20140917文印管理试点实施项目汇报

文印管理试点实施工程汇报流程与IT部系统运维中心2024/5/12122024/5/12一、集团文印管理效劳现状文印设备运维难度大1、文印设备智能化低，运维服务只能被动响应；2、文印设备型号、配件耗材种类繁多，维护、维修技术面广且复杂，成本控制困难；3、配件耗材安装与文印设备维修工作交叉。文印资源浪费明显文印信息无法管控1、文印输出无控制手段，点击即打印，操作习惯、错误打印、恶意软件等造成纸张及耗材浪费；2、文印无法作用户识别，非美的员工或非授权人员也能使用文印设备；3、局部不具备网络功能的文印设备利用率低，设备闲置浪费明显。1、机密文件打印难以控制，缺乏审计手段；2、机密文件打印输出至公共文印设备，容易造成信息泄露。

32024/5/12二、实施文印管理是解决现状的最正确途径文印区域标准化文印输出权限控制文印输出审计文印设备集中监控与员工身份绑定文印输出按工作岗位标准输出规格现场刷卡确认输出机密、敏感文件输出预警文印纪录审计文印信息留痕文印设备网络共享文印设备主动监控、效劳文印信息统计文印区域设备标准化文印设备安装标准化文印管理系统主要适合办公集中的区域，适用于标准方案打印。减少文印设备类型，降低运维难度，主动服务。有效控制文印资源浪费增加文印信息管控方法和手段文印管理系统改善后的效果42024/5/12三、文印管理系统实施目标与策略目标全集团统一标准的文印管理体系统一技术标准优先在办公集中的总部大楼、办公楼及研发部门实施策略效果统一价格/结算统一效劳体系一期试点区域和单位：总部大楼、生活电器事业部文印输出权限控制文印输出审计文印设备集中监控文印区域标准化52024/5/12四、文印管理实施技术方案

专业报表刷卡验证记录监控输出控制彩色打印黑白打印彩色打印黑白打印彩色打印黑白打印InputPIN保存的打印机域服务器打印复合机池异地园区1、集中管控，分级部署：在集团总部搭建统一文印管理系统平台〔包括集中数据存储和报表管理系统〕，采用双机热备高可用报障。各异地园区搭建二级文印管理效劳器，降低对网络专线的依赖，在专线异常时不影响异地文印设备正常使用。2、分级管理：可根据园区、事业部、部门进行分级授权管理，实施文印权限分级管理控制；3、用户权限管理：对不同用户群体可按不同的权限进行管理。62024/5/12五、文印管理实施与推广体系需求收集/确认方案定制/实施运营/维护提升/推广运营管理部门/IT经理用户需求收集、实施区域梳理实施方案及目标确认组织用户参与使用培训，培养关键用户。流程与IT部用户需求分析，定制技术实施方案系统部署实施与切换制定用户使用手册，提供用户使用培训。流程与IT部完善统一效劳支持体系建立主动监控系统财务部统一文印费用预算简化结算标准及流程经营管理部/流程与IT部推动体系运作用户使用效果回访、审核。效劳质量回访、监控。系统功能完善及推广72024/5/12用户效劳/故障申报IT5000效劳中心〔一线支持〕效劳商驻场人员〔二线支持/现场效劳〕监控系统〔设备运行状态〕IT效劳管理系统〔ITSM〕七、文印管理运维效劳模式82024/5/121、新增、退还文印设备统一MIP流程申请流程2、用户报障统一使用ITSM事件管理流程〔统一效劳交付考核管理〕3、统一费用结算流程〔全集团统一费用结算流程〕1、建立统一文印管理系统建设标准2、建立统一文印设备效劳管理标准〔包括申请、使用、维护、退还等方面〕3、制订统一用户效劳指引流程化标准化运维效劳体系1、明确统一用户标准〔明确用户守那么〕2、制定统一运维管理标准3、制定统一的费用结算标准标准化重点：建立文印管理的效劳体系，落实效劳管理责任人，制订与之配套的管理标准和效劳流程，简化用户申请新增租赁设备、报障等环节，通过ITSM系统加强对效劳商的效劳过程管控，简化结算过程，降低不增值的实施本钱。八、文印管理运维体系建立92024/5/12九、文印管理费用结算模式集团统筹签订文印管理效劳与结算框架，确定效劳与价格标准确定租赁效劳合同标准模板各事业部制订事业部文印管理预算根据实际使用情况签订租赁效劳合同按实际发生情况向统一效劳商支付效劳费用完成事业部内部费用分摊结算原那么：按台租赁，按量付费，以事业部为单位支付。102024/5/12十、需各部门支持的工作

统一文印管理的预算及结算标准---需集团或事业部财务部支持实施前付款不统一，沟通本钱高：不同主体或不同部门以不同的发票抬头独立付款，带来发票丧失、遗漏付款、采购单据难核实等问题。实施后确立统一的费用支付标准流程与标准明确各事业部财务内局部摊职责统一文档标识/水印标准---需管理部支持实施前目前集团和部门事业部对公文有文档标识要求，但各单位要求不统一，也未明确的文档水印管理标准。敏感信息文档随意打印，复印，无审核机制，存在信息平安隐患，且无法追溯。实施后集团管理部门推动全集团统一文档/水印管理标准，事业部管理部门推动本领业部的文印管理标准；制定管理策略，形成文印管理运营机制，对文印输出文档敏感标识和水印进行管控。112024/5/12十一、文印管理建设标准

打印区域标准化原有设备处理设备运营人员数量30~60人放置1台实际使用量10000张/月区域面积区域小于400平米依据实际情况作优化、调整使用未到达2年的，调整至生产车间等零散使用，或与效劳商作返租谈判不适合实施文印管理的设备调配到分散办公的区域使用。122024/5/12十二、整体实施方案时间实施范围初步预算备注2014年12月总部大楼、生活电器事业部195万1、一次性建设费用（50万）：文印系统平台建设，含软件购买费用；2、框架协议租赁费用(145万）：预计120台设备，1100元/台/月租赁费（含设备维护、License及设备耗材，不含纸张）试点2015年顺德所有事业部345万1、框架协议租赁费用：预计260台设备，1100元/台/月租赁费（含设备维护、License及设备耗材，不含纸张）推广2016年芜湖、合肥、无锡、武汉区域150万1、框架协议租赁费用（130万）：预计90台设备，1100元/台/月租赁费（含设备维护、License及设备耗材，不含纸张）2、异地文印系统异地部署费（20万）：服务器及部署费用推广132024/5/12十三、试点工程实施方案1、10月1日完成文印管理平台测试2、10月20日完成方案交流与评审1、10月31日完成立项文件的准备；2、11月30日前完成工程招标及合周签订。15年1月1日正式推广实施1、9月20日完成工程需求收集和确认需求阶段方案选型阶段供给商选型阶段实施阶段推广阶段1、11月10起开始试点实施2、12月30日前确定详细推广方案及方案。谢谢！142024/5/12152024/5/12附件：实施文印管理预期到达的效果展示黑白复印黑白打印传真扫描彩色复印彩色打印FAX无权限经理兼职人员普通职员陌生人彩色扫描黑白复印彩色打印彩色扫描FAX文档伺服器文档伺服器文档伺服器1、分级管理、权限管理162024/5/12附：实施文印管理预期到达的效果展示通过一个简单的界面配置,管理和监控几千台设备，收集和显示任务、设备访问、登录和配置设备等信息。文印数量精准统计，可以精准到个人、部门。主动了解设备健康状态，变被动效劳为主动效劳。文印留痕，关键敏感字检索并邮件知会相关人员，保密文件限制输出。文件扫描自动发邮件和自动存档。张先生打印方案书彩色3页李先生打印报价单黑白1页王小姐复印黑白2页2、文印行为得到平安管控172024/5/12附件：实施文印管理预期到达的效果展示3、运维体系得到简化用户提交申请流程流程传阅MIP效劳商交付设备或备机，以及现场效劳。直接领导审核需求IT5000效劳中心设备报障及投诉效劳派单和反响财务审核费用++流程与IT部技术确认ITSM系统监管效劳的实施过程效劳商用户流程与IT部监管182024/5/123、工程组织成员的分工序号成员分工1项目经理邹传书负责整个项目方案的制定，项目进度的把控、项目组资源的协调、项目组工作的安排、项目工作汇报，对整个项目实施效果负责。2营运小组待定负责整个项目从信息安全和规范文印的高度，在全集团推广文印管理租赁项目。3商务小组肖鹏、旷耀衡、罗伟负责整个项目招标方案的制定、招标文件的编制和发放、招标的现场实施、招标结果的流程提交、合同的签订。4安全小组杨浩宇、陈明源、徐志辉负责整个项目安全策略的规划、终端域管理的集成、文印服务器的邮箱设置、文印设备的IP地址分配、文印服务器的授权管理。5网络小组万恩亮负责整个项目的网络网段的分配6运维小组袁华东、吴晖、IT5000、运维派驻、异地区域IT服务负责人负责整个项目运维服务体系的搭建、制订租赁设备的人机配比标准、制订服务运维标准和管理规范。7事业部项目小组事业部IT经理、事业部财务、事业部营运管理、运维派驻人员事业部IT经理负责事业部实施项目小组的组建