XX集团公司内控制度体系管理制度

XX集团公司

内控制度体系管理制度第一章总则第一条为规范XX集团公司（以下简称“集团”）内控制度建设，建立“精简、高效、实用”的内控制度管理体系，规范集团内控制度的制定、审批、发布、执行、废止，监督和评价等程序，以适应集团发展需要。根据财政部等五部委颁发的《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》，结合集团章程及其他相关规定，特制定本制度。第二条本制度所称“内控制度”是指根据本制度的规定制定和生效的制度、规则、规程、管理办法、实施细则、操作手册及内控制度汇编手册（以下简称“汇编手册”）等各类管理文件，是集团制度文件的总称。第三条集团的内控制度制定遵循如下指导原则：（一）合规性原则：集团各项内控制度要符合国家现行法律、法规、相关监管要求和国资委等上级单位内控制度的相关规定；（二）全面性原则：内控制度必须涵盖集团开展的各项业务和各管理环节，不得留有制度上的空白或漏洞。（三）系统性原则：从集团整体发展的角度制定全面适用的内控制度体系，各项内控制度间应相互衔接匹配、避免冲突；（四）实效性原则：从集团管理运营实际出发制定内控制度，确保内控制度的指导性和可执行；（五）稳定性与适应性相结合原则：在保证内控制度相对稳定地发挥效力的同时，也应根据外部环境的变化、企业发展需求和管理理念的更新，及时调整内控制度，使之不断满足集团快速发展的要求。第四条本制度适用于集团总部各项行政类内控制度的管理，涉及党的建设、群团、工会、团委及纪检监察工作的内控制度由集团相关职能部门统筹。第二章内控制度管理体系及构成第五条集团对内控制度进行系统化管理，构建内控制度管理框架和效力位阶，将集团所有的内控制度划分为三级，三个层级的文件相互支撑。（一）一级内控制度指由国家政策法律法规衍生而出，集团整体运行所必需的基本管理制度，是具有根本性、决定性的内控制度；（二）二级内控制度指从国家政策法律法规或一级内控制度中分离、延伸出来独立的具体管理办法，是具有指导性、规范性的内控制度；（三）三级内控制度指依据一级或二级内控制度编制，在具体实施操作时所应当遵循的实施细则或操作手册，是具有操作性的内控制度。公司章程具有最高效力，集团其他各项内控制度不得同集团章程相抵触；集团一级内控制度的效力高于集团二级内控制度，集团二级内控制度的效力高于集团三级内控制度。第六条集团各项内控制度的名称格式要规范，结构层次要清晰，内容要具体。（一）内控制度名称一般由“管理的实施主体+管理的对象、过程、活动名称+文体名称”构成；对于需要试行后再做修订的，可在名称中加上“试行”或“暂行”字样。（二）各级内控制度的文体名称规定如下：.集团一级内控制度命名为“制度”、“规则”或“规程”；.集团二级内控制度命名为“管理办法”；.集团三级内控制度命名为“实施细则”或“操作手册”。第七条对于名称中需包含“试行”、“暂行”字样的内控制度，其至少应满足以下条件之一：（一）集团以前未制定此方面的制度或类似管理文件；（二）该项内控制度的运作效果难以预测或判断；（三）该项内控制度的执行可能会产生风险。内控制度的试行或暂行时间原则上不得超过一年，拟定部门应根据其运行效果及时修订，履行相关审批程序后，形成正式制度文件。第八条内控制度的结构及层次要清晰，涵盖共性的基本要素，遵照标准的格式要求编写，以便于内控制度的统一管理。内控制度的内容要具体，各项内控制度一般应包括以下内容：（一）制定目的、适用范围、有关术语定义等；（二）内容涉及的管理机构及职责分工；（三）内容涉及的主要管理流程，具体管理要求等；（四）实施的有关要求，与该内控制度相关的其他内控制度、流程、表单名称，内控制度的附件，与相关内控制度的关系等内容；（五）拟定、修编、审批、执行、检查、宣贯、解释的责任主体。第三章内控制度的管理机构与职责第九条集团党委会、董事会、总裁办公会以及专题办公会是集团内控制度管理的决策主体。各级内控制度对应的决策审批权限为：（一）一级内控制度由专题办公会初审，总裁办公会复审，党委会前置讨论通过，最终由董事会审批；（二）二级内控制度由专题办公会初审，总裁办公会审批，其中，涉及职位、绩效、薪酬等人力资源类的制度，需报党委会前置讨论通过后，再报总裁办公会最终审批；（三）三级内控制度由专题办公会审批；（四）集团上级监督管理部门对内控制度审批机构有特殊规定的，按上级监督管理部门规定进行报批。第十条综合管理部是集团内控制度体系建设的归口管理部门，全面负责集团内控制度体系建设的相关工作，其主要职责是：（一）负责制定建立健全集团内控制度体系的总体规划和年度工作计划；（二）负责对各部门起草和修订的内控制度的层级划分、命名、审批流程等进行审核；（三）负责内控制度文件的统一编号、归整和建档工作；（四）负责对集团内控制度“废、改、立”情况进行汇总通报，形成内控制度汇编手册；（五）负责有关集团内控制度体系管理的其他各项工作；（六）配合人力资源部实施集团内控制度培训工作，配合风险管控部进行内控制度评价工作，按计划进行内控制度运行效果测评。第十一条风险管控部是集团内控制度体系运作情况的评价部门，其主要职责是：（一）按照内部控制评价标准开展集团内控制度评价工作，形成年度内控评价报告；（二）负责在开展各类审计工作过程中审查各控股公司执行集团各项内控制度的情况和自身内控制度的建立健全与执行情况；（三）负责协调内控制度的法律合规审核并出具书面法律意见；（四）根据内控评价情况，对集团总部及各级公司内控制度提出建设和完善建议。第十二条人力资源部是对集团内控制度体系开展宣贯培训的牵头部门，其主要职责是：（一）对新员工进行集团内控制度体系的总体培训；（二）根据责任部门需要，对集团新印发或修订的内控制度开展培训；（三）根据集团培训计划，对集团内控制度提出培训要求。第十三条集团总部各部门是本部门职能范围内内控制度建设的责任部门，其承担以下职责：（一）起草或修订本部门职能范围内或与本部门职能相关的内控制度，并报相关决策机构审批；（二）指导各二级控股公司制定由本部门内控制度衍生出的相关内控制度；（三）根据要求参与会签与本部门职能相关的内控制度；（四）结合管理需要适时提出内控制度修订建议，向综合管理部提供内控制度的更新情况，推动内控制度动态化完善。第十四条内控制度的责任部门依据内控制度层级在内控制度的附则中注明该内控制度的审批机构，综合管理部对审批权限严格审查。第十五条跨部门制定或多部门联合出台的内控制度，要根据内控制度的编制主体和主要内容确定内控制度的责任部门，并由责任部门将该内控制度纳入本部门管理，其他部门予以配合。责任部门职责参照第十三条。第十六条集团内控制度的责任部门应对本部门的内控制度确定责任人，原则上由部门负责人担任，制度责任人的主要职责是：（一）统筹对本部门内控制度的制订、修编；（二）于每年一季度末向综合管理部提供上一年度本部门内控制度“废、改、立”情况，并对内控制度执行情况进行跟踪；（三）向人力资源部提出本部门内控制度的培训建议；（四）与综合管理部对接本部门内控制度管理的其他工作。第十七条集团各控股公司负责本公司范围内的内控制度建设工作：（一）依据《公司法》等国家法律法规及集团相关内控制度的规定，制定本单位的内控制度；（二）对集团层面内控制度体系没有涉及到的内容，根据自身需求和相关法律法规，并结合集团管控模式，建立相应的内控制度；（三）贯彻执行集团的各项内控制度，并对本单位内控制度执行情况进行监督检查。第四章内控制度的制定、修订、审批、发布和废止第十八条集团的各项内控制度在制定或修订前，应认真研究分析确定其需求来源。责任部门根据自身需求，负责本部门职能范围内内控制度的起草工作，在此过程中应充分听取其他各相关部门意见，进行必要的内外部调研，具体需开展以下工作：（一）信息收集与分析。充分搜集和分析与该内控制度编制相关的信息资料，具体应掌握如下内容：待制定、修订的内控制度所述管理事项的管理现状及存在的问题与外部法律法规、政策及集团内部其他内控制度的相互关系等，避免发生重复或冲突。（二）拟订内控制度草案，并对草案进行征求意见。任何部门不得在未经征求意见的情况下发布要求其他部门或其人员执行的内控制度。责任部门必须将内控制度草案向总部各部门及相关控股公司征求意见，并根据各单位的反馈意见结合实际情况进行修改。第十九条修订内控制度时，需同时检查汇编手册内该内控制度与其他内控制度的一致性。内控制度修订原则上采用内容完全更新法，不得采用打补丁法。第二十条在内控制度提交相关会议决策时，责任部门提交的议案材料包括但不限于：（一）内控制度编制说明（修编背景、依据、目的、作用、内容框架及要点）；（二）内控制度文本；（三）各部门及相关控股公司意见征集采纳情况。第二十一条经审批通过的内控制度由责任部门印发执行，并报综合管理部备案。未经决策审批，不得印发内控制度。第二十二条根据《工会法》及《劳动合同法》等相关法律规定，凡涉及民主管理、职工福利、全员劳动合同、职工奖惩方面涉及职工切身利益等的内控制度，除履行上述审批程序外，还需经职工代表大会审议，或采取其他方式听取职工代表意见。第二十三条单独废止内控制度时，由该项内控制度的责任部门向综合管理部提出废止请求，根据该内控制度的层级，由对应决策主体审批执行。第二十四条启用新的内控制度而废止原有内控制度的，应在该内控制度中对废止情况进行说明。第五章内控制度的培训、执行和监督第二十五条内控制度的培训。对于签批后发布生效的内控制度，其责任部门根据需要编写内控制度培训教案和培训计划，并提交人力资源部，由人力资源部会同责任部门对集团总部各部门、各控股公司相关人员进行培训宣贯。其他相关单位要积极配合学习贯彻。第二十六条内控制度的执行和监督。集团各项内控制度一经发布，必须严格执行，责任部门应对实施情况及时跟踪收集相关信息；其他部门应就内控制度执行过程中发现的问题，及时向责任部门提出改进意见。第二十七条各控股公司应遵照集团内控制度的要求，推动内控制度在本单位执行实施。第二十八条总部各部门和各控股公司检查监督内控制度在本单位执行情况时，要建立检查执行情况的原始记录文档，且记录要真实、全面，以作为各单位督导和明确责任的依据。第二十九条风险管控部每年按汇编手册内的内控制度内容，按照内部控制评价要求对涉及的内控制度设计和运行效果进行评价，发现缺陷的，及时督促相关部门更新内控制度和汇编手册内容。第三十条内控制度执行中特殊情况的处理。内控制度执行过程中，如发现重大情况确实不能按规定执行的，内控制度的执行部门或单位必须履行书面请示报批程序，经制定该内控制度的责任部门审查后，遵照内控制度审批程序报相应决策主体批准通过后可不予执行；责任部门发现本部门内控制度难以实施的，可遵照内控制度编制和修订程序及时进行修订，并将修订情况及时告知综合管理部。第六章内控制度的日常评价第三十一条集团对内控制度进行定期或不定期评价。（一）定期评价：风险管控部在集团年度内控评价报告中对对集团内控制度运行情况进行定期评价，其主要内容来自：.各内控制度责任主体对年度内控制度“废、改、立”及内控制度运行情况的自检自查；.风险管控部在开展各类审计后有关内控制度问题的反馈；.综合管理部在履行归口管理相关职能的过程中发现的问题；.集团领导的意见建议。（二）不定期评价：发生下列情况时，内控制度建设的责任部门应会同综合管理部、风险管控部沟通，组织对相关内控制度的不定期评价工作：.国家宏观经济政策调整、重要法律法规实施、竞争对手的竞争态势发生变化等造成公司经营环境改变时；.集团的资源配置、经营方向和领域、组织机构等发生重大变化时；3集团的经营、管理策略进行重大调整时；.集团的相关业务存在较大风险时；.特定内控制度执行出现明显违规操作现象时；.其他改变集团外部或内部经营条件的事项发生时。第三十二条集团内控制度评价结果的运用。识别并确定集团内控制度管理的需求；确定集团各项内控制度的培训、编制、修订、执行中止、废止等事项；确定集团内控制度管理改进创新的空间和实施措施。第七章附则第三十三条集团的各项内控制度属于集团工作秘密，应严格按照内部文件进行保密管理。第三十四条集团内控制度的存档按照集团档案管理的相关规定执行，各项内控制度的最终解释权均为该内控制度的责任部门。本制度由集团综合管理部负责解释。第三十五条本制度由综合管理部拟定，经集团董事会审议批准，自20XX年1月1日起执行。集团各控股公司参照本制度制定自身的内控制度体系管理制度。附件：1.集团内控制度编写格式规范2.XX集团公司XXX制度（模板）集团内控制度编写格式规范集团内控制度名称一般由“管理的实施主体+管理的对象、过程、活动名称+文体名称”构成；对于需要试行后再做修订的，可在名称中加上“试行”或“暂行”字样。命名规则示例如下