大酒店日常采购管理新规制度

封面作者：ZHANGJIAN仅供个人学习，勿做商业用途酒店日常采购管理制度第一章总则为确保酒店采购工作计划性和统筹性，合理控制成本，促进内部协调，加强内部控制，提升工作效率，特制订日常采购制度，（以下简称：制度）资料个人搜集整理，勿做商业用途本制度适适用于酒店经营管理旗下各酒店日常采购工作。本制度有总则，组织机构及职责、采购工作内容、采购程序、采购业务实施规范、责任和奖罚和附则七个部分组成。资料个人搜集整理，勿做商业用途第二章组织机构及职责第四条组织机构酒店库房部负责库存物资管理，依据库存物资消耗情况提报库存物资补库计划。库房部对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购，造成酒店受损或无法正常运转负责。资料个人搜集整理，勿做商业用途使用部门负责依据日常经营和管理消耗进行科学合理估计，提报月度采购计划需求。酒店设置专职采购部，牵头组织编制订时采购计划，并全方面负责酒店物质采购和具体实施工作。采购部隶属酒店财务部系统，业务上同时接收管理企业采购部业务监督也考评。资料个人搜集整理，勿做商业用途酒店成立定价评审小组：由采购部经理、使用部门责任人（食品原材料定价须由厨师长和餐饮部责任人同时参与）、财务责任人、总经理组成，酒店总经理任组长，和酒店食品原材料固定周期内定价由评审小组评定后实施。资料个人搜集整理，勿做商业用途第五条酒店采购部组织架构采购部经理↓↓杂品采购食品采购第五条采购部经理工作职责负责连续完善酒店采购制度，细化采购步骤，规范台账管理，确保采购质量，控制采购成本，提升采购效率，确保物资采购管理体系完整和科学。资料个人搜集整理，勿做商业用途依据企业招标管理相关要求，牵头组织实施酒店权限内招标采购。掌握物资使用情况和库存物资动态，牵头组织相关部门依据实际经营情况，合理、科学地编制并审核年度、季度、月度采购计划。配合成控部门做好物资平衡工作，立即处理呆滞物资，加速物资周转。资料个人搜集整理，勿做商业用途组织实施酒店日常物资采购供给工作，审核全部《采购申请单》、订货单，按程序上报经审批后实施采购。建立和维护价格管理体系，定时了解市场行情和价格信息，坚持货比三家标准，落实询、比、定价，控制物资采购成本、资料个人搜集整理，勿做商业用途开辟和维护优质供货渠道，落实“1+2+n”供给管理方法，确保供货立即性和质优价廉。按企业要求加强协议管理，严格把关协议条款，确保协议正常履约，预防经营风险。负责下属业务知识和业务技能培训、完成领导及上级业务部门交办其它工作。相关权限：部门备用金支配权。对采购程序实施情况奖惩提议权。下属考评权和奖惩权。部门日常行政工作安排。第六条杂品类采购工作安排熟悉酒店各部门对杂品需求和仓库存货情况，掌握物品市场供给情况和各类物品价格和信息，并对搜集回来资料进行归类整理。资料个人搜集整理，勿做商业用途以采购计划为依据，负责审核各部门采购清单，和仓库亲密沟通，避免出现库存积压现象，确保不出现反复采购。资料个人搜集整理，勿做商业用途坚持货比三家标准，对各部门申购单和申购计划做好询比定价，并报相关领导审批。采购完成，要配合仓库做好物品入库验收工作。采购物品要确保价格合理、质量可靠，对不符合采购要求物品负责办理退货或调换工作。资料个人搜集整理，勿做商业用途严格实施企业各项制度，办理各类付款签批手续。负责供给商信息库不停更新及协议台账维护工作。依据酒店实际经营情况，主动拓展供给渠道，主动发觉市场新产品，调整新货源并立即上报，为酒店节省采购成本。资料个人搜集整理，勿做商业用途保质保量完成领导交办其它工作。第七条食品类采购工作职责全方面负责店内全部烟、酒、食品类物品采购工作，确保营运部门工作连续性、时效性。熟悉酒店各部门对食品需用要求和仓库存货情况，掌握食品市场供给情况和各类物品价格性情和信息。并对搜集回来资料进行归类整理。资料个人搜集整理，勿做商业用途坚持货比三家标准，做好食品原材料询比定价工作。并报相关领导审批。确保所购食品起源正当性、安全性，确保各类食品证件齐全。采购完成，要配合仓库做好物品入库验收工作。采购物品要确保价格合理、质量可靠，对不符合采购要求物品负责办理退货或调换工作。资料个人搜集整理，勿做商业用途严格实施企业各项制度，办理各类付款签批手续。负责供给商信息库不停更新及协议台账维护工作。依据酒店实际经营情况，主动拓展供给渠道，主动发觉市场新产品，调整新货源并立即上报，为酒店节省采购成本。资料个人搜集整理，勿做商业用途保质保量完成领导交办其它工作。第三章采购工作内容第八条采购方案制订采购物资要满足使用部门对质量、数量和时限性要求，同时避免过量采购带来压库风险，且价格要符合市场行情，达成控制成本目标。合理采购方案制订要考虑以下多个方面：资料个人搜集整理，勿做商业用途数量：申购数量由使用部门提报（提议订货量，和申报理由），仓库校核（考虑合理库存量和实际库存量），采购部门依据上述条件对实际采购数量深入核实。在满足经营前提下，压低控制库存量，降低资金占压。对于日常消耗量大且波动价值较低物资，和合适增大安全库存。资料个人搜集整理，勿做商业用途质量和价格：须采取供给商实物封样方法确保验货标准统一，质量必需使用部门确定。严格根据询比定价标准实施价格结算，采购单上须标明三家以上可比供给商报价及联络方法，坚持相同质量比价格。资料个人搜集整理，勿做商业用途进货地点：根据在比价前提下就近购置标准，确保供货立即性。供给时间：以综合考虑最低库存量及消耗速度和实际使用量为依据，在供给商协议上明确约定供给时间，以防缺货影响经营管理。资料个人搜集整理，勿做商业用途供给商：建立可靠稳定信誉好供给商档案，确保拥有“1+2+n”供给商资源，以公平竞争机制实现优质、优价、立即物资供给，除非尤其采购请示，日常采购由合格供给商供给。资料个人搜集整理，勿做商业用途第九条采购计划制订制订采购计划包含计划内申购（月度采购计划）和计划外申购（采购申请单）审批后采购计划最终汇总采购部组织实施，必需明确所需物品名称、规格、质量、数量及到货时间要求，到货时间须满足采购周期通常要求。资料个人搜集整理，勿做商业用途因采购计划编制不妥而造成浪费和损失，根据所负责节点分别由申报部门、库房、采购负责。对因库房盘点把关不严造成超额或短缺采购，其损失由库房负责；对于日常消耗估测严重不准造成超额和短缺，其损失由使用部门负责；对于计划审核测算错误或供货不立即造成损失由采购部负责。资料个人搜集整理，勿做商业用途第十条申购申购分类：计划内申购和计划外申购计划内申购是指由仓库按酒店同意常备物品采购计划按供货周期分批进行申购。计划外申购是指确属日常需要，不过在计划中没有涵盖，临时提出采购，各部门填写《采购申请单》，经库房校核、采购部核实后逐层上报审批。资料个人搜集整理，勿做商业用途第十一条采购实施对于大宗物资（指整年大批量、单件价值高或单项品种达成一定规模物资）采取招标措施进行采购。具体工作事项可参考《酒店管理企业招标采购管理制度》。资料个人搜集整理，勿做商业用途采购部依据分工，根据审判后采购计划或采购申请单，向供给商发出供货通知，并过程督进，确保立即性。定价小组依据所提供供给商资料，经多轮报价，多轮谈判确定最低价格或性价比最高供给商。鲜活食品每15天进行一次定价，每类物品供给商应先报价。采购部、财务部、餐饮部三方派人对市场调研，提供书面价格资料，经过报价-询价-核价-多轮谈判-最终由定价小组签批后实施。资料个人搜集整理，勿做商业用途非鲜活类日常物资采购要坚持货比三家工作标准，询价阶段要有使用部门人员共同参与，定价小组经多轮比价、议价后定价，最终选定物品和价格要经使用部门确定。资料个人搜集整理，勿做商业用途对于新品种除正常采购申报外，还须提供样品。试验汇报，经使用部门责任人确定后（关键物质还需酒店总经理确定）方可购置。资料个人搜集整理，勿做商业用途办公用具归口管理部门为办公室，库房申请办公用具补库需经办公室审核，然后转采购部实施。工程维保材料申购归口部门为工程部，电脑耗材申购部门为酒店电脑部。资料个人搜集整理，勿做商业用途非采购人员通知供给商下达采购指令，一律无效。除专职采购人员，其它任何部门、任何人全部不得干预采购工作。资料个人搜集整理，勿做商业用途第十二条付款采购物品经库房验收入库并经使用部门出具物品合格验收单后方可根据协议或协议要求付款（按协议实施预付款除外）。月结算固定供给商付款时应注意以下几点：资料个人搜集整理，勿做商业用途考虑到职员餐厅厨房食品原材料和餐饮部厨房食品原材料有可能出现同种物品价格会有所区分，能够分开上报。经营中常规付款全部应制订计划，各单在每个月10日前上报本月付款计划，经管理企业财务总监、总经理及董事长同意后实施。计划内付款各单点可直接支付。资料个人搜集整理，勿做商业用途对于日常付款过程中出现以下情况之一付款，各单店需上报管理企业审批：对于实际需要付款额度超出审批计划；对于计划外紧急采购付款超出5千元（含5千）；日常零星支出中，计划内单一事项额度超出2万元（含2万元）；日常零星支出如总额超出计划，计划外支出。第十三条物资进店管理全部进店支持谈判必需要有财务责任人和总经理共同参与。进店支持要在确保企业利益、维护酒店声誉前提下进行，严禁供给商返利和商品加价后进店。第四章采购程序第十四条计划内采购程序（月度采购计划）计划内采购程序制订是为了加强各部门计划性有序管理，将零碎采购变为集中采购。全部采购行为全部要跟着台账等基础工作补充进行。具体实施次序以下：资料个人搜集整理，勿做商业用途使用部门责任人→库房主管→成本会计→财务责任人→总经理→采购部各部门责任人需依据部门日常消耗测算出下月月度采购计划，于每个月20日报库房校核。库房将各部门月度采购计划汇总，结合库存物资合理贮备量编制库存物资常备物品采购计划并上报。（可参考中软库存系统）资料个人搜集整理，勿做商业用途成本会计审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划贮备量设置是否合理。财务责任人审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划是否超出部门本年度预算，并对设置标准深入分析合理性。资料个人搜集整理，勿做商业用途酒店总经理对月度采购计划拥有最终审批权。采购部依据审批后采购计划实施购置，有合格供给商通知供给商送货，没有合格供给商连同使用部门共同调研筛选后上报审批，确保次月10日前到货。资料个人搜集整理，勿做商业用途第十五条计划外采购程序具体实施程序以下：使用部门责任人→库房主管→采购部→财务部责任人→总经理→采购部购置→收货“采购申请单”应一式四份第一联、采购部存档第二联、申请部门留存第三联、财务全方面把控第四联、仓库部门使用各步骤责任人以下：申请部门责任人：应依据本身部门消耗和贮备情况酌量填写，并注明所需物品具体名称、规格、质量、所需数量、用途、申报原因等，确实有必需购置，方可签字确定。资料个人搜集整理，勿做商业用途库房主管：应仔细审核部门所填写物品采购单，若库房有存货或有替换品应立即通知使用部门让其领货。避免浪费，然后签字确定。资料个人搜集整理，勿做商业用途采购部：对部门提供采购单要快速组织责任人调研，价格和质量要经使用部门确定后上报。采购单上要明确写明三家报价及联络人、联络方法，然后部门经理签字向上一级传输。资料个人搜集整理，勿做商业用途财务责任人：对采购部送来采购单深入分析，看是否超出本年度采购预算，签字确定送至总经理审批。总经理：对采购单有最终审批权。采购部：依据最终审批下来采购单组织购置。库房部：库房部依据审批下来采购单和使用部门、采购部三方共同验收货物。对于供给商送交库房物品，库房部应和具体查对，对不符合要求物品。绝不许可收货。文档搜集自网络，仅用于个人学习第十六条紧急采购程序标准上酒店不许可紧急采购，除非极为特殊情况。但紧急采购必需严格遵守相关制度和程序，具体程序以下：紧急采购适用范围：关键接待、工程抢修、突发事件等不可预见性事件或总经理认为紧急采购物品。相关紧急采购必需先通知财务责任人和总经理，若总经理不在须报知值班经理，并取得签字同意。在采购部当班期间，紧急采购标准上交由采购部实施。使用部门填写采购单（标注紧急采购是由）后交采购部。接到紧急采购任务后，依据采购分工，有采购经理安排采购事宜。文档搜集自网络，仅用于个人学习对于库房商品，有固定供给商送货，立即通知供给商送货。需要外出购置，直接拿备用金购置。如金额较大，使用部门填写借款单，交财务责任人和总经理签批后采购部取现金购置。物品买回后补填采购单交库房填写价格，报账时附上。文档搜集自网络，仅用于个人学习在采购部非工作时间内，紧急采购可由使用部门实施，但必需严格遵守相关制度和程序。使用部门在收到货物时需统计注明收货名称、数量、规格及收货时间，并经部门责任人同意后立即转给库房。若库管员当班，应通知库管员验货。文档搜集自网络，仅用于个人学习紧急采购《采购申请单》需事后12小时内立即送交部门责任人、采购经理、财务责任人和总经理补签。全部紧急采购相关财务程序必需在3个工作日内上报并审批完成，借款人应确保紧急采购发生款项在5个工作日内偿还，不然财务部将会按相关制度实施处罚。文档搜集自网络，仅用于个人学习第十七条食品原材料采购程序蔬菜、水果、肉类、水产等鲜货类实施直拨物资采购申报程序厨房保单员天天依据营业情况及库存物资情况确定次日所需物资品种及数量，具体填制“每日市场采购单”并交厨师长、餐饮部责任人签字。文档搜集自网络，仅用于个人学习厨房报单员在下午16：:3点前应将签批后《每日市场采购单》交采购部，逾期未将《每日市场采购单》送至采购部，采购部将不予订货。若要补充当日晚餐所需部门物资时，需将补充申请单于下午13点前报采购部。文档搜集自网络，仅用于个人学习《每日市场采购单》具体实施步骤以下：使用厨房提单员→厨师长→餐饮部责任人→采购部→通知供货商直接供货《每日市场采购单》应一式三联，第一联采购部存档，第二联收货部使用，第三联使用厨房使用。各步骤责任人职责以下：厨师长：仔细检验各个冷库、菜库，依据存量在采购单上明确所需食品名称、数量、规格，避免浪费或不足。若特殊食品要写明具体品牌，在采购单上签字确定。文档搜集自网络，仅用于个人学习餐饮部责任人：应依据实际消费倾向情况审核食品原材料订货量，避免食品贮备不足或超量贮备，然后签字确定。采购部：先审核餐饮部送来采购单，看是否有特殊商品需要单独购置，然后立即通知供货商明早送货。供货商：接听到采购部订单电话后立即备货，确保食品质量，确保立即供货。第十八条食品原材料类询、比、定价程序询价地点：各单体酒店所在地及周围一级批发市场。询价、定价人员：采购部牵头，协调财务部、厨房或职员食堂各指定专员负责参与询价工作。制订价格时，由参与询价人员共同谈判制订。务求正确、公正以维护酒店利益。具体步骤以下：文档搜集自网络，仅用于个人学习供给商报价→询价→核价→议价→定价→实施基础报价：每个月1日、每个月16日为供给商报价日，要求供给商对其负责项目进行报价，并对部分遗漏单品进行补充。询价：每个月2日、每个月17日为市场询价日，财务成本会计、餐饮部厨师、食品采购员到酒店及周围一级批发市场进行调查及询价，并要有询价统计。文档搜集自网络，仅用于个人学习核价和议价：依据市场调查后情况，由采购部经理、财务责任人、餐饮部责任人共同和供给商再次进行核价、议价。定价：定价标准：酒店采购定价不高于市场批发价格。每个月3日、18日召开定价会议，确定采购定价。确定最终价格后，由厨师厨师长、采购部经理、餐饮部责任人签字确定，财务负责审核，总经理审定。实施：将最终审核后价格交财务部实施，财务部、采购部、餐饮部、库房各留一份价格清单进行存档。核价周期：干货、调料、冻品、粮油、酒水：定价周期为30天一次，每个月17日为询价实施日。经总经理签字确定后每个月20日早8点前将定价单上报管理企业采购部，定价周期为本月20日至下月19日。文档搜集自网络，仅用于个人学习蔬菜、水果、禽类、肉类、海鲜类：定价周期为30天两次，每个月2日、17日为调研日。经单店经理签字确定后每个月5日、20日早8点前将定价单上报管理企业采购部，定价周期分别为本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。文档搜集自网络，仅用于个人学习第十九条固定资产采购程序酒店在编制年度财务预算时确定下六个月固定资产购置计划，报管理企业同意后，根据计划购置固定资产。预算范围固定资产购置，由拟购部门申请固定资产购置，财务部门审核，酒店总经理、管理企业审批后，由采购部统一购置。文档搜集自网络，仅用于个人学习不可预见计划外购置固定资产，能够追加购置计划，经酒店、管理企业同意后采购。严禁未经同意预算外资产购置行为。文档搜集自网络，仅用于个人学习固定资产购置采购部在购置固定资产前进行多轮询价、议价，提供固定资产询价单，询价单列明最少三家同规格产品价格信息，坚持相同质量比价格，相同价格比质量标准。询价单要附经使用部门确定多轮报价、谈判统计。经财务核实后交使用部门确定所需资产，采购部按使用部门要求办理采购业务。文档搜集自网络，仅用于个人学习固定资产验收购置固定资产由资产使用部门和财务部负责实物验收，验收合格固定资产验收单由经办人、验收人、主管领导签字确定后，连同固定资产购置申请、购置发票交财务部门办理报账事宜。文档搜集自网络，仅用于个人学习酒店财务部依据验收单登记固定资产明细表，表上记载资产名称、规格型号、单价、购入日期、保管部门和存放位置等（固定资产明细台账）。比表作为备查账，方便酒店年度固定资产盘点和资产调拨、报废等工作。文档搜集自网络，仅用于个人学习第二十条印刷品、宣传类物品采购程序定样需求提议部门要确定印刷品内容。酒店全部印刷品式样、格式需经营销部美工制订样稿。美工印刷稿样需要交需求提议部门责任人签字认可。相关酒店经营事项关键稿样，还须经酒店总经理在样稿商签字审批，并报批酒店管理企业。申购需求提议部门填写采购申请单，申请单要求附美工稿样、品质要求。采购部经理依据附有美工稿样申购单签字审批，并按步骤办理审批手续。下单依据已审批印刷品申购单，采购部联络印刷商并提供稿样给印刷商。采购部应协调过程中沟通和打样，经美工认可并在样品上签字，方可通知印刷商印刷，确保印刷商按期交付。文档搜集自网络，仅用于个人学习收货美工、申购部门、采购部依据印刷品申购和相关部门签字审核样品给予验货。对于供给商送交库房印刷品，收货部应予具体查对，对不符合要求印刷品，绝不许可收货。对于过程中品质把关不严，造成低质物品进店，由各个步骤相关人员负担责任和损失。第五章其它相关工作规范第二十一条采购业务相关工作当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。过程中出现以下问题应规范操作。采购订单取消。分为以下两种情况：酒店取消订单：如因某种原因，酒店依据需要取消已发出之订单，采购部应规避供给商可能提出赔偿，制订预案并立即谈判，争取双方均不造成损失。文档搜集自网络，仅用于个人学习供给商取消订单：如因某种原因，供给商取消了酒店已发出订单，采购部首先要第一时间补充其它供给商并立即通知需求部门，保障酒店利益。其次在供给商评价中给降级等处罚，依据要求对应降低该供给商送货百分比。文档搜集自网络，仅用于个人学习违约管理：在协议因写明具体违约责任，若供给商违约要严格按协议相关违约条款实施，确保酒店利益。基础资料管理：全部供给商名片、报价单、合相同资料须分类归档备查，并连同采购人员自购物品价格信息天天须录入至采购物资信息库。文档搜集自网络，仅用于个人学习第六章责任和奖罚第二十二条采购责任和义务采购人员责任和义务包含但不仅限于：落实落实采购申请、审批、订货、签约、采购、记账等各项管理制度，无违规、违纪现象发生。定时实施货源报价。集体定价、价格审批程序合规。每次采购坚持货比三家，货比三家价格合理，无虚报现象发生。文档搜集自网络，仅用于个人学习每次原材料、物品采购能坚持做到品种对应、质量优良、价格合理、数量何当、到货按时，无人为原因影响经营正常进行。文档搜集自网络，仅用于个人学习坚守廉政条约，无串标、围标、收取回扣、营私舞弊等造成酒店经济损失行为发生。开展市场调差研究，不停开发货源渠道，确保常规用具供给达成“1+2+n”供给商积累和动态管理。更新市场信息，不停提出降低成本合理化提议并付诸实施。第二十三条相关奖惩采购人员有以下情形之一，给酒店带来可实现或已实现利益，酒店将给相关责任人通报表彰、月度考评加分、评先创优，和100-元奖励。文档搜集自网络，仅用于个人学习完善“1+2+n”合格供给商资源，并有效展开竞争管理；开辟新供给渠道，带来更优性价比物资起源；价格取得同区域优势，并规范管理信用，取得供给商额外支出；价格估计超强正确，并进行补库计划合理提议，实施效果良好。企业其它认定情形。采购人员有下列情形之一，给酒店造成经济或声誉损失。依据情节轻重，酒店将分别给相关责任人记过、免职、解聘等行政处罚，100-元经济处罚。给酒店造成重大损失，酒店将依法追究法律责任：文档搜集自网络，仅用于个人学习私自接收供方带有娱乐性宴请或私自参与其它非正常活动。私自接收或向供方索取财、物。接收财、物后未主动上缴企业。未遵守保密制度，出现任何有意或无意泄密行为。违反制度或违规操作，给企业带来事实或潜在风险和损失。第七章附则第二十四条本制度由企业采购部负责解释、修订和补充。第二十五条本制度由企业采购部监督实施。第二十六条各部门可依据本制度结合实际情况补充制度细则，但不得以任何形式规避本《制度》要求。第二十七条本制度自签发之日起开始试行，试行期为六个月。

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