居家养老服务服务档案管理方案

第一节档案管理人员及职责 1一、档案管理部门职责范围 2二、档案工作人员岗位职责 2第二节档案管理流程 5一、档案资料的收集 5二、档案资料的归档范围 7三、档案资料的归档要求 8四、档案资料的归档时间 9五、归档文件的等级划分及保管期限 10六、档案交接 10七、档案移交服务中心的流程 11八、档案保管 11第三节档案管理制度 17一、归档要求规范 17二、档案的查阅和借阅制度 18三、档案的移交制度 19四、档案的保管制度 20五、档案的销毁制度 20第一节档案管理人员及职责一、档案管理部门职责范围1.负责本服务中心各类档案的统一管理，负责对本服务中心的技术图书资料实行业务管理，并根据本服务中心经营管理的需要编制各种检索工具，积极开展档案的提供利用工作。2.贯彻执行《档案法》等有关法律法规和方针政策，制订本企业档案管理制度。3.负责检查、指导各部门档案人员和有关人员做好归档资料的积累、整理工作，提出本服务中心专、兼职档案员的业务培训和考核计划，会同有关部门、单位搞好各类档案的鉴定、销毁、移交工作。4.做好各类档案的管理和统计工作，编制各种专题目录、索引及汇编资料，办理档案的借阅手续，负责档案的复制、修裱及档案库房安全措施的落实，确保档案的完整和安全。二、档案工作人员岗位职责（一）领导管理职责1.主管服务中心的档案管理工作，熟悉并贯彻执行《档案法》等法律、法规、条例和规定。2.掌握档案信息情况，组织推广档案信息的开发利用，解决服务中心档案管理中的重大问题。3.督促档案管理部门建立健全档案管理制度，配置适宜保管档案的库房和设施，采用现代先进的技术设备，确保档案管理的有效进行。4.听取档案管理部门关于档案工作的汇报，了解情况，检查、指导档案管理工作。（二）部门负责人管理职责1.在上级业务部门和本服务中心分管档案工作的领导的指导下，负责档案业务工作的管理，定期召开档案管理工作会议，传达上级指示精神，布置、检查、总结工作。2.带头贯彻执行国家《档案法》等法律、法规、先例及规定，组织制订服务中心档案管理制度。3.根据上级业务部门及服务中心的工作安排，负责起草年度档案工作计划和档案工作发展规划，熟悉档案管理各岗位人员的职责和工作质量，安排和组织好档案管理的业务培训，不断提高业务水平。4.及时检查和总结档案管理工作，经常向主管领导汇报工作。（三）专职或兼职档案员岗位职责1.在档案管理部门负责人的领导下，做好档案的管理工作，热爱本职工作，认真学习业务，熟悉档案业务知识，努力为服务中心各项工作服务。2.熟悉并认真贯彻执行档案工作的方针、政策和各项规章制度，负责接收各部门、单位移交的各类归档材料，做好档案的立卷、编目、登记、统计、鉴定工作。3.保护档案的安全，坚持做好“七防”工作。4.努力做好档案的利用服务工作，编制多种检索工具及服务中心“大事记”等有关汇编材料。5.协助和指导各部门兼职档案员做好档案的积累、整理、归档工作。6.严格遵守保密规定，不得泄露档案的机密内容。7.参加有关项目的竣工验收、技术成果鉴定和设备、技术资料开箱检验，并做好记录。8.负责档案的鉴定和销毁工作，并把好销毁中的复查、审批和监销关。9.积极完成领导交办的其它工作。三、档案管理人员配备我服务中心成立档案管理部门负责服务中心重要文件档案的收录和整理，并对采购单位的相关档案进行收集，以便更好地为采购单位拂去，我服务中心具体档案管理人员名单如下表：序号姓名年龄专业职务备注123456第二节档案管理流程一、档案资料的收集（一）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。（二）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。1.归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。2.档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。3.档案资料的日常管理：（1）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。（2）文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。（3）文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。4.档案借阅（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在服务中心内，不能带出；必须带出服务中心查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；（2）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；（3）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；（4）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5.档案销毁（1）对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。（2）执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。二、档案资料的归档范围1.服务中心对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；2.服务中心收到的公文，如政府职能部门发来的与本服务中心有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；3.本服务中心与其他单位来往的文书及权益文书等；4.服务中心领导的批示、指示等；5.重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；6.反映服务中心主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；7.服务中心的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；8.本服务中心与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；9.本服务中心干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本服务中心员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；10.本服务中心发布的各类广告、宣传材料；11.本服务中心的历史沿革、大事记及反映本服务中心重要活动的剪报、照片、录音、录像等；12.外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；13.财务档案资料；14.各种实物档案；15.其他具有利用和保存价值的文件资料。三、档案资料的归档要求1.归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。2.一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。3.声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。4.子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。5.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。四、档案资料的归档时间（一）即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：1.服务中心规定的密级文件；2.重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；3.合同、协议书等正本及过程资料；4.服务中心干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；5.其他认为需要即时归档的资料。（二）定期归档1.部门应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；2.部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交服务中心行政人事部；3.电子声像档案的归档（1）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。（2）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。（3）每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。五、归档文件的等级划分及保管期限（一）需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：文件等级文件类型保管期限一级秘密文件服务中心各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，单位往来发文，人事方面的各种文件，服务中心内部人员任免、奖励、处分等文件材料，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等永久二级重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三级普通文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、电话记录、维修登记、材料收发、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管、档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修三年六、档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。七、档案移交服务中心的流程1.经办部门检查文件或档案，编制移交清单；2.行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；3.档案完整、齐全且符合服务中心要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；八、档案保管1.档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。2.档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。3.档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。4.档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。5.建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。文件（合同）管理记录目录记录编号：日期：序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收部门原/复接收人备注移交目录记录编号：日期：序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案移交清单表记录编号：日期：移交性质□离职□调岗□归档档案所属年度档案类别保管期限数量永久长期短期合计移交说明移交人：接收意见接收人：移交人（部门）经办人：移交日期：年月日接收人（部门）经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案借阅审批单记录编号：日期：借阅部门借阅人借阅部门经理总经理副总行政人事部部门经理使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期备注档案目录卷宗号： 目录号： 部门：日期：案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注第三节档案管理制度为加强服务中心档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使服务中心档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为服务中心各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：一、归档要求规范1.归档的文件材料要完整、系统、准确。2.归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。3.存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。4.档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成分，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。5.档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；证件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。6.文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。7.归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向服务中心档案管理部门移交归档。二、档案的查阅和借阅制度（一）查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。（二）查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。（三）原则上本服务中心内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可