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文档简介

公司会议记录管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范公司会议的记录管理，确保会议纪要的准确性、完整性和及时性，有效支持公司的决策与落地。本制度依据公司的实际情况和相关法规订立，旨在明确会议记录的产生、保管、分发和使用等相关事项。第二条适用范围本制度适用于公司内全部级别的会议记录管理，包含但不限于部门会议、公司会议、董事会会议等。第三条定义与术语会议记录：会议过程中的讨论、决议、行动点等要素的文字记录。会议纪要：会议记录的精简版，包含会议的紧要内容和决策内容。第二章会议记录的产生与保管第四条会议记录的产生会议记录由指定人员负责，一般由会议秘书担负记录员，确保记录的准确性和全面性。会议记录应当实时进行，记录员需及时记录讨论内容、决策以及行动点等紧要信息。会议记录应当采用电子形式进行，以便于保管和传递。第五条会议纪要的起草会议纪要由记录员依据会议记录整理而成，准确反映会议的要点和决策结果，重视精炼和条理。会议纪要应当在会议结束后的24小时内完成起草，并提交给相关参会人员审核。会议纪要的起草应当准确、客观、中立，不得添油加醋，确保信息的真实性。第六条会议记录的保管会议记录原始数据应当存档并留存备查，由会议秘书进行保管。会议记录的存储形式应当采用电子文件方式，以降低存储本钱并便于检索。会议记录的存储位置和权限应当进行合理设置，只授权相关人员进行访问。会议记录应当依照肯定的时间周期进行备份，以确保数据安全和完整性。第三章会议记录的分发和使用第七条会议纪要的分发会议纪要应当在起草完成、审核通过后，由记录员进行分发。常规情况下，会议纪要应当在会议结束后的48小时内完成分发，并抄送给相关参会人员以及会议主持人。分发应当采用电子邮件方式，并供应可编辑和不行编辑两种版本，以满足不同人员的需求。第八条会议记录的使用会议记录的使用范围应当明确，仅限于参会人员和相关人员的需要。参会人员应当尽快阅读和确认会议纪要的准确性，如有遗漏或错误，应及时提出修正看法。会议记录应认作为参考和依据，用于决策和行动计划的订立。第四章会议记录的评审和归档第九条会议纪要的评审会议纪要的评审由会议主持人或指定人员进行，确保会议纪要的准确性和完整性。会议纪要评审应当在会议纪要起草后的48小时内进行，如有需要，可延长时间。第十条会议记录的归档会议纪要经过评审并获得认可后，应当进行归档。会议记录的归档应当依照肯定的时间周期进行，确保历史记录的完整性和可查性。归档的会议记录应当存储在特地的文档管理系统中，并进行合理的分类和整理，便于查询和使用。第五章附则第十一条违规处理对于违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行处理，包含但不限于口头警告、书面警告、纪律处分等。第十二条修订程序对本制度的修订，应当由相关部门提出修订建议，并经公司领导同意后进行修订。修订后的制度应当通知全体员工并依照规定执行。第十三条附加说明本制度解释权归公司全部，如有未尽事宜，以公司相关规定为准。第十四条生效日

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