集团管控信息化初步设计解决方案

集团管控信息化初步设计解决方案集团管控信息化的背景概述1集团管控信息化功能框架2集团管控信息化业务流程及模型3集团管控预算模块解决方案4集团管控项目管理模块解决方案5集团管控招采、合同、验收及付款方案6集团管控应用层解决方案7第一节集团管控信息化解决方案介绍集团管控信息化的背景及概述公司高管防范治理风险制定公司制度全面的管理视图员工清晰的流程与职责业务操作统一减少工作量、提高工作效率财务厘清业财职责统一核算标准披露信息合法合规业务财务一体管理会计中层管理管理活动的进展依公司制度履职实时有效的管控与反馈外部合作伙伴企业的效率、文化、价值与前景可信任度……公司治理工具信息交流门户管理平台业财一体系统统一办公系统统一的内部管控平台流程标准化业务规范化加强过程管控缩短管理链强化执行力提高核心竞争力集团管控信息化完整功能框架主数据管理供应商管理员工信息组织结构……外围系统招采管理采购申请采购审批采购分配招标申请招标结果应用平台付款管理付款申请预付款申请费用报销借款申请银企直连基础数据接口管理ERP接口专业型接口……预算管理预算体系预算导入预算调整预算控制查询分析基础数据HR接口移动审批集团商旅平台接口工作流引擎邮件系统移动应用权限管理安全性预警机制ERP基础数据POIV/AP发票基础数据控制策略控制规则通用接口查询分析通用报表业务流程分析与监控企业银企直连一站式采购管理专业型管理系统HR系统OA系统系统招采平台项目管理项目立项项目批复项目调整项目验收项目关闭项目报告进度跟踪资料清单项目查询预算分析合同管理合同类型合同形式合同编码合同范本附件清单合同草拟合同审批预览打印合同签署归档/查询收货/验收验收申请验收审批附件清单验收查询……财务核算自动派单单据初审单据复审自动凭证确认过账采购接收基础数据业务交互集团管控信息化的业务流程预算体系搭建预算控制策略配置预算控制规则配置预算数据导入预算信息预算数据调整预算数据审批项目信息年度预算库项目分类项目名称项目背景项目目标实施主体组织架构资源信息经济指标附件清单审批流程项目变更审批流程项目申请项目审批项目库12项目执行项目验收项目关闭项目下发项目调整项目暂挂项目中止项目变更资料归档采购招标采购合同合同审批合同签署预付款申请预付款审批采购订单订单审批收货验收付款申请付款审批三单匹配财务审核自动凭证申请支付项目执行关键指标监控项目执行图形化报表年度预算执行关键指标监控年度预算执行图形化报表3进度跟踪123FSSC分支分支分支4零星付款费用报销1项目提交冻结预算并进行预算检查2采购招标释放多余冻结预算3付款申请提交将预算冻结转为实际发生电子银行回单一体化支付对账平台银企直连合同对象合同标的合同条款合同付款管控核心1、以预算管控为核心，以项目作为业务活动开展的载体，通过项目信息录入定义资源、费用支出明细，用于实际业务的执行，并对业务执行全过程进行跟踪控制；2、基于项目口径，实时统计归集项目下发生的各类业务单据及费用支出情况，基于可视化报表进行分析、展现集团管控平台业务模型一般采购合同（含框架协议）不签订合同下达PO不下达PO不下达PO采购形态实物性采购服务性采购资产采购其他零星付款/个人报销业务模型A有物料编码，系统管理库存，B有物料编码，手工库存管理C无物料编码，一次性领用D有编码服务性采购E无编码服务性采购F在建工程/固定资产期初无法确定业务量及金额，按照固定期段进行结算H零星付款I费用报销收货验收收货验收单收货验收单收货验收单服务确认单服务确认单验收报告服务确认单不验收不验收支付对象对公对公对私集团管控信息化详细解决方案-预算管理业务的推进必须做先好事前规划和申请，并通过：系统化的自动限制、预算分层授权控制、电子化可追溯的流程审批、必要的系统外的签字审核、例外事项的特别控制、组织配套奖惩制度来保障控制的实施！集团管控信息化详细解决方案-预算管理-控制模型可用预算+预算+预算编制+预算调整+预算追加控制策略超预算禁止提交：严格控制百分比警告：超出百分比预警提醒超预算警告(调整)：走预算调整流程，加强审批控制超预算警告(追加)：走预算追加流程，加强审批控制不控制：为预算考核分析提供依据控制规则部门+明细预算科目归口部门+汇总预算科目项目+明细预算项目产品……渠道……-冻结预算-已提交项目申请-已提交费用申请-实际发生-已提交的发票-已提交的报销1.返还冻结预算2.按实际发生扣减预算控制期间年度年度迄今(YTD)/月度编制期段项目性费用：按项目计划编制日常经营性费用：按月编制可用预算规则策略预算期段集团管控信息化详细解决方案-预算管理-预算费用核算体系构建预算科目申请项费用报销项核算科目业务推广费渠道推广费差旅费用销售费用-差旅费会议费用销售费用-会议费办公费用销售费用-办公费…………终端推广费差旅费用销售费用-差旅费会议费用销售费用-会议费办公费用销售费用-办公费…………示例集团管控信息化详细解决方案-预算管理-关键要点预算体系搭建控制策略设置控制规则设置预算追加/调整预算查询分析预算报表预算追加/调整审批开始结束预算管理基础流程预算数据导入集团管控信息化详细解决方案-预算管理-关键要点集团管控信息化详细解决方案-项目管理-整体概述

项目基础信息项目活动资源立项申请立项资料项目后期项目中期项目前期项目计划管理项目信息管理项目实施方案项目预警管理项目过程监控项目进度项目质量项目风险采购管理项目变更管理项目退出管理成本管理招投标合同管理付款管理项目结项项目后评价项目效益分析资料清单……………………………………主数据支撑|流程支撑|制度支撑|系统集成项目前期规划项目可行性研究项目立项决策项目成员架构项目进度管理项目执行管理项目过程管理风险质量管理项目后评价、结项及效益跟踪项目实物管理与跟踪项目资料归档公司决策层采购部门/财务部门项目管理部门投资管理部门资管部门/审计部门集团管控信息化详细解决方案-项目管理-功能架构移动设备PC电脑浏览器信息发布知识库管理单点登录新闻发布事项处理会议室管理（Portal）企业微信消息推送移动新闻移动办公移动审批专栏建设查询分析项目类型基础定义项目层次项目编码组织架构经济指标附件清单里程碑设置进度跟踪版本管理数据追溯预警机制项目月度报告项目报告项目季度报告项目立项申请项目申请单项目调整申请项目验收申请项目关闭申请项目作废申请…项目名称项目基础信息项目背景项目目标项目周期成员信息项目业务信息招采信息合同信息付款信息招标申请招采管理招标结果合同管理合同草拟合同审批合同签署合同执行核算及付款管理付款申请零星付款预付款申请费用报销审核过账资金支付工作流引擎（HBPM）管理流程体系流程建模引擎审批流转审批加签事项沟通邮件通知审批抄送流程监控管控预警权限规则企业门户项目管理控制逻辑数据来源引擎系统接口ERPHRCRMFAMSRMBIE-bankoutlook接口交互资源信息验收信息集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点项目类型定义项目层次定义项目层次项目属性备注汇总项目汇总用于归集明细项目，从完整项目角度查询各类业务信息，不能用于定义项目资源内容、执行管理项目活动明细项目执行用于实际项目执行，包括项目投资内容定义、执行管理项目互动项目申请单类型定义集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点项目编码规则序号编码类型备注1项目编码项目在系统中的唯一标识，用于项目的检索查询2资源编码项目编码+资源序号，用于跟踪资源执行的全过程集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点项目组织架构定义序号成员类型所属公司权限职责1项目总监集团负责项目的整体的指导、把控，可查询完整的项目信息2项目经理公司A负责项目的管理、执行、监控，可查询完整的项目信息3项目成员公司B负责项目资源的具体执行和跟进，可查询自己负责的资源信息集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点项目状态定义项目申请单状态定义序号项目状态状态定义1新建项目已录入系统，但尚未批复通过2可用项目已录入系统，申请单审批通过，但尚未批复3审批项目已录入系统，且审批通过4暂挂项目暂时中止执行5关闭项目废止或项目执行完成后关闭序号项目状态状态定义1新建项目申请单已录入但尚未提交，可保存后后续提交2提交/审批项目申请单提交工作流审批/审批通过3拒绝/收回项目申请单审批拒绝/自行收回集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点项目资料清单定义项目资料清单同具体的项目分类以及项目阶段相关联，在项目信息维护时进行上传更新，由系统自动进行校验，确保项目资料完整，查阅方便集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点经济性指标项目经济性指标用来评估项目的执行效益，在项目立项时维护指标预估值，在项目执行阶段基于项目调整申请进行更新和版本管理，不同版本间的项目指标可以进行对比分析集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点项目基础信息1、项目基础信息集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点项目业务信息集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点项目业务信息-资源明细集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点项目业务信息-项目预算/年度预算集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点项目业务信息-进度跟踪1、关键里程碑集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点项目业务信息-版本管理集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点项目业务信息-组织架构/资金来源集团管控信息化详细解决方案-项目管理-方案要点项目业务信息-经济指标/附件清单集团管控信息化详细解决方案-招采管理采购需求阶段一般采购申请采购寻源阶段采购申请审批紧急采购申请SORSOR确定候选供应商招标寻源PSAASL单一供应商申请需求部门推荐特定物料/限定金额三家比价采购信息记录定点定价阶段物料主数据管理供应商主数据管理发送RFQ商务谈判采购管理委员会商务合同阶段发起合同一次性合同/框架协议合同会审合同审批合同确认/归档在线合同编辑/范本管理文本加密/打印合同签署采购申请环节-采购申请发起及审批1、单据类型选择2、选择物料编码，填写采购物料规格及形成说明3、填写单价、数量、成本中心、费用项目等信息4、上传附件采购申请环节-采购申请发起及审批1、查询跟踪所有提交的流程2、审批人待办事项通知3、单据审批页面采购申请环节-采购申请单分配1、采购申请审批通过后统一汇总到采购业务员，由采购业务员根据工作分工分配至具体采购业务员采购合同环节-采购申请创建合同1、采购申请创建合同2、填写合同头信息采购合同环节-采购合同维护1、进入合同主页面集团管控信息化详细解决方案-合同管理的模型概述

从广义上来讲，合同管理应当可以覆盖合同的全生命周期，支持合同从洽谈起草、编写、审批以及签署通过的全过程；并对交付、验收环节进行查询，跟踪，确保合同签订事项的履行。合同执行过程、变更过程都应完整的记录，跟踪，直至合同失效。合同管理的关键合同的草拟及申请合同的修订及审批合同的交付及执行合同的变更/续签/中止合同过程查询及履行分析

流程的持续优化合同的变更/续签/中止合同的审批合同查询及履行分析合同交付执行合同的修订统一合同库合同的草拟及申请持续优化集团管控信息化详细解决方案-合同管理功能框架合同管理合同归档管理分析查询报表合同执行管理合同流程管理合同基础数据管理合同类型管理合同形式管理合同编码管理合同附件管理格式合同管理电子合同草拟在线合同会审在线合同审批合同水印合同确认合同条款合同资金计划合同标的物清单合同集中授权采购订单验收及收货合同付款合同预归档合同确认归档合同签署签字版合同回传合同分类汇总查询合同执行情况查询合同归档查询合同流程效率分析合同印花税报表合同流程合规性分析合同流程业务量分析集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-基础数据管理基础数据管理合同形式管理序号分类编码合同分类分类说明1P(Purchase)采购合同日常经营活动中实物和服务采购而签订的合同2S(Sales)销售合同产品销售/委托开发/废物处置等销售相关业务签订的合同3Q(Others)其他合同投资类、研发类、股权投资、股权转让等业务签订的合同----合同管理架构搭建合同类型管理采购合同销售合同其它合同合同形式标准合同框架协议合同协议执行合同(采购订单)与供应商签订的一次性可执行合同，无需下达采购订单与供应商协定一段时间内的物品单价或权利义务等内容的合同依据框架协议合同，根据现阶段业务实际需要下达可执行的采购订单补充协议当合同执行过程中，需要增加或变更合同内容时补充签订的合同，是原合同的补充合同，需关联原合同集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-基础数据管理1、合同类型定义(业务条线)2、合同类型定义(财务条线)3、合同形式集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-基础数据管理格式合同管理格式合同类型格式合同分配格式合同变更格式合同预览格式合同打印1、格式合同类型定义2、合同条款分配3、合同类型分配1、格式合同条款微调可由法务人员直接修改格式合同条款；2、格式合同大范围的调整需由法务人员发起申请流程，审批通过后由技术人员完成集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-基础数据管理合同编码管理合同流水号合同归档号附属合同编号合同附件管理合同附件审批文件附件清单权限控制序号合同编码生成规则用途1合同流水号创建合同时按照规则自动生成记录合同在系统中的唯一序列号2合同归档号合同审批通过时按规则生成记录合同的生效业务编号，与业务分类相关，号码一直连续3附属合同编号基于原合同在审批通过时生成原合同编号加附属编号，记录附属合同同原合同的关联关系1、在系统中定义合同附件及审批文件库并分配给具体合同类型形成合同附件清单2、合同提交时自动进行检查判断，附件是否上传完整集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-合同流程管理电子合同草拟合同基础信息供应商/客户信息标的物信息合同条款等1、采购申请创建合同2、填写合同头信息集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-合同流程管理1、进入合同主页面集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-合同流程管理3、维护合同条款1、维护合同付款计划2、维护采购明细信息资金计划付款要求付款日期付款比例付款金额标的物清单标的物信息数量价格信息税金税率信息采购物流信息集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点--合同流程管理1、维护合同条款2、进行合同授权3、勾选会签部门4、上传合同附件集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点--合同流程管理1、合同审核、审批2、合同转交3、添加会签在线合同审批合同摘要审批合同内容审批合同附件审批合同审批转交及会签集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-合同流程管理1、格式合同预览2、合同打印签署合同预览PDF自动转换合同编码水印公司LOGO水印合同文本实时预览合同签署合同打印合同签署集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-合同流程管理1、采购合同回传合同回传合同扫描合同上传集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-合同流程管理1、采购员发起合同归档2、法务部确认合同归档3、财务合同确认合同确认归档合同确认归档在线合同查询合同预归档合同提交归档集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-合同执行管理1、采购订单下达2、采购订单维护采购订单采购订单下达采购订单审批采购订单确认集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-合同执行管理1、采购订单确认集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-合同执行管理1、采购订单打印收货及验收环节-收货及验收单创建1、采购订单创建收货及验收单2、收货及验收单维护验收及收货收货验收单创建授权验收凭据收货验收确认采购付款环节-付款申请单创建1、采购订单创建付款申请2、付款申请头信息维护合同付款付款/预付款零星付款采购付款环节-付款申请单维护1、付款明细信息维护2、发票信息维护集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点-分析分析查询报表分类汇总查询印花税查询执行情况查询----数据挖掘/数据分析合同归档查询流程效率分析合规性分析业务量分析集团管控信息化详细解决方案-合同管理方案要点分析查询报表----数据挖掘/数据分析分类汇总查询印花税查询执行情况查询合同归档查询流程效率分析合规性分析业务量分析收货及验收环节-收货及验收管理1、采购订单创建收货及验收单2、收货及验收单维护集团管控信息化详细解决方案-付款管理付款的业务类型序号业务类型支付对象支付条件支付依据1付款申请对公1、如签订合同且需验收，则必须验收后才能支付，全额支付金额不能大于已验收金额2、如签订合同且无需验收，则必须在合同在生效后才能发起支付，且支付金额不能大于合同金额立项信息、合同信息、验收信息2预付款申请对公预付款申请必须签订合同，根据合同中约定的付款条款比例支付合同预付款立项信息、合同信息3零星付款对公如无需签订合同，可通过零星付款方式进行支付，付款金额不能大于立项金额和发票金额立项信息、付款信息、实物发票4零星预付款对公主要用于小额的零星对公预付款，无需签订合同，预付款金额不能大于立项金额立项信息、预付款事项5费用报销对私主要用于个人费用报销，报销金额不能大于立项金额和发票金额立项信息、报销事项、实物发票6个人借款对私主要用于员工个人借款，借款金额不能大于立项金额立项信息、接口事项