如何撰写报告

如何撰写报告

2021/5/91目录

对撰写报告的理解如何撰写报告报告的类型与评价

2021/5/92写出好报告的前提——

你是如何对待写报告？2021/5/93你是如何对待写报告？任务？作业？完成即可？还是写到满意为止？2021/5/94你是如何对待写报告？整理思路的过程，只有想清楚才能做好；整理思路的过程中帮你抓住核心重点；写报告锻炼个人的逻辑思维、归纳总结等能力；报告写的清晰受众者更易理解、记住；越向高层领导汇报报告越显得重要；2021/5/95目录

对撰写报告的理解如何撰写报告报告的类型与评价

2021/5/96一、撰写报告的基本要求版面干净整洁；标题与内容字体、型号统一，大小适中，能看清楚；一页中颜色不宜过多，最好不超过4种；关注表达形式，如表格、图表、图形等，避免文字过多；2021/5/97二、写报告中常用的两门课程1、金字塔写作原则2、七步成诗2021/5/981、金字塔写作原则介绍为什么学习这门课程如何高效地进行沟通提高沟通的效能：沟通是为了解决问题，要有明确和有价值的思想提高沟通的效率：沟通要让对方准确快速地理解你的意思，掌握关键点2021/5/992021/5/9102021/5/911WritingBackwards--ThePyramid

从结论说起TheGoverningThought(TOPS)

中心思想LogicalArguments

逻辑论证LogicalGroupings

逻辑组合NoGaps,NoOverlaps(MECE)

不遗漏、不重叠(不多不少)

AGENDA课程2021/5/912EVOLUTIONOFSTRATEGICWRITING

策略性写作方式的演变Writingsentences

造句Writingstories

写故事Writingbackwards

从后面(结论)写起IIIIII2021/5/913雪莉吾友：我俩是多年老朋友了，共渡过许多好时光…但一个月前你说了些令人难受的话…上两星期你又没来参加我办的宴会…后来…2021/5/914雪莉吾友：我恨你！因为……

2021/5/915DearShirley...

雪莉吾友…Ihateyou

我恨你Reason#1第一个理由

Reason#2

第二个理由

Reason#3

第三个理由

WRITINGBACKWARDS(PYRAMIDPRINCIPLE)

从结论说起(金字塔写作原则)2021/5/916SOLVINGTHEPROBLEM

解决问题Facts

事实Analyses

分析Conclusions

结论Recommen-dations

建议方案COMMUNICATINGTHESOLUTION

沟通解决问题的办法Recommendations

建议方案Actions/steps/reasons

行动/步骤/理由Facts/analyses

事实/分析Whatshouldbedone?

该做什麽？Howorwhyshoulditbedone?

为什麽该做这些？如何做？Howdoyouknowtherecommendationsaresound?

怎麽知道这建议方案是完善的？2021/5/917DEVELOPINGASTRUCTUREFOR"WRITINGBACKWARDS"

如何建构「从结论说起」的作品Governingthought

中心思想Keylinesupport

支撑思想的主要理由Support

支撑理由Support

支撑理由2021/5/918AGENDA课程WritingBackwards--ThePyramid

从结论说起TheGoverningThought(TOPS)

中心思想LogicalArguments

逻辑论证LogicalGroupings

逻辑组合NoGaps,NoOverlaps(MECE)

不遗漏、不重叠(不多不少)

2021/5/919"IFYOUWERETOBOILYOURBOOKDOWNTOAFEWWORDS,WHATWOULDBEITSMESSAGE?"

『您能用一句话介绍您的这本大作吗？』

2021/5/920GOVERNINGTHOUGHT

中心思想的要诀T

O

P

STargetedtoouraudience

瞄准观众Over-arching

周延完整Powerful

掷地有声Supportable

言之有据2021/5/921GOVERNINGTHOUGHT--ISITTOPS?

检验中心思想是否合乎标准？ThecompanyhaspotentialintheA,B,andCmarketsegments本公司在甲、乙、丙三个市场具备发展潜力Thecompanyshouldenteremergingmarketsegmentsaggressivelytopreemptcompetition本公司应积极打入新兴起的市场区隔之中，以及早占有优势竞争地位2021/5/922AGENDA课程WritingBackwards--ThePyramid

从结论说起TheGoverningThought(TOPS)

中心思想

LogicalArguments

逻辑论证LogicalGroupings

逻辑组合NoGaps,NoOverlaps(MECE)

不遗漏、不重叠(不多不少)

2021/5/923Governingthought

中心思想Keylinesupport

主要理由Governingthought

中心思想ARGUMENT

论证式GROUPING

组合式2021/5/924ARGUMENTSTRUCTURE(DEDUCTIVEREASONING)

逻辑论证式架构(演绎推论)Keylinesupport

主要理由Governingthought

中心思想Non-

controversialstatementaboutsituation

以无可争议的说

法来陈述情况Commentonsituation

对情况的评论Implicationofsituationandcomment("therefore"point)

情况所代表的涵义及评论(「因此」…)2021/5/925LOGICALARGUMENT-EXAMPLE逻辑论证举例Toimprovesales,DynamoshouldtakeimmediatestepstodevelopandexecuteamoretargetedmarketingplanfortheLX20贵公司必须立即采取行动，研拟并实行对象明确的营销计划以改善LX20产品的销售Asyoususpected,somemanufacturingflawshavehurtsalesofDynamo抯newsystemLX20正如你所料想的，生产过程的瑕疵影响了新产品LX20的销售However,majorcauseofdisappointingsalesisDynamo抯unfocusedmarketingeffort然而，真正使得销售不振的主要原因则在于贵公司市场营销的重点不集中Therefore,Dynamoshouldtakeimmediatestepstodevelopandexecuteamoretargetedmarketingplan因此，贵公司应立即研拟一份更明确强调重点对象的营销计划并开始实行2021/5/926PROSANDCONSOFARGUMENTS

逻辑论证的利弊Keyline

主要

理由Governingthought

中心思想Noncontroversialstatementaboutsituation

以无可争议的说法来陈述情况Commentonsituation

对情况的评论意见Implicationofsituationandcomment("therefore"point)

情况所代表的涵义及评论(「因此」……)Pros

利

Cons

弊Demonstratesthatnootheravenuewillwork

证明内容的必然走向(没有第二条路可走)Canbeparticularlyeffectivewithresistantaudiences

对有拒绝心理的听众尤为有效Ifaudiencedisagreeswith"situation"or"comment,"argumentwillfailtopersuade

如听众对「情况」或「意见」有异议，该论证即失去了说服力Requiresaudiencetoremembermuchinformationbeforegettingto"sowhat"

听众在听到最后的「所以」结论时，先要记忆大量信息2021/5/927AGENDA课程WritingBackwards--ThePyramid

从结论说起TheGoverningThought(TOPS)

中心思想LogicalArguments

逻辑论证

LogicalGroupings

逻辑组合NoGaps,NoOverlaps(MECE)

不遗漏、不重叠(不多不少)

2021/5/928GROUPINGSTRUCTURE(INDUCTIVEREASONING)

逻辑组合式架构(归纳结论)Keyline

主要理由Governingthought

中心思想Samekindofidea:

同类想法ReasonsExamplesActions原因例子行动2021/5/929LOGICALGROUPING--EXAMPLE逻辑组合举例Toimprovesales,DynamoshouldtakeimmediatestepstodevelopandexecuteamoretargetedmarketingplanfortheLX20贵公司必须立即采取行动，研拟并实行对象明确的营销计划以改善LX20产品的销售Explicitlyidentify

high-prioritysegmentsandtheirneeds确实找出高优先性的客户群及其需求Developtailoredpromotionsandsalesaids发展针对目标客户设计的促销活动及工具Establishappropriatecustomercontactandfollow-upguidelines建立合宜的客户联系及追踪制度2021/5/930PROSANDCONSOFGROUPINGS

逻辑组合的利弊Keyline

主要

理由Governingthought

中心思想Pros利

Cons

弊Majorpointseasytoremember

便于记住要点Veryeffectiveforaction-orientedaudiences

对注重具体措施的听众极为有效Ifonepointrejected,remainingpointsmaystillpersuade

一点被否定，其余各点仍具说服力Couldbetooforcefulforsomeaudiences

对一些听众可能有勉强之嫌2021/5/931Asyoususpected,somemanufacturingflawshavehurtsalesofDynamo抯newsystemLX20正如你所料想的，生产过程的瑕疵对新产品LX20的销售造成损害However,majorcauseofdisappointingsalesisDynamo抯unfocusedmarketingeffort然而，真正使得销售不振的主要原因则在於贵公司市场营销的重点不集中Therefore,Dynamoshouldtakeimmediatestepstodevelopandexecuteamoretargetedmarketingplan因此，贵公司应立即研拟一份更明确强调重点对象的营销计划并开始实行Explicitlyidentify

high-prioritysegmentsandtheirneeds确实找出高优先性的客户群及其需求Developtailoredpromotionsandsalesaids发展针对目标客户设计的促销活动及工具Establishappropriatecustomercontactandfollow-upguidelines建立合宜的客户联系及追踪制度DynamoshouldtakeimmediatestepstodevelopandexecuteamoretargetedmarketingplanfortheLX20贵公司必须立即采取行动，研拟并实行明确对象的营销计划以改善LX20产品的销售DynamoshouldtakeimmediatestepstodevelopandexecuteamoretargetedmarketingplanfortheLX20贵公司必须立即采取行动，研拟并实行明确对象的营销计划以改善LX20产品的销售ARGUMENT论证式GROUPING组合式Needforaction需要行动的理由vs.相对于Actions行动的内容2021/5/932AGENDA课程WritingBackwards?ThePyramid

从结论说起TheGoverningThought(TOPS)

中心思想LogicalArguments

逻辑论证LogicalGroupings

逻辑组合NoGaps,NoOverlaps(MECE)

不遗漏、不重叠(不多不少)2021/5/933MutuallyExclusive/CollectivelyExhaustive(Nooverlaps) (Nogaps)相互之间具有排他性/整体而言毫无遗漏

M

E

C

E不多不少(不重叠)(不遗漏)2021/5/934ISITMECE?--1这是否「不多不少」？--1Weshouldsellourhouse我们应把房子出售

Weneedmoreroom

我们需要更大的地方Thehouseisold,andneedsexpensivebasicrepairs

房子已很旧，需进行花费很高的基本维修Thekitchenistoosmall

厨房太小Thefurnaceisbroken

炉子坏了Thereistoomuchtrafficonourstreet

我们这条街交通太繁忙了2021/5/935SOLUTION解答2021/5/936GROUPINGANDSUMMARIZING--SOLUTION

组合和总结—解决方案1. Fixholeinroof

修理车顶的破洞2. Getnewfloormats

买新的车内地毯3. Writenewspaperad

写报纸广告稿4. Getnewoverheadlight

买新的顶灯5. Fixthedents

修理车身凹陷处6. Getrustspotspaintedover

把锈斑喷漆7. Makesignforrearwindow

写後窗售车广告8. Writeannouncementforbulletinboard

写公告板的售车海报9. Vacuuminterior

将车内吸尘Getbodyworkdone(atbodyshop)(在车体修理工场)修理车体Spruceupinterior(atgasstation)(在汽油站)把车内部打理乾净Prepareadvertisements(athome)(在家里)准备广告

2021/5/937GROUPINGANDSUMMARIZING-PYRAMID

组合和总结—金字塔式Preparetosellthecar准备出售汽车Fixholeinroof修理车顶的破洞Fixdents修理车身凹陷处Repaintrustspots重新喷漆遮盖锈斑Getfloor-mats买新的车内地毯Getlight买新的灯Vacuum吸尘Writenews-

paperad写报纸广告稿Makesign写售车广告Writeannounce-ment写公告Getbodyworkdone

车体修理Spruceupinterior

车内部打理乾净Prepareadvertisements

准备广告2021/5/938BUILDINGOURPYRAMID建立我们的金字塔Whatisourmainmessage(governingthought)?IsitTOPS?

我们主要传达的信息(中心思想)是什麽？是否合乎TOPS的标准？Shouldweuseanargumentoragrouping?

应采用论证式还是组合式？Doesourfinalstructurepasstherelevantlogictest?

最后的架构是否通过有关的逻辑测试呢？Forgroupings,arethepointslogicallythesame(e.g.,allsteps,allproblems,allbenefits)andinthelogicalorder?

如采用逻辑组合方式，各要点在逻辑上是否相同(如：都是步骤、问题或利益？)并按照逻辑顺序排列？Forarguments,doesthesecondpointcommentonthefirstpointinawaythatleadstothethirdpointandonlythethirdpoint?

如采用逻辑论证方式，第二点是否是针对第一点的评论意见，并一定会引申到第三点而不致引申到其他地方？DobothargumentsandgroupingssupporttheirsummaryinaMECEway?

用论证式或组合式的论点是否可不多不少地支持结论呢？Mutuallyexclusive(ME):Iseachpointusedonlyonceandinthebestplace?

相互之间具有排他性：每一个论点是否只用一次并用在最适当的位置？Collectivelyexhaustive(CE):Dowehaveallthepointsweneedtosupportordefendthesummaryidea?

整体而言毫无遗漏：我们是否提出了支持或辩护结论中心思想所需的全部论点呢？2021/5/939二、写报告中常用的两门课程1、金字塔写作原则2、七步成诗2021/5/940解决问题的七个步骤陈述问题分解问题(问题树)去掉所有非关键问题(漏斗法)制定详细的工作计划进行关键分析

综合调查结果，并建构论证讲述来龙去脉:在沟通文件中将数据及论证联系起来一周解答，然后再来？步骤1步骤2步骤3步骤4步骤5步骤6步骤7………2021/5/941第一步：发现并陈述问题清晰地陈述要解决的问题清晰陈述问题的特点一个主导性的问题或坚定的假设具体，不笼统有内容的(而非事实的罗列或一种无可争议的主张)可行动的以决策者下一步所需的行动为重点？2021/5/942议题陈述必须尽量做到非常具体的界定界定“关键议题”X的利润在去年下降了20%事实为什么X的利润下降了20%？开放性的问题X能否避免更大的利润损失？X能采取什么措施来避免更多的利润损失？粗略确定X能否通过改变营销组合来提高利润？具体的关键议题X能否通过改变营销组合将利润提高20%2021/5/943问题的最终界定必须是明确且可执行的对要解决的问题的明确确定良好的问题界定的特点(SMART原则)(S)具体而不空泛(M)成功标准是可衡量的(A)以行动为导向的(R)相关的(T)有时限性的2021/5/944发现并陈述问题（收集异常现象或重大发现）收集异常现象及重大发现的方法收集可能存在的问题领导关注或交办事宜数据收集与分析问卷调查访谈、头脑风暴？这项工作平时就要做，常检讨2021/5/945解决问题的七个步骤陈述问题分解问题(问题树)去掉所有非关键问题(漏斗法)制定详细的工作计划进行关键分析

综合调查结果，并建构论证讲述来龙去脉:在沟通文件中将数据及论证联系起来一周解答，然后再来？步骤1步骤2步骤3步骤4步骤5步骤6步骤7………2021/5/946切勿低估协作与团队合作对解决问题的价值分解问题的过程是一个讨论过程，分解的倾向性会影响到解决问题也可以找一下类似的结构图步骤2-分解问题2021/5/947步骤2-分解问题逻辑树问题陈述问题/假设1问题/假设2问题/假设3分支问题分支问题分支问题分支问题分支问题分支问题为什么使用逻辑树？

1.将问题分成几个部分使

解决问题的工作可以分成智力上能够解决的几个部分不同部分可按轻重缓急区分工作责任能分派到各人2.保证问题获得完整地解决将问题的各个部分解决好，即可解决整个问题所分问题的各个部分各不相同，而且包括了各个方面(即没有重叠没有遗漏)3.使项目小组共同了解解决问题的框架

2021/5/948分解—两种主要的逻辑树推论\议题树假设树议题/场景（问题）假设(可能的答案)根据2根据3根据1“什么”或“如何”？“为何”？2021/5/949步骤二：议题树怎么切：结构！结构！结果原因1原因2原因3时间顺序确定前因后果的关系某公司部门1部门2部门3结构顺序将整体切成部分所有问题这三个问题其他问题重要性顺序将整体切成部分2021/5/950举例–改善经营业绩的管理杠杆改善业绩收入成本广告发行印刷厂新闻纸张人员发行渠道增加广告销售版面提高广告收费标准增加发行量提高价格开发新的发行渠道外包印刷开发新的广告渠道有效利用空余的印刷能力降低新闻纸张的用量降低新闻纸张的成本–集中采购通过培训和配置系统提高劳动生产率通过自动化操作降低人员需求摒弃非盈利性的渠道精简所有其它的发行渠道扩大吸引力电信互联网扩大市场规模提高在市场中的普及率零售价订阅价互联网广播电视缩小尺寸调整纸张规格2021/5/951高质量的逻辑树议题界定要解决的基本问题或基本假设一致性第一级支持一致性相关的互相独立和互为补充(MECE)2021/5/952解决问题的七个步骤陈述问题分解问题(问题树)去掉所有非关键问题(漏斗法)制定详细的工作计划进行关键分析

综合调查结果，并建构论证讲述来龙去脉：在沟通文件中将数据及论证联系起来一周解答，然后再来？步骤1步骤2步骤3步骤4步骤5步骤6步骤7………2021/5/953步骤三：优先排序—必要性从高层管理的角度出发问题陈述问题1问题2问题3问题4剔除非关键性议题已确定优先次序的议题4123集中精力，更有效地利用现有资源解决最重要的问题为什么要排序？非关键性议题1优先位置经常反复推敲过程中的第一步，假设/理论及数据之间的来回穿梭使用80/20的思考方式2021/5/95480/20法则对解决问题的帮助/效果投入的时间和精力20%100%100%80%集中精力赢得最佳效果“润色和扫尾”讲究实际！寻求关键答案十全十美2021/5/955解决问题的七个步骤陈述问题分解问题(问题树)去掉所有非关键问题(漏斗法)制定详细的工作计划进行关键分析

综合调查结果，并建构论证讲述来龙去脉:在沟通文件中将数据及论证联系起来一周解答，然后再来？步骤1步骤2步骤3步骤4步骤5步骤6步骤7………2021/5/956“哇！不对！出不去了。”

有条不紊的及早规划工作计划对解决问题大有帮助步骤4制定详细的工作计划2021/5/957步骤四：分析议题逻辑树(排定优先次序后)分析议题分析议题是...联系议题界定和实际分析工作之间的纽带进行更深层次的分解，确认各子议题和所需的分析工作向“星期一早晨我该做什么”的答案又跨近一步分析要做的事周一周二周三周四周五xxx231记住访谈2021/5/958解决问题的七个步骤陈述问题分解问题(问题树)去掉所有非关键问题(漏斗法)制定详细的工作计划进行关键分析

综合调查结果，并建构论证讲述来龙去脉:在沟通文件中将数据及论证联系起来一周解答，然后再来？步骤1步骤2步骤3步骤4步骤5步骤6步骤7………2021/5/959从大量、无序的信息……2021/5/960……到有清晰的结构2021/5/961把松散的研究成果归纳成一个主要观点明确有力归纳具体前面内容的重点成果一成果二成果三成果四成果五成果六？归纳主要观点这一阶段的重点2021/5/962综合结果并形成结论解决问题结论综合分析数据数据分析综合结论我们的任务是提供令人信服的有依据的建议，而非仅是分析用两种方法工作2021/5/963综合分析调查结果，并进行讨论使用情况，复杂性及解决方法情况复杂性解决方法陈述问题的情况将困难之处详细列出以改善情况找出可能解决途径或者金字塔结构主要结论辅助数据子论点辅助数据子论点辅助数据辅助数据选择方案树形分析问题问题问题是否是否行动1行动2行动3行动42021/5/964金字塔：有效的沟通工具益处自上而下的沟通使听众能很容易地抓住主题便于根据听众的时间和需要进行调整能够进行对照，检验分析归纳的逻辑性2021/5/965金字塔的特点“什么？”“为什么？”“怎么做？”“然后呢？”中心思想连贯性MECE(相互独立互为补充)相同的归纳层度归纳相关性2021/5/966从金字塔到故事框架大标题A小标题1小标题2ab大标题B小标题3小标题4大标题C小标题5小标题6小标题7主题思想主题思想ABC1234567ab2021/5/967概括与归纳的区别事实与研究结果未加工的，无次序的信息概括对事实的浓缩及重复归纳事实与研究成果说明了什么(然后呢？)更深层次的思考2021/5/968概括与归纳的区别(续)事实我不记得把钥匙放在哪儿了我的护照找不到了我的报税表已经晚交两个月概括我丢了钥匙和护照