档案人员岗位培训基础知识

档案人员岗位培训根底知识第一章档案与档案工作概述第一节档案概要一、档案的概念〔一〕档案的概念《中华人民共和国档案法》在表述档案概念时指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”很显然，“档案”这个概念的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。二、档案的特点〔一〕档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。这是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。〔二〕档案和文件是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的根底；区别那么因为文件转化为档案是有条件的。〔三〕档案来源广泛，内容丰富，形式多样。只要有机关、团体存在，有社会实践活动存在，就有档案产生。档案来源的广泛决定了档案内容的丰富。就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等；就信息表达方式来讲，有文字、声音和图像等。三、档案的种类在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。(一)文书档案文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。它是了解、研究国家社会政治、经济和文化开展史，研究个体的机构、组织历史的根本依据。(二)科技档案科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、根本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。它是反映科学技术、经济建设真实面貌的原始记录，也是科学技术的重要存在形式之一。(三)专门档案专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。如人事档案、会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案和军事档案等。由于社会分工细致，专门档案种类繁多，难以尽数。四、档案的根本作用档案是机关文件查考的依据、生产建设的丰富资料、科学研究的根底和条件、政治斗争的必要手段和宣传教育的生动素材。档案的根本作用可概括为两个根本方面，凭证作用和参考作用。1．档案是历史的真凭实证档案之所以具有凭证作用，是由它的形成规律及自身特点决定的。首先，从其产生过程看，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证性。其次，从档案本身的物质形态看，它保存着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信。还有些文件材料，如合同、契约等，制发的目的就是备忘，其凭证作用更明显。2．档案是第一手的参考材料可供人们学习、参考的材料是很多的，如档案、图书和报刊资料等，但档案这种前人知识的载体，更直接、更原始地记录了前人的经验、教训，因而是第一手的参考材料。思考题：1．档案的概念与特点是什么?2．如何理解档案的根本作用?第二节档案工作概要一、档案事业的构成(一)机关档案室工作1983年4月(二)档案馆工作1983年4月26日国家档案局颁发的《档案馆工作通那么》指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。”档案馆的根本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下，集中统一地管理党和国家的档案及有关资料，维护档案的完整与平安，积极提供利用，为社会主义现代化建设效劳。2000年召开的全国档案馆工作会议进一步要求：“把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息效劳的中心。”2009年召开的全国档案馆工作会议又提出：“努力把各级国家档案馆建设成档案平安保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心我国档案馆主要分两大类，即综合性档案馆和专门性档案馆。1.综合性档案馆我国设置的中央级综合性档案馆包括：中央档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆。北京市所设置的综合性档案馆包括北京市档案馆和东城区、西城区等18个区县档案馆。2．专门性档案馆我国专门性的、部门性的档案馆，包括中央一级和地方一级。它们分别收藏某一方面的、某一专业的、某种载体形式的档案和相关资料。目前我国已建立的专门性或部门性档案馆有：中国照片档案馆、测绘档案馆和气象档案馆等。城市建设档案馆是比较重要的地方专门性档案馆，它是专门收藏城建档案及有关资料的科技文化事业单位。(三)档案行政管理工作档案行政管理工作是以国家各项建设事业的长远和现实需要为目标，以档案法律法规为准那么，对全国以及地方档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的过程和活动。全国档案行政管理工作的最高机关是国家档案局。北京市档案局为市政府负责本市档案工作的主管部门，履行全市档案事业行政管理职能。具有执法主体资格，在履行全市档案行政执法职能的过程中，接受市人民代表大会常务委员会的法律监督，接受市政府法制部门的业务指导。(四)档案教育工作档案教育工作是社会教育机构和档案部门对预备从事和已经从事档案工作的人员实施培养的过程和活动。我国的档案教育工作较为兴旺，主要分院校教育和在职教育两个方面。(五)档案科学研究工作依靠科研教育振兴档案事业是开展档案事业的根本战略之一，档案科学研究工作受到高度重视。档案科学研究工作包括档案科学的根底理论研究、应用理论研究、应用技术研究和档案科学研究管理工作等。(六)档案宣传工作档案宣传工作是向社会成员说明讲解档案和档案工作的重要意义，传播档案和档案法规的有关信息，煽动和吸引人们积极参与档案的保护和利用工作的过程和活动。(七)档案外事交往工作与国际档案界的交往与合作，是国家档案事务中的重要局部，是开展我国档案事业的外部条件。新中国成立后，特别是改革开放以来，我国档案界的国际交往与合作日趋活泼。北京市档案界也广泛地参与到这项工作中来，走出去，请进来，学习和借鉴外国管理与开发档案的先进经验，宣传和展示北京与整个国家改革开放所取得的巨大成就。二、档案业务工作的内容按照我国档案界的习惯，档案业务工作的根本内容可概括为档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等六个方面，简称“六个环节”。(一)档案收集工作档案的前身——文件，是由机关内各组织机构和个人分散形成的，而机关和社会利用档案，那么要求一定的集中，为了更广泛地发挥档案的作用，就需挑选文件集中保存，这便是档案的收集工作。机关文件归档和各单位档案向档案馆移交都属于档案收集工作。(二)档案整理工作收集起来的档案来源广泛，数量很大，内容复杂，有的还可能是零散文件。为了改变这种相对零乱的状况，便于保管和利用，就必须对档案进行分门别类，使之有规可循，这便是档案的整理工作。(三)档案鉴定工作随着时间的推移和社会实践的开展，档案数量日益增多，而有些档案那么逐渐失去了保存价值。为了减轻库房负担，降低档案管理本钱，方便有价值档案的管理和检索，就需要对库存档案进行鉴别、挑选，去粗取精，这便是档案的鉴定工作。文件归档环节中确实定保管期限也属档案鉴定工作范畴。(四)档案保管工作由于自然和社会的原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至遭到突变性的破坏。为了尽可能地延长档案的寿命，就需要对其采取保护措施，进行妥善管理，这便是档案的保管工作。(五)档案统计工作档案数量多，成分复杂，为了科学地进行收集、整理、鉴定、保管和有效地提供利用，档案管理部门和档案行政管理部门都要掌握档案和档案工作的根本情况，这就要对有关状况进行数据的登记、统计和分析研究，这便是档案的统计工作。(六)档案利用工作党和国家以及社会机构、组织、单位建立档案工作的最终目的是发挥档案的作用。为此，档案室、档案馆除大量的根底工作外，还要通过各种方式和手段提供利用档案和有关资料。直接满足社会各方面档案利用者需求的工作，便是档案的利用工作。三、档案工作性质〔一〕档案工作是一项管理性的工作国务院早在1956年《关于加强国家档案工作的决定》中就规定：“档案工作的任务就是要在统一管理国家档案的原那么下建立国家档案制度，科学地管理这些档案，以便于国家机关和科学研究工作的利用。”因此，所谓档案工作，确切地说就是档案管理工作。〔二〕档案工作是一项效劳性的工作档案工作对于其他工作来说，属于效劳性工作。通过管理和提供档案资料为各项工作效劳，那么是档案工作区别于其他效劳性工作的特点之一。效劳性是档案工作的重要属性之一，是档案工作赖以生存和开展的主要因素。〔三〕档案工作是一项政治性的工作因为档案工作为一定的政治效劳，是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，所以说档案工作是一项政治性的工作。〔四〕档案工作是一项科学性的工作档案工作是科学研究的先决条件之一，无论是自然科学研究，还是社会科学研究，都必须掌握丰富的第一手材料，档案部门收藏的各种档案原始、系统地记录了人类同社会、同大自然抗争的知识经验，能最大限度地满足科学工作者的需要。档案工作本身也具有学术性。〔五〕档案工作是一项文化性的工作档案室和档案馆保存的档案都是国家珍贵的历史文化财富，是人类文明进步的阶梯。四、档案工作的根本原那么〔一〕档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原那么1．国家全部档案由各级档案机构分别集中保存各机关内党、政、工、团等组织和机构的档案，均由机关档案室集中管理，不得由承办单位和个人分散保存；各机关档案中需要长远保存的，由各级档案馆集中保管；一切档案非依规定和批准手续，不得转移、分散或销毁。2．全国档案工作，由各级档案行政管理机关统一、分级、分专业负责监督和指导所谓统一，就是在全国范围内实行统一的业务指导、监督和检查。具体说，就是全国档案工作事务由国家档案局掌管。所谓分级负责，就是地方各级档案行政管理机关，按照全国统一的规定和要求，结合本地区的具体情况，在本地区党委的领导、人民代表大会常务委员会和政府的监督下，制定规划，健全制度，具体指导、监督和检查本地区的档案工作。所谓分专业负责，就是中央和地方专业主管机关档案部门，按照全国档案工作的统一规定，在国家和地方档案行政机关的指导下，根据本专业、本系统的特点，负责本系统包括下属单位档案工作的管理。3．实行党、政档案统一管理党、政档案统一管理，是我国档案工作的特点之一。一个机关内共产党、行政、工会和共青团等组织的档案统一集中在一个机构保管；需要长远保存的党、政档案，统一集中于各级档案馆。〔二〕维护档案的完整与平安，是档案管理的根本要求维护档案完整，一方面，从数量上要保证档案的齐全，使那些应该集中和保存的档案不能残缺缺少；另一方面，从质量上，也就是系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地将其割裂分散，或者零乱堆砌。维护档案平安，一方面，从物质上要保证档案不遭受人为和自然的损坏，尽量延长其寿命；另一方面，要保证档案政治上的平安，即档案不丧失、不被盗、不泄密。〔三〕便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的便于社会各方面的利用，是整个档案工作的出发点和最终目的。一切档案机构的设置，一切档案工作制度的建立，一切档案业务工作的开展，都要服从、效劳于这个总目标。因此，便于社会各方面的利用，是检验档案工作的主要标准。五、档案工作的几个专门术语(一)国家档案全宗国家档案全宗又称国家全部档案。指归国家所有的、由国家统一管理的、对国家和社会有保存价值的一切档案财富的总和。它包括我国各个历史时期的国家机构、社会组织和某些个人形成的各种内容和各种形式的档案。如下图：中华人民共和国成立以后档案国家档案全宗中华人民共和国成立以前档案革命历史档案旧政权档案中华人民共和国成立后的档案，是指1949年10月1日(二)全宗全宗是由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。如一个公司所形成的全部档案可包括党群管理、行政管理、财务管理和产品、基建、设备、科研等方面的各种门类的档案。一位科学家、文学家、教育家及其他知名人士，在其一生活动中形成的著作手稿、讲话稿、日记、文电、信函和音像材料等均属个人全宗中的内容。因为一个机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案，反映了这个机关或人物的历史面貌及开展变化过程，所以是一个不可分割的有机整体，不能分散。(三)立档单位立档单位的定义是与全宗相对应的，用一句话概括：其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或者个人即称为立档单位。确定一个组织机构是不是立档单位，它的档案构不构成全宗，要根据一定的条件来分析。构成立档单位的主要条件是：第一、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文；第二、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务方案；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。简单地说，就是看这个组织机构在工作上、组织上和财务上是否有一定的独立性。但是，三个条件不是并列的，其中以第一个条件最为主要。为了确定一个组织单位到底是立档单位，还是立档单位的内部机构，必须从有关这个组织单位职权的法规性、指导性文件和实际活动两个方面去分析。思考题：1．机关档案室的工作任务是什么?2．档案业务工作的内容包括哪几个方面?3．怎样理解档案工作的性质？4．什么是档案工作的根本原那么？5．什么是全宗及立档单位?第二章公文管理第一节公文的概念、分类、文种和稿本一、公文的概念公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行政职权而按标准体式形成的具有法定效用的信息记录。它是依法行政和进行公务活动的重要工具。我们在日常工作中接触到的通知、请示、批复、决定、决议等都是公文。二、公文的分类常见的公文分类方法主要有以下几种：(一)从公文的形成与使用范围上划分，公文可分为通用公文与专用公文两大类。通用公文是指各级党政机关、企事业单位和社会团体等在工作活动中普遍使用的文件。如通知、通报、请示、批复等。专用公文是相对于通用文件而言的，是指在一定业务范围内由专门的机关、组织等因特殊需要而专门制定和使用的文件。如司法机关形成的起诉书、判决书等，外交机关形成的国书、照会、备忘录等。(二)从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种。上行文是指下级机关向上级领导或指导机关报送的公文。即自下而上的行文。如北京市财政局向北京市人民政府或国家财政部报送的公文都属于上行文。平行文是指在同一组织系统中同级机关之间或在非同一组织系统中不相隶属机关之间使用、运行的公文。如国务院各部委、各局之间，市政府所属各局之间使用、运行的公文。再如某中学与卫生局，虽然两个单位的级别可能不同，但两者之间没有领导与被领导或指导与被指导的关系，行文仍属于平行文。下行文是指上级机关向所属的被领导或被指导的下级机关发送的公文，即自上而下的行文。如市税务局给各区县税务局下发的公文。国家档案局给各省、市档案局下发的公文。(三)从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可分为公布公文、内部公文、机密公文三大类。公布公文指内容不涉及秘密，可以对外公开发布的公文，主要有对外公开公文和限国内公开公文两种。内部公文指内容不宜对社会公开，只限于机关内部使用的公文。机密公文指内容涉及国家秘密，泄露出去会使国家的平安和利益遭受损害的公文。根据其内容涉及国家秘密的程度，以及泄露后将给国家带来的损害程度，机密公文可分为绝密、机密、秘密三种。(四)在一个机关内，从公文的来源和去向上划分，公文可分为发文、收文和内部公文三种。发文是指由本机关制成并向外机关发送的公文。收文是指本机关收到的，由外机关制发的公文。内部公文是指由本机关制成，并且只在本机关内部使用的公文。三、常用公文文种文种，又称公文名称或公文种类，是国家以法规性文件规定的公文的名称。对于公文文种，要根据国家有关规定，按照本机关的职权范围、法定地位以及机关之间的行文关系，正确选择，不得滥用。依据国务院2000年8月20日发布、2001年1月1日(一)命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。(二)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。(三)公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。(四)通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。(五)通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。(六)通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。(七)议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。(八)报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。(九)请示适用于向上级机关请求指示、批准。(十)批复适用于答复下级机关的请示事项。(十一)意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。(十二)函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。(十三)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。四、公文的稿本公文稿本是指公文文稿和文本的统称。文稿，指公文起草过程中的历次稿子，如草稿、定稿等。文本，指同一公文由于作用不同而形成的不同版本，如正本、副本、存本等。在公文处理、保管和归档中，对各种稿本要加以区别对待。公文稿本主要有以下几种：〔一〕草稿：即公文的原始文稿，是公文撰写人员根据机关发文意图而草拟的公文未定稿。草稿从内容到形式都比较粗糙，其作用在于供讨论、征求意见、修改审批之用。形式有讨论稿、征求意见稿、送审稿、草案等。草稿因未获审批通过，不是正式公文，不具备正式公文的效用，一般不向外发出。除重要法规性公文及重大事项公文的历次草稿需要归档保存外，一般公文草稿不需要归档保存，待定稿产生后即可销毁。〔二〕定稿：即已经履行法定批准程序的公文文稿，是经过负责人签发或经过会议讨论通过(批准)的最后完成稿。定稿反映了公文起草、审核修改、签发的全过程，是印制公文正本的依据和标准，是日后对文稿内容查考的最直接、最原始的凭证，能产生正式法定效用。同时，定稿上留有负责人的签发标记和会议通过(批准)的标记，可以说定稿的权威性和保存价值丝毫不亚于正本。任何公文在制发过程中必须形成定稿，且只能有一份定稿，所以定稿必须归档保存。书写公文定稿，要使用标准格式的发文稿纸。〔三〕正本：即向受文者制发的具有法定效用的公文文本，是依据定稿并按标准格式要求制作的正式文本。正本代表发文机关或部门的法定权威性和正式意图，是收文者办理公务、解决问题的依据，具备各种生效标志，具有查考价值和现行执行效用。发文机关应当归档保存公文正本。凡属收文机关归档范围的公文正本，收文机关也应归档保存。〔四〕存本：即与公文正本同时印制的印刷本或依照正本复制的标准样本。存本不对外发出，不作为开展工作的依据。由发文机关留存，作用限于存档备考。〔五〕副本：即公文正本的复制本或与正本同时印制的重份公文。其内容与形式完全与正本一致，供备查、知照、传阅使用。思考题：1．怎样理解公文的概念?2．常用的公文分类方法有几种?各是什么?3．简述常用的公文文种。4．简述公文稿本的种类及各自的作用。第二节公文处理和整理工作一、公文处理工作的根本原那么公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原那么，做到及时、准确、平安。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的平安。二、公文处理工作的根本要求(一)公文处理工作必须加强集中统一管理公文是机关工作的重要办事工具，公文处理工作具有很强的政治性、机密性和现实效用性，直接关系到实现机关职能和提高机关办事效率。因此必须对公文实行集中统一管理，不能任其自流。具体而言，集中统一管理主要有统一领导、统一制度、统一管理、统一归档等含义。(二)公文处理工作必须准确、周密准确、周密是根据公文处理工作的原那么，对公文处理工作提出的质量要求。在机关工作中，无论是拟制、发出文件，或制定、宣传和贯彻有关方针政策，或组织、方案和安排具体工作，或汇报情况、请示和答复问题等，都要求做到准确、周密，确保质量，防止过失。(三)公文处理工作必须及时、迅速在处理公文时，要明确规定公文的办理时限，分清轻重缓急，保证紧急、重要的公文优先办理。要改良工作作风，简化公文处理程序，缩短公文运转周期，加快传递和办理速度。要学会利用现代化技术手段，提高公文处理工作的效率。(四)公文处理工作必须平安、可靠，确保国家机密在公文处理工作中，必须保护好公文，注意公文的平安，选择防火、防盗、防潮，防虫蛀鼠咬、防霉变的保管条件，使公文不受损坏，延长寿命。同时要严格遵守有关制度，防止公文遗失。对涉及党和国家机密的公文，在公文处理中要认真遵守《中华人民共和国保密法》的规定，正确划分公文的密级，执行保密制度，确保党和国家的机密。(五)精简公文，反对官僚主义和文牍主义为提高工作效率，防止行文混乱，解脱“文山”的负担，在公文处理工作中必须精简一切可有可无的公文，将公文制发、运转处理的数量严格控制在合理范围内。三、公文整理的含义公文整理，是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原那么对其进行系统分类、组合、排列、编号和根本编目，使之有序化的过程。对公文整理的含义，可以从以下方面理解：必须是办理完毕的公文才能进行整理(二)必须是有查考利用价值的公文才有必要进行整理只有对现实活动和历史研究具有查考、使用价值的公文，才具有保存价值，才有必要进行整理。(三)整理公文时必须遵循公文形成规律，保持公文内在联系对公文进行整理时，必须遵循公文形成规律，保持它们之间的联系，以便于查找和利用。四、公文整理遵循的原那么公文整理遵循的原那么是：遵循公文形成规律，保持公文之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。对公文整理原那么，可以通过以下几个方面做进一步理解：(一)遵循公文形成规律各项职能活动总是存在着各方面的联系，所以在各项职能活动中形成的公文之间，必然有一定的规律，而公文整理必须遵循这些规律。(二)保持公文之间的有机联系公文之间的有机联系主要表现在公文的来源、内容、时间、形式等方面。对公文进行整理时，要注意保持公文之间的有机联系，既要反映出机关职能活动的历史面貌，也要符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供线索。(三)区分不同价值应区分归档范围内不同公文的价值，划定不同保管期限。对于保存价值大、保管期限长的公文，要重点整理和保管；对保存价值小、保管期限短的公文，要区别对待；对无保存价值、不须归档的公文，要进行销毁。(四)便于保管和利用便于保管和利用是公文整理归档的最终目的，也是衡量整理工作质量的重要标准。在整理过程中，要将“便于保管和利用”作为重要因素考虑。思考题：1.公文处理工作的根本原那么是什么？2.简述公文处理工作的根本要求。3．如何理解公文整理的含义？4.公文整理应遵循什么原那么？第三节公文归档公文归档是指一个立档单位的文书处理部门或承办部门，将处理完毕的公文按照一定的原那么进行整理后，定期移交给档案部门集中保存的工作。归档制度包括归档范围、归档时间、归档案卷质量要求。一、公文的归档范围归档范围，即归档公文整理的范围。并不是所有公文都需要归档，要对之正确分析、区别对待。根据2006年12月18〔一〕反映本机关主要职能活动和根本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；〔二〕机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；〔三〕本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；〔四〕其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。机关文件材料不归档范围是：上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。二、公文的归档时间归档时间是指文书处理部门和业务部门将需要归档的公文向档案部门移交的时间。办理完毕的公文一般应在第二年6月底之前向本单位档案部门移交；对于某些专业文件、特殊载体的档案或驻地分散在外的部门形成的文件，可另行规定切合实际的归档时间。三、公文的归档要求归档要求，主要是指归档案卷在质量上必须符合以下要求：(一)应归档的公文材料其种类、份数以及每份文件的页数均应齐全、完整，并要进行分类、立卷，正确划分保管期限，使之到达系统有序。(二)归档案卷封面的各个工程，均应填写清楚。案卷题名要简明确切，注明保管期限，卷内文件应有序排列、编页号、填写卷内文件目录和备考表。(三)归档案卷要按一定次序系统排列，编制顺序号及案卷目录一式数份。交接案卷时，双方要根据目录清点核对，并履行签字手续。思考题：1．归档制度的主要内容是什么？2．确定归档范围主要考虑哪些因素？3．如何确定归档时限?4．公文归档有哪些具体要求？第三章文书档案管理文书档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。第一节文书档案收集工作的内容和要求一、文书档案收集工作的内容和重要性〔一〕收集工作的内容文书档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的方法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。对于一个具体的立档单位，文书档案的收集工作是指该单位的档案部门按照国家的规定，通过归档、接收等方法，把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案室，实行集中统一管理的工作。需要强调的是，为了提高文书档案收集工作的质量，突出不同单位室藏档案的特色，档案人员在制定归档制度尤其是确定归档范围时，要增强收集工作的针对性，要按照国家的有关规定，结合本单位的实际，将反映本单位根本历史面貌和主要职能活动的文件材料列为收集重点。归档制度一经确立，档案部门和各有关部门应严格按照规定，有方案分步骤地开展具体的接收和归档工作。〔二〕文书档案收集工作的重要性档案的收集工作是档案业务工作的根底，文书档案收集工作的重要性，概括起来有以下两点：1.文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和根底文书档案的收集工作是文书档案管理工作的起点。一般情况下，档案部门管理的档案不是由档案部门自身产生和形成的，而是通过开展收集工作，档案部门将各个部门产生的具有保存价值的文件接收过来，并经过长期积累形成的。因此，从全部档案业务工作的程序来看，收集工作是第一个环节，它为文书档案工作提供了实际管理对象。有了档案，档案室才能开展整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作。收集工作做不好，就没有齐全完整的档案，也不会有健全的档案工作。2.文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量收集工作的质量直接决定了档案工作的质量。通常，人们在衡量一个单位档案管理水平的上下时，首先要查看档案室收集的档案文件材料是否齐全完整。如果收集及时，档案材料完整系统、鉴选得当，就能为档案管理的各个环节奠定良好的根底，从而能够集中力量对档案进行深入研究，并广泛开展档案的利用工作。二、文书档案收集工作的要求〔一〕归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求保证归档文件材料的齐全完整是贯穿文书档案收集工作始终的根本要求。就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整。可以说，档案部门接收文件材料齐全完整的程度决定了收集工作的质量，而这也正是许多基层单位开展收集工作的难点。归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。因此，在收集过程中，档案人员不仅要检查文件的完整情况，而且要严把文件的书写质量关，杜绝不符合要求的文件进入档案室。〔二〕归档的文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能各个单位在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一局部。为了防止出现“有文必档”的现象，文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原那么和档案保管期限表的规定，结合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使反映单位重要事件、重大活动和根本历史面貌的文件材料都能够接收到档案部门。〔三〕档案部门要加强收集工作的调查和指导为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件在分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解本单位根本职能的根底上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况。准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整。第二节文书档案的整理和鉴定工作的内容与原那么一、文书档案整理工作的内容与原那么〔一〕文书档案整理工作的内容文书档案整理工作的内容可以概括为文书档案的系统化和根本编目两局部。系统化是指对彼此间存在某种关系的案卷，按照一定的方法组合在一起，构成完整的、具有有机联系的整体，具体包括档案的分类、案卷的排列和档号的编制。根本编目主要是编制案卷目录，以反映和介绍每一卷档案的内容、状况和特征。〔二〕文书档案整理工作的原那么文书档案整理工作的原那么是：充分利用原有的整理根底，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。1．充分利用原有的整理根底在正常的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷。对于已经整理过的档案，档案部门不必打乱重整。一般情况下，只要不是零散文件或原有根底十分不好的案卷，都应尽量保持原有的整理体系。对于某些不合理处，可以做必要的加工补救，这样既可以节约人力物力，减轻对档案的损毁，又可以保证整理工作的质量和效率。2．保持文件之间的历史联系文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系。档案文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等四个方面。〔1〕文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位形成的，形成文件的单位构成了文件在来源方面不可分割的联系。整理档案，必须保持文件在来源方面固有的联系。从全部整理工作来说，文件在来源方面的联系是首要的。〔2〕文件在时间方面的联系。形成文件的机关、组织或个人进行工作活动，都有一定的时间范畴，这使文件之间具有一定的时间联系。整理档案时，必须保持档案在时间上的密切联系。〔3〕文件在内容方面的联系。文件是一个单位在行使职权、解决问题的过程中产生的，文件形成者特定的活动，使文件之间在内容上具有密切联系。〔4〕文件在形式方面的联系，指文件在种类、名称、载体或记录方式等方面的联系。文件的形式在一定程度上反映了文件的来源、时间和内容性质，构成了文件之间一定的联系。因此，在某些情况下，档案整理也必须保持文件形式方面的联系。3．便于保管和利用这是文书档案整理工作的根本出发点和最终要求。通常，“保持文件材料之间的历史联系”和“便于保管和利用”两者是一致的，即如果按照档案文件之间的历史联系进行整理，就能便于归档文件的保管和利用。二、文书档案鉴定工作的内容与原那么〔一〕文书档案鉴定工作的内容文书档案鉴定工作的内容是鉴别和判定文书档案的价值，挑选有价值的档案由档案机构继续保管，剔除无保存价值的档案予以销毁的工作。鉴定工作直接决定档案的存毁，是文书档案管理中非常重要同时也是难度最大的一项工作。〔二〕文书档案鉴定工作的原那么文书档案鉴定工作的原那么是从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、开展的观点来判定档案的价值。这一原那么包含了两层含义：1．确定了文书档案鉴定的根本指导思想和出发点档案是全社会的历史文化财富，档案的价值从根本上说是由总体意义上的社会需求决定的。因此，鉴定工作不能以个人好恶或小团体利益为准绳，必须从社会的总体需求出发，合理预测档案在社会中的作用。2．确定了文书档案鉴定的三个根本观点，即全面的观点、历史的观点和开展的观点在文书档案的价值鉴定工作中必须坚持全面的观点，全面分析档案的内容、来源和形式等各种因素之间以及档案文件之间的有机联系，全面预测社会多层次、多角度和多方面对档案的利用需求，并促进上述两方面有机结合；鉴定工作必须坚持历史的观点。档案是历史的记录，要结合档案形成的历史环境和历史条件进行档案价值的分析，只有这样才能维护历史的真实面貌；鉴定工作要坚持开展的观点，用开展的眼光衡量档案的价值，既要看到档案当前的作用，也要看到它未来可能具有的作用。思考题：1．文书档案收集工作的要求是什么?2．简述文书档案整理工作的原那么。3．简述文书档案鉴定工作的原那么。第四章科技文件管理第一节科技文件的概念、特点、作用和管理措施一、科技文件的概念科技文件是记录和反映科学技术活动，传递科技思想的文字、图表、声像等文件材料的总称。二、科技文件的特点(一)专业技术性从科技文件形成的领域看，科技文件产生于国民经济各个领域的科学技术活动中，而任何一项科技生产活动都是在一定专业分工的范围内进行的，都具有较强的专业性。科技文件作为科技、生产活动的直接记录，同样具有专业技术性的特点。专业技术性是科技文件最突出的特点之一。(二)成套性科技文件的成套性是指在科技活动中围绕一个独立的工作工程(如一个工程工程的设计与施工，一个新产品的研制与开发，一个科研课题的研究等)所形成的全部科技文件的总和。科技文件的成套性是由科技、生产活动的特点决定的。成套性的特点，对于科技文件在整理、保管及利用等方面起着重要的规定和制约作用。(三)更改性科技文件在各个专业技术领域的活动中，处于正在形成、使用的动态过程中。比方，一个产品或一个建筑工程在生产和建设的过程中，为满足用户的需要，而进行工艺、设计的改良，这就要对相应的科技文件进行不断的修改、补充，使之准确地反映产品、工程等客观变化的实际。(四)通用性各学科、专业的相互依赖性增强和标准化工作的不断开展，给科技文件的通用性奠定了根底。利用原有的科技文件，不仅可以提高产品质量，而且可以加速、缩短产品研制的生产周期。科技文件在行业、专业之间进行的科技交流，互相借鉴和使用，充分表达了科技文件的通用性特点。(五)现实性科技文件从某项科技、生产活动的开始到完全结束，都自始至终发挥着作用。科技文件具有极强的现实效用性。三、科技文件的作用科技文件是国家重要的科学技术资源，是广阔科技人员获得科技成果的重要载体，在生产、建设、科研等活动中发挥着重要的作用。(一)科技文件是指导科技、生产、建设活动的重要依据科技生产活动产生了各种科技文件，科技文件又是指导科技生产活动的重要依据。为使科技生产活动有条不紊地进行，就要通过科技文件对科技生产活动进行指挥、控制、协调等。(二)科技文件是继承科技知识的重要手段科技文件是科技生产活动的直接记录，记录了丰富的科技知识，是继承和传播科技知识的重要手段。这主要表现在：一方面科技文件是科技人员开展科技工作的重要条件，科技文件是继承和借鉴前人或他人科技成果不可缺少的重要文献，是科技人员进行科研工作，设计工作的重要条件。另一方面，科技文件是进行科技交流和实现信息资源共享的重要工具。当一项科技任务结束或告一段落，一般情况下会产生两种成果：一是硬件成果，如建筑、产品的实体；二是软件成果，如反映建筑、产品生产建设情况的科技文件。科技文件是科技成果交流和技术转让的主要物质承当者，人们通过科技文件交流和转让，到达信息资源共享和传播科技知识的目的。因此，科技文件是继承、传递和交流科技成果的重要手段。(三)科技文件是提高经济效益和社会效益的重要工具科技文件是提高经济效益和社会效益的重要工具，这主要表现在：一是科技文件是知识形态的生产力。科技文件是科学技术活动的产物，是科学技术资源的有机组成局部，属于知识形态的生产力。科技文件具有技术转让性的特点，利用它实现技术有偿转让，可以使科学技术转化为现实的生产力，从而创造经济效益和社会效益。二是利用科技文件，加速科学研究，促进生产开展，提高经济效益和社会效益。通过利用科技文件，我们可以及时了解和掌握新的技术、新的科研成果，对其加以借鉴和吸收，可以防止重复劳动，缩短科研周期，提高经济效益和社会效益。四、科技文件的管理措施由于科技文件的形成和积累贯穿于科技、生产活动的全过程，同科技、生产活动是同步进行的，因此，基层档案部门要为科技文件的形成和积累，健全工作制度，采取有效措施，实行全过程的监督和指导。其管理措施主要有：〔一〕实行“三纳入”和“四同步”管理实行“三纳入”，就是将科技文件的形成和积累纳入科技、生产、基建工作方案；纳入科技、生产等工作程序；纳入有关部门和有关人员的职责范围。实行“四同步”，就是下达方案任务同时提出文件材料的归档要求；检查方案进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。〔二〕将科技文件的形成、积累列入经济责任制考核范围将科技文件材料的形成、积累列入企业事业单位各部门及有关人员的经济责任制，由档案部门进行考核，并将对各部门和有关人员的考核结果通报本单位的经济责任制考核主管部门，提出具体的奖罚意见，由主管部门统一执行奖励或处分。〔三〕档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、验收、创优、评奖活动，以确保科技文件材料的完整、准确、系统档案部门参加各项生产、技术的鉴定、验收活动、创优、评奖活动，就是参加本单位的产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱验收、产品或工程创优、科研成果的评奖等活动。如果在上述活动中发现形成和积累的科技文件，达不到规定的完整、准确、系统的要求，就不能算最终完成任务，应暂缓鉴定、验收，档案部门不予签字。如果是申报创优及评奖工程的科技文件，档案部门不予签字，那么不得申报成果。〔四〕档案部门应从归档的角度对科技文件标准执行情况进行监督、检查在科技文件的形成、积累过程中，档案部门应配合、协助标准化部门对科技文件标准执行情况进行监督和检查，以确保归档科技文件的质量。其监督和检查的根本内容有：1.形成的科技文件是否齐全、完整、成套、准确；2.科技文件的幅面、格式、名称、编号、更改等，是否符合有关标准，责任签字是否符合规定要求；3.科技文件的编制，是否符合有关标准的规定；4.图样的标题栏格式、内容填写是否符合有关标准，签字手续是否完备；5.文字材料的原稿，是否用蓝黑墨水书写在标准化的用纸上，字迹是否工整、清晰；6.图纸(蓝图)的折叠方法是否符合标准．标准。思考题：1．什么是科技文件?如何理解科技文件的概念?2．简述科技文件的主要作用。3．什么是“三纳入”、“四同步”?4．简述科技文件的管理措施。第二节科技文件归档科技文件归档是科技文件工作的最后一项工作，也是科技文件转化为科技档案的关口。科技文件的归档，要以归档制度为根本依据。科技文件归档制度的内容，一般包括科技文件的归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续。一、科技文件的归档范围(一)确定归档范围的标准确定归档范围，就是确定一个单位内哪些科技文件应该归档。确定归档范围的标准是：科技文件是否具有保存价值。但凡直接记述和反映本单位科技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件，都应列入归档范围。(二)确定归档范围的根本方法1．研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的种类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件。2．掌握本单位根本职能活动，将本单位在根本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其根本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件，从而确定这些科技文件的归档范围。3．正确划定本单位科技文件与科技资料、科技文件与文书材料的界限。4．根据国家及专业主管部门确定的科技文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件的归档范围。二、科技文件的归档时间综合科技、生产活动及其科技文件的特点，科技文件的归档时间最常见的有以下两种：(一)在工程全部结束时间归档在工程全部结束时间归档，是指在一项科技、生产活动(一项基建工程、产品研制、科研课题)全部结束后限期归档。一般情况下，在一项科技、生产活动中形成周期不太长的科技文件材料，较适宜于采用这种方式归档。(二)在工程工作阶段或工程子项结束时间归档当一项科技、生产活动按照其工作程序完成一个工作阶段后，即可将该阶段形成的科技文件材料整理归档。如一项规模较大的基建工程工程，可在工程的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，分别进行归档。有些复杂的工程，如基建工程、科研课题等，往往由假设干个单项工程或科研专题组成，但每个单项工程或科研专题仍各自有相对的独立性，当工程的子项结束后，即可进行归档。一般情况下，科技、生产活动形成周期较长的科技文件材料，可以在科技文件材料的形成阶段或子项完成时间归档。三、科技文件的归档份数归档份数，是指同一项科技文件应归档几份。但凡需要归档的科技文件，一般是归档一份，但重要的、使用频繁的应归档二份以上。在具体确定科技文件归档份数时，要考虑以下几个方面：(一)要考虑归档材料的重要程度。重要的，尤其是需永久保存的文件，要视情况，应归档假设干份副本供日常使用。(二)要考虑开架阅览的需要。对利用频繁的、不保密的科技文件材料，应多复制一份副本供开架阅览使用。(三)根据国家有关规定，凡需要上报上级有关部门或科技专业档案馆的文件材料，应对归档的份数做出相应规定。四、科技文件的归档要求科技文件归档的最根本要求，应包括：(一)归档工作由相关的科技业务部门承当。由科技业务部门及有关的科技人员负责科技文件的归档工作，是国家的一项规定。履行这一根本职责，是由科技、生产活动及科技文件形成的特点决定的。(二)归档的科技文件，应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰，有利于长久保存。(三)归档的科技文件必须到达完整、准确并经过系统整理、编目，由工程负责人审查后及时归档。(四)档案部门有责任监督、指导科技人员做好科技文件的归档工作。五、科技文件的归档手续办理科技文件的归档手续主要包括两个方面：(一)编写归档情况简要说明归档情况说明，一般包括：本工程的名称、任务来源、主要任务和实施过程、技术水平、经济效益、社会效益、文件材料的完整、准确、系统情况、工程负责人等。(二)填写归档文件移交清单移交清单(移交目录)，是科技文件归档和接收的凭证。由归档者填制一式两份或假设干份，归档时交接双方按清单核查清楚，双方签字，各留一份，以备查考。思考题：1．科技文件归档制度的内容包括哪些?2．简述科技文件归档的根本要求。3．简述科技文件的归档时间。4．简述确定科技文件归档范围的根本方法。第五章科技档案管理第一节科技档案的概念与根本种类一、科技档案的概念2000年二、科技档案的根本种类随着科技领域的不断开拓，随着生产、科研、建设活动的开展变化，科技档案的种类也在不断增加，内容日益丰富。目前，科技档案的种类主要有：工业生产技术档案，农业科技档案，设备仪器档案，科学技术研究档案，地质档案，测绘档案和医学科技档案等。在这里，我们主要介绍具有典型意义的几种科技档案。(一)工业生产技术档案工业生产技术档案主要是工业产品档案。它是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其根本特点是型号成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。它主要产生在工业产品的设计部门和工矿企业单位。(二)农业科技档案农业科技档案是在农、林、牧、副、渔各业的生产技术活动中形成的档案。它是一种种类繁多、综合性强的科技档案。包括种子档案、作物栽培档案，植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案。(三)根本建设档案根本建设档案简称基建档案，它是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等根本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。即，一个建设工程从酝酿、决策到建成投入使用的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。(四)设备仪器档案设备仪器档案是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。其特点是型号成套，同一型号的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。(五)科研档案科研档案是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据和声像等各种形式和载体的文件材料。它的根本特点是课题成套，围绕着一个课题的科技研究活动，形成一套在程序上和内容上前后衔接左右联系的科技档案有机整体。第二节科技档案的收集工作内容与要求科技档案收集工作的内容科技档案的收集，就是按照国家的有关规定，通过切实可行的措施和方法，把对国家和社会具有保存和利用价值的科技文件资料集中到档案部门的工作。科技档案的收集工作包括：基层档案部门的收集工作和科技专业档案馆的收集工作。二、科技档案收集工作的要求〔一〕要认真贯彻集中统一管理科技档案的原那么集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。在任何机关团体、企事业单位内部，科技档案都应该由档案部门实行集中统一管理，而不能分散保存在各业务技术部门，这是国家全部科技档案实现集中统一管理的根底。集中统一管理是做好科技档案收集工作的根本指导原那么。〔二〕要遵循科技档案的自然形成规律科技档案是在各项科技、生产活动中，伴随着科技、生产活动的进行自然形成的。而科技档案的收集工作是一个承前启后的环节，对于基层档案部门的接收归档来说，它衔接着科技、生产活动和科技档案管理工作，因此必须要符合科研、生产、建设活动的规律性，要根据科研、生产、建设活动的工作程序和科技文件材料形成过程，具体规定归档范围、归档时间，这样才能既做到集中统一管理，保证科技档案的完整与平安，又不影响现实工作的使用。〔三〕要保证科技档案的完整、准确科技档案的收集工作，必须高度重视科技档案的完整性和准确性。这是保证科技档案质量的关键。第三节科技档案整理工作的内容与原那么一、科技档案整理工作的内容科技档案整理工作的内容就是由档案部门对收集来的科技档案，按照其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。科技档案的整理工作，包括系统整理和科学编目两局部。系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系为原那么。科学编目包括编档号、编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷内的文件内容和构成。二、科技档案整理工作的原那么科技档案整理工作的原那么是，遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理根底，对科技档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。第四节科技档案鉴定工作的内容与价值鉴定原那么一、科技档案鉴定工作的内容科技档案鉴定工作包括两方面的内容：一方面，是对科技档案价值的鉴定分析工作，即鉴别科技档案现实的和历史的价值，根据其价值的大小确定保管期限，把没有保存价值和失去保存价值的科技档案，经过一定的审查和批准手续剔出销毁的工作。科技档案价值的鉴定分析工作，是科技档案鉴定工作的主体内容。另一方面，是对科技档案质量的鉴别核查工作。它是对科技档案的准确性和完整性，即对科技档案的质量状况进行甄别和查对，并采取相应措施，提高库藏科技档案质量的工作。二、确定科技档案保管期限的原那么〔一〕但凡在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案，都应该永久保存；〔二〕但凡在一定时期内具有利用价值的科技档案，都可以定期保存〔长期或短期〕；〔三〕但凡介于两种保管期限之间的科技档案，其保管期限一律从长。思考题：1．谈谈你对科技档案定义及其含义的理解。2．简述科技档案的根本种类。3．简述科技档案收集工作的根本要求。4．简述确定科技档案保管期限表的原那么。第六章会计档案与声像档案的管理第一节会计档案管理为了适应社会主义市场经济体制的开展，1998年10月，财政部和国家档案局联合颁发了新修订的《会计档案管理方法》，1999年一、会计档案的概念和特点(一)会计档案的概念会计档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理方法》中的表述：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。(二)会计档案的特点与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面：1．形成范围广泛但凡具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。一方面，会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍；另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。2．档案类别稳定社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成份是一致的，即会计凭证、会计账簿，财务报告等。会计档案内容成份的稳定和共性，是其他门类档案无可比较的，它便于整理分类，有利于管理制度的制定和实际操作的标准。3．外在形式多样会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。财务报告由于有文字、表格、数据而出现了16开或8开的纸张规格以及计算机打印报表等。会计凭证在不同行业，外形更是大小各异，长短参差不齐。会计档案的这个外形多样的特点，要求我们在会计档案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他门类档案的方法，而是要从实际出发，防止“一刀切”。二、会计核算材料的归档会计核算材料的归档，是会计档案收集工作的首要环节。在归档中要遵循会计核算工作的规律，力求会计档案的齐全、完整和准确。(一)归档范围《会计档案管理方法》对会计核算材料的归档范围作了规定，具体包括：1．会计凭证会计凭证是用来记录经济业务，明确经济责任、作为记账依据的书面证明。会计凭证按填制的程序和用途可分为：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。会计凭证是在会计核算活动中最初形成的，是重要的会计核算材料，应当归档。2．会计账簿会计账簿是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的重要依据。会计账簿可分为：总账(也称总分类账)、明细账(如现金日记账、银行存款账、经费支出明细账等)、固定资产账、辅助账簿(也称备查账簿)等。会计账簿在外形上，一般有两种：订本式账，指账簿在启用之前，已将账页统一编号装订成册的硬皮本账簿，如总账、现金日记账、银行存款账等；活页式账簿和卡片式账簿是将账页放置于活页夹中或卡片盒内的账簿。这两种账簿有利于记账人员的使用，但账页不固定，易散失或抽换。各个单位的会计账簿，其名称和外形虽不尽相同，但账簿是会计核算的主要材料，全部应当归档。3．财务报告财务报告是根据日常会计核算材料定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。财务报告是非常重要的核算材料。财务报告的种类较多，按报告的编制时间可分为：月报、季报、年报；按报告的编制单位可分为：单位财务报告、汇总财务报告；按报告的内容或名称看就更多了，如企业有资产负债表、利润表、现金流量表等，行政事业单位有经费执行情况报表、资金活动报表等；按报告的效劳对象可分为：内部报告和外部报告两种。财务报告都是应归档的。在财务报告的归档中需要注意，会计报表，附表及相关的编制说明，文字补充材料，都应视为财务报告的组成局部，一并归档而不要遗漏。4．其他核算材料根据《会计档案管理方法》的规定，银行存款余额调节表、银行对账单等其他会计核算专业材料也属归档之列。另外，会计档案管理中的三种清册(或称目录)即：会计档案移交清册、保管清册、销毁清册也属于归档范围。(二)归档时间归档时间，是指会计机构将会计核算材料整理后向本单位档案机构移交的时间。《会计档案管理方法》要求：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计档案的归档时间，有别于文书档案的归档时间，这主要因为会计档案在它形成的初期，其利用频率比较高，在会计机构暂存一段时间，是为了方便会计机构的查阅利用。根据北京市会计档案管理的实践，我们档案人员在执行归档时间时应该注意：1．每个单位应明确会计档案具体的归档时间。档案机构应与会计机构进行协商，从实际出发，确定会计核算材料在会计机构保存的时间，并列进会计档案管理制度，以便于操作实施。2．虽然会计核算材料的实体可暂由会计机构保管一段时间，但是每年年初，会计机构应把上一年度的会计档案保管清册(目录)，先向档案机构移交一份。其目的是便于档案机构掌握会计档案的形成数量、内容和价值，以加强档案工作的综合管理。(三)归档要求会计机构在向档案机构移交会计核算材料时，应做到：1．归档的会计核算材料真实、准确。会计凭证、会计账簿(除订本式账)、财务报告等的装订须做密封处理。会计账簿、财务报告按会计工作规定需有经手人员、主管会计或会计机构负责人的签字盖章，以保证其准确性。2．会计档案属于专门档案，涉及法律和经济责任，因此移交归档的会计档案，原那么上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。3．归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。(四)电算化会计核算材料的归档会计电算化是指由会计人员操作会计软件，使用电子计算机替代人工来完成会计工作的活动。电算化会计核算材料是会计电算化中产生的电子文件，它与传统手工核算形成的纸质会计核算材料相比较，具有记录载体磁性化、会计核算信息的非人工识读性、信息存储的高密度性以及对系统的依赖性等特点。因此，电算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别于传统的纸质会计核算材料。1．根据1996年财政部制定颁发的《会计电算化工作标准》和《会计档案管理方法》，电算化会计核算材料的归档范围主要有三局部：(1)存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据。(2)打印输出的纸质载体的会计核算材料(不能只保存不可见的磁性介质的核算数据)。(3)会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。由此可见，电算化会计核算材料的归档要求是“双轨制”：即电子核算材料、打印输出的纸质核算材料一并归档。另外，会计软件的文档资料及软件程序，也应作为电算化会计核算材料的重要组成局部，不可缺少。2．电算化会计核算材料归档的特殊要求(1)磁性介质或光盘等电子文件，应作防写处理。(2)为了保证档案的完整性、平安性，归档的会计核算数据要进行双备份，即归入档案机构的磁盘或光盘应是两套。一套封存保管；另一套作为日常提供利用使用。(3)打印输出的纸质载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章；以保证其真实性、准确性。(4)打印输出的纸质载体核算材料，须字迹清晰，方便查阅和利用。三、会计档案的保管和利用工作(一)会计档案的保管作为专门档案，会计档案在保管方法上有专门要求。1．在会计档案移交档案机构之前，会计机构应有专人对会计档案进行管理〔根据《中华人民共和国会计法》规定，出纳人员不得兼任会计档案保管)，并要配备专柜或专库进行保管，严防会计档案的散失、毁损、泄密。2．会计档案移交到档案机构后，要注意将会计档案与文书档案、科技档案等区别开，单独排列，存放有序。保管会计档案要符合防火、防潮、防尘、防盗、防虫等要求。3．由于会计档案的外在形式规格不同，为了整齐排列和便于保管，会计档案的装具(卷皮、卷套、卷盒)要符合档案行政管理机关的标准化要求，到达合体包装、巩固耐用、标准统一、便于存取、封面设置合理。对于存放会计档案的柜架，可根据不同会计档案的规格进行改造，以便充分利用存贮空间。4．保管磁性介质的电算化会计档案，应采取直立存放形式，并且注意避光、防尘、防磁。磁性介质档案除备份二套，还要按电子档案的保管要求，定期进行检查，并每四年复制转存一次，以防止意外和人为错误造成的会计数据的丧失，确保平安性。(二)会计档案的利用工作利用工作是档案工作的出发点和归宿。会计档案不仅为宏观或微观的经济工作决策提供了依据，还起到对财经纪律进行监督的凭证作用，更是研究经济和财政历史的珍贵史料。因此，做好会计档案的利用工作十分重要。会计档案的利用工作方式及要求，主要包括：1．完善借阅效劳会计档案的借阅效劳有其自身特点和特殊要求。首先要健全借阅制度，严格借阅手续。本单位人员借阅会计档案，要经过会计机构负责人同意。如有特殊需要，外单位查阅会计档案(如审计、司法等工作需要)应持所在单位介绍信，经本单位负责人批准，方可查阅，但会计档案原件原那么上不能借出。借阅会计档案应填写《借阅登记簿》。查阅会计档案的人员，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。档案管理人员要加强借阅的监督和检查。2．编制会计档案检索工具会计档案的检索工具主要有会计档案案卷目录和专题目录两种。会计档案案卷目录主要用于对会计档案案卷的查找，其格式及编制要求，前面已有讲述。会计档案专题目录是根据利用要求或研究工作等特殊需要，针对历年的会计档案中有关案卷按专题汇总编制的目录。如对历年经费使用情况、财务决算情况的案卷专门编制目录，以便于及时、准确地查阅会计档案。思考题：1．会计核算材料的归档范围是什么?2．电算化会计档案与手工传统的会计档案在归档的内容、归档的要求及保管上有什么区别?第二节声像档案管理一、声像档案的概念和特点(一)声像档案的概念声像档案是指国家机构，社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。但声像档案与纸质载体档案的根本区别在于声像档案是以感光材料、磁性材料等特殊载体构成的，因此它的功能、处理程序有着特殊性。声像档案除载体特殊外，还必须以文字说明为补充，它是图文并茂、音像并行的有独到特色的历史记录。(二)声像档案的特点声像档案相对于纸质载体档案而言，有着自身的特性，主要表现在：1．直观的形象性声像档案记录的是社会开展中人们活动的声音和图像，因此反映的客观事物直观形象，活灵活现。2．收集、保管的特殊性声像档案难以区别档案的原件与复制件。如一盘重要的录音磁带，母带与复制转录带仅从外观及效果上很难区别。又如区别照片档案中的原版底片和制作精良的翻版底片，有时也很困难。这给声像档案的收集和保管工作带来了一定的难度。另外，由于声像档案是由感光材料和磁性材料构成的，它与纸质载体材料所要求的保管条件有很大的区别。声像档案的保管条件的好坏与其“寿命”长短有着密切的联系。所以要加强声像档案的科学保护和管理，增强声像材料的耐久性，延长其“寿命”。3．是其他载体档案的必要补充声像档案的产生和存在并不是孤立的。它与纸质载体的档案往往有着密切的联系，它们是相互依存、相互补充的，是对历史的相互印证。二、声像材料的收集归档(一)声像材料的收集工作将分散在各部门、个人手中的具有保存价值的声像材料，收集、集中到档案馆、室，实行统一管理，是声像档案管理的首要工作环节。做好声像材料的收集，应当注意以下几点：第一，要加强宣传工作，增强群众的档案意识。第二，档案机构要采取一定的措施引导与控制声像材料的流向，保证收集工作的落实。在各单位，声像材料的主要产生渠道是宣传部门、领导部门、综合部门等。只有抓住重点，调动有关部门的积极性，才会以重点带动全面，使收集工作顺利完成。第三，收集工作要着眼于平时。档案人员应随时了解本单位工作活动的信息和动向，当一次会议、一项活动结束后，及时进行收集，才能确保声像材料的齐全和完整。(二)声像材料的归档制度1．声像材料的归档范围声像材料的归档，也要强调“以我为主”即本单位形成的并反映本单位工作活动的声像材料，是归档的重点。主要包括：(1)反映本单位主要职能活动、重要历史面貌的声像材料；(2)各级领导人和著名人物参与本单位重要公务活动形成的声像材料；(3)本单位组织的或参加的重要的外事活动的声像材料；(4)本单位的各种重要会议的声像材料；(5)记录本地区、本单位重大事件、重大事故、自然灾害情况的声像材料；(6)反映本单位重点工程工程、重点科研工程、重大工作成果的声像材料；(7)本单位或本系统的劳动模范、先进人物及其典型活动的声像材料；(8)本单位历届领导班子成员的照片；(9)本单位荣获的市级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等的照片；(10)本单位摄制的或反映本单位工作活动的专题录像片、影片等。2．声像材料的归档时间对于声像材料的归档时间，不能照搬照抄文书材料的归档时间。通过档案部门多年的工作实践，总结出了“两段式归档时间”。一是声像材料要随时归档，即工作活动结束，照片冲印加工后或录音、录像、磁带录制完毕后，承办部门或承办人员，就要辅以文字说明，将其及时向档案部门进行归档。随时归档的优越性在于：防止声像材料的散失；原版、原件易于区分，保证归档质量。二是局部声像材料年终归档，一些零散产生或制作过程相对较长的声像材料，可随同纸质载体一起，于年终由承办部门或承办人员整理并辅以文字说明后，统一向档案部门归档。3．声像材料的归档要求(1)归档的声像材料应力求是原底片、原件(原声磁带)。要尽量防止复制版或复制件。(2)归档的声像材料要齐全完整。照片归档时，应同时有底片及文字说明。录音、录像磁带归档时也要附有简要的文字说明。档案部门在接收磁带时，要听音看像，检查内容与文字说明是否相符、音像效果是否清晰。(3)对归档的声像材料要进行选择和鉴别。如一次会议形成了假设干张照片，并不是要求张张归档。要从中选择出典型、有代表性的、质优的，反映了会议不同议程的，大、小不同角度的重要照片归档。另外录像磁带，有的是属于承办部门摄录的素材，而需要归档的那么是经过编辑的，比较完整、标准的新闻片或专题片。三、声像档案的保管和保护由于声像档案是由特殊载体构成的，为了维护其耐久性，延长“寿命”，就要加强科学的保护、保管。〔一〕照片档案的保管、保护照片档案是以感光材料为载体的，因此对照片档案的保管、保护应与纸质档案有所区别。1.在照片档案入库前，档案人员应对照片、底片进行认真细致的检查，防止受污染的照片、底片入库。对已受污染的照片、底片(如发霉)要进行必要的技术处理。2.档案人员在接触底片时，应戴上洁净的手套，防止汗渍污染底片。3.感光材料属易燃材料，因此保存照片档案的库房要枯燥、凉爽、严禁烟火，并且防光、防尘。应有专门的档案柜存放照片档案。库房内昼夜温度变化不应超出±3℃。湿度变化不应超出±54.选择和使用标准的照片档案装具。社会上许多相册是不利于照片档案管理的，在照片档案保管中，要选择档案行政管理机关推荐使用的照片册和底片册。照片册和底片册的存放要采用立放形式。5.档案馆、室应建立照片档案定期检查制度，发现问题及时解决。〔二〕录音录像档案的保管、保护1.库房要保持适宜的温、湿度温度过高，湿度较大或太枯燥都会使磁带变形，变脆，带来致命损害。国家规定保管磁带的库房温度应控制在15—25℃，相对湿度应保持在45—60％。库房要配有温、湿度记录仪器，测量和记录温湿度的数据，并通过必要的设备(去湿机、加湿器、空调)2.磁带应竖放，卷绕平整，防止带体损坏。归档的磁带应有外盒或外套。磁带上架的要求是竖放，以使其受力均匀，防止磁带卷边或变形。磁带的卷绕不能太紧或太松，太松易造成走带时的滑动，使磁带出现折皱，太紧易造成磁带的永久性变形，因此卷绕的松紧要适当。3.防尘、防光灰尘落在磁带上，会