办公自动化高级应用案例教程（微课版）课件 任务4 多部门协同处理公司总结报告文档

任务4多部门协同处理公司总结报告文档办公软件高级应用案例教程任务4多部门协同处理公司总结报告文档1-任务情境2-任务分析3-任务实施4-拓展实训5–综合实践任务情境又到一年岁尾，也到了各单位忙着年终总结的时候。作为公司总经理助理的小孔准备着手每年一度的年终工作总结。作为年销售额过亿、员工上千人的公司，公司下设多个部门，每年的工作总结都是让各个部门写好各自的总结然后由小孔提出修改意见、返回部门按意见修改、然后再汇总……。这个过程需要多部门甚至同一部门内多人协同才能完成，需要添加自己的想法和修改意见，并且能保留修改痕迹等等。鉴于这个情况，小孔想到了使用Word为用户提供的审阅功能来完成。任务分析此报告需由总经理办公室起草文档初稿后下发至各部门，各部门将各自工作报告填入格式文档后返回至总经理办公室。经总经理助理提出修改意见后返还至各部门修改。各部门按照修改意见整理后递交总经理助理，由总助汇总并上报总经理，具体流程如下

图所示。3.1公文格式基本要求任务分析各环节如图所示：自动生成三个部门的子文档起草初稿创建主控文档，生成子文档将子文档分发给各部门填写各自的工作总结对收回的各部门总结，通过批注的形式提出修改意见（以销售部为例）接受或拒绝修订123任务分析各环节如图所示：生成总文档上交总经理接受或拒绝修订45知识与能力目标知识目标

了解主控文档的作用，掌握主控文档的创建和使用方法

了解批注和修订在文档编辑中的作用，掌握其使用和编辑方法

掌握比较文档和合并文档的方法

掌握文档的编辑限制保护方法能力目标 能够根据需要创建主控文档，生成子文档 能够使用批注和修订功能对文档进行编辑审阅 能够进行文档的比较和合并操作 能够多人协同处理文档任务实施任务实施1--创建主控文档,生成子文档2—批注3—修订4—合并与比较文档7—标记文档的最终状态5—接受或拒绝修订6—转为普通文档4.1创建主控文档,生成子文档任务实施1.主控文档及作用4.1创建主控文档,生成子文档任务实施2.创建主控文档新建一个名为“年度工作总结（主控文档）.docx”的Word文档，输入如图所示文本内容，设置标题“公司各部门年度工作总结”为“标题”样式，设置各部门工作总结标题为“标题1”样式。设置为“标题1”样式设置为“标题”样式4.1创建主控文档,生成子文档任务实施

3.生成子文档将图4-3中标题1内容生成三个子文档。（1）单击【视图】→【视图】→【大纲视图】按钮切换到大纲视图。（2）选中左图中所示标题1内容，单击【主控文档】选项组中的【显示文档】按钮，在展开的命令项中单击【创建】按钮。将大纲中的标题1指定为子文档。（3）关闭大纲视图，回到页面视图。（4）重新保存文档后，打开主控文档所在文件夹，发现已生成三个以标题1内容为文件名的子文档，如右图所示。生成三个子文档4.1创建主控文档,生成子文档任务实施

4.限制子文档格式设置保护文档中的限制格式编辑功能，设置方法如下：（1）打开“财务部年度工作总结”文档，设置标题和正文格式，并更新样式库中的标题和正文样式。（2）单击【审阅】→【保护】→【限制编辑】按钮，右侧弹出【限制编辑】窗格，勾选【1.格式设置限制】下的【限制对选定的样式设置格式】复选项；单击其下【设置…】选项，弹出【格式设置限制】对话框，在此可以勾选当前允许使用的样式，此处选择【无(N)】选项，单击【确定】按钮后弹出“该文档可能包含不允许的格式或样式，您是否希望将其删除？”对话框，选择【否(N)】。4.1创建主控文档,生成子文档任务实施

4.限制子文档格式设置（3）如果想现在就启动强制保护，单击【1.启动强制保护】下的【是，启动强制保护】按钮，在弹出的【启动强制保护】对话框中输入保护密码，如左图所示，单击【确定】即可。即可看到当前文档的格式选项变为灰色，显示已被锁定，如右图所示。若想解除格式设置限制，单击【限制编辑】窗格下方的【停止保护】按钮，输入保护密码即可。4.2批注任务实施

4.限制子文档格式设置各部门填写好各自的年度总结后，提交给总经理助理，总经理助理根据公司相关要求对提交上来的年度总结进行审阅并提出修改意见。为了不对文档本身进行修改，可以使用“批注”功能对文档进行注释说明，提出自己的修改意见，添加批注后效果如图所示。4.2批注任务实施

1.批注与修订相关设置在对文档进行批注和修订之前，可以根据需要设置批注与修订的用户名、位置、外观等内容。（1）设置批注或修订者名称4.2批注任务实施

1.批注与修订相关设置（2）设置批注与修订的位置1.在批注框中显示修订（默认设置）修订和批注同时显示在页面右侧批注框中,图1所示。2.以嵌入方式显示所有修订使用批注框显示批注和修订时，由于批注框显示在页面右侧的页边距区域内，会使得页面宽度增加。如果不想页面宽度改变，可以选择“以嵌入方式显示所有修订”，同时将批注和修订在正文中嵌入显示，图2所示。3.仅在批注框中显示批注和格式修订显示于正文中，批注显示于批注框中，图3所示。图1图2图34.2批注任务实施

1.批注与修订相关设置（3）设置批注和修订外观单击【审阅】选项卡【修订】组中右下方的对话框启动框，在打开的对话框中单击【高级选项】按钮，弹出【高级修订选项】对话框，可以根据个人对颜色的喜好，对批注和修订标记的颜色等进行设置。4.2批注任务实施

2.添加与管理批注（1）建立批注在文档中选择要进行批注的内容，单击【审阅】→【批注】→【新建批注】按钮，将在页面右侧显示一个批注框。直接在批注框中输入批注，再单击批注框外的任何区域，即可完成批注建立。对于同一文档，可以由多名审阅者同时添加批注。（2）编辑批注如果批注意见需要修改，单击批注框，进行修改后再单击批注框外的任何区域即可。4.2批注任务实施

2.添加与管理批注（3）查看批注

1)指定审阅者2)查看批注在【审阅】选项卡的【批注】选项组中，单击【上一条】、【下一条】按钮对所显示的批注进行逐条查看。4．删除批注对于已查看并接纳的批注可以删除。可以有选择性地进行单个或部分删除，也可以一次性删除所有批注。（1）删除单个批注。（2）删除所有批注。（3）删除指定审阅者的批注。4.3修订任务实施总经理助理将做好批注的文档重新分发给各部门，各部门收到后需要根据批注意见进行文档的修改订正。为了便于批注者（总经理助理）能够看到对文档都做了哪些修改操作，需要使用修订功能来标记这些操作，批注者也可以根据需要接受或拒绝每处的修订，只有接受修订，文档的编辑才能生效，否则文档将保留原内容。1．打开/关闭文档修订功能4.3修订任务实施

2．各部门根据批注意见进行修订打开修订功能后，就可以对文档进行修订操作。以行政部的修订操作为例，修订后效果如图4-20所示。4.3修订任务实施

2．各部门根据批注意见进行修订原内容、修订、修订后内容前后对比如下图所示。4.4合并与比较文档任务实施如果有多个修订者针对同一文档进行了修订处理工作，那么如何将所有修订者所做的修改组合到同一文档中，以及一定情况下如何比较修订前后文档都做过哪些修改？审阅中的比较与合并文档功能为此提供了更好的支持，利用它可实现对所有修定者所做修改的记录和标记，以方便阅读者进行查看。1．合并文档合并文档是将多位修订者的修订组合到一个文档中。例如本任务中，财务部小王和小刘分别对文档进行了修订，修订后文档分别为“王.docx”和“刘.docx”。怎样将两个修订文档合并为一个文档，这就用到了合并文档功能。

4.4合并与比较文档任务实施2．比较文档有时需要对同一篇文章进行多次修改，或者不同人对同一篇文章进行修改，修改的次数多了，难免会杂乱。有没有简单的方法进行比较两个文档的差异呢？Word提供了比较文档功能。本任务中，两个文档“财务部年度工作总结.docx”和“修后-财务部年度工作总结.docx”分别为原文档和修订后的文档，利用比较文档功能进行文档的比较。如右图所示

4.4合并与比较文档任务实施2．比较文档有时需要对同一篇文章进行多次修改，或者不同人对同一篇文章进行修改，修改的次数多了，难免会杂乱。有没有简单的方法进行比较两个文档的差异呢？Word提供了比较文档功能。本任务中，两个文档“财务部年度工作总结.docx”和“修后-财务部年度工作总结.docx”分别为原文档和修订后的文档，利用比较文档功能进行文档的比较。如右图所示

4.5接受或拒绝修订任务实施总经理助理将各部门修订过的文档复制到原位置（生成子文档时的文件夹），覆盖原同名文件（注意一定要保持文件名不变）。接下来需要根据修订情况进行接受或拒绝修订处理。

1．接受修订

打开文档，单击【审阅】→【更改】→【接受】按钮，选择“接受此修订”、“接受所有显示的修订”或“接受所有修订”等命令，分别接受单个修订、某个审阅者的修订和所有审阅者的修订。当接受修订后，它将修订转为常规文字或格式应用的最终文本，修订标记自动删除。接受修订前后效果下图所示。

4.5接受或拒绝修订任务实施总经理助理将各部门修订过的文档复制到原位置（生成子文档时的文件夹），覆盖原同名文件（注意一定要保持文件名不变）。接下来需要根据修订情况进行接受或拒绝修订处理。

2．拒绝接受修订单击【审阅】→【更改】→【拒绝】按钮，选“拒绝更改”、“拒绝所有显示的修订”或“接受所有修订”等命令，分别接受单个修订、某个审阅者的修订和所有审阅者的修订。4.6转为普通文档任务实施2．拒绝接受修订报告完成后需要交给老板审阅，考虑到主文档打开时不会自动显示内容且必须附上所有子文档等问题，显然不宜直接上交主文档。因此还需要把编辑好的主文档转成一个普通文档再上交老板审阅。打开主文档“公司各部门年度工作总结.docx”，如下图所示。在大纲视图下单击【大纲】选项卡中的【展开子文档】以完整显示所有子文档内容。单击【大纲】选项卡中的【显示文档】展开【主控文档】区，将光标依次放置在各个子文档中，单击【取消链接】即可。最后将当前文档另存为一个新文件，即可得到合并后的一般文档。4.7标记文档的最终状态任务实施如果文档已经确定修改完成，用户可以将文档标记成最终状态，即最终版本。该操作可以将文档设置为只读，并禁用使用相关的内容编辑命令。将文档标记成最终状态的操作步骤如下：单击左上角【文件】→【信息】按钮，在打开的中间窗口中单击【保护文档】按钮，在弹出的下拉列表中选择“标记为最终状态”，完成设置，如右图所示。拓展实训实训1：多人协作编辑商业计划书实训2：云端在线文档协同处理实训多人协作编辑商业计划书最近策划部起草了一份项目设计方案，完成后交给项目组讨论。讨论会上，大家针对设计方案七嘴八舌的发表自己的意见，而负责记录的小雅根本来不及记录清楚。此时最好的解决方法就是组里的全体成员，自己动手对设计方案进行修改，添加自己的想法，并且保留修改痕迹，最后由小雅简单汇总整理就可以了。为了更真实地模拟这个情境，本实训设置了4个角色：记录人小雅、项目组小青、项目组小薛、项目组小文，并由四个不同的读者充当这4个角色。[实训要求]1．由小雅把项目设计方案原稿分发给每个人。2．项目组成员使用不同颜色各自对