声屏障工程成本控制及资料管理

第一节施工成本控制 2一、情况说明 2二、成本控制原则 3三、成本控制措施 4四、成本控制手段 4五、竣工阶段成本控制 6六、成本控制结语 6第二节项目成本管理 7一、成本考核制 7二、材料管理和使用 8三、劳动力管理 9四、机械使用和管理 11第三节合同管理制度 11一、总则 12二、合同管理部门及职责 12三、合同审查与签订 13四、合同内容 15五、代理人授权 16六、合同审核 16六、合同履行 20七、合同纠纷处理 21第四节档案管理与使用 22一、总则 22二、管理制度 22三、收发及管理规定 24四、管理职责 25五、归档范围 26六、借阅制度 28第一节施工成本控制随着我国城市化进程的加快，城市道路交通事业的大发展，声屏障工程作为交通噪声治理的主要措施之一，也大规模地发展起来，声屏障工程施工过程的成本控制引起普遍注意。在施工阶段，施工单位必须按工期要求合理组织施工，做到技术方案合理，进度安排适当等。另外，在管理制度上实行层层负责制，责任到人，分工明确，按劳合理分配，责任和个人收益挂钩，激励项目经理部全员节约施工成本，实现成本控制的目标。一、情况说明根据施工合同，施工内容包括声屏障工程高度XXm，长度XXm的上部立柱及屏体的制作安装。其中共XX钢立柱运输、安装、调试及校正，声屏障共XXmXX屏体安装调试及校正构筑物的安装费、材料加工费及制作费机械设备使用费、旅差费、食宿费等全部工程内容。二、成本控制原则总体来说，声屏障施工成本的控制原则也遵循工程项目施工成本控制原则要点，但因声屏障工程自身材料设备占主要成本的特点，决定了声屏障施工成本控制原则又有一些特殊要求。（一）目标建造成本最低化：因为声屏障的自身特点，声屏障施工成本控制的主要途径是财力招标原则。通过采购招标、市场比价，在声屏障的吸隔声材料和钢结构等主材料的采购上通过竞争采购方式，降低施工成本，增加利润。（二）施工过程动态控制原则：声屏障施工成本控制也应强调动态过程控制。在施工准备阶段就应该根据施工组织的具体内容确定成本目标、编制成本计划、制定成本控制方案，为今后的成本控制提供依据，施工期间不断调整措施。（三）PDCA循环原则：在施工合同签订以后，施工成本目标管理内容包括目标的设定和分解，目标的责任到位和执行，施工期间检查目标的执行结果，评价目.标和修正目标，形成目标管理的计划、实施、检查、处理循环（PDCA循环），实现成本目标管理的目的。（四）责、权、利相结合原则：在项目施工过程中，项目经理部的各部门、各班组在肩负成本控制责任的同时，应享有相应的管理权利，同时，项目经理要对各部门、各班组在成本控制中的业绩进行定期的检查和考评，实行奖惩制度，以充分调动工作人员的积极性和创造性。三、成本控制措施在本声屏障施工项目中，施工成本控制的措施主要为组织措施、管理措施技术措施和经济措施的综合利用。（一）组织措施：根据组织结构划分的功能，项目经理部各部门各负其责。（二）管理措施：在项目部内部，需要完善相关的管理制度，保证工程施工进度、质量、安全各方面工作，经理部应该加强管理，落实相关管理措施。（三）技术措施：为达到缩短工期、提高质量、降低成本的目的，项目经理部应制定先进、合理、经济、高效的可行施工方案，包括施工方法的确定、施工机具的选择施工顺序的安排和流水施工的组织等方面。（四）经济措施：项目经理部需要加强经济措施的利用，包括人工费的控制：主要是改善劳动组织，减少窝工浪费；材料费的控制：主要是改进材料的采购、运输收发、保管等方面的工作，减少各个环节的损耗，节约采购费用；机械费的控制：主要是正确选配和合理利用机械设备，做好机械设备的保养和修理工作，提高机械完好率、利用率和使用效率，以及间接费及其他直接费的控制。四、成本控制手段（一）严把变更和签证关在任何一个项目施工实践中，一定会多多少少发生现场签证或者工程变更，声屏障施工也不例外。因此，设计变更应尽量提前，变更发生得越早则损失越小。为了将问题消灭在声屏障开工之前，就必须严把施工图设计关和审核关，同时，还应该为甲乙双方的施工图设计、会审提供更多的解决办法和途径，尽一切可能将设计变更控制在设计初期阶段，对影响工程造价较大的设计变更要先算账、后变更。（二）严把预算审核关根据声屏障施工组织设计的进度计划和现场施工的实际进度，及时核定施工预算，做好施工预算和施工图预算及施工合同价的对比。对施工预算中超出的部分要详细分析，找出原因，并及时通知项目负责人调整或修正成本控制目标，对施工成本实施动态控制，合理规避相关风险。（三）严把费用人员关在施工过程中，计量人员和成本控制人员一定要深入现场第一线，及时了解项目的实际情况，收集现场第一手相关资料。在必要情况下，需要和设计、监理、业主方反复对比施工图纸，确认工程量，同时协助业主及时审核设计变更和现场签证发生的合同外费用，以便相应地调整成本控制目标，也为结算提供原始参考资料。（四）严把材料和材料供应商关声屏障材料费用是构成施工成本的主要因素，占巨大的比例，一般情况下声屏障材料费用在造价中占到总成本的65%以上。选用的合同材料，将直接降低项目的造价成本。为此，在满足材料品质的前提下，随时关注市场材料价格，预判变化趋势，制定好材料购买的采购计划，对资金占用额大、采购较困难的大宗材料应尤其引起重视，提前备货。（五）严把进度关，以进度促效益和所有的工程建设项目一样，在声屏障工程施工过程中，也应该尽量避免出现窝工和浪费工时的现象。对不同工序工种按照施工前后顺序合理安排施工进度计划，对于施工机械的进场和推荐时间也严格把握到位，从而避免浪费台班的现象，减少不必要的机械费用支出。（六）严把合同关，减少工程索赔在声屏障施工中，设专门部门进行合同管理工作，以减少不必要的费用支出，避免成本失控。此外，对不履行约定义务的分包施工单位及材料供应商应及时提出索赔，从而使可能增加的成本得到有效控制，保证整体成本可控。五、竣工阶段成本控制竣工验收阶段作为成本控制的最后阶段，施工单位应以政策为依据，对准备送审的竣工决算文件进行复核，确保结算文件能够真正体现声屏障工程的实际工程造价，从而使业主对报送的结算价款尽快顺利完成结算工作，使施工单位能快速回收施工成本和利润，从另外一个角度达到竣工阶段施工单位成本控制的目的。六、成本控制结语城市道路声屏障工程作为公路工程中的附属设施，目前参与该市场的单位越来越多，价格竞争十分残酷，施工利润空间越来越小，尤其在城市区域，各项施工成本都高于其他地区，因此有效的施工成本控制应贯穿于施工前期策划、施工准备、施工建设以及竣工决算等全过程，需要项目经理部各部i门的综合协调、全体人员共同努力，才能最大限度地控制施工成本，避免窝工和返工等现象，保证施工利润，实现预期的成本控制目标。第二节项目成本管理一、成本考核制（一）由项目经理首先与上级领导签订责任书，明确自己在工程施工过程中遇到不同情况时所应承担的责任，在明确责任的同时要确定责任成本（责任成本是指按照责任者的可控程度所归集的应由责任者负责的成本）。在责任成本范围内如果出现成本人为超耗视具体情况，按百分比扣除项目经理奖金；如果成本损耗低于成本预测计划，即工程成本降低了，则按百分比一次性奖励项目经理。（二）成本控制目标层层分解，层层签订责任书，并与经济利益挂钩，以强化全员经济意识。可将责任书上墙，时刻提醒工程部内成员。（三）具体考核措施：可以在工程部内部成立一个考核小组，在每道工序完成后，根据工程部内成员责任成本完成情况，进行商议考核。在各自责任成本范围内，成本节约了则所节约成本的2%作为奖金奖励给相关人员，如果成本超耗且是人为超耗则按超耗成本的1%扣除奖金。（四）施工前，做好项目成本预测和计划。（五）定期召开成本分析会，主要分析内容为：1.现场已完工程量，监理已签字工程量。2.人工消耗及费用，未来一周的每日用工计划。3.材料消耗、运输费用，周转材料，修旧利废，材料节超情况及原因，未来一周材料需用种类及数量。4.机械费用发生额，维修折旧费用，未来一周机械需用种类及数量。5.对费用控制提出整改措施。二、材料管理和使用（一）做好材料采购前的基础工作。工程开工前，项目经理、施工员必须反复认真地对工程设计图纸进行熟悉和分析，根据工程测定材料实际数量，提出材料申请计划，申请计划应做到准确无误。（二）各分项工程都要控制住材料的使用，特别是石材、木材、砂石等严格按定额供应，实行限额领料。（三）在材料领取、入库出库、投料、用料、补料、退料和废料回收等环节上尤其引起重视，严格管理。（四）对于材料操作消耗特别大的工序，由项目经理直接负责。具体施工过程中可以按照不同的施工工序，将整个施工过程划分为几个阶段，在工序开始前由施工员分配大型材料使用数量，工序施工过程中如发现材料数量不够，由施工员报请项目经理领料，并说明材料使用数量不够的原因。每一阶段工程完工后，由施工员清点、汇报材料使用和剩余情况，材料消耗或超耗分析原因并与奖惩挂钩。（五）对部分材料实行包干使用，节约有奖、超耗则罚的制度。（六）及时发现和解决材料使用不节约、出入库不计量，生产中超额用料和废品率高等问题。（七）实行特殊材料以旧换新，领取新料由材料使用人或负责人提交领料原因；材料报废须及时提交报废原因，以便有据可循，作为以后奖惩的依据。（八）对于周转材料在每项工程中的成本摊销方式，可以尝试采用以下公式进行成本核算：摊销量=一次使用量×（1＋损耗率）/周转次数一次使用量：根据施工图纸进行计算的供申请备料和编制施工作业计划使用量。1.周转次数：指新的周转性材料，从第一次使用，到这部分材料不能再提供使用的使用次数。2.损耗率：指周转性使用材料，在某项工程中，根据使用的频繁程度、工程对象特征、工期长短等情况，制定的该部分周转性使用材料在该工程中应计取的材料摊销的数量。三、劳动力管理（一）在施工开始前，不仅排施工进度计划，也应该根据施工进度计划排出每道工序民工用工计划，根据用工计划计算人工费。在开工前与民工负责人商议此份用工计划，做到民工负责人心中有数。（二）项目经理根据每道工序民工用工计划，事先拟订民工使用成本目标，并提交上级领导审查；根据民工使用成本目标向生产副总通告人工费拨款计划；工程完工后，人工费在事先拟定的目标基础上降低了，则将节约资金的1%奖励给相关人员。（三）在工程开工后，要严格控制劳动力定额，出勤率，加班加点等问题；及时发现和解决人员安排不合理，派工不恰当，时紧时松，窝工、停工等问题。每天早晨由施工员指定上岗民工数，指定的人数应与用工计划基本吻合，一天中视具体情况增加民工上岗，这样就可以在一定程度上避免民工闲置情况出现，降低人工成本。（四）在施工过程中，应增强施工班组负责人的责任意识，调配民工、追究责任等问题，直接与班组负责人交涉。（五）在施工开始前与班组负责人签订责任书及承包书等，明确责任。硬质景观工程可采用各项施工工序由班组承包施工的方法：在保证施工质量、施工进度的前提下，针对不同的施工工序定工期、定质量、定人工量，由民工分段承包施工。这样在一定程度上避免了施工管理中的许多麻烦，减轻了项目经理、施工员的工作量，同样达到了降低人工成本的目的。（六）具体的人工费考核标准，先采取以上的管理方式待工程完工后对比几个工地的专人记工数成本和合同成本，分析其中的浮动额，便于调整合理的人工费定额。（七）工程部人员也应该合理配置、加强管理。在工程经理向上级领导提交项目承包责任书的同时，可以由工程部经理提出工程部人员配置计划，在不影响施工进度满足施工质量的前提下由工程部经理自行安排工程部成员构成，特殊岗位必须有专人负责，其他岗位如果条件允许可以实行一人多岗。（八）工程部内可引进竞争机制，各岗位负责人定期写工作总结上交项目经理。（九）定期举行一些小的集体活动，以增进工程部成员之间的感情，锻炼大家的团队精神，使大家能够更好地了解彼此，从而在工作中更好的协作、配合，高质量、高效率地完成工作。四、机械使用和管理（一）由施工员每天记录所有机械使用情况，由电工对机械进行及时维修、保养。（二）对于重要工序所使用的重要机械，在施工工序开始前由项目经理提出机械种类、数量及台班数。（三）大型机械必须专人指挥，事前控制总台班数量，下达日台班定额。第三节合同管理制度一、总则1.为规范合同管理工作，避免和减少因合同管理不当造成的损失，根据国家有关法律、法规，结合XX公司实际情况，特制订本办法。2.本办法所称合同是指公司与其他法人、其他组织、个人之间签订的经济合同、技术合同。劳动合同另行规定。3.本办法适用于公司及所属子公司。4.合同管理实行分级管理原则和归口管理原则，并实行承办人制度、审核会签制度和巫大合同专题会审制度。二、合同管理部门及职责（一）公司的合同归口管理部门为总经理室；公司所属职能部门负责本部门分工范围内的合同管理工作。合同归口管理部门对合同管理工作进行规范、指导、监督、检查。（二）合同管理工作的主要内容包括：1.建立健全公司合同管理制度；2.保管公司的《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》;3.监督公司的合同依法、依程序签订：4.建立合同档案，对合同进行登录、统计、保管及例行报表：5.监督检查合同的履行；6.其他合同管理工作。（三）每件合同须由公司总经理或公司所属职能部门确定主要承办人（以下称为承办人）。承办人可以是业务人员或法律工作人员，但不得是社会临时性借、聘人员。承办人须依法律、法规及本办法进行工作。承办人应对自签约起至合同履行完毕全过程负责，期间出现的任何与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商，并以承办人为主进行解决。三、合同审查与签订（一）在合同签订前，承办人应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：1.主体资格合法：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；2.欲签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；3.由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；4.具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；5.具有履约信用：过去三年重合同、守信用，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。合同承办人应根据审查结果在请示单上注明n己的审查意见。合同对方当事人履约能力或资信状况仃问题的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用前款规定进行审查。（上述所列各种文件为合同不可缺少的组成附件，其文本为复印本时，须加注“与原件核对无误”字样，并由核对本人签字）6.凡公司所属职能部门认为重要的或标的额较大的合同谈判，应有公司法律顾问和经济技术等专业人员参加。7.合同除即时清结者外，一律采用书面形式。凡国家、行业或公司有标准或示范文本的，应当适用。8.当事人协商一致的修改.补充合同的文书、电报、电传.图表等是合同的组成部分。计划单、调拨单、任务单、预算单等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。9.合同的起草应由己方或以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确。合同中的术语、特何词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。公司常用的合同，由公司法律顾问拟订示范合同文本，公司各职能部门据此起草合同。凡合同标的在人民币壹佰万元以上的重大合同，力争由己方起草。（二）公司总经理批准签约后，由总经理室根据经批准的合同修订稿制作正式合同。留存一份正式合同的复印件后，由总经理室将正式合同原件盖公司骑缝章后返回承办人，由承办人交合同对方当事人；（三）合同双方当事人正式签章后，承办人持请示单及盖有公司骑缝章的合同至总经理室盖公司公章。（四）合同正式签订后，由承办业务部门的资料员负责将合同文稿分发到公司相关部门及对方当事人。四、合同内容1.合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话，法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式；2.签约的目的和依据；3.标的；4.数量和质晕，包括检测标准和方式5.价款或酬金，包括支付方式：6.履行的地点、期限和方式；7.争议解决方式；8.违约责任：9.变更或解除条件；10.根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款：11.正副本份数.存放地点；12.生效的时间和条件；13.约定的联系方式；14.附件名称：15.签约的地点、日期：16.签约各方开户银行及账号；17.签约各方公章或合同专用章；18.法定代表人或代理人签章。19.涉外合同的内容按照有关法律规定确立。五、代理人授权法定代表人授权委托代理人签订合同时，必须签署授权委托书。授权委托书必须明确委托许可权和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字。涉及下列合同时，须每次单独一次性特别授权：1.担保合同；2.资产抵押、租赁、转让、出售、收购合同；3.投资合同、股东协议、出资协议：4.企业合并、兼并、联营合同；5.需要授权的其他合同；六、合同审核（一）合同签订之前，承办人应将请示单、合同草案及与合同有关的证明材料提请业务部门签署意见后，报总经理室审核。（二）总经理室在审核合同草案时，可根据需要，在请示单上要求有关业务部门、审计部门、财务部门出具审核意见，或要求承办人提供与合同有关的补充证明材料。（三）总经理以及总经理室在请示单上要求出具审核意见的各部门应在请示单上对合同出具审核意见。意见必须有有关审核部门负责人及具体审核人员的签章。对不具备各审核部门审核意见的合同草案，总经理可拒绝签署。审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的否定。（四）业务部门、财务部门对合同审核的内容宜包括：1.合同的经济性：（1）市场需求情况属实；（2）市场需求预测可靠、合理；（3）投入产出核算经济、准确。2.合同的技术性：（1）工程技术依据真实、可靠：（2）技术措施完备、可行；（3）技术标准和参数科学、真实、可行。3.合同的可行性：（1）整体专案技术具有可旅性；（2）经济效益或社会效益具有真实性；（3）资产、资金使用效果的财务可行性；4.具有可操作性。5.合同的安全性：（1）涉及的知识产权C采取相应的保护或限制措施：（2）无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。6.其他内容。审计部门、财务部门对合同的审核内容宜包括：（1）资金、资产的合法性：①资金来源合法，资产的所有权明确、合法；②资金使用和资产动用的审批手续合法：③资金、资产的用途及使用方式合法。（2）价款、酬金和结算的合理、合法性：①价款、酬金的确定正确合理、合法：②资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法；③与资金、资产等有关的其他事项。（3）索赔条款的合法性。7.总经理室对合同的审核内容宜包括：（1）合法性：①主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力：②内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规，无显示公平内容：③形式合法；④签约程序合法。（2）严密性：①条款齐备、完整：②文字清楚准确：③设定的权利和义务具体、确切；④相应手续完备；⑤相关附件完备；⑥附加条件适当、合法。（3）可行性：①资信可靠，有履约能力；②担保方式切实、可靠。（4）合同承办形式审核：①承办人无误：②符合规定程序：③各审核部门审核意见齐备；④合同文本文字无误，正副本及附件份数齐备。（5）其他内容。（五）公司实行重大合同专题会审制度凡合同标的在人民币壹仟万元以上的合同，承办人应提请总经理室牵头召开专题会议，各审核部门参加，在专题会议上乞审核部门充分深入地阐述各自对该合同的审核意见。（六）总经理室根据其职责范围对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。（七）承办人向总经理室提交合同草案时，应预®2-7个（含本数）完整工作日供其审核。（八）总经理室要求有关业务部门、审计部门、财务部门在限定时限内出具审核总见的，或要求承办人在限定时限内提供与合同有关的补充证明材料的，各审核部门和承办人应按时完成。如遇特殊情况需延长审核时间时，总经理室应向承办人中明理宙并征得同意，且审核时间瑕长不得超过15个（含本数）完整工作日。（九）各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核盘见中予以明确并提出修改意见。总经理室认为需要退改时，应连同全部文件退还承办人。（十）承办人修改之后应重新申请审核，审核期限重新计算。（十一）总经理室结束审核后，负责将各部门审核意见汇总修改成合同修订稿，并将请示单和合同修订稿退还承办人，由承办人将合同修订稿送合同对方当事人。（十二）合同对方当事人对合同修订稿认可后，承办人将请示单和合同修订稿送总经理室，并由总经理室转呈公司分管副总、总经理。（十三）总经理根据各审核部门及总经理室的审核意见，决定是否签约。决定签约时，应在全部文本上以同一形式签字：决定不予签约时，应以书面形式明示意见。六、合同履行（一）所有依法签订的合同，双方当事人均应全面履行合同的义务：（二）项目经理部/分公司合同管理小组召开合同管理会议，检查合同履行情况。对合同履约过程中出现的价款及权利义务等实质性条款的变更，应由合同管理小组集体作出决定，并与对方签订补充协议：（三）在合同履行过程中，如发现合同不能履行，应当及时采取补救措施，尽量减少损失。当遇到不可抗力等因素影响到合同的履行时，应及时通知对方，并注意保存有关证据：（四）各单位发现对方不履行或不完全履行合同时，合同经办部门应及时书而催促对方按合同要求履约，若催促无效的应立即采取有效措施维护我方的合法利益或与对方协商解决，并将对方不履行或不完全履行的情况及时报告公司相关责任部室。七、合同纠纷处理（一）合同纠纷处理有和解、调解、仲裁和诉讼四种方式；（二）履行合同发生纠纷时，双方当事人应在友好的基础上尽量和解，或由双方上级单位出面调解，协商调解不成时，双方可按合同约定方式仲裁或提起诉讼；（三）发生合同纠纷后，签订合同的项目经理部/分公司要及时报告公司相关责任部室和总法律顾问，并积极采取应对措施。涉及仲裁和诉讼的合同纠纷，应由公司办和总法律顾问决定应诉方式，合同签订单位负责办理，必要时由公司授权代理律师进行处理，但瑕终责任仍由签订合同单位或个人承担；（四）与集团公司内部单位间发生合同纠纷自行协商不能解决时，应由双方合同归口责任部室报集团公司对口主管部门进行调解裁定；（五）公司内部各单位之间发生合同纠纷时，发生纠纷的单位在同一项目经理部管辖下的，由项目经理主持调解，发生纠纷的单位不在同一项目经理部管辖的，根据合同类别报公司相关责任部室协助调解。项目经理部调解失败时，根据合同类别，由公司相关责任部室协助调解。若公司相关责任部室调解仍然失败的，由公司合同管理小组予以裁决。公司合同管理小组的裁决为故终裁决，各单位必须遵照执行。第四节档案管理与使用一、总则（一）为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到要求，特制定本制度。（二）基本建设工程档案资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表和其他载体的材料。（三）基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。二、管理制度（一）档案资料管理1.工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。行政部集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。2.工程建设中，各种技术资料交由行政部统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。3.设备到货后，由技术部会同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交行政部统一管理，造册登记并建立收发明细账。各单项工程总体验收由技术部对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由技术部对竣工资料签收合格后支付。4.购置技术资料、图书、标准由行政部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。（二）归档文件的质量规定1.凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。2.施工技术记录、工程签证单、试运记录、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表示为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。3.调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。4.主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。5.书写规定（1）书写字迹工整，图样清晰。（2）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。（3）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。三、收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度做好工程文件的提供利用，特制定本制度。（一）工程文件接收1.各单位提供给技术部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由行政部统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件也由行政部统一接收。2.技术部其他部门或个人从外单位带回或通过其他途径收到的工程文件，一律交行政部。3.设备文件，技术部会同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由行政部统一归口发放给有关单位。4.技术部对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。5.登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按技术部领导审定的工程文件及时分发给有关单位和部门。6.对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。（二）工程文件资料发放1.分发外单位和部门的工程文件资料由行政部统一办理。2.呈送上级单位的工程文件由技术部领导确定发放单位和数量。3.为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知行政部；行政部按指定名单发放工程文件资料。四、管理职责（一）参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。（二）项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。（三）由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。（四）设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。（五）监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。五、归档范围（一）技术部分归档范围1.负责提交施工，安装全部技术记录（