文一事B受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。C原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关、同级机关和下级机关。D党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权。参考答案：A；B；D5接待人员着装的基本原则是（）。A着装要明确目的B着装要与场合相适应C着装要适合自身的条件D着装要符合自己的社会角色参考答案：A；B；C；D简答题1如何选择合适的会议场所？答案:选择合适的会议场所需要考虑以下几个方面：会议目的和规模：根据会议的性质（如商务会议、培训会议、研讨会等）和参会人数来确定所需的场地大小和类型。地理位置：选择交通便利、方便参会者到达的地点，特别是如果参会者来自不同地区时更为重要。设施和设备：检查场地是否提供所需的设施和设备，如投影仪、音响系统、白板、桌椅等，以及是否有足够的停车位。环境氛围：确保会议场地整洁、安静，并且具有与会议主题相匹配的氛围。预算：在预算范围内选择最符合要求的场地，避免超支。可用性和预订情况：确认所选场地的可用性，并尽早预订以避免临时变动。服务和支持：了解场地提供哪些服务和支持，如餐饮服务、技术支持等，并确保这些服务能满足会议需求。2情境案例：鼎新公司最近和宁夏宏大公司达成了一项协议。为了祝贺双方合作成功，鼎新公司总经理石振招待宏大公司总经理一行。石经理吩咐自己的秘书田莉负责这次宴请招待的有关准备工作，并告诉她对方有少数民族，嘱咐她招待要上档次。秘书田莉经过一番思考，很快写出了一份接待计划，包括准备送给对方的礼物——本地特色工艺品，就餐地点——本地一家著名的档次较高的粤菜馆等。当田莉把接待计划给经理看时，发现经理刚开始还挺高兴，但当他看见用餐地点时，脸色很快阴了下来。问题：请你对田莉的接待计划进行点评。答案:田莉的接待计划在总体上考虑到了礼物的选择和就餐地点的档次，但在细节上有所疏忽。具体来说：礼物选择：准备本地特色工艺品作为礼物是一个很好的选择，能够体现地方特色和诚意。就餐地点：虽然选择了档次较高的粤菜馆，但没有考虑到对方有少数民族成员的情况。在选择餐厅时，应该考虑到对方的饮食习惯和文化背景，选择能够提供适合少数民族饮食的餐厅。接待计划完善：在接待计划中，田莉可以进一步考虑其他细节，如接送安排、会议日程、住宿安排等，以确保整个接待流程的无缝衔接和周到服务。沟通和反馈：在准备接待计划时，田莉应该与经理保持密切沟通，及时获取反馈并进行调整。此外，也可以与对方进行沟通，了解他们的具体需求和喜好，以提供更加贴心的服务。3.有人说：“与会人员离开会场后，办公室人员的会议工作就结束了。”请你运用所学的知识来评价这种观点。（需展开论述）答案:对于观点“与会人员离开会场后，办公室人员的会议工作就结束了”，这种看法是片面和不准确的。在会议管理中，办公室人员的工作实际上贯穿了会议的整个生命周期，包括会议前的准备、会议期间的协调以及会议后的总结与跟进等多个阶段。首先，会议前的准备是办公室人员会议工作的重要组成部分。这包括确定会议主题、议程和时间安排，邀请并确认参会人员，准备会议所需的材料和设备，布置会议场地等。这些准备工作对于确保会议的顺利进行和达到预期效果至关重要。其次，会议期间，办公室人员也承担着重要的职责。他们需要协助会议主持人进行会议的组织和协调，确保会议按照议程进行，同时处理会议中可能出现的突发情况。此外，他们还需要记录会议内容，包括发言、讨论和决议等，以便后续总结和归档。最后，会议结束后，办公室人员的工作并未结束。他们需要整理会议记录，撰写会议纪要，并向与会人员和相关部门分发。此外，他们还需要跟进会议决议的执行情况，确保会议成果得到落实。同时，他们还需要对会议进行总结和评估，分析会议的成功之处和不足之处，为今后的会议提供经验和借鉴。因此，与会人员离开会场并不意味着办公室人员的会议工作就结束了。相反，会议后的总结和跟进同样重要。只有通过不断的总结和反思，才能不断提高会议的效率和质量，更好地服务于组织的发展和目标的实现。综上所述，办公室人员的会议工作是一个复杂而系统的过程，它贯穿了会议的整个生命周期。因此，我们不能简单地将办公室人员的会议工作局限于会议期间，而应该全面认识和理解其工作的重要性和复杂性。

2024年春江苏开放大学办公室事务管理过程性考核作业三单选题1电话铃响三声之内应该拿起话筒，即“铃响不过三”。（）A错误B正确参考答案：B2关于握手礼仪，说法正确的是（）。A与年长者握手，年幼者要主动伸手。B与主人握手，客人要主动伸手。C与女性握手，男性一定要主动伸手。D握手时，力度要适中，握上两三秒种就行。参考答案：D3填写介绍信时，可以用毛笔、钢笔或圆珠笔书写。（）A正确B错误参考答案：B4信息传递的要素：信源、信道和信宿。（）A正确B错误参考答案：A5印章的使用程序：申请——填写用印申请单——专人审核签名——用印——登记。（）A错误B正确参考答案：B6工作中，秘书以领导的角色或者假借领导名义越俎代庖，发号施令，甚至以“领导”自居，颐指气使。这是秘书角色错位中的（）。A关系越位B工作越位C社交越位D表态越位参考答案：A7负反馈一般为决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈，使系统的输入对输出的影响增大。（）A正确B错误参考答案：B8秘书必须坚定不移地、毫不走样地贯彻领导的决策，执行领导的决定，并学会对不同领导的适应和心理调节，保持心态的稳定和平衡。这是秘书的（）。A主体意识B服从意识C责任意识D服务意识参考答案：B9下列哪种不是信息筛选的方法（）。A看结尾B看正文C看来源D看标题参考答案：A10按照个人时间管理的ABCD原则，每日应从（）事情开始依轻重缓急、循序着手，方能充分利用时间，取得最佳效益。AC类BB类CD类DA类参考答案：D多选题1信息工作包括（）等程序。A信息传递B信息收集C信息整理D信息存储参考答案：A；B；C；D2秘书接受工作任务是要弄清的“三要素”是指（）。A时限B费用C内容D要求参考答案：A；C；D3正确拨打、接听电话的基本原则包括（）。A左录右听原则B保密原则C时间原则D热情礼貌原则参考答案：B；C；D4公务印章包含（）等种类。A正式印章B钢印C领导人签名章D套印章参考答案：A；B；C；D5单位印章的作用包含（）。A法律作用B权威作用C标志作用D凭证作用参考答案：A；B；C；D简答题1秘书办理上司交办事项，应当遵循哪些基本原则？答案：秘书在办理上司交办事项时，应当遵循以下基本原则：准确理解：确保准确理解上司的意图和要求，对交办事项的目的、内容、期限等有清晰的认识。及时办理：在接到任务后，应迅速行动，按照规定的时间节点或优先级进行办理，不得无故拖延。保密原则：对于涉及机密或敏感信息的事项，应严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。负责到底：对于所承办的任务，要认真负责，跟踪办理过程，确保任务按时、按质完成，对办理结果负责。有效沟通：在办理过程中，如遇到问题或需要协助，应及时与上司或其他相关部门进行有效沟通，寻求解决方案。遵守规定：在办理事项时，应严格遵守公司或组织的各项规定和流程，不得擅自改变或省略。反馈及时：在任务完成后，应及时向上司反馈办理结果，包括遇到的问题、解决的办法以及最终的效果等。持续改进：在办理事项的过程中，应不断总结经验教训，针对存在的问题和不足进行改进，提高工作效率和质量。遵循以上原则，秘书能够更好地完成上司交办的事项，为上司提供高效、优质的服务。2情境案例：一天某县委A书记外出开会，上车前，对秘书小王说：“明天，派个车去机场接我爱人，班机12点到，别误了啊！我过几天才能回来，这件事一定要办好。”说完，A书记就要上车走。小王秘书想：实际让去接他爱人，这明明是私事用公车嘛。可书记又没说给油钱，前两天A书记还批评了公车私用的现象。这个车咋个派法？小王秘书一向反应快，眨眼的功夫，想出了三个办法。于是，连忙对A书记说：您放心，绝误不了。小王想出的三条办法是什么？他又怎么做的呢？第一，小王秘书想，既然答应了书记那就得办。书记讲过不让公车私用，那就只好掏钱呗。钱，当然不能让书记掏，那就干认倒霉，拿钱买个人情，只当是给书记拍个马屁。第二，小王秘书想，要是一声不吭把车钱垫上，只能吃个哑巴亏。干脆一不做二不休，把事情嚷嚷出去。这样既完成了“任务”，又给书记脸上贴了金。于是，他找到车务科的李科长，说明了要车的理由，又急忙去财务科交费。财务科的会计知道是去接书记的爱人，不肯收钱。小王秘书还主动做工作说：“这是书记的指示。书记模范执行纪律，这钱是让我们专门交车费的，一定要收。何况书记前两天还在会上强调了公车私用的收费制度，你们不收钱，我怎么向书记交待，也有损领导大的形象。”小王秘书说服了会计。第三，小王秘书想，如果借口工作忙走不开，请李科长去接书记夫人，并由李科长向夫人说明：用车的汽油费由王秘书代为垫付了，然后再请行政科长发一表扬通报，表彰书记带头执行制度，为书记树立良好的形象，并号召全机关工作人员都向其和夫人学习，岂不更好。问题：请分析案例中小王秘书对紧急情况处理的三种方案哪一种最好，并说明为什么。你从中获得了什么启示？答案：在案例中小王秘书对紧急情况处理的三种方案中，第三种方案是最佳选择。首先，我们分析每种方案：第一种方案：小王秘书自己掏钱支付车费。虽然这看似是一个解决问题的直接方式，但实际上它并不符合公共资源的合理使用原则，且可能给书记带来不必要的误解或质疑，特别是在书记已经强调过公车私用问题的情况下。第二种方案：小王秘书垫付车费并公开宣扬书记模范执行纪律。这个方案虽然看似在维护书记的形象，但实际上是利用了公共资源来为私人事务买单，并且还可能导致单位内部对公共资源使用的误解和混乱。第三种方案：小王秘书请李科长去接书记的夫人，并代为垫付汽油费，然后通过行政渠道发布表扬通报。这个方案不仅避免了直接使用公车接私人的问题，还通过行政通报的方式正面宣传了书记带头执行制度的好形象，同时也维护了单位内部对公共资源使用的严格规范。选择第三种方案的原因在于，它充分体现了公共资源的合理使用原则，同时也维护了书记和单位的形象。这种方式既避免了直接违反规定，又巧妙地解决了问题，体现了秘书在处理复杂问题时的智慧和策略。从这个案例中，我们可以获得的启示是：在处理紧急或敏感问题时，应当优先考虑公共资源的合理使用和单位形象的维护。在解决问题的过程中，我们应当尽可能地避免直接违反规定或制度，而是应当寻找既符合规定又能解决问题的最佳方案。同时，这也要求我们在日常工作中要不断加强学习，提高处理复杂问题的能力和水平。3请谈谈如何正确使用介绍信。（需展开论述）答案：介绍信是机关团体、企事业单位派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的函件，具有介绍、证明的双重作用。正确使用介绍信对于确保信息的准确性、有效性和安全性至关重要。以下是如何正确使用介绍信的详细论述：一、明确介绍信的目的和内容在使用介绍信之前，首先要明确介绍信的目的和内容。介绍信的目的是为了向对方介绍来人的身份、职务、任务等信息，以便对方能够了解来人的身份和目的，从而得到对方的信任和支持。因此，在撰写介绍信时，要清晰地说明来人的身份、职务