公共资源交易平台 档案服务规范

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山西省地方标准

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公共资源交易平台档案服务规范

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（征求意见稿）

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前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件由山西省行政审批服务管理局提出、组织实施和监督检查。

山西省市场监督管理局对标准的组织实施情况进行监督检查。

本文件由山西省政务服务标准化技术委员会（SXS/TC12）归口。

本文件起草单位：山西省行政审批服务管理局、山西省检验检测中心（山西省标准计量技术研究院）、

山西省公共资源交易中心（山西省省级政府采购中心）、晋中市行政审批服务管理局、长治市行政审批

服务管理局。

本文件主要起草人：

II

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公共资源交易平台档案服务规范

1范围

本文件规定了公共资源交易平台电子档案的基本要求、档案范围、系统要求、归档、存档、档案处

置、档案服务、档案安全、评价改进等。

本文件适用于进入公共资源交易平台进行交易项目的档案服务。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T39784-2021电子档案管理系统通用功能要求

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

电子档案

公共资源交易活动中产生的以项目为单位，按照一定的顺序编排，内容完整、数据准确、能反映公

共资源交易真实情况，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件和元数据

3.2

电子文件

公共资源交易全过程中，通过计算机等电子设备形成的文字、图表、图像、音频、视频等信息，以

数据电文形式存储于磁盘和光盘等载体，依赖计算机系统等电子设备阅读、处理、存取并可在通信网络

上传输的，不涉及国家安全、国家秘密的文件。

3.3

元数据

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。通过与交易双方不存在利益和

权属关系的第三方的亲眼所见和现场记录，保存公共资源交易环节、交易过程的真实性的数据、视频等

资料。

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3.4

电子档案管理系统

用于电子文件的收集、整理、移交与电子档案的接收、存储、备份、利用、鉴定和安全管理的信息

系统。

3.5

档案证明电子专用章

各级交易平台档案管理部门出具档案证明时，用于识别单位身份并表明认可其中内容真实性、完整

性的电子印章。

4基本要求

4.1应遵循全程管理、统一规范、安全可靠和便于利用的原则。

4.2应建立健全管理制度，明确档案管理相关部门和人员的职责与分工。

4.3各级公共资源交易平台服务机构宜建立电子档案管理系统，电子档案管理系统安全性应经过相关

部门评估考核通过后方可投入使用，暂不具备条件建立电子档案管理系统的公共资源交易平台服务机构

也可纸质档案,纸质档案管理按相关规定执行。

4.4应对公共资源交易活动中电子档案的形成、归档、存档、服务等环节实行集中管理并全程监控，

确保电子档案真实性、可靠性、完整性。

4.5符合国家有关规定的公共资源交易电子文件应以电子形式归档。除法律、法规另有规定外,不再归

档对应纸质材料。

5档案范围

5.1工程类

包括但不限于：项目登记备案表、立项批复资料、招标代理合同、招标公告、招标文件、更正公告、

澄清答疑、投标文件、开标记录表、评审因素系数抽取表、资质评审汇总表、保证金核验表、评标结果

报告、专家评标汇总表、中标候选人公示、中标结果公示、专家廉政承诺书/回避承诺书以及其他资料。

5.2采购类

包括但不限于：采购计划资料、采购公告、采购文件、更正公告、澄清答疑、投标文件、开标记录

表、保证金核验表、专家评标汇总表、评标结果报告、中标通知书、中标公告、专家廉政承诺书/回避

承诺书以及其他资料。

5.3自然资源类

包括但不限于：出让公告、补充公告、终（中）止公告、报名信息资料、保证金缴纳情况表、竞价

结果表、成交结果公示以及其他资料。

5.4产权资产类

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包括但不限于：转让公告、更正公告、流拍公告、终（中）止公告、竞价结果表、成交结果公示以

及其他资料。

5.5环境权类

包括但不限于：转让公告、更正公告、流拍公告、终（中）止公告、竞价结果表、成交结果公示以

及其他资料。

5.6政府和社会资本合作（PPP）类

包括但不限于：采购计划资料、采购公告、采购文件、更正公告、澄清答疑、投标文件、开标记录

表、保证金核验表、专家评标汇总表、评标结果报告、中标通知书、中标公告、专家廉政承诺书/回避

承诺书以及其他资料。

6系统要求

6.1公共资源交易平台应建设电子档案管理系统。

6.2电子档案管理系统应具备在公共资源电子化交易过程中按照电子档案数据标准实现归档功能，即

在公共资源交易过程中及时、准确、全面地捕获电子文件元数据，并按照逻辑关系生成以项目为单位的

电子文件，自动生成交易项目电子档案。电子档案管理系统还应具备提供目录检索、档案查询、档案检

测等功能。

6.3电子档案管理系统应符合GB/T39784-2021。

7文件收集与整理

7.1文件收集

应真实完整收集电子文件，内容信息应与其形成时保持一致，包括但不限于：

a)同一项目交易形成的电子文件应真实、完整、齐全。

b)电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全完整。

c)声像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等。

d)邮件、网页、媒体类电子文件的文字信息、图片、音视频文件等应齐全、完整。

7.2文件整理

7.2.1应在文件收集过程中完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动。

7.2.2应以件或卷为管理单位整理文件。

7.2.3应在分类下根据项目交易活动、形成时间等关键字，对电子文件、纸质文件目录数据进行同步

排序，排序结果应能保持电子文件，纸质文件之间的有机联系。

7.3电子档案形成

7.3.1电子档案在形成过程中，应当符合国家法律法规规定的原件形式。

7.3.2电子档案应能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用，视为符合法律、法规要求的书面

形式。

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7.3.3除法律、法规规定不适用的情况外，经认可的第三方认证电子签名与手写签名或盖章具有同等

的法律效力。

7.3.4符合下列条件的电子档案，视为满足规定的原件形式：

a）能够有效表现所载内容并可供随时调取查用；

b）能够保证电子文件及其元数据自形成起，内容保持完整、来源可靠，未被非法更改；

c）在信息交换、存储、读取和显示过程中发生的形势变化不影响电子文件内容的真实、完整；

d）采用符合国家标准的电子文件存储格式，并能够确保长期有效读取。

8归档

8.1一般要求

8.1.1按照“一项一档”的要求，将交易服务过程中产生的电子文档、纸质资料以及音视频等按有关规

定统一归档。

8.1.2电子档案管理人员使用电子档案管理系统按照项目进场交易流程归集电子文件，对电子文件的

真实性、完整性、可用性和安全性进行鉴定，发现缺失的电子文件应注明原因，可进行补充的电子文件

应补充完善，并记录鉴定情况。

8.1.3公共资源交易平台运行服务机构应启用档案证明电子专用章，在电子档案归档时加盖电子档案

证明电子专用章。

8.1.4归档案卷应齐全、完整、目录清晰。

8.2档案编目

8.2.1应编制统一的档案总目录，并根据公共资源交易内容和性质对档案进行编码。

8.2.2档案以“件”为单位，将交易过程中产生的电子文件、元数据、操作痕迹数据、音视频等数据

进行整理，根据项目的时间、类别、存档期限等信息统一编号。

8.3归档时间与方式

8.3.1公共资源交易项目应当在交易完成后10个工作日内完成已生成电子文件的归档工作。

8.3.2可采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其

元数据的归档。

8.4归档要求

电子档案归档应符合下列要求：

a）电子档案应标明载体编号、类别代码、密级、存档期限等。

b）电子文件及其元数据应当同时归档，元数据应符合国家相关标准。

c）加密的电子文件归档前应做解密处理，明文归档。

d）对未在电子交易系统中留痕的应归档材料，均需通过人工扫描等方式形成电子档案（标准PDF

格式文件）留存。

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e）档案室应配备保管所需要的装具和硬件设施，确保电子档案的保管安全。归档载体应远离强磁

场、强热源，并与有害气体隔离。

9存档

9.1一般要求

9.1.1公共资源交易平台运行服务机构在保证系统安全的基础上，设定数据存储和备份规则。有条件

的单位可增加一套异地封存保管。

9.1.2应对已存档的档案数据每三个月进行一次定期检查登记；每年进行一次抽样机读检验登记，抽

样率不得低于10%，发现问题应及时采取恢复措施。

9.2电子档案存储

9.2.1电子档案的存储模式，包括在线存储、光盘存储等。分门别类、集中有序的按照存储路径自动

在线存储和自动刻录电子档案。

9.2.2应为电子档案及其元数据的安全存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备及光盘自

动刻录设备。

9.2.3公共资源交易平台运行服务机构需保存近5年的进场交易项目电子档案，保存保管期从电子档

案证明电子专用章签章之日起算。

9.2.4电子文件应采用通用数据格式存储，如数据有特殊要求无法使用通用数据格式存储的，应当提

供可安装于通用计算机系统便于数据读取、查阅和利用的应用程序一同存档，并在档案记录中进行说明。

9.3电子档案备份

9.3.1应定期将电子档案进行迁移备份，有条件的单位可增加一套异地封存保管。

9.3.2应采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等离线存储介质实施电子档案及其元数据等的离线备份。

9.3.3电子档案或电子档案离线存储介质自形成一年内可送同级综合档案馆电子档案中心进行备份。

10档案处置

10.1应定期对电子档案进行销毁鉴定和解密审查，鉴定、审查程序应符合国家有关规定。

10.2电子档案存储介质自形成起5年内，可移交同级综合档案馆，移交保存的电子档案须进行加密保

存。

10.3电子档案的销毁应参照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。

11档案服务

11.1档案服务应严格遵守国家相关保密规定。

11.2应按规定提供档案查询服务，并做好档案查询记录，确保档案的保密性、完整性。

11.3公共资源交易电子档案自形成之日起满十五年向社会开放。

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11.4公安机关、检察院、法院、纪检监察、审计部门或行业主管等部门因查办案件或处理投诉需要调

取电子档案，应向公共资源交易平台运行服务机构出具相关手续按程序办理,公共资源交易电子档案调

取单参见附录A。

11.5应建立交易数据统计制度，保障数据质量，及时统计并向有关电子服务系统和行政监督部门推送

统计数据。

11.6应通过电子服务系统，向社会公开各类交易信息，接受社会监督。

12档案安全

12.1一般要求

12.1.1应将档案安全保密管理纳入单位安全管理工作内容，提供必要的人员、经费、设施等保障，明

确电子档案安全管理工作的主管领导、人员分工和岗位职责。

12.1.2应建立健全档案安全保密管理制度，定期进行保密知识培训，强化人员保密意识。

12.1.3应严格按照《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》的要求，制定电子档案管理系统的安

全保护等级。

12.1.4电子档案管理系统应综合运用数字签名、可信时间戳等技术手段，防止电子档案数据被篡改、

伪造，有效保障电子档案的真实可信。

12.1.5各级公共资源交易中心、电子交易平台软件开发商、系统维护商、网络服务商、设备服务商、

其他数据平台不得将敏感数据擅自公开及用于商业用途。

12.1.6一旦发现档案信息泄密情况,应及时采取补救措施,并按有关规定及时向同级档案行政管理部

门和保密工作部门报告。

12.2保密

12.2.1电子文件按照保密程度的不同划分为公开数据、敏感数据和保密数据:

a）公开数据是指依据法律法规按照信息公开要求，在公共资源交易信息网主动公开的数据。包括

公示公告信息、公示公告信息澄清或修改信息、项目预算金额、开标信息、协议供货和定点采购的成交

记录、中标结果信息、暂停或终止交易信息、市场主体信用信息，投诉、监督检查等处理决定公告等。

b）敏感数据是指除公开数据外的非保密数据，包括各类交易活动的统计数据和分析数据等。

c）保密数据是指法律法规规定的在一定时间段或长期不能对外公开的数据。包括中标结果确定前

的评标委员会成员名单、开标前的投标名单、网络竞价成交前的竞买人名单、标底（底价）、评标活动

有关信息等。

12.2.2电子档案中包含的电子文件，按照数据保密程度的不同，分层次开展共享和利用：

a）属于公开数据的电子文件，在公共资源交易平台公开。

b）属于敏感数据的电子文件，共享和利用由同级公共资源交易主管部门批准，涉及重大敏感信息

时，应当向省级公共资源交易主管部门报批。

c）属于保密数据的电子文件，采用网络传输方式提供利用时，应采取身份认证、权限控制等安全

保密措施，并遵守国家有关保密规定。

13评价改进

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13.1应建立档案服务监督评价机制，定期开展档案服务评价工作。

13.2评价内容包括档案工作的硬件环境，制度建设，电子档案管理系统建设，档案的归档、保存、服

务、保密等各项制度等。

13.3评价可采取自我评价和考核评价相结合方式，应先由部门进行自评，然后由上级部门进行考核评

价。

13.4应在规定时限内对考核评价发现的问题整改，并不断持续改进。

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附录A

（资料性）

公共资源交易电子档案调取单

时间：年月日

项目名称：

项目编号：

调出

调取调取

复制

方式事由

其他

调取单位：联系人（电话）：

档案室经办人：

分管领导：

附件：调取单位公函（介绍信）

注：本单一式两联，一联调取人保管，一联档案室存档。

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目次

前言..................................................................................II

1范围................................................................................1

2规范性引用文件......................................................................1

3术语和定义..........................................................................1

4基本要求............................................................................2

5档案范围............................................................................2

6系统要求............................................................................3

7文件收集与整理......................................................................3

8归档................................................................................4

9存档................................................................................5

10档案处置...........................................................................5

11档案服务...........................................................................5

12档案安全...........................................................................6

13评价改进...........................................................................6

I

图1数据一致性实测结果统计（车速）

图2数据一致性实测结果统计（发动机转速）

图3数据一致性实测结果统计（SCR入口温度）

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A

A

附录A

（规范性）

彩色冬小麦主要病虫害及防治方法

表A.1彩色冬小麦主要病虫害及防治方法

主要病虫害主要施用农药施药方法

1000亿芽孢/克枯草芽孢杆菌可湿性粉剂15～20g/667m2，喷雾

锈病44%三唑酮悬浮剂18～24ml/667m2，喷雾

80%戊唑醇可湿性粉剂5～8g/667m2，喷雾

1000亿芽孢/克枯草芽孢杆菌可湿性粉剂15～20g/667m2，喷雾

白粉病25%吡唑醚菌酯乳油30～40ml/667m2，喷雾

43%戊唑醇悬浮剂15～20ml/667m2，喷雾

6%戊唑醇悬浮种衣剂