人事保管档案协议（2篇）

第页共页人事保管档案协议为了规范公司人事档案的管理工作，保证员工的人事信息安全和隐私，特制定本人事保管档案协议。本协议适用于公司的所有员工，包括在职员工、离职员工和退休员工等。一、档案管理的目的和原则1.目的：本档案管理制度的目的是确保公司员工人事档案的合法、规范、安全和可控，为公司提供员工人事发展、管理和决策的依据。2.原则：本档案管理制度遵循以下原则：a.合法合规：遵守国家和地方有关法律法规、政策规定，确保档案管理工作合法合规。b.规范操作：确保档案管理工作的标准化和规范化，避免人为因素对档案信息的损失和破坏。c.信息安全：保护员工的档案信息安全，避免泄露和滥用。d.数据完整：确保员工档案数据的准确、完整和及时性。e.定期审查：定期对员工档案进行审核和清理，保持档案的及时性和有效性。f.访问权限：控制员工档案的访问权限，确保档案信息的隐私和保密。二、档案管理的责任和权限1.公司人力资源部为档案管理的责任部门，负责制定和实施档案管理制度，指导和监督各部门和员工的档案管理工作。2.所有员工对自己个人档案的准确性和完整性负有责任，应主动提供档案所需的相关材料和信息。3.各部门的管理人员负责本部门员工档案的管理，包括档案的整理、存储、归档和调阅等工作。三、档案文件的分类和归档1.按照档案信息的性质和用途，将档案文件分为以下几类：入职档案、在职档案、离职档案和退休档案等。2.档案文件应按照员工姓名、工号和日期等标识进行编目和整理，并按照一定的时间周期进行归档和存储。3.档案存储库应设有专门的存储设施，保证档案文件的安全性和可检索性。四、档案文件的保密和安全1.档案文件的保密：所有员工档案信息应严格保密，不得随意透露、泄露或复制给未经授权的人员。2.档案文件的安全：公司应设立完善的安全措施，包括物理安全和电子安全，确保档案文件的安全存储和传输。3.档案的备份和恢复：公司应定期对档案文件进行备份，确保档案数据的完整和可恢复性。五、档案调阅和使用权限1.档案调阅申请：员工需要调阅自己的档案文件，必须向人力资源部门提出书面申请，并提供相关身份证明材料。2.档案调阅权限：根据员工的岗位和需要，公司可以分配相应的档案调阅权限，不同权限的员工可以查阅不同级别的档案信息。3.档案信息的使用：员工在使用档案信息时，必须严格遵守相关法律法规和公司规定，不得利用档案信息从事非法活动或损害他人利益。六、档案清理和销毁1.档案清理：公司应定期对员工档案进行审核和清理，删除过期和无效的档案信息，保持档案的及时性和有效性。2.档案销毁：公司对于符合销毁条件的档案文件，应采取安全可靠的方式进行销毁，确保档案信息的彻底删除和销毁，避免泄露和滥用。七、协议的生效和修改1.本协议自签订之日起生效，有效期为三年，届满可根据需要进行续签。2.在协议有效期内，如有需要修改协议内容，应经过公司人力资源部门的审批和员工的同意，方可生效。八、协议的解除和终止1.在协议有效期内，如员工违反协议约定，严重损害公司利益和员工档案信息安全的，公司有权解除协议，追究相关责任。2.在协议有效期内，如公司解散、合并、整改等情况下，协议将自动终止。九、其他事项1.本协议未尽事宜，由公司人力资源部和员工共同协商决定。2.本协议附带的附件为人事档案管理细则，作为本协议的一部分，同样具有法律效力。以上为人事保管档案协议的内容，敬请遵守。“本协议最终解释权归公司所有”。公司名称：（盖章）签约人：（签字）签约日期：年月日人事保管档案协议（二）第一章总则为了规范人事保管档案管理工作，确保档案的安全性和完整性，维护员工的合法权益，依据《劳动法》等相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本协议。第二章签订人事保管档案协议1.本协议由雇主（以下简称“甲方”）和员工（以下简称“乙方”）共同签定。2.甲方对乙方的人事档案进行保管，并确保档案的安全性、完整性和隐私性。3.乙方必须如实提供符合实际情况的个人资料，并对所提供的资料的真实性、完整性负责。第三章保管范围1.保管范围包括但不限于乙方的个人基本信息、劳动合同、证书、学历、工资单、考勤记录等与乙方劳动关系和个人发展相关的文件和资料。2.涉及个人隐私的档案，甲方必须保管和使用合法、合规，并以保密的方式进行管理。第四章档案使用权限1.乙方和甲方有权获取和使用乙方的人事档案，以履行法律规定的义务和开展必要的管理工作。2.未经乙方同意，甲方不得将乙方的人事档案提供给任何非关联企业或个人。3.甲方有义务对使用人事档案的人员进行审查和管理，确保档案的安全性和隐私性。第五章档案保管期限1.乙方的人事档案应至少保管10年。在解除劳动合同后，乙方可要求甲方将其人事档案移交给其或将其人事档案销毁。2.甲方应根据相关法律法规和本协议的要求，确定人事档案的保管期限，并做好相应的记录和管理工作。第六章档案安全保密1.甲方应为乙方的人事档案设立专门的保管区域，并采取必要的保护措施，确保档案的安全性。2.甲方应严格遵守相关法律法规，保护乙方的隐私，并不得非法泄露乙方的人事档案。3.甲方应对人事档案的使用人员进行培训，使其明确对人事档案的保密责任和义务，并签署保密协议。第七章违约责任1.一方未按照本协议约定的规定履行义务的，应承担相应的违约责任，并赔偿因此给对方造成的损失。2.如乙方提供的个人资料不真实、不完整，导致档案管理工作受阻或产生纠纷的，乙方应承担相应的法律责任。第八章协议变更和解除1.本协议的任何变更必须经过甲方和乙方的协商一致，并以书面形式进行确认。2.一方希望解除本协议的，需提前通知对方，并在协商一致的情况下解除。第九章争议解决本协议履行过程中，如发生争议，双方应友好协商解决。协商不成的，任何一方可向有管辖权的人民法院提起诉讼。第十章合同生效本协议一式两份，甲方和乙方各执一份，自双方签署之