数据库及应用基础：第6章 报表

数据库及应用基础第6章报表学习目标

通过本章的学习，应该掌握（1）报表的基本概念。（2）报表的类型。（3）使用向导和设计视图创建报表。（4）如何编辑报表。（5）打印报表。

主要内容6．1报表概述6．2创建报表6．3在设计视图中创建报表6．4编辑报表6．5打印报表6．1报表概述

在数据库应用过程中，经常需要对数据进行打印输出，这是一个数据库系统应具有输出打印的功能。在传统数据库系统开发中，数据库的打印功能需要程序员编写复杂的打印程序来实现，打印格式由程序员在设计过程中确定，用户只能使用而不能对其进行修改。在Access中，数据库的打印工作通过报表对象来实现。6.1.1报表的概念

报表是数据库中数据信息和文档信息输出的一种形式，它可以将数据库中的数据信息和文档信息以多种形式通过屏幕显示或打印机打印出来。在Access中，报表是数据库的一个对象，它根据用户需求组织数据表中的数据，并按照特定的格式对其进行显示或打印。报表的数据来源可以是数据表或查询，报表可以对数据进行分组，还可以对数据进行分汇总和统计。

报表具有以下功能：（1）可以对数据进行分组、汇总。（2）可以包含子窗体、子报表。（3）可以按特殊格式设计版面，（4）可以有图形、图表以及OLE对象。（5）可以打印所有表达式的值。6.1.2报表的类型Access报表类型包括，纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。1．纵栏式报表纵栏式报表通常以垂直方式排列报表上的控件，在每一页一条或多条记录，纵栏式报表显示数据的方式类似于纵栏式窗体，但是报表只是用于查看或打印显示数据，不能用来输入或更改数据。2．表格式报表

表格式报表以整齐的行、列形式显示数据，通常一行显示一条记录，一页显示多条记录。3．图表报表图表报表以图表形式显示信息，可以直观地表示数据的分析和统计信息。4．标签报表标签报表以每一条记录位单位组织为邮件标签的格式。可以在一页中建立多个大小、格式一致的卡片，主要用于表示个人信息、邮件地址等短信息。6.1.3报表的组成

报表通常由报表页眉、页脚、页面页眉、页面页脚、组页眉、组页脚及主体7部分组成，这些部分分称为报表的节，每个节具有其特定的功能。报表各节的分布如图所示。1．报表页眉——第一页的顶部报表页眉仅仅在报表的首页打印输出。报表页眉主要用于打印报表的封面、报表的制作时间、制作单位等只需一次输出的内容。通常把报表页眉设置成单独一页，可以包含图形和图片。2．页面页眉——每一页的顶部页面页眉的内容在报表每页头部打印输出，主要用于定义报表输出每一列的标题，也包含报表的页标题。3．组页眉——每组记录开始处组页眉的内容在报表每组头部打印输出，同一组的记录都会在主体节中显示，主要用于定义报表输出每一组的标题。4．主体——主要部分主体是报表打印数据的主体部分。可以将数据中的字段直接拖到主体节中，或者将报表控件放到主体中用来显示数据内容。主体节是报表的关键内容，是不可缺少的项目。5．组页脚——每组记录结尾处组页脚的内容在报表的每页底部打印输出，主要用来输出每一组的统计计算标题。6．页面页脚——每一页的底部页面页脚的内容在报表的每页底部打印输出，主要用来打印报表页号、制表人和审核人等信息。7．报表页脚——最后一页的底部报表页脚是整个报表的页脚，主要用来打印数据的统计结果信息。它的内容只在报表的最后一页底部打印输出。例：学生选课成绩单

报表视图有4种，分别是设计视图、布局视图、报表视图和打印预览。1．设计视图报表的设计视图用于报表的创建和修改，用户可以根据需要向报表中添加对象、设置对象的属性，报表设计完成后保存在数据库中。6.1.4报表的视图2．布局视图布局视图是Access2010新增加的一种视图，实际上是处在运行状态的报表。在布局视图中，在显示数据的同时可以调整报表设计，可以根据实际数据调整列宽和位置，可以向报表添加分组级别和汇总选项。3．报表视图

报表视图是报表的显示视图，用于在显示器中显示报表内容。在报表视图下，可以对报表中记录进行筛选、查找等操作。4．打印预览

打印预览视图是报表运行时的显示方式，可以看到报表的打印外观。使用打印预览功能可以按不同的缩放比例对报表进行预览，可以对页面进行设置。

在Access中，创建报表的方法与创建窗体类似。

Access提供了4种创建报表的方法，分别是自动创建报表、创建空报表、利用报表向导创建报表和使用设计视图创建报表。本节主要介绍自动创建报表、空报表和利用报表向导创建报表的方法。。6．2创建报表

利用创建自动报表向导可以创建表格式自动报表。创建自动报表向导基于单个表或查询创建窗体，可以将表或查询作为报表的数据源，当选定数据源后，报表将包含来自该数据源的所有字段和记录。1．自动创建报表【实例6-1】在“选课管理”数据库中，使用“报表”按钮创建“学生”信息报表。6.2.1自动创建报表6.2.2创建空报表

创建空报表是指首先创建一个空白报表，然后将选定的数据字段添加到报表中所创建的报表。使用这种方法创建报表，其数据源只能是表。

【实例6-2】在“选课管理”数据库中，使用“空报表”创建“选课”信息报表。【操作步骤】（1）打开数据库“选课管理”，在“创建”选项卡中选择“报表”组，单击“空报表”按钮，系统将自动创建一个空报表并以布局视图显示，同时打开“字段列表”窗口，如图所示。（2）选择“选课”表并单击“+”按钮，展开“选课”表的字段，将“学号”，“课程号”、“成绩”等字段拖动到报表的空白区域，如图所示。（3）保存报表，设计完成。可以看到，在“字段列表”窗口中除了显示“选课”表之外，还显示与之相关联的表的信息，如果需要可以将关联表中的字段添加到报表中。

使用向导创建报表与自动创建报表有所不同，使用向导创建报表，可以在创建报表过程中选择数据源，数据源可以是表或查询，可以进行字段的选择，还可以对字段进行排序以及进行汇总运算等。使用报表向导可以创建纵栏式报表和表格式报表。【实例6-3】使用报表向导创建报表，显示学生单科成绩。6.2.3使用向导创建报表

标签是一种特殊的报表，它是以记录为单位，创建格式完全相同的独立报表，主要应用于制作信封、打印工资条、学生成绩通知单等。Access提供了标签向导，它可以快速生成标签报表。【实例6-4】利用标签向导创建标签报表显示每位学生选课成绩。【操作步骤】（1）打开数据库“选课管理”，在“导航”窗口选定查询“查询学生的单科成绩平均及总成绩”（参见第4章实例4-4（4））。6.2.4使用标签向导创建标签报表（2）在“创建”选项卡中选择“报表”组，单击“标签”按钮，打开“标签向导”对话框，如图所示。（3）为标签指定尺寸。可通过列表框选择系统提供的标签的型号、尺寸以及度量单位，用户也可以自定义标签尺寸，单击“下一步”按钮，打开“请选择文本字体和颜色”对话框，如图所示。（4）为标签的文字指定字体、字号、字型和颜色。可以使用“字体”、“字号”等下拉列表框分别指定标签文字的字体、字号、字型和颜色。单击“下一步”按钮，打开“确定标签的显示内容”对话框，如图所示。（5）确定标签的显示内容。可以将列表框中的字段加到右边的原型标签列表框中，单击“下一步”按钮，打开“确定排序字段”对话框，如图所示。（6）确定排序字段。可以将排序字段添加到“排序依据”列表框中，选择排序字段“学号”，单击“下一步”按钮，打开“指定报表名称”对话框，如图所示。（7）输入报表名称“标签查询学生的单科成绩平均及总成绩”，单击“完成”按钮，报表创建完成，系统保存报表并自动打开图表报表预览窗口，如图所示。（8）切换到报表的设计视图，调整文本框的位置并在每个文本框的左边添加说明标签，如图所示。（9）保存报表。切换到报表打印预览视图，显示结果如图所示至此标签报表设计完成。6.2.5创建图表报表图表报表是Access中一种特殊的报表，它通过图表的形式反映数据源数据的关系，使数据浏览更直观、形象。Access2010没有提供图表向导功能，但可以使用“图表”控件来创建图表报表。【实例6-3】利用图表向导创建报表统计学生选课人数。【操作步骤】（1）打开数据库“选课管理”。（2）选择“课程”和“选课”表为数据源创建查询，查询名称为“选课人数统计”，如图所示。（3）在“创建”选项卡中选择“报表”组，单击“报表设计”按钮，系统自动创建一个空报表，并进入设计视图，在“控件”组中选择“图表”控件并在主体区域中拖动添加一个图表对象，如图6-26所示，同时系统将自动启动控件向导，打开“图表向导”对话框，如图6-27所示。（4）在数据源列表框中选择查询“选课人数统计”，单击“下一步”按钮，打开“选择图表数据所在字段”对话框，如图所示。（5）选择图表数据所在的字段。将“可用字段”列表框中的字段“课程名称”、“选课人数”添加到“选定字段”列表框中，单击“下一步”按钮，打开“选择图表类型”对话框，如图所示。（6）选择图表类型“饼图”，单击“下一步”按钮，打开“指定数据在图表中的布局方式”对话框，如图所示。（6）可以将字段拖放到“饼图”示例图表中，单击“下一步”按钮，打开“指定图表的标题”对话框，（7）输入图表的标题，同时可以选择创建报表后的操作，单击“完成”按钮，切换到报表视图，显示结果如图所示，保存报表，报表创建完成。

使用报表向导创建的报表是用Access系统提供的报表设计工具完成的，它的许多参数都是系统自动设置的，这样的报表有时在某种程度上并不能满足用户需求。使用报表设计器，即报表设计视图，不仅可以按用户的需求设计所需要的报表，而且可以对已有的报表进行修改，使其尽善尽美。6．3在设计视图中创建报表

利用报表设计视图设计报表的主要步骤如下：（1）创建一个新报表或打开已有报表，打开报表设计视图。（2）为报表添加数据源。（3）向报表中添加控件。（4）设置控件的属性，实现数据显示及运算。（5）保存报表并预览。

利用数据库中存储的数据可以创建所需要的报表，例如，生成学生名册、教师考勤表及学生成绩单等。【实例6-6】使用学生表创建学生名册报表，包括学号、姓名和性别字段，报表样式如图6-33所示。6.3.1创建简单报表【操作步骤】（1）打开数据库“选课管理”。（2）在“创建”选项卡中选择“报表”组，单击“报表设计”按钮，系统自动创建一个名为“报表1”的空报表，并进入设计视图，如图所示。（3）为报表添加数据源。选择上下文选项卡“报表设计工具|设计”的“工具”组，单击“添加现有字段”按钮，打开“字段列表”窗口，单击“显示所有表”超链接按钮，在列表框中显示创建报表可用的表，如图所示。（4）选择“学生”表并单击“+”按钮展开表中的字段，在列表框中会显示所选中表的所有字段。（5）将报表所需字段“学号”、“姓名”和“性别”拖曳到报表设计视图的“主体”节中，在主体区域中即出现绑定文本框以及附加标签，然后利用“剪切”和“粘贴”方法将附加标签放置于“页面页眉”节中，并与所属文本框对齐。（6）为报表添加标题。在“页面页眉”节中添加一个标签，设置其标题属性为“学生名册”，同时利用属性窗口设置标签的字体、字号等属性。

（7）在“页面页脚”节中添加一个标签，标题为“制表人：王明”，添加一个文本框。其“控件来源”设置为“=date()”，如图所示。（8）保存报表。单击工具栏中的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中输入报表的名称为“学生名册”。（9）切换到打印预览视图，查看设计效果。例：创建一个输出0502班女团员学生信息的纵栏式报表。【数据源为select语句】6.3.2报表的排序、分组和计算

在Access数据库中，除了可以利用报表向导实现记录的排序和分组外，还可以通过报表的设计视图对报表中的记录进行排序分组。在报表中进行计算需要使用计算型控件。1．排序记录排序记录是指将报表中的记录按照升序或降序的次序排列。【实例6-7】将报表“学生名单”按照学生姓名排序。（1）打开数据库“选课管理”。（2）打开报表“学生名册”，并切换到设计视图。（3）选择上下文选项卡“报表设计工具”→“设计”，在“分组和汇总”组中单击“排序与分组”按钮

，打开“分组、排序和汇总”面板。（4）单击“添加排序”按钮，在“选择字段”下拉列表框中选择字段“姓名”，在“排序”列表框中选择“升序”（5）切换到打印预览视图，报表按照“姓名”字段升序显示信息。2.分组记录分组记录是指将具有共同特征的相关记录组成一个集合，在显示或打印时将它们集中在一起，并且可以为同组记录设置要显示的概要和汇总信息，分组可以对数据进行分类，提高报表的可读性，提高信息的利用率。组由组页眉和组页脚组成。其中组页眉用于放置每组记录开始处的信息，如组标题等。当该属性的属性值为“是”时，创建组页眉，为“否”时，删除组页眉。组页脚用于放置每组记录结尾处的信息，如每组的汇总信息等。当该属性的属性值为“是”时，创建组页脚，为“否”时，删除组页脚。【实例6-8】创建学生选课成绩报表，包括学号、姓名、课程名称和成绩字段，并按学号进行分组，报表样式如图所示。【操作步骤】（1）打开数据库“选课管理”。（2）以查询“查询学生选课成绩”（参见第4章实例4-1（4））为数据源创建一个新报表，报表的外观设计和整体布局如图所示。（3）选择上下文选项卡“报表设计工具|设计”的“分组和汇总”组，单击“排序与分组”按钮，打开“排序、分组和汇总”面板。单击“添加组”按钮，在“选择字段”下拉列表框中选择字段“学号”，则分组形式显示为“学号”，在报表的设计视图中出现组页眉“学号页眉”节，如图所示。（4）将主体节中“学号”和“姓名”文本框移动到组页眉节中，显示如图所示。（5）切换到打印预览视图，报表按照学号分组显示课程和成绩。（6）保存报表，报表名称为“学生选课成绩”。3．在报表中实现计算报表除了可以直接将数据源中的数据输出外，还可以在报表中添加控件，用来输出一些经过计算才能得到的数据。

文本框是最常用的显示计算数值的控件类型，当文本框中显示的数据需要通过计算时，将该控件的“控件来源”属性设置为所需要的表达式，则在报表预览视图中该控件显示的是表达式的值。

【实例6-9】创建学生选课成绩报表，包括学号、姓名、课程名称和成绩字段，并按学号进行分组，统计每个学生的平均成绩和总成绩，报表样式如图所示。

【操作步骤】（1）打开数据库“选课管理”。（2）以查询“查询学生的单科成绩平均及总成绩”（参见第4章实例4-4（4））为数据源创建一个新报表，报表的外观设计和整体布局如图所示。（3）选择上下文选项卡“报表设计工具|设计”的“分组和汇总”组，单击“排序与分组”按钮，打开“排序、分组和汇总”面板。单击“添加组”按钮，在“选择字段”下拉列表框中选择字段“学号”，则分组形式显示为“学号”，单击“更多”按钮，将组页眉属性设置为“无页眉节”，组页脚属性设置为“有页脚节”，则在报表的设计视图中出现组页眉“学号页脚”节，如图所示。（4）报表的设计视图中出现“组页脚”节，在组页脚中添加2个文本框，分别将文本框的“控件来源”属性设置为“=Sum([成绩])”和“=Avg([成绩])”并同时为文本框分别添加标签，标题分别为“总分：”和“平均分：”，如图所示。（5）切换到打印预览视图，报表中显示学生的选课课程和成绩，同时显示每个学生的总成绩和平均成绩。（6）保存报表，报表名为“学生选课总分和平均分”。6.3.3子报表子报表与子窗体一样，是指插入其它报表中的报表。被插入的报表称为主报表。在Access中，可以将已有的报表作为子报表插入到另一个报表中，也可以在已有报表中添加子报表，创建子报表需要使用子报表控件。主报表既可以包含子报表，也可以包含子窗体，子报表又可以包含子报表或子窗体，但主报表最多能包含两级子窗体或子报表。主报表可以是绑定的，也可以是非绑定的。【实例6-10】以实例6-4的“学生名册”报表为主报表，创建学生选课成绩子报表，包括学号、姓名、课程名称和成绩字段，并按学号进行分组，报表样式如图6-50所示。（1）进入“学生名册”报表的设计视图，选择上下文选项卡“报表设计工具”→“设计”，在“控件”组中单击“子窗体/子报表”控件，在窗体的主体区域添加“子窗体/子报表”对象，打开“子报表”向导对话框。（2）为子报表选择数据源。可以用现有窗体创建子报表，也可以用表或查询创建子报表。选择“使用现有的表和查询”，然后，单击“下一步”按钮，打开选择字段对话框。（3）在“表/查询”列表框中选择查询“学生选课成绩”，同时选择子报表中所用字段“学号”、“课程名称”和“成绩”，然后单击“下一步”按钮，打开确定主/子报表链接字段对话框。（4）确定主/子报表链接字段有两种方式，从列表中选择/自行定义。如果选择“从列表中选择”，系统将会自动列出可以连接的字段，用户可以进行选择；如果选择“自行定义”，则需要用户自行确定连接字段。在本例中选择“自行定义”，并在“窗体报表字段”和“子窗体/子报表字段”列表框中分别选择字段“学号”，然后单击“下一步”按钮，打开“请指定子窗体或子报表的名称”对话框。（5）指定子报表的名称“学生选课成绩”，单击“完成”按钮，子窗体设计完成，系统将自动保存主/子窗体并返回报表设计视图（6）在子报表中删除与“学号”字段关联的文本框和标签，这样，显示报表时，子窗体中不再显示“学号”，切换到报表预览视图，显示结果如图。

多列报表是指在报表的一页中显示或打印两列或更多列，使一页中显示的信息更多，输出的信息更为紧凑。创建多列报表的方式非常简单，首先创建一个普通报表，然后将已有的报表设置成多列报表。具体操作步骤如下：（1）创建或打开一个已存在的普通（单列）报表。（2）选择上下文选项卡“报表设计工具|页面设置”的“分组和汇总”组，单击“列”按钮，打开“页面设置”对话框。6.3.4多列报表（3）选择“列”选项卡，并在该选项卡中进行设置，如图所示。（4）设置完成后，单击“确定”按钮。

窗体的设计视图是创建窗体的工具，它在报表使用过程中，为了使报表的布局更合理，外观更美化，可以对报表做进一步处理。

例如，调整报表中对象的显示格式，设置特殊的效果来突出报表中的某些信息，以增加可读性；在报表中添加一些图像或线条，使报表更加美观。6．4编辑报表１．设置报表格式：２．添加背景图案：设置报表的“图片”属性。３．添加日期和时间：选择“插入”菜单中的“

日期和时间”。４．添加页码：选择“插入”菜单中的“页码”。５．添加分页符：直接从工具箱中添加。６．绘制线条和矩形：直接从工具箱中添加。７．控件的对齐：格式菜单中的方式、大小、水

平间距、垂直间距。在创建了报表之后，就可以在报表的设计视图中进行格式化处理，以获得理想的显示效果。通常采用的方法有2种：一、使用属性窗口对报表中的控件进行格式设置。二、使用“报表设计工具|格式”上下文选项卡中按钮进行格式设置。

6.4.1设置报表格式“报表设计工具|格式”上下文选项卡如图所示。使用该选项卡中的按钮可以选择报表中需要设置格式的对象，可以进行字体、显示格式、数字、背景等属性的设置。在创建了报表之后，就可以在报表的设计视图中进行格式化处理，以获得理想的显示效果。

6.4.1设置报表格式

添加图像需要使用图像控件，使用线条和图形时可以直接在报表中绘制。1．图像可以在报表的任何位置，如页眉、页脚和主体节，添加图片。根据所添加图片的大小和位置的不同，可以将图片用作徽标、横幅，有可以用作节的背景。操作步骤：（1）打开报表的设计视图，选择上下文选项卡“报表设计工具”→“设计”中的“控件”组，单击“图像”控件，在报表中指定位置添加图片对象，打开“插入对象”对话框（2）对话框中选择图片，单击“确定”按钮（3）如需对图片进行调整，可使用图片控件的“属性”对话框对图片的某些属性进行设置，如缩放模式、图像尺寸等6.4.2为报表添加图像和线条2．线条

矩形和直线可以使内容较长的报表变得更加易读。可以使用直线来分隔控件；

使用矩形将多个控件进行分组。在Access中使用矩形时，只需在设计视图中直接绘制，其使用方式与使用文本框和标签控件的方式相同，可以设置其属性。

在实际应用中，报表是记录实时数据的文档，在报表输出打印时，通常需要打印报表的创建日期和时间。如果需要在报表中插入日期和时间，可以按照以下步骤操作：（1）选择需要插入日期和时间的报表，打开报表的设计视图。6.4.3在报表中插入日期和时间

（2）选择上下文选项卡“报表设计工具|设计”的“页眉/页脚”组，单击“日期和时间”按钮，打开“日期或时间”对话框，如图所示。6.4.3在报表中插入日期和时间（3）在“包含日期”选项组中选择所需要的日期格式，在“包含时间”选项组中选择所需要的时间格式。（4）单击“确定”按钮，系统将自动在报表页眉中插入显示日期和时间的文本框控件。如果报表中没有报表页眉，表示日期和时间的控件将被放置在报表的主体中。可以用鼠标将其拖曳到报表中指定的位置。

当报表内容较多，需要多页输出时，可以在报表中添