会议服务及设备管理方案

会议服务及设备管理方案会议服务及设备管理（1）会议服务①会议资料准备在必要时将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员），资料按照人员角色分别准备。②会议通知拟定会议通知分为书面通知和短信通知，其中在较为紧急情况下采用短信通知。提前5天拟定会议通知，报主管审核，再由项目经理审批签字后以书面文件形式下发，下发时签收人须登记存档；通知内容必须包含时间（24小时制）、人物、地点、事件等要素；会议尽量避免安排在周一或其他会议集中的日期进行，会议时间的确定须与人力资源部主管协商并进行登记；紧急通知采用短信形式下发，下发前负责人员须拟定短信通知内容及参会人员短号，交与行政部相关人员进行短信通知。③会议议程安排会议议程须以正式文件形式拟定；正式会议开始时一般需要说明会议整体流程，会议分为几项内容；议程安排时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9:00-12:00或者14:00-18:00，如果是有外部人员参加的会议需要考虑是否安排餐宿问题。④会场布置提前3天，填写好会议室、横幅（和欢迎牌）申请表，交与行政部及广告部相关负责人；领回横幅（和欢迎牌）并确认内容正确后交与行政部，并在会议前一天追踪横幅是否挂好（欢迎牌是否摆放正确）；会议开始前排好座席及水牌，并将瓶装水、茶水、水果、会议相关资料等正确摆放于会议桌上（注：销售部人员水牌可摆在靠边位置）；需用到视频放映时，提前调试好会场的投影仪、调音台、麦克风等器械，并负责为外部人员接入电脑等事宜。⑤现场安排（人员入场时）若有外部人员参与的会议，需要接送时必须在会议前一天填写好用车申请单交与调度室，并安排人员在会议当天接待外部人员；会议开始前在会场入口处设立签到处，组织参会人员签到，并指引外部人员入座；会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员；会议开始前3分钟，迅速将未到场人员的水牌及资料撤收，并安排靠后人员填补空位。（2）会议中①会议记录及服务安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言及电子资料进行记录和拍照，允许时准备好U盘进行拷贝；提前通知部门做好现场摄影准备，会后留底；安排1人（会议组织人员或行政部人员）负责茶水服务。②其他注意事项准时入场，并尽量靠前坐，手机关机或震动，认真做好会议记录；会议时间较长时，可适当安排中途休息时间；须进行学校参观的，提前与行政部沟通，安排好车辆及参观路线，并做好现场准备，并安排专职人员全程陪同外部人员参观。（3）会议结束后①整理好会议中文字记录、图片和电子稿等资料，进行备案。②对会议整个策划及组织过程进行总结。（4）设备管理①音视频设备操作1.1电源开启  开启主电源开启电视电源   开启视频终端电源，等待3分钟左右，视频终端绿色显示框出现闪烁时，视频会议系统完全启动。双屏中主屏会显示输入2〔显示本地摄像头拍摄内容〕，辅屏会显示输入5〔显示笔记本输入内容〕。1.2遥控操作 显示主页〔主菜单项，可以进展不同的设置和参数调整〕  前一页面或关闭当前窗口   切换画面布局〔该功能可以将画面轮流切换，以显示想要看到的内容〕发送或停止演示〔该功能可以将笔记本电脑的输出发送到远端关闭或打开麦克风减小输出音量增大输出音量   数字键盘用来进展拨号和输入拼音   控制摄像头〔可以控制远端摄像头和本地摄像头的位置和焦距，通过导航键操作〕  设置摄像机预制位置〔此功能可以预先设置好摄像机的位置并进展保存，再次使用设备时可以不用再重新设置摄像机位置〕  发起呼叫或开始会议〔按下该键后会显示〕  删除输入的内容或会议中的会场  完毕会议或挂断会场  打开或关闭电源  1.3投影机日常保养与维护 投影机的使用并不复杂，但是由于投影机的用户常常不是单一的，而也不是经常性地使用投影机，人们往往忽略了 投影机的保养维护问题。下面的简单条目，向普通投影机的用户提供日常的保养、维护与故障处理事项，您可以把这段文字打印在一X纸上，和机器放在一起，在使用前快速浏览，让投影机保持最优的状态。  镜头保养：投影机在镜头上常会看到有灰尘，其实那并不会影响投影品质，假如真的很脏，可用镜头纸擦拭处理。  机器使用：大多数的投影机在关机时必须散热，用完不可直接把总电源关掉。假如正常开关机,机器可用得更久。   散热检查：投影机在使用时一定注意，其进风口与出风口是否有保持畅通。   滤网清洗：为了让投影机有良好的使用状况，请定时的清洗滤网(滤网通常在进风口处)，清洗时间视环境而定，一般办公室环境，约半年清洗一次。   连接：投影机所提供的接口很多，所以就有很多的接线，在接信号线时，必须注意是否拿对线、插对孔，以减少故障。  遥控器：使用完时，最好把电池取出，防止下次使用时没电。投影机：有着高热源、高价值、高后期使用本钱，怕灰尘，严操作的使用特点，日常专人操作管理制度。定期保养除尘是延长投影机的使用寿命最经济的方法，这样可以降低更换灯泡频率，提高液晶板，偏振板等易老化部件的使用时间。②音频系统2.1音响设备开、关机顺序 应按由前到后顺序开机，即由音源设备，音频处理设备，信号切换设备〔高清播放机，机顶盒，DVD，调音台等〕到音频功率放大器到电视机、投影机。关机时顺序相反，应先关功放。这样操作可以防止开、关机对设备的冲击，防止烧毁功放和扬声器。  2.2音响器材日常保养与维护  音响器材正常的工作温度应该为18℃～45℃。温度太低会降低某些机器(如电子管机)的灵敏度；太高如此容易烧坏元器件，或使元器件提早老化。    音响器材切忌阳光直射，也要防止靠近热源，如取暖器。    音响器材用完后，各功能键要复位。如果功能键长期不复位，其牵拉钮簧长时期处于受力状态，就容易造成功能失常。    开关音响电源之前，把功放和调音台的音量电位器旋至最小，这是对功放和音箱的一项最有效的保护手段。这时候功放的功率放大几乎为零，至少在误操作时也不至于对音箱造成危害。   机器要常用。常用反而能延长机器寿命，如一些带电机的部体(录音座、激光唱机、激光视盘机等)。如果长期不转动，局部机件还会变形。    要定期通电。在长期不使用的情况下尤其在潮湿、高温季节，最好每天通电半小时。这样可利用机内元器件工作时产生的热量来驱除潮气，防止内部线圈、扬声器音圈、变压器等受潮霉断。    每隔一段时间要用干净潮湿的软棉布擦拭机器外表；不用时，应用防尘罩或盖布把机器盖上，防止灰尘入内。    （4）系统设备问题及处理①整个系统不能启动原因与处理方法 整个系统的启动是依靠中控系统的编程控制完成，当整个系统不能启动时，多数是有 如下几个原因造成： 1.1中控系统的开机命令得不到执行：可以把控制主机或应用程序重启。 1.2电源时序器有故，无法接收中控系统的指令，可以采取手工启动的方式应急处理。 1.3如有中控系统，可能是无线触摸屏故障，无法发射控制指令，可以把电池拆出再重装。 ②局部器材不能遥控原因与处理方法 局部器材不能遥控，需要根据该器材的控制方式分别判断和处理：2.1红外遥控失效：红外发射棒脱落或有光源干扰。 2.2串口控制失效：协议无法通讯，请尝试重启该器材。 2.3中控总线控制失效：接线脱落或器材有问题。 ③无法显示视频信号原因与处理方法在选择视频信号时手动切换视频矩阵的信号源，并留意矩阵面板LED的显示。视频矩阵无法切换的应急处理可以把需要显示的视频信号源与输出视频线缆短接。④无法显示电脑信号原因与处理方法4.1确认手提电脑显卡输出已开启和动作正常，比如手提电脑大局部是先按住[Fn]键，再反复按[F8]键在关闭和开启外接显示器之间切换而IBM电脑如此是先按住[Fn]键，再 反复按[F7]键在关闭和开启外接显示器之间切换。4.2手动切换矩阵的电脑信号源，并留意矩阵面板LED的显示。4.3矩阵无法切换的应急处理可以把需要显示的电脑信号源与输线缆短接。⑤显示类故障原因与处理方法 5.1定义这类故障不仅包含由于显示设备或部件所引起的故障，还包含有由于其它部件不良所引起的在显示方面不正常的现象。也就是说，显示方面的故障不一定就是由于显示设备引起的，应全面进展观察和判断。 5.2可能的故障现象 开机无显、显示器有时或经常不能加电；显示偏色、抖动或滚动、显示发虚、花屏等；     在某种应用或配置下花屏、发暗〔甚至黑屏〕、重影、死机等；屏幕参数不能设置或修改；亮度或比照度不可调或可调X围小、屏幕大小或位置不能调节或X围较小；休眠唤醒后显示异常；      显示器异味或有声音。       5.3可能涉与的部件  显示器、显示卡与其它们的设置；主板、内存、电源，与其它相关部件。特别要注意计算机周边其它设备与地磁对计算机的干扰。5.4判断要点/顺序5.4.1维修前准备相应显示卡的最新版驱动程序5.4.2环境检查a.市电检查市电电压是否在220V±10%、50Hz或60Hz；市电是否稳定；   其余参考加电类故障中有关市电检查局部。b.连接检查     显示器与主机的连接牢靠、正确〔特别注意，当有两个显示端口时，是否连接到正确的显示端口上〕；电缆接头的针脚是否有变形、折断等现象，应注意检查显示电缆的质量是否完好；显示器是否正确连接上市电，其电源指示是否正确〔是否亮与颜色〕；显示设备的异常，是否与未接地线有关。特别注意：不允许电脑维修工程师为用户安装地线，应请用户通过正式电工来安装；c.周边与主机环境检查检查环境温、湿度是否与使用手册相符〔如钻石珑管，要求的使用温度为18-40℃〕； 显示器加电后是否有异味、冒烟或异常声响〔如爆裂声等〕；显示卡上的元器件是否有变形、变色，或温升过快的现象；显示卡是否插好，可以通过重插、用橡皮或酒精擦拭显示卡〔包括其它板卡〕的金手指局部来检查；主机内的灰尘是否较多，进展去除；     周围环境中是否有干扰物存在〔这些干扰物包括：日光灯、UPS、音箱、电吹风机、相靠过近〔50厘米以内〕的其它显示器，与其它大功率电磁设备、线缆等〕。注意显示器的摆放方向也可能由于地磁的的影响而对显示设备产生干扰；      对于偏色、抖动等故障现象，可通过改变显示器的方向和位置，检查故障现象能否消失。d.其它检查与须知事项主机加电后，是否有正常的自检与运行的动作〔如有自检完成的鸣叫声、硬盘指示灯不停闪烁等〕，如有此种现象，重点检查显示器或显示卡；      禁止带电搬动显示器与显示器方向，在断电后的一段时间内〔2-3分钟〕也最好不要搬动显示器。  5.4.3故障判断要点          a.调整显示器与显示卡        通过调节显示器的OSD选项，最好是回复到RECALL〔出厂状态〕状态来检查故障是否消失。对于液晶显示器，需按一下auto config按钮；        显示器的参数是否调得过高或过低〔如H/V-MOIRE，这是不能通过RECALL来恢复的〕；        显示器各按钮可否调整，调整X围是否偏移显示器的规格要求；显示器的异常声响或异常气味，是否超出了显示器技术规格的要求〔如新显示器刚用之时，会有异常的气味；刚加电时由于消磁的原因而引起的响声、屏幕抖动等，但这些都属正常现象〕显示卡的技术规格是否可用在主机中〔如AGP 2.0卡是否可用在主机的AGP插槽中等〕。         b.BIOS配置调整   BIOS中的设置是否与当前使用的显示卡类型或显示器连接的位置匹配〔即是用板载显示卡、还是外接显示卡；是AGP显示卡还是PCI显示卡〕；        对于不支持自动分配显示内存的板载显示卡，需检查BIOS中显示内存的大小是否符合应用的需要；以下的检查应在软件最小系统下进展。          c.检查显示器/卡的驱动     显示器/卡的驱动程序是否与显示设备匹配、版本是否恰当；   显示器的驱动是否正确，如果有厂家提供的驱动程序，最好使用厂家的驱动；        是否加载了适宜的Direct X驱动〔包括主板驱动〕；        如果系统中装有Direct X驱动，可用其提供的Dxdiag.exe命令检查显示系统是否有故障。该程序还可用来对声卡设备进展检查。    d.显示属性、资源的检查在设备管理器中检查是否有其它设备与显示卡有资源冲突的情况，如有，先去除这些冲突的设备；        显示属性的设置是否恰当〔如：不正确的监示器类型、刷新速率、分辨率和颜色深度等，会引起重影、模糊、花屏、抖动、甚至黑屏的现象〕；          e.操作系统配置与应用检查       系统中的一些配置文件〔如：System.ini文件〕中的设置是否恰当；        显示卡的技术规格或显示驱动的功能是否支持应用的需要；  是否存在其它软、硬件冲突。         f.硬件检查当显示调整正常后，应逐个添加其它部件，以检查是何部件引起显示不正常；        通过更换不同型号的显示卡或显示器，检查是否存在它们之间的匹配问题；        通过更换相应的硬件检查是否由于硬件故障引起显示不正常〔建议的更换顺序为：显示卡、内存、主板〕。（5）音视频故障原因与处理方法 ①定义与多媒体播放、制作有关的软硬件故障。   ②可能的故障现象播放CD、VCD或DVD等报错、死机；    播放多媒体软件时，有图像无声或无图像有声音；    播放声音时有杂音，声音异常、无声；   声音过小或过大，且不能调节；    不能录音、播放的录音杂音很大或声音较小；    设备安装异常。   ③可能涉与的部件   音、视频板卡或设备、主板、内存、光驱、磁盘介质、机箱等。④判断要点/顺序   a.维修前准备   除必备的维修工具外，应准备最新的设备驱动、补丁程序、主板BIOS、最新的DirectX，标准格式的音频文件〔CD、WAV文件〕、视频文件〔VCD、DVD〕；    熟悉多媒体应用软件的各项设置，如WINDOWS下声音属性的设置、声卡/显卡附带应用软件的设置、视频盒/卡应用软件的设置等；有针对性的了解用户的信息，主要了解：出现故障前是否安装过新硬件、软件、重装过系统〔包括一键恢复〕。   b.环境检查  检查市电的电压是否在允许的X围内〔220V±10%〕；  检查设备电源、数据线连接是否正确，插头是否完全插好，如音箱、视频盒的音/视频连线等；开关是否开启；音箱的音量是否调整到适当大小；  观察用户的操作方法是否正确；  检查周围使用环境，有无大功率干扰设备，如：空调、背投、大屏幕彩电、冰箱等大功率电器。如果有应与其保持相当的距离〔50厘米以上〕；  检查主板BIOS设置是否被调整，应先将设置恢复出厂状态，特别检查CPU、内存是否被超频。    c.故障判断要点对声音类故障〔无声、噪音、单声道等〕，首先确认音箱是否有故障，方法：可以将音箱连接到其他音源〔如录音机、随身听〕上检测，声音输出是否正常，此时可以判定音箱是否有故障；   检查是否由于未安装相应的插件或补丁，造成多媒体功能工作不正常；   对多媒体播放、制作类故障，如果故障是在不同的播放器下、播放不同的多媒体文件均复现，如此应检查相关的系统设置〔如声音设置、光驱属性设置、声卡驱动与设置〕。乃至检查相关的硬件是否有故障；   如果是在特定的播放器下才有故障，在其他播放器下正常，应从有问题的播放器软件着手，检查软件设置是否正确，是否能支持被播放文件的格式。可以重新安装或升级软件后，看故障是否排除; 如果故障是在重装系统、更换板卡、用系统恢复盘恢复系统、或使用一键恢复等情况下出现，应首先从板卡驱动安装入手检查，如驱动是否与相应设备匹配等；   对于视频输入、输出相关的故障应首先检查视频应用软件采用信号制式设定是否正确，即应该与信号源〔如有线电视信号〕、信号终端〔电视等〕采用一样的制式。中国地区普遍为PAL制式；进展视频导入时，应注意视频导入软件和声卡的音频输入设置是否相符，如：软件中音频输入为MIC，如此音频线接声卡的MIC口，且声卡的音频输入设置为MIC；   当仅从光驱读取多媒体文件时出现故障，如：播放DVD/VCD速度慢、不连贯等，先检查光驱的传输模式，应设为“DMA〞方式  检查有无第三方的软件，干扰系统的音视频功能的正常使用。另外，杀毒软件会引起播放DVD/VCD速度慢、不连贯等〔如瑞星等，应关闭〕；   d.软件检查检查系统中是否有病毒；   声音/音频属性设置：音量的设定，是否使用数字音频等；   视频设置：视频属性中分辨率和色彩深度；   检查DirectX的版本，安装最新的DirectX。同时使用其提供的Dxdiag.exe程序，对声卡设备进展检查   设备驱动检查：在WINDOWS下“系统—设备管理〞中，检查多媒体相关的设备〔显卡、声卡、视频卡等〕是否正常，即不应存在有“？〞或“！〞等标识，设备驱动文件应完整。必要时，可通过卸载驱动再重新安装或进展驱动升级。对于说明书中注明必须手动安装的声卡设备，应按要求删除或直接覆盖安装〔此时，不应让系统自动搜索，而是手动在设备列表中选取〕；   如用户曾重装过系统，可能在装驱动时没有按正确步骤操作〔如重启动等〕，导致系统显示设备正常，但实际驱动并没有正确工作。此时应为用户重装驱动。方法可同上；   用系统恢复盘恢复系统、或使用一键恢复后有时会出现系统识别的设备不是用户实际使用的设备，而且在WINDOWS下“系统—设备管理〞中不报错，这时必须仔细核对设备名称是否与实际的设备一致，不一致如此重装驱动〔如：更换过可替换的主板后声卡芯片与原来的不一致〕；   重装驱动仍不能排除故障，应考虑是否有更新的驱动版本，应进展驱动升级、或安装补丁程序。   e.硬件检查用内存检测程序检测内存局部是否有故障。考虑的硬件有主板和内存；首先采用替换法检查与故障直接关联的板卡、设备。声音类的问题：声卡、音箱、主板上的音频接口跳线；显示类问题：显卡；视频输入、输出类问题：视频盒/卡；   当仅从光驱读取多媒体文件时出现故障，在软件设置无效时，用替换法确定光驱是否有故障；   对于有噪音问题，检查光驱的音频连线是否正确安装，音箱自身是否有问题，音箱电源适配器是否有故障，与其他匹配问题等; 用磁盘类故障判断方法，检测硬盘是否有故障；采用替换法确定CPU是否有故障；采用替换法确定主板是否有故障。  （6）音响系统的调试①将功放和音箱接入系统逐一打开设备的电源，待它们工作稳定后，接入相位仪，在较小的音量下，逐一检查所有音箱的相位是否正确。②将噪声发生器和均衡器接入系统准备好频谱仪，按照国家有关厅堂扩声质量测试要求，将频谱仪设置在相应的地方