中小型公司行政管理核心制度

公司管理制度编制：核准：本制度自核准之日起开始实施目录TOC\o"1-2"\h\z\u第一篇职员守则 3第二篇职员行为、礼仪规范 4第三篇人力资源管理制度 6第三篇人力资源管理制度 6第一章制订依据及适用范围 6第二章人员招聘、入职、离职管理 7第三章薪酬和福利管理制度 10第四章培训、考评、发展 11第六章劳动协议管理措施 15第四篇办公室管理制度 17第二章办公用具管理制度 18第三章印章管理制度 21第四章资质证照管理制度 25第五章协议管理制度 28第六章公文、文书管理制度 31第七章档案管理 34第八章图书管理制度 36第九章会议管理制度 38第十章招待、会饭制度 39第十一章卫生管理制度 43第十三章保密管理制度 44

第一篇职员守则一、自觉遵守企业各项规章制度、认真推行岗位职责；二、尽忠职守，服从上级，自觉维护企业利益；三、老实信用，竭诚服务。强化信誉意识和服务意识，不停提升工作质量；四、自觉遵守企业保密制度，不泄露企业商业机密；五、不利用自己职位和工作之便谋取私利；六、严格遵守企业考勤制度，不无故迟到、早退、缺勤；七、对上级交办事项应努力争取做到立即正确，不草率敷衍或任意搁置不办；八、正确使用企业物品和设备，桌面物品摆放整齐有序； 九、工作期间不怠慢拖延，严禁看视频、玩游戏浏览和工作无关网页；十、重视仪表，讲究卫生，发明和维护文明工作环境；

第二篇职员行为、礼仪规范一、仪容仪表1、头发：常常清洗、保持清洁。男职员头发不可盖耳，前不遮面、后不压衣领，不留怪异发型，不着奇装异服，不得蓄须、染发、穿耳；2、指甲：常常修剪、不宜过长，女职员若涂指甲油最好使用淡色；3、胡子：不能太长，应常常剃刮；4、口腔：保持清洁，上班前不宜喝酒或食用异味食品；5、装扮：女职员宜保持清雅淡妆，不能浓妆艳抹；6、职员在上班期间着装应整齐、大方，不宜追求过多修饰。佩戴工作牌上岗，不得穿背心、短裤、拖鞋等上班；7、有违以上者每次罚款50元；二、言谈举止1、职员上班期间，语言要清楚、礼貌，举止要端庄、文明、大方；2、工作场所切勿吸烟、应讲一般话，且不大声喧哗；3、在通道、走廊碰到用户或上司请礼让，不要抢行；4、职员在办公区工作期间，应将手机铃声置于低音量状态；5、企业召开多种会议或职员在和企业领导商讨工作等期间，职员应将手机置于静音状态；6、按要求做好整理工作，保持办工区域整齐有序；三、接待礼仪1、接待贵宾，应主动、热情、礼貌为标准，接待人员应落落大方，以礼相待；2、贵宾来访，按企业领导通知方法招待，行政部人员安排陪同人员，外来帮助作项目标人员，由相关部门负责接待；3、接待人员问清来者意图，引领其见所需见人员，并奉上茶水；4、接待步骤：接待来访人员→问询来意，需要找人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁。四、电话礼仪1、接、打电话要做到语言文明、耐心解答。接听外来电话尽可能使用标准一般话，接听时应使用“您好，某某企业”等语句。接听电话应立即，通常铃响不应超出三声，如受话人不能接听，离之最近职员应主动接听，关键电话作好接听统计；2、当打入电话要找人不在时，要礼貌地问询对方电话、姓名和对方是否要留言并加以统计，通知当事人；3、要转叫她人听电话时应说：“请稍等，我现在帮您转接”；4、接听电话需做到彬彬有礼、不卑不亢，塑造良好企业形象。

第三篇人力资源管理制度第一章制订依据及适用范围依据企业发展要求，为实现企业经营管理目标，规范职员行为，提升工作效率和职员责任感、归属感，特制订本制度。第一条适用范围一、本制度全部职员。二、本企业职员管理，除遵照国家和地方相关法令外，全部应依据本制度办理。

第二章人员招聘、入职、离职管理第二条人员招聘一、为确保企业不停发展，招聘、人员贮备，对职员招聘和岗位配置做以下要求：1、企业面向社会广泛招聘，同时激励在职职员把德才兼备或有专业专长人员推荐给企业；2、任人唯贤、唯才是举、德才兼备，努力争取做到人尽其才，重视培养工作表现好、能力强、有管理才能在职职员，并尽可能将其提拔到关键负责岗位，不让人才埋没和流失；3、职位空缺和出现新职位时，优先聘用在职职员，不足时再向外招聘；4、职员每三个月做绩效考评，将作为职员职务和工资晋升关键依据；

5、由各部门之间相互协调，依据企业发展需要编制人员，做到定岗定员。二、招聘程序企业各部门因工作需要增加人员时，应在系统进行申请，经同意后，人事部统一纳入招聘计划并办理招聘事宜；3、招聘时间及人员安排：3.1经理以下工作岗位应聘人员经过人事部初试，经过初审后，经部门经理复试，最终由总经理确定录用人员；经理级以上岗位由总经理亲自筛选考评，确定录用人选；3.2职员甄选，以学识、能力、品德、体格及适合工作所需要条件为准。采取考评和面试两种，依实际需要选择其中一个实施或两种并用；3.3新进人员面试合格经审查同意后，由人事部办理试用期手续。第三条入职一、应聘者经确定合格后，由人事部办理入职手续并签署《劳动协议》及《入职确定薪金单》，成为企业试用期职员；二、试用期人员入职报到时，应向人事部提交以下证件：1、最高学历毕业证书原件及复印件；2、技术职务任职资格证书原件及复印件；3、身份证原件及复印件；4、一寸半身免冠照片二张；5、企业统一格式《职员入职记录表》；6、六个月内健康体检汇报；7、特殊岗位职员还须提供担保人姓名、住址、身份证和户口册复印件、担保人亲笔署名担保书；三、企业有保留、审查职员所提供个人资料权利；四、试用期职员统一安排入职培训，包含企业历程、规章制度、企业文化等；五、试用期职员如因品行不良或无故旷工者，企业将停止试用，给予劝退；六、新入职职员，企业依据岗位不一样实施试用期1-3个月，最长不超出六个月；七、试用期考评1、试用期由人事部组织各部门经理和相关人员对新进职员进行考评，考评项目根据企业统一标准进行，采取考评后打分形式（满分100）；2、试用期满，考评成绩80分以上者，企业直接给予转正；3、试用期满，考评成绩80分以下70分以上者，需继续延长试用期；4、试用期满，考评成绩70分以下者，给予劝退；5、试用期内，试用期内职员因工作能力、品行、违反企业规章制度，企业有权停止聘用；6、双方有权解除劳动协议关系，但需提前三天通知对方；八、如有特殊工作岗位者（特聘人员等），企业和其另行签署相关协议，考评措施依据实际情况另行制订。九、企业对职员试用期表现和录用后工作态度、业绩等一系列考评结果全部将记入职员档案，此统计作为职员以后晋升考评依据。十、转正试用期合格职员须填写《转正申请表》，转正计薪日期参考《试用期协议》；2、试用期内职员请假一周以上，转正时间将顺延；请假超出30天者，则作自动离职处理；3、转正经过后签署《转正薪金确定单》。第四条离职（辞职、解聘）管理一、离职分类（一）辞职：1、正式职员因个人原因离职，须提前30天（未满试用期职员提前一周）向人事部提交上级领导审批后《辞职申请》，填写《离职交接表》，根据程序进行审批，在职期间仍需配合企业做好本职员作，经审批经过后，根据企业相关程序办理原有工作移交离职手续，解除劳动协议关系。当月离职人员不参与当月绩效考评，时间未满一月按实际出勤天数计算工资。（二）劝退：正式职员因个人能力无法胜任本岗位工作或经调职后仍无法满足企业工作需求（试用期内企业认为该职员未能达成工作标准），由人事部向职员提出《劝退书》，在工作和物品交接清楚情况下，企业给予劝退，解除劳动协议关系；（三）解聘（解聘）：职员因严重违反规章制度和劳动法律法规，给企业造成重大经济损失或恶劣影响，不适合从事本职员作者，在赔偿企业损失后给予解聘，解除劳动协议关系；（四）离职手续1、职员在离职前必需完备离职手续。2、离职手续包含：⑴办理工作交接事宜；⑵按《离职交接表》要求办理离职手续；⑶交还全部企业资料、文件、办公用具及其它公物；⑷报销企业账目，归还企业欠款；⑸如和企业签定有其它协议（协议），按其它协议（协议）约定办理；⑹离职手续完备后到企业财务部办理结算手续。第三章薪酬和福利管理制度第九条薪酬内容和结构9.1薪金组成：基础工资、岗位工资、绩效工资、工龄工资、全勤奖和企业提供给职员各项补助及福利；9.2岗位工资：依据职员工作岗位核发。9.3绩效工资：依据职员业绩考评核发。9.4年绩效工资：依据企业整年效益和职员年底绩效核发。9.5效益奖金：企业项目完成产生效益后，按岗位职责和职员绩效考评情况确定发放金额。在企业项目完成之前因个人主观原因（因病无法克服客观原因除外）离开企业人员，不享受项目效益奖金。9.7.3职员岗位发生变动，其薪资依据企业实际情况进行对应调整。9.7.4依据对职员绩效考评情况，企业每十二个月将进行薪资调整，以激励优异、督促后进。10.5、企业全部职员考勤为全勤按六个月度发放全勤奖500元；10.6工资按月发放，若职员出现每个月请假、旷工、迟到等情况，则根据职员实际考勤发放薪资；10.8企业实施基础薪金制度。薪金计发10.11.1发薪日期。每个月15日计发，如遇节假日或休息日顺延。薪资均以税前数值计算。10.12.5企业依据国家相关劳动法规要求，或企业经营发展需要，对薪金管理制度进行补充、修改、完善。

第十条福利一、有薪假期1、法定节假日：元旦、春节、端午、中秋、清明、国庆按政府要求实施。企业另有要求时另行通知。2、带薪假：年假，职员在企业服务满1至3年能够享受5天带薪休假，每增加十二个月休假可增加一天。该类假期可充抵病、事假时间。婚假、丧假、产假、病假等价别依据劳动法相关要求标准实施。二、企业给职员通讯费用补助。三、社会保险1、企业为试用期满并已签署劳动协议职员购置失业保险、养老保险、医疗保险、工伤、生育险等国家要求社会保险项目。保险基数依据企业情况每十二个月核定一次，缴费百分比根据国家要求实施。四、职员活动1、企业为保障职员身心健康，每十二个月年底进行一次例行体检，并合适组织体育锻炼和娱乐活动。2、企业职员均可参与企业工会每十二个月定时或不定时举行企业周年庆贺、春节联欢、郊游等活动。3、每个月根据职员生日月份集中庆生。第四章培训、考评、发展第十一条培训一、培训目标：职员自我实现需要，充足释放其潜能，有效调动主动性、发明性，强化职员敬业精神，增强企业向心力和凝聚力。二、培训内容（1）新职员培训新职员入职企业后，先有行政部人事专员对职员进行企业制度及相关礼仪培训，考试合格后交由部门领导对其进行相关业务培训，方便立即了解企业并顺利开展工作。1、培训时间：新职员到岗后第一周进行。2、培训内容：⑴企业规章制度、文化、企业组织架构、发展战略、方针和宗旨（行政部负责）⑵了解工作内容、性质、岗位职责、熟悉工作步骤、技能（部门经理负责）。3、部门培训时间安排：依据部门情况集中或分阶段进行。4、培训纪律：在要求培训时间内，无故缺席者罚款30元。第十二条考评一、考评措施考评分为试用考评、晋升考评、年底考评三种。1、试用考评：试用期职员在试用结束时，由部门经理负责考评，试用部门如要延长试用期或改派其它部门或解聘，必需附考评表，延长试用期不得超出6个月。2、晋升考评：职员在晋升或降职时，必需进行考评，并附上个人自评汇报。3、年底考评：于每十二个月12月底进行考评，作为年底奖金评定、晋升、加薪依据。二、考评步骤自评--主管考评--行政部人事审核--总经理审批--行政部人事存档。三、考评内容1.思想品质和职业道德7.对企业政策制度实施力2．工作经验及工作能力8.工作态度和热情3.潜力发展和学习能力9、创新统计和合理化提议4.对企业企业文化了解10.工作业绩和结果5.团结同事和协作能力11.考勤情况和奖惩统计6.工作计划性和指导力考评标准1、对职员工作态度、工作能力、工作业绩三方面进行考评，建立绩效考评考评档案，作为晋升关键依据。2、考评对象⑴企业全体职员，包含试用期职员和因病、因私、因伤缺勤者，但不包含本季度出勤未达20个考评工作日者。⑵职员在考评期内更换工作岗位，就职新岗位超出15天参与新岗位考评，反之则回原岗位进行考评。3、考评分为季度考评、年度考评和其它考评。4、因完成企业计划外临时安排工作，影响了季度计划工作完成，考评、考评时应酌情正确处理。5、考评指标考评指标按一般职员、经理级以上职员两种类型分别确定。6、月考评程序在职员自评基础上，由考评小组进行考评。1、一般职员类考评小组：由行政部部人力资源，被考评职员直接上级、经理、副总经理或总经理组成。2、主管级以上职员考评小组：由行政部部人力资源，被考评职员直接上级、经理、总经理组成。7、年度考评程序（1）一般职员考评分上级、同级、自我考评三级进行，各级考评权重百分比为：上级占总评50%，同级占总评30%，自我考评占总评20%。（2）主管级以上职员考评分上级、下级、同级和自我考评四级进行，各级考评权重百分比为：上级考评占总评70%，下级考评占总评10%，同级考评占总评10%，自我考评占总评10%。8、年度考评方法以考评会议评定方法实施年度职员考评。8.1、考评会议组员：由被考评部门全体职员、其它部门经理、企业副总经理和总经理组成。8.2、考评会议由总经理或指定人员主持，行政部负责会议相关统计和评分核实。8.3、会议程序8.3.1行政部人事对被考评人各季度绩效考评结果进行简明介绍。8.3.2被考评人作自评陈说。8.3.3被考评人回避，参评者对被考评人陈说进行评论和评分。8.3.4评分以不记名方法，按上级、下级、同级分类后交给行政部人事记分。行政部人事按上述等级分类算出各类平均分后，再以各级评分权重百分比算出被考评职员年度绩效考评得分。

第六章劳动协议管理措施第五条适用范围：试用期满转正后全体职员第六条协议期限1、劳动协议期限分为固定时限、无固定时限、以完成一定工作为期限；2、因企业原因或职员个人原所以未签署劳动协议，但已在企业工作三个月以上，均视为十二个月期劳动协议。第七条协议签署、续订、变更和解除1、新职员在试用期满转正时，企业和其签署劳动协议。2、有固定时限劳动协议，职员应在协议期满前十天向企业提出书面申请，经双方协商一致同意后续签劳动协议。期满未重新签订劳动协议而双方均未提出异议，视为原协议续签。3、企业和职员双方经协商同意，能够变更或解除劳动协议。4、签署了无固定时限协议职员需解除协议，应提前三十天提出书面申请，经双方协商一致后方可解除协议。5、职员有下列情形之一，企业能够解除劳动协议，不支付经济赔偿:⑴试用期内被证实不符合录用条件；⑵严重违反劳动纪律或企业规章制度；⑶未经企业同意而自动离职；⑷严重渎职、营私舞弊，对企业利益造成重大损害；⑸私自离岗，连续旷工15天或十二个月内累计旷工30天被企业除名；⑹被依法追究刑事责任。6、职员有下列情形之一，企业能够解除劳动协议，但应该提前三十天书面通知职员本人并支付经济赔偿：⑴患病或非因工负伤，诊疗终止后不能从事原岗位工作、也不能从事由企业另行安排岗位工作（增发壹个月工资医疗补助费）。⑵不能胜任分配岗位工作，经过培训或调整工作岗位仍不能胜任工作。⑶劳动协议签订所依据客观情况发生重大改变，致使原劳动协议无法推行。⑶属于⑵情况，经济赔偿按其在本单位工作年限，每满十二个月支付30天工资，六个月以上不满十二个月，按十二个月计算；不满六个月，支付半个月工资。职员提出解除劳动协议，应提前三十天以书面形式通知企业，经企业同意后方可辞职。如未提前通知给企业造成经济损失，应依据国家相关劳动法要求负担违约责任。关键岗位和企业中高层人员签署年薪制协议，年薪制协议签署期限三年起。（年薪管理要求参考12月西安万方企业年薪制职员管理专题要求）未提及事宜，按国家法律、法规相关要求实施。第八条纠纷处理协议过程中任何劳动纠纷，职员可经过申诉程序向上级责任人（企业总经理）申诉，协议处理；不能达成协议时，可向当地劳动仲裁机构申请仲裁或向人民法院申请诉讼。

第四篇办公室管理制度为了加强企业行政部行政事务管理，明确企业内部管理职责，使内务管理工作愈加标准化、制度化和规范化，提升工作效率，结合实际情况，特制订本制度。本制度所指办公室事务包含考勤管理、办公用具管理、印章管理、资质证照管理、协议管理、公文文书管理制度、档案管理、图书管理、会议管理、接待饭客、卫生管理、废旧物品管理、保密管理、项目申报管理、企业爱心基金、车辆管理等。

第二章办公用具管理制度为使办公用具管理规范化，控制办公用具开支合理化，特制订本制度。第一条适用范围本制度适适用于企业全体职员。行政部专员负责收发入、离职人员办公用具。第二条办公用具范围一级消耗品：笔、铅笔刀、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、软皮笔记本、复写纸、便签纸、标签、橡皮擦、档案袋、夹子、一次性纸杯、茶叶等。二级消耗品：复印纸、传真纸、打印纸、修正液、白板笔、传真纸、印刷品等。管理消耗品：打印机、碳粉、墨盒、剪刀、笔筒、直尺、美工刀、订书机、打孔机、专用章、印泥、计算器、传真机、电话、文件夹等。第三条办公用具购发一、办公用具购置办公用具购置应遵照以下程序：由各部门在每个月1—5日间做《采购申请单》，由部门责任人签署后报常务副总审批，财务部签字后方可交由综合管理部采购依据实际工作需要有计划购置、分发给申请部门，由部门责任人签字领回。低值易耗办公事务用具可由综合管理部确定购置。单件价格超出1000元以上物品必需由常务副总同意后方可购置。对急用具采购，可依据具体实际进行灵活处理，但必需常常务副总同意。行政部办公用具采购人员需依据各部门《采购申请单》实际情况审核，大批量采购必需经过常务副总审核同意后方可实施。在购置办公用具时，应本着经济节省，确保质量标准。办公用具采购，应进行多方比较，确保性价比和质量，择优选择，合理开支。二、办公用具发放（一）个人领用：一级消耗品均能够经过个人领用，也能够由部门经理统计所需数量后一起领用。领用时需填写相关领用统计。（二）部门领用：二级消耗品以上全部由部门经理或部门责任人办理领用手续后领取。三、企业办公用具应建立账簿，购发手续清楚、规范。四、各部门申领办公用具需立即发放，并做好填表统计；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须立即补填。五、任何人未经许可不得进入办公用具管理室，不得私自挪用办公用具。第四条办公用具保管所采购办公用具由综合管理部指定保管员进行保管、发放，并根据企业相关要求办理入库、领用等手续。办公用具每次被领用后，保管员需进行盘点，确定数量是否正确无误。依据物品所属类别，对办公用具进行立即出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。办公用具保管实施“日清月结，出入库等量、年底查存统计”标准。综合管理办公室建立企业固定资产总账，每十二个月进行一次汇总普查。第五条办公用具管理（一）办公用具管理人员负责办公用具处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。（二）企业办公用具采购、保管、发放和办公设备入库登记由行政部指定责任人全权负责。（三）管理细则：一、对于恶意损坏办公用具，全部损失均由损坏者负担。二、办公用具在办公时间丢失者，由使用者赔偿。三、管理消耗品在正常使用发生损坏时，要立即向保管者汇报，由保管者安排修理，如不汇报或私自将损坏办公用具丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。四、对决定报废办公用具，要做好登记，在《物品报废单》上填写用具名称、价格、数量及报废处理其它相关事项，并报总经理同意后，到财务部办理报废注销手续。第六条注意事项及附表一、办公用具只能用于办公，不得移作她用或私用，违犯者视情节轻重给罚款处理。二、全部职员要勤俭节省，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用，违者根据情节轻重给罚款处理。三、新进职员入职时统一办理相关手续，而且填写办公用具领用单。离职时，需将剩下用具一并交和办公用具保管者，由保管者依据残旧程序、可利用价值等实际情况对物品进行再分配。办公用具步骤1、编制采购申请→审批→采购→入库登记→发放2、编制采购申请→统计申购情况→月末清算汇总→出库登记

第三章印章管理制度第一条

为了使企业印章及介绍信管理和使用安全、规范、统一，保障企业正当权益，结合企业实际情况特制订本制度。本管理制度适适用于企业公文、信函、证件、证书、发票、支票、财务报表、统计报表、对外签署协议、协议和其它须用印章文本。第二条印章种类公章（包含企业已作废旧公章）或指定和协议章；企业董事长或总经理（法定代表人）立案职章；企业部门印章（行政部、运行部、招商部、店面、财务部等）；其它印章：投标作标书时需要印章、已经结束各项目经理部各类印章、企业各部门作废印章等。第三条印章刻制和回收2.1企业全部印章刻制必需报请总经理同意。新项目部成立需刻制印章，应向行政部递交申请刻制印章汇报，经总经理指示后，由行政部派专员去办理印章刻制并进行交接工作；

2.2企业印章（公章）、法定代表人印鉴、财务专用章、协议专用章等含有法律效力印章，由综合管理部持企业介绍信、营业执照副本等相关证实材料到指定公安机关办理篆刻手续，印章形体、规格等按国家相关法律要求实施；2.3企业内部使用印章，如部门印章、财务专用条形章、检验专用章等由使用部门经理提出申请总裁同意，统一由综合管理部负责雕刻。3、印章管理、使用及保管3.1印章管理3.1.1企业印章（公章、协议章）、介绍信由综合管理部专员负责管理；3.1.2财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴必需由财务主管、会计、出纳分开管理，由企业财务责任人具体安排；3.1.3印章管理人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应指定她人代管，假如是含有法律效力印章，双方须填写《印章交接单》；印章管理人若离职或岗位调动，则双方除填写《印章交接单》外，须经过总裁同意；3.1.4企业全部印章，均应在综合管理部登记、留样，确定保管人，并填写《企业印章留样立案表》；3.1.5印章磨损需要更换，或企业部门撤消、重组等，由综合管理部统一收回、登记、留样、销毁；3.1.6印章丢失，则由当事人向企业提交书面汇报，综合管理部应立即采取相关补救方法，包含但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等；3.1.7印章管理人员必需坚持标准，严守机密、严格照章用印，不得越权用印，不得未经许可私自用印，一经发觉，严厉处理，因私自用印对企业造成损失应负对应法律责任；3.1.8当印章管理员发生人事变动或离职，企业及部门印章管理人员应向部门办公室责任人移交印章及其它相关工作，由企业或各部门另行安排专员负责印章保管。印章交接应作为离职移交工作一部分，并填写《印章交接单》，方可办理离职调动手续；3.1.9含有法律效力企业全部印章任何人不得未经同意携带外出，如确需要带出使用时，须填写《印章外出使用审批单》，行政用印须常常务副总同意，项目用印须经总经理同意，企业印章（公章、协议章）应由印章管理人员携带外出，如确需使用人携带，则还须填写《印章交接单》，办理交接手续后方可携带外出。3.2印章使用、保管3.2.1印章使用各部门职员办理和对内、外部单位事宜，使用印章时，须具实填写《用印记录表》，经部门主管领导签字同意后，到印章管理人员处用印；协议金额在五万元以上或须加盖法人私章协议、资料由总经理签字；若总经理或部门主管领导外出，须印章管理人电话或短信请示总经理或部门主管领导，得到同意后方可用印，事后由经办人到总经理或部门主管领导处补签字；用印时包含到工程投标事宜需再次盖公章或其它印章时，印章管理人须核查《用印记录表》无误后，方可用印并做好登记工作；印章管理人员必需依据《用印记录表》严格审查需用印文件名称、份数是否相符方可加盖。对不符合者，印章管理人员有权拒绝盖印；

各部门职员申请办理《用印记录表》，若部门领导未能立即签署，须申请上一级领导签署，部门经理立即补签；以企业名义签署通常销售协议、协议等，必需在协议评审完成，且法定代表人或授权签约人签字注明日期后，由上述人员填写《用印记录表》，部门主管领导审批，方可在综合管理部办理加盖协议专用章业务，假如销售协议金额在五万元以上，则须总经理审批方可加盖协议专用章；对外签署任何协议、协议，投标书，则必需在合缝处加盖协议专用章；企业财务需加盖财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴，按企业相关财务管理措施实施；用印者因工作需要开据证实、介绍信、授权委托书等，综合管理部必需严格把关，认真审核，常常务副总同意，印章管理人员方可盖印。介绍信应统一编号登记，以备查询、存档；部门印章、或其它条形章仅作为企业内部印章使用，对外不含有代表企业功效；企业任何部门，任何人不得在当事人或委托人所持空白格式文件、文档、介绍信、报表等上加盖企业任何印章，不然必需为此不妥行为负担对应法律责任；凡有企业总经理签发或签署文件、发文同意书、业务报表、邀请函等，可直接加盖企业印章（公章），无需再办理审批手续；无总经理签发或签署文件、业务报表及其它文本等，需要加盖企业印章（公章），用印人须填写《用印记录表》，办理用印审批手续。3.2.2印章保管印章管理人员在加盖印章时，应确保印章清楚、端正；印章管理人员应建立用章记录表，对使用印章种类、文件/文档/报表等内容、日期、使用人等进行登记。4.责任4.1违反本制度要求使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚，造成尤其严重后果，应依法追究刑事法律责任；4.2印章遗失必需立即通知行政部，由行政部印章保管人登报申明证照作废，并按印章篆刻要求重新补办新章；4.2任何人必需严格实施本制度，依据本制度要求程序使用印章，不得私自使用；5.企业印章管理相关文件范本：《企业印章留样立案》、《印章交接单》、《印章外出使用审批单》、《用印记录表》；6.本制度由综合管理部负责解释，由总经理签发后开始实施。第九条未经总裁同意，不得将企业印章用于企业经营、宣传以外其它任何用途。

第四章资质证照管理制度第一节总则第一条为加强企业证照资质管理，确确保照在企业经营管理活动中安全、有效、正当使用，特制订本制度。第二条企业证照管理本着“立即办理、立即年检、统一保管”标准，确保证照管理效率和安全性。行政部负责办理、监督检验工作。第二节资质证照种类第三条种类一、资质证照种类包含基础证照、专业证照及获奖证照三类：（一）基础证照是指企业营业执照正副本、组织机构代码证正副本、税务登记证正副本、银行开户许可证等企业正当经营所需要多种证照；（二）专业证照是指经营中取得专业类证照：如电力工程施工总承包三级资质、机电设备安装工程专业承包三级资质、环境保护工程专业承包三级资质、安全生产许可证、社保登记证、建造师证、安全员证、岗位资格证、技术人员学历证、个人职称证等。（三）获奖证照是指企业经营中取得各项荣誉证书、专利证书等。第三节资质证照办理部门第四条办理部门（一）企业营业执照、组织机构代码证均由行政部统筹备理；（二）企业税务登记证、银行开户许可证均由财务部统筹备理；（三）企业专业证照、专利及获奖证照均由行政部统筹备理；第五条证照除正常年检和换证外，凡包含变更或注销，必需由董事会同意后方可办理。第六条证照办理必需在要求期限内完成，如因个人原因超出要求期限未办理以致证照过期，将追究证照经办人员责任。如被罚款，所罚款项全部由经办人负担。第七条全部证照办理完成后，必需将原件立案至对应保管部门。第八条证照办理过程中产生费用由经办人员凭票据办理报销手续。第四节证照保管及使用第九条行政部负责企业证照统一管理。全部证照原件由行政部专员负责保管，并负责登记、立案并保留扫描件。第十条行政部应妥善保管印章和证照，存放于专门、干燥文件柜里，不用时注意上锁，未经许可不得启用、滥用、复印、外借等，证照类还应备扫描件归档和留存复印件以备急用。保管期间，企业及部门印章、证照管理员为管理责任人。第十一条行政部应在政府相关部门要求时间内，组织完成多种证照年度检审，确确保照有效性。第十二条为确保企业正当经营，企业以个人名义出资办理职称证、资质证、资格证等多种证件产权属于企业，由行政部统一保管，任何人不得据为己有。证照检审时，相关部门和人员有责任给予帮助，并提供所需材料。第十三条

企业各部门或外单位需要使用企业证照复印件，须填写《资质文件使用记录表》（若部门主管领导未能签署，须上一级领导签署，部门主管领导立即补签）。扫描件需要传送时，须有水印“此扫描件仅作为办理××用”，需要复印，由行政部统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必需时加注“复印件仅用于办理××用”。第十四条企业证照原件(正本或副本)带出和借用，行政用证须常常务副总同意，项目用证须经总经理同意，领导签字同意后《证照外出使用审批单》，不得私自用于她事，期间要妥善保管，携带人应预防丢失，用完后应立即归还还原保管部门。并在记录表上注销。第十五条印章证照保管员为第一责任人。带出和借用期间，携带人为第一责任人，审批人为第二责任人。

第十六条当印章和证照管理人员发生人事变动或离职，应向交接人移交印章、证照及其它相关工作，同时填写《证照交接单》，常务副总为监交人。第十七条证照遗失必需立即通知行政部，由行政部证照保管人登报申明证照作废，并按主管部门要求重新补办新证照。第十八条如因个人疏忽引发证照遗失，由遗失人负担全部责任，所发生费用全部由遗失人负担。

第五章协议管理制度为加强经济协议管理，降低失误，提升经济效益，依据《经济协议法》及其它相关法规要求，结合企业实际情况，制订本制度。协议要求企业协议包含：销售协议、采购协议、不包含劳动协议。（其它协议是指企业签署除销售协议、采购协议以外协议，关键包含：运输、维修、借款、担保、抵押、保密、劳务用工、租赁、保险合相同。）协议均应采取书面形式，相关修改协议文书、图表、传真件等均为协议组成部分。二、协议签署：2.1签订协议前，必需了解、掌握对方经营资格、资信等情况，无经营资格或资信单位不得和之签订经济协议；2.2对外签订经济协议，授权委托分固定时限委托和业务委托两种授权方法，由法定代表人或法人授权委托人签署，其它通常人员均采取业务委托授权方法签署，委托人必需本着对企业负责态度，在授权范围内行使签约权，超越授权权限或非法人授权委托人则无权对外签署协议；2.3授权委托事宜由企业法律顾问专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经企业法定代表人签字并加盖公章后授权生效。2.4签署协议时，应对协议进行编号，企业全部协议编号均应是唯一；2.3为降低企业风险，签署协议前，必需了解、掌握对方经营资格，资信等情况，无经营资格或资信情况不良商家则不得和其签署经济协议。2.5经济协议必需含有货物名称（或劳务、项目名称等）、规格、数量、价款，推行期限、地点、方法，实施标准、质量要求、验收方法、包装要求和违约责任、付款要求等，协议上还应有双方联络人、联络电话、单位名称、单位地址、法人、开户行、银行账号、税号等信息，并加盖双方企业公章或协议专用章；2.6空白协议上一律不得加盖公章或协议专用章。标准上应先由对方签字盖章后我方才给予签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。2.7单份协议二页以上必需加盖骑缝章。2.8协议附件（包含技术协议）及补充协议一样含有法律效力，应严格推行协议签署要求；2.9协议文本确定完成，经企业法律顾问、财务部门等职能部门责任人和企业总裁审核过后加盖公章或协议专用章方能生效。2.10协议盖章生效后，应交由办公室副主任按企业确定规范对协议进行编号并登记。2.11企业总裁对全部协议签订含有最终决定权，企业财务总监对协议签订全过程拥有参与权和监督权。2.12协议最终签署前需法律顾问审核，方可上报总裁签署。2.13企业协议应统一编号，便于企业有效管理和规避协议风险。2.14企业全部付款协议统一归采购部签署。三、协议推行3.1协议对甲乙双方全部有制约作用，所以协议包含到企业各部门均应严格根据协议要求推行，协议签署人有责任对另一方协议实施情况进行跟踪和督导。3.2协议在推行过程中，协议双方假如出现履约困难、违约等现象，企业协议签署人应立即向总裁汇报，主动应对，采取适宜方法将企业损失降到最低。3.3在协议推行过程中，协议对方所开具发票必需先由具体经办人员审核签字认可，经总裁签字同意后，再转财务审核付款。3.4财务部门依据协议推行收付款工作，对含有下列情形业务，应该拒绝付款：1、应该签订书面协议而未签订书面协议，且未采取非书面申请；2、收款单位和协议对方当事人名称不一致。3、发票不完整或未取得发票。4、手续不完善。5、财务部认为需提供其它资料。付款单位和协议对方当事人名称不一致，财务部门应该督促收款单位出具委托付款资料。3.5协议推行过程中，对方开具发票必需是正当、有效，收到发票后，经办人先查对无误，填写《费用报销单》，将发票附在其后，经总经签字，转财务审核付款。3.6协议推行过程中相关人员应妥善管理协议资料，对采购协议相关质量标准资料、图表等关键原始资料应建立出借、领用制度，以确保协议完整性。四、协议变更和解除：4.1变更或解除协议必需依据协议签订步骤经店面、运行部、招商部、财务部等相关职能部门责任人和企业总裁审核经过方可。4.2协议推行过程中，因出现特殊情况经双方协商需对协议进行变更，在不损害企业利益前提下经总经理同意，可进行变更，但协议变更必需签署书面文件，甲乙双方均应签字盖章，变更文件作为协议附件和协议有着一样法律效力。4.3变更或解除协议通知或双方协议应该采取书面形式，并按要求经审核后加盖公章或协议专用章。4.4企业相关部门收到对方要求变更或解除协议通知必需在三天内向企业总经理汇报。4.5变更或解除协议通知和回复应符合公文收发要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为协议组成部分交由行政部保管。4.6变更或解除协议文本作为原协议组成部分或更新部分和原协议有一样法律效力，纳入本措施要求管理范围。4.7协议变更后，协议编号不予改变。5.协议保管：5.1协议签署后，协议原件及协议附件一同交综合管理部归口管理，确保协议完整性，签署部门或财务部门留协议副本。5.2业务部门应建立协议台帐，有效掌握协议实施情况，综合管理部档案管理也应建立协议归档分类台帐，方便企业各部门查阅。5.3协议台账内容应包含：序号、协议号、经手人、签约日期、协议标、协议总金额、对方单位、推行情况及备注等，台帐应立即填写，做到正确、完整。5.4协议调阅，须经总裁签字方可，任何人员在不经同意情况下，不得调阅企业协议。5.5协议作为企业对外经济活动关键法律依据和凭证，应慎重保管，严禁随意处理、遗失和销毁，接触到协议企业内部职员均应保守协议秘密。6.协议保管和经办人员工作移交：6.1协议经办人员和企业终止劳动关系或因其它原因发生变更，企业应在情况发生后一周内书面通知相关单位。6.2协议经办人员和企业终止劳动关系前应把相关材料及空白协议、名片、委托书移交完成，经企业相关部门确定后方可办理相关手续。本要求由综合管理部解释，由总裁签发实施。第六章公文、文书管理制度一、企业公文格式应规范化，公文处理程序应严厉、正确。除通知外，通常性文书没有固定格式，但必需标有页眉页脚，文本内容可依据文书具体内容进行调整。二、依据文书性质进行编号整理，定时对文书进行归档整理，保持纸质文档和电子文档同时更新。三、企业公文发行由企业总裁办公室负责。包含企业各类红头文件、总经理办公例会会议纪要、规章制度、通知、指示等。四、各单位、各部门自行打印包含企业权益外发文稿必需经本部门责任人签字，交综合管理部审核后发送。五、各单位、各部、室全部打印成文内部规章制度和下行文稿必需报行政部留底存档。六、文件管理范围包含：文书管理范围包含：通常性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、上级下发文件、企业各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、人事专员发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档图表、各类协议文件和其它相关企业重大事项文书资料。七、制度类文件根据企业文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明企业全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表示无歧义。八、依据文件属性、类别，对全部文件进行编号，依据编号定时归档，做好对应文字统计，以备查阅。九、企业文件发文管理1、企业发文由行行政部统一编号、存档。有领导指示，还应附指示件。2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中署名。3、企业对内公开文件由行政部负责起草和审核，总裁签发；各部门需要向下或对外发文文件由各部门负责起草，行政部负责审核，审核无误打印后，由总经理盖章，签发。4、文件须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位和拟稿人，部门责任人署名、标定日期和密级；部门责任人审定，总裁签字同意后打印发文。3、企业制度、要求、决定、决议、纪要、任命和向政府相关部门请示、汇报等以红头文件印发，其它文件通常见一般纸印发。十、收文管理1、企业收文处理程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(企业领导)、打印、收文、分文、登记、传送、归档、销毁。2、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由行政部负责实施。收到文件后，先做好归类、登记，依据文件内容，分送相关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。3、凡寄至企业文件、传真等，由综合管理办公室签收并做好对应统计；4、机密文件由综合管理部专员保管，并对文件进行分类管理，定时整理并制作相关报表提交给部门主管。5、急件或包含商业机密传真应由专员处理。6、各部门因工作需要可借阅通常性文件，需严格推行借阅手续，对有密级程度文件，需总经理同意后方可借阅。7、综合管理部对文件借阅情况进行登记，做好借阅统计并限期清退。8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料搜集完全，存档立案。六个月一小清，年底一大清。9、全部文件收取发放，必需有登记、签收手续；10、依据存档时间及存档必需性对文件进行销毁，需上报行政部签字同意，根据文件管理制度进行处理。11、企业内部文件，各部门应妥善保管，年底由行政部统一收回处理。十一、文件管理步骤设计依据文件、文书目录整理需要归档档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退内部文件管理步骤：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档→更新目录(纸质档和电子档)→借阅→清退→审批→销毁外部文件管理步骤：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁借阅步骤：提出申请，办理手续→同意→借阅→清退→文件存档→文件销毁

第七章档案管理一、档案由专员负责搜集。包含附件、批复、定稿等。并明确具体责任，认真做好文件收发、登记、传阅和归档工作，对包含机密文件、资料，要确保原始资料及单据齐全完整，密级档案必需确保安全。二、档案归档范围：企业章程、计划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、劳动工资、人事档案、会议统计、决议、决定、委任书、聘书、协议、协议、活动方案、可行性研究汇报、通知、房地产产权证、工程图纸文件和包含土地、施工各类文件、批复、工程完工档案资料和职员薪资、人事档案等含有保留和参考价值文件材料。人事档案归档职员个人档案。在职职员个人档案由行政部负责保管；离职职员档案保留期限为十二个月；列为贮备人才人员资料，保留期限为六个月。其它人事资料。企业规章制度资料永久保留；相关章程制订文件保留五年；相关职员任用、岗位变动文件保留十二个月；工资表及奖金、补助等相关资料保留二年。全部归档文书材料经过初步整理，依据时间前后次序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。坚持平时归档和年底究档、定时归档和不定时归档结合，对照编目，列出清单。档案管理人员必需遵守保密要求，推行保密手续，尤其是职员个人信息、企业图片等关键资料保管，确保档案安全和完整。档案接收、移交，必需依据档案管理制度严格做好统计。三、档案借阅和索取1、总经理、企业部门责任人借阅非密级档案可经过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。2、企业其它人员需借阅档案时，需经部门主管同意，并办理借阅手续。3、借阅档案必需珍惜，保持整齐，严禁涂改，注意安全和保密，严禁私自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由总裁同意方可摘录和复制，通常内部档案由企业总裁办公室主任同意方可摘录和复制。三、附则（一）本要求如有未尽事宜或随企业发展，有不适应工作需要，各部门可提出修改意见，综合管理部研究并呈请总经理指示。（二）本要求解释权归综合管理部。（三）本要求从公布之日起生效。四、档案借阅1、企业领导借阅非密级档案，可经过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。2、企业其它人员借阅档案，经主管领导同意，并办理借阅手续。3、借阅档案必需珍惜，保持整齐，严禁涂改，注意安全和保密，严禁私自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必需由总经理同意方可摘录和复制；通常内部档案资料由各部门领导同意方可摘录和复制。五、档案销毁1、任何部门或个人无权随意销毁企业档案材料。2、按要求需要销毁时，密级档案须经总经理同意，通常内部档案须经总裁同意后方可销毁。3、经同意销毁档案，由档案管理员填写销毁清单，专员监督销毁。

第八章图书管理制度一、管理目标：为了让大家有一个良好借阅环境、快捷办理手续，规范图书管理工作特制订本制度。图书管理人员严格根据制度中要求按时到岗，服务到位，确保借还步骤有序进行。依据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备职员查阅。二、管理规范1、各部门可依据实际工作需要，申请申购图书。2、对全部图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其它有必需项目。3、根据要求时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，根据要求进行惩处。4、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出对应赔偿，丢失图书者全额赔偿。5、图书管理员定时对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。三、管理步骤设计1、申购步骤：填写申购单→审批→采购→图书入库登记2、借还步骤：查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单四、图书、报刊种类企业报刊指多种报纸和期刊（专业和非专业），图书即多种工具书和专业用书。五、图书、报刊订购管理1、企业依据业务需要和各部门要求制订年度报刊订阅计划，行政部统一负责办理订阅手续。2、各部门依据业务需要制订图书购置计划和预算，报行政部预审，常常务副总同意后由行政部统一购置。3、报刊和图书由行政部负责登记、分发、保管、借阅管理。4、对不遵守要求和损害图书报刊行为，行政部有权阻止，并根据企业要求给予处罚。

第九章会议管理制度会议目标为了提升会议质量，促进有效沟通，提升行动能力，进而规范会议管理。依据企业实际及具体情况，确定临时会议召开必需性。3、合理安排时间，做到少而精，讲究高效标准。4、会议责任人有效控制会议，明确会议召开是否界限；提升会议主持人控制会议进程能力和水平，确保会议实效。5、根据制度要求，严格会议管理，参会人员按时参与会议，并遵守会议纪律。6、会议组织者审时度势，明确会议关键点，做好一切准备工作。二、会议分类企业会议归纳为三类：1.企业会议：关键包含企业决议层会议，企业中层会议、企业各部门会议；2.专业会议：企业技术、销售、项目综合会议；3.部门会议：各部门领导负责召开。三、会议制度规范1、搜集会议议题，依据选定议题搜集会上所需资料，确定会议时间、地点等做好会议通知工作。2、会议主持人负责会议召开并负责现场秩序维护，会议统计人员做好对应会议统计。3、会议统计人员依据参会人员讲话情况及相关事项，立即整理好会议记要。4、根据时间排列，将全部会议统计文字资料和电子资料同时整理并归档，立即报送总裁和相关会议人员。5、会议统计为企业机要档案，保管人员不得私自外泄。如需查阅应严格根据文书管理制度要求实施。三、管理步骤设计会前：确定议题、会上所需资料准备、通知；会中：主动参与，做好会议统计会后：整理会议统计→报送→归档整理第十章招待、会饭制度为加强客饭管理，严格控制客饭费用支出，确保企业接待顺利进行，依据并结合我企业实际情况，特制订本要求。行政部负责贵宾接待场所、餐饮、住宿、用车等多种行政事务、必需摄影和礼品办理。接待人员应严格遵守企业保密制度，接待贵宾应安排在指定地点，避免在工作场所接待客人和发生泄密事件。来客如有不礼貌行为或违反企业要求行为，要礼貌委婉劝阻指正，对可能发生影响企业办公秩序或造成人身、财产损害，接待人员应立即向总经理通报。客饭人员范围贵宾接待。指企业领导关键客人企业关键用户接待；业务接待。指和我企业有业务往来用户接待；一般接待。指通常来客接待；总裁制订其它来客接待；未预约临时贵宾，接待人员可问清贵宾单位、姓名、来访目标以后，立即转达相关人员。五、接待用餐标准：客饭安排以土特产为主，表现地方特色。其标准为：A类：35元/人,（暂定）酒水自带，用于通常来客招待；B类：80元/人，（暂定）酒水自带用于业务招待；C类：100元/人（暂定）酒水自带（含酒水）用于贵宾招待；D类：:其它总裁指定特殊招待费用（总经理指定）。接待场所管理企业接待室：用于贵宾接待；企业会议室：业务接待，一般接待；其它场所除总经理室外一律不得用做接待场所，待客必需在指定处进行。接待方法贵宾接待：行政迎接来客于接待室就坐，总经理接待，以咖啡、水果方法招待，如须就餐由总裁或指定专员陪同安排于企业或指定地点就餐，必需时安排在特定位置就餐；业务接待：招商部主办人员迎接用户于会议室洽谈，以水果、茶水方法招待。标准上安排工作餐，由招商、运行副总及经办人陪同。如须安排外出就餐，由总裁或总经理指派人员陪同；一般接待：销售部门接待并服务，以水果式招待，由部门经理指定人员陪同于餐厅就餐；总裁助理：管理招待室、负责招待服务并陪同总裁洽谈及参观介绍。八、申请程序及步骤：（一）申请程序企业相关部门因业务需要，安排客饭，用餐部门填写《客饭招待申请表》，注明用餐时间、用餐人数、用餐事由、并常常务副总/总经理签字同意，经由行政部通知相关人员参与。《申请单》一式两份，一份行政部存档留存，一份财务留存作为记账凭证。（二）贵宾接待步骤和要求办理接待申请：部门领导和部门工作人员在了解来客立即到访时通知行政部，填写《接待审批单》，落实来客人数，是否需用车接送；确定接待标准：行政部依据接待申请、来客身份及和单位利益关系确定招待等级和标准；做好接待准备工作：依据领导或接待部门要求，按接待标准提前做好接待场地部