论干部人事档案利用中的个人信息保护

干部人事档案的保存、维护和利用是人事档案管理中的重要工作,对于档案个人信息的完整性和安全性具有着关键意义。但是,档案在保存的过程中还存在很多不安全因素和不完善之处,特别是进入信息时代后,档案信息的安全性降低,如何保障档案信息安全成为档案管理人员需要攻克的难题。1干部人事档案的保管与保护1.1干部人事档案保管与保护的基本任务1.1.1防止干部人事档案损坏干部人事档案在时间的不断推移中面临着丢失、老化和损坏等问题。造成档案损坏的原因主要有两种:其一是管理不善造成档案丢失、人为蓄意损坏或在档案查阅利用的过程中造成的非刻意损害,这属于社会原因;还有一种自然原因,就是随着时间的推移,档案自然老化造成的损坏。我们应该充分运用现代科技手段和方法,避免在档案保存过程中可能出现的问题,排除可能造成档案损坏的一切社会和自然因素,降低档案损坏的可能性。1.1.2延长干部人事档案的寿命干部人事档案的保管不仅要避免档案的损坏,还要采用有效的手段从根源上解决档案保存安全问题。根据干部人事档案的管理需求建设相应的档案储存间,提高档案存放和维护的质量,增强档案管理过程中对于自身不利因素的排除能力,减缓档案老化的速度,建立健全档案利用管理和监督体系,提升档案修复能力,延伸干部人事档案的保存年限。1.1.3维护干部人事档案的完整与安全干部人事档案的保存部门在档案的管理过程当中一定要严谨遵循相关工作条例及规定,对档案进行集合管理,禁止个人擅自私下保存干部人事档案及相关材料,保护干部人事档案的完整性,确保干部人事档案不受到刻意的人为破坏。为保证档案物质安全,干部人事档案管理部门应该采取有效手段,妥善保管和储存档案,避免档案遗失或损坏。与此同时,我们还要注重档案政治安全的维护,采取周密的方法保护档案信息,阻止档案机密泄露。1.2干部人事档案管理与保护的基本要求1.2.1科学管理,方便利用查询利用是干部人事档案管理服务的终极目标,所以,在干部人事档案管理中应该将“安全高效,方便查询”作为宗旨,在保证干部人事档案信息安全的前提下,将档案信息完整作为基本要求,运用行之有效的现代科技手段,开发快捷的档案查询和管理系统,进行科学管理,提升档案管理条件,改善档案管理环境,保证档案管理和利用质量。1.2.2预防为主,防治结合要采取有效手段,防止社会和自然因素对档案造成的损坏;此外,还要提高档案修复能力,对已损坏的档案进行修复和挽救。这就是档案管理中的“防”和“治”,二者相互结合,互为补充,要做到以“防”为主,以“治”为辅。1.2.3立足长远,保证当前在干部人事档案的保存管理过程当中,要从立足长远的角度出发,不应该过分注重档案的保护和管理而忽略了档案的利用目的;但也不可只重视档案的利用价值却轻视档案的保护工作。1.2.4增强防灾意识,提高应变能力自然界中的不可抗力因素具有很强的破坏性,所以应该加强自然灾害的防范意识,做好防护措施,对档案进行保护,制定好灾害发生时的应急预警机制,加强档案管理系统在灾害发生时的应急处置能力。1.3干部人事档案保管与保护措施干部人事档案在具体实施中分为技术措施和制度措施。干部人事档案的保存不仅需要满足合适的档案储存地点及相关设施配置等物质条件,还要能够熟练掌握运用防灾、防虫方法以及档案搜索系统等具体的技术手段。此外,还要注意制定科学合理的保护规范,在制度上为档案的保管利用提供保障。2干部档案的利用和查阅档案信息的查询利用是档案管理机关的重要职责,干部档案利用是根据相关单位需要向其提供档案信息查询和使用的服务,是整个档案管理工作的重中之重。2.1干部档案的利用2.1.1编制检索工具做好利用工作的前提条件是编制一套合理的检索工具,按照干部档案的内容和形式特征,对每份干部档案进行标引和著录,然后把形成的各个条目系统编排成各种检索工具,并通过计算机进行检索。为了使利用者更好地掌握各种检索工具的使用方法,编制检索工具时应一并编制其使用方法说明,并提供一些介绍检索工具的使用方法。提供档案管理人员培训或咨询。2.1.2创造利用条件。按照相关规定,档案保管部门应该为档案利用创造条件,简化利用手续,主动开展利用咨询等活动。为此,干部档案管理部门要加强自身基础设施建设,提高现代化管理水平,提供阅览、借出、计算机检索、数字咨询、网上查档等服务。同时要全面实现干部档案的数字化,建立干部档案数据库,并嵌入党政机关的局域网系统中,通过权限设置面向本机关所有成员开放利用。2.1.3主动提供服务干部档案的利用者大多是单位领导和人事管理部门,干部档案管理部门应按这些利用者的职能和工作需要主动提供档案服务,如每年的干部考核时,干部档案管理部门应该提早做好材料准备工作,以提高干部考核工作的质量和效率。干部招聘或大的人事调配时,相关部门同样需要干部档案部门的协助和支持,提供人事统计信息或人事档案转递服务,人事统计信息有利于人事管理部门决策,人事档案转递服务的效率直接影响着干部的任职时间。从利用者的角度考虑,必须履行相关的利用手续,特别是签字、登记手续,并按照干部档案利用的相关规定执行。2.2干部档案的查阅干部档案管理的最终目的是为了提供利用。查阅人事档案是基本的利用方式之一。为了保证干部档案的安全,需要建立人事档案查阅制度,对档案查阅进行有效管理。制定干部档案查阅制度需要注意:第一,要查阅干部档案的单位,应派党员干部持单位介绍信和主要领导签字,并办理审批手续后方可查阅。有的单位制定了《借阅干部档案审批表》,必须填写本表后才能按照程序借阅档案。向外省、市、区查阅干部档案,必须事先与对方相应一级的党组织取得联系,征得对方同意后,才能按规定手续开具《查阅干部档案审批表》,前往查阅。第二,查阅者应在本室内由专人监督查阅,允许查阅的内容和范围由本室人员确定。第三,任何个人都不得查阅本人或直系亲属的档案。结束语干部人事档案的管理和利用是档案管理工作中一项十分重要的任务,只用保存和