集团办公室管理手册

PAGE营运管理手册手册编码：集团办公室管理手册批准人： 受控状态： 分发号码： 版次： 颁发日期： 集团办公室管理手册修改日期：修改次数：0目录章节标题页码1概述 1-12组织机构 2-1-12.1组织机构图表………………2-1-12.2主要工作内容………………2-2-12.3质量目标及质量措施………2-3-13各单位工作职责及管理制度……………3-1-1-13.1秘书室……………………3-1-1-13.1.1秘书室岗位设置图及其职能…………3-1-1-13.1.2秘书室各岗位职责说明………………3-1-2-13.1.3秘书室管理制度……3-1-2-1-13.1.3.1xx集团公文管理办法…………3-1-2-1-13.1.3.2xx集团公文审批规定…………3-1-2-2-13.1.3.3xx集团有限公司执行层成员公文审批规定…3-1-2-3-13.1.3.4xx集团公文审批质量奖惩办法………………3-1-2-4-13.1.3.5xx集团会议制度………………3-1-2-5-13.1.3.6xx集团人员出差审批规定……3-1-2-6-13.1.3.7xx集团有限公司印章管理规定………………3-1-2-7-13.1.3.8xx集团保密工作规定…………3-1-2-8-13.1.3.9xx集团文秘工作奖惩办法……3-1-2-9-13.1.3.10xx集团总部与各驻外机构、各控股子公司之间文件传递有关规定………………3-1-2-10-13.1.3.11xx集团特殊情况报告制度……3-1-2-11-13.1.3.12xx集团公文格式细则…………3-1-2-12-13.2宣传中心…………………3-2-1-13.2.1宣传中心岗位设置图及其职责………3-2-1-13.2.2宣传中心各岗位职责说明……………3-2-2-13.2.3宣传中心管理制度……3-2-3-13.2.3.1xx集团新闻发布与管理办法…3-2-3-1-13.2.3.2对外介绍xx集团情况暂行规定………………3-2-3-2-13.3公共事务办公室…………3-3-1-13.3.1公共事务办公室岗位设置图及其职能………………3-3-1-13.3.2公共事务办公室各岗位职责说明……3-3-2-13.3.3公共事务办公室工作流程……………3-3-3-13.3.4公共事务办公室管理制度……………3-3-4-13.3.4.1xx集团领导公务活动送迎礼仪规定…………3-3-4-1-13.3.4.2xx集团各驻外机构接待工作规定……………3-3-4-2-13.3.4.3xx集团接待工作人员行为准则………………3-3-4-3-13.3.4.4xx集团宾客参观考察行程安排模板…………3-3-4-4-13.3.4.5xx集团外交礼仪常识…………3-3-4-5-13.4后勤服务中心……………3-4-1-13.4.1后勤服务中心岗位设置图及其职能…3-4-1-13.4.2后勤服务中心各岗位职责说明………3-4-2-13.4.3后勤服务中心工作流程………………3-4-3-13.4.4后勤服务中心管理制度………………3-4-4-13.4.4.1xx集团招待所入住管理办法…3-3-4-4-14附录 4-1-14.1办公室使用表格清单………4-1-14.2办公室使用法规清单………4-2-1xx集团办公室管理手册21修改日期：页码：1-PAGE2修改次数：0概述1 手册说明为建立和健全xx质量体系，xx集团办公室依据质量体系文件，编写了《xx集团办公室管理手册》(共1册)。《xx集团办公室管理手册》由集团办公室主任负责组织编写，经集团办公室各单位审核后，报集团办公室主任签发。手册发放范围为：xx集团办公室各单位(电子版本)。本手册作为xx集团办公室各单位和全体员工在实际工作中的指导性文件，必须遵照执行。主任室保存最新版《xx集团办公室管理手册》(电子版本)，随时监督手册的实施情况。2 修改说明《xx集团办公室管理手册》根据需要，可随时进行修改。手册的更改采用活页更换形式。修改记录页保留在手册中，在收到修改页之后须及时将修改页插入手册中，在修改记录的相应栏内填写修改序号、修改章/页、修改日期、换页日期和换页人姓名。每次修改文件的说明须放在本修改记录的后面直至用下次修改文件予以替换，当手册进行改版后该修改记录序号从换版后开始。

修改记录表修改序号修改章/页修改日期批准人换页日期换页人原版2001年6月修改日期：页码：2-1-PAGE1修改次数：0组织机构xx集团办公室组织机构图xxxx集团办公室北京办事处秘书室后勤服务中心北京办事处秘书室后勤服务中心公共事务办公室宣传中心xx集团办公室管理手册22修改日期：页码：2-2-PAGE1修改次数：0主要工作职能xx集团办公室主要行使xx集团行政办公事务和后勤服务的管理职能。具体负责集团文件处理、公共事务、企业形象宣传、后勤服务等事务，规划集团行政办公事务和后勤服务体系，出台政策性文件，协调、指导、监督xx集团各单位的行政办公事务和后勤服务工作。xx集团办公室管理手册23修改日期：页码：2-3-PAGE1修改次数：0质量目标及质量措施1 集团办公室的质量目标1.1 公文处理差错率不超过0.1‰，用印差错率为0。1.2 后勤服务满意率为96%。1.3 接待公司客人满意率为100%。2 集团办公室的质量措施2.1 公文处理、用印严格按照《xx集团文件管理办法》、《xx集团公文审批规定》、《文秘工作奖惩办法》等有关规定执行。2.2 后勤服务严格按照《职工住房制度改革方案》、《职工住房基金发放办法》等有关规定执行。2.3 接待工作严格按照《接待工作规程》、《外站人员来琼出差接待工作暂行规定》等有关规定执行。2.4 在质量管理上贯彻ISO9002国际质量保证标准，通过对相关要素的控制实现对本部门的质量承诺。2.5 教育办公室员工站在公司的高度上，对本部门的质量承诺达到“至诚、至善、至精、至美”的最高准则要求。xx集团办公室管理手册311修改日期：页码：3-1-1-PAGE3修改次数：0工作职责及管理制度秘书室岗位设置图及其职能1 秘书室岗位设置图秘书室主任秘书室主任秘书室副主任秘书室副主任机要管理7名档案管理4名文字秘书管理5名机要管理7名档案管理4名文字秘书管理5名主管1名主管1名主管1名主管1名主管1名主管1名文字秘书4名文字秘书4名文件登记、收发1名印信管理2名文件处理秘书3名档案文件登记、收发1名印信管理2名文件处理秘书3名档案管理员1名董事局领导资料、档案管理员2名

2 秘书室职能2.1 秘书服务工作：2.1.1 对董事局和执行层领导下达的各项工作进行跟踪和督办；2.1.2 对董事局、执行层领导提供秘书行政事务服务；2.1.3 董事局和执行层领导出差迎送事务的协调安排；2.1.4 协调和指导旗下各公司的秘书事务；2.1.5 对集团旗下秘书系统进行业务培训；2.2 文字秘书工作：2.2.1 起草集团年度工作计划、总结、董事局和执行层领导讲话稿等重要文件；2.2.2 集团内部董事局和执行层各类会议纪要整理印发；2.2.3 对集团旗下单位对外发文的核稿和公文格式进行统一审核和规范；2.2.4 负责集团公文的起草、印发；2.2.5 领导讲话的整理；2.2.6 整理集团大事纪；2.2.7 集团内部情况通报、工作简报、学习与研究等文件的起草的印发。2.3 机要管理工作：2.3.1 负责集团内部公文与信息传递和督办；2.3.2 负责集团内部网上信息的审核与发布；2.3.3 负责董事局和执行层领导信件、信访等信息的收集和呈报；2.3.4 负责董事局领导和执行层领导出差期间传真件的收集和发送；2.3.5 负责集团对外报送文件的催办和信息反馈；2.3.6 对集团公文处理效率进行通报；2.3.7 负责集团领导之间文件传递的登记与签收；2.3.8 负责集团内部印章的管理和使用；2.3.9 负责旗下各公司董事会印章的管理和使用；2.3.10 负责集团出具介绍信和一般性证明文件；2.3.11 负责集团与各驻外机构的信息文件传递。2.4 档案管理工作：2.4.1 负责集团行政文件的档案管理；2.4.2 负责董事局和执行层领导重要批示的档案管理；2.4.3 负责对集团各单位的文档管理进行指导和监督；2.4.4 负责集团对外发文的档案管理；2.4.5 负责董事局领导个人重要资料的档案管理。xx集团办公室管理手册312修改日期：页码：3-1-3-1-PAGE2修改次数：0秘书室各岗位职责1 秘书室主任职责1.1 组织制定集团文秘制度，并监督实施。1.2 合理安排秘书室各岗位的业务分工，及时布置、检查、指导、协调、考核、评价各岗位的工作。1.3 负责对集团文件、报告等重要文字材料的文印、打字质量的审核。1.4 负责组织集团级综合性会议的会务工作(包括会议通知、文件的准备印发、会场服务、起草纪要、会议决定事项的落实等)。1.5 承担集团部分文件、报告的起草工作，负责对集团的文件、报告提出文字修改意见。1.6 完成领导交办的其他工作。2 副主任职责2.1 组织指导文秘人员认真、细致、周到地做好集团文秘事务性工作。协助办公室领导及秘书室主任提高行政工作效率。2.2 协助秘书室主任开展各项文秘工作。2.3 重要文件的起草工作。2.4 完成领导交办的其他工作。3 文字秘书管理职责3.1 起草集团年度工作计划、总结、董事局和执行层领导讲话稿等重要文件。3.2 集团内部董事局和执行层各类会议纪要整理印发。3.3 对集团旗下单位对外发文的核稿和公文格式进行统一审核和规范。3.4 负责集团公文的起草、印发。3.5 领导讲话的整理。3.6 整理集团大事纪。3.7 集团内部情况通报、工作简报、学习与研究等文件的起草的印发。3.8 对董事局和执行层领导下达的各项工作进行跟踪和督办。3.9 对董事局、执行层领导提供秘书行政事务服务。3.10 董事局和执行层领导出差迎送事务的协调安排。3.11 协调和指导旗下各公司的秘书事务。3.12 对集团旗下秘书系统进行业务培训。4 机要管理职责4.1 负责集团内部公文与信息传递和督办。4.2 负责集团内部网上信息的审核与发布。4.3 负责董事局和执行层领导信件、信访等信息的收集和呈报。4.4 负责董事局领导和执行层领导出差期间传真件的收集和发送。4.5 负责集团对外报送文件的催办和信息反馈。4.6 对集团公文处理效率进行通报。4.7 负责集团领导之间文件传递的登记与签收。4.8 负责集团内部印章的管理和使用。4.9 负责旗下各公司董事会印章的管理和使用。4.10 负责集团出具介绍信和一般性证明文件。4.11 负责集团与各驻外机构的信息文件传递。5 档案管理职责5.1 负责集团行政文件的档案管理。5.2 负责董事局和执行层领导重要批示的档案管理。5.3 负责对集团各单位的文档管理进行指导和监督。5.4 负责集团对外发文的档案管理。5.5 负责董事局领导个人重要资料的档案管理。xx集团办公室管理手册331修改日期：页码：3-1-3-1-PAGE13版修改次数：0秘书室管理制度xx集团公文管理办法1 总则1.1 为了对xx集团的公文进行有效的管理，保持集团各单位所使用公文的有效性，保证集团高效、规范运作，特制订本办法。1.2 本办法所指公文系指除质量体系文件以外的“绿头文件”或“红头文件”。“绿头文件”、“红头文件”系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文。如套有“xx集团”、“海南航空股份有限公司文件”等字样的公文。质量体系文件系指描述质量体系的一整套文件。1.3 本文中“xx股份”指“海南航空股份有限公司”，“集团公司”指xx集团有限公司。1.4 公文管理的基本原则是准确、及时和保密。1.5 各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法，但不能与本办法相抵触。2 公文的分类2.1 根据受控状态，分为受控和非受控公文。受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理，确保其有效性的公文。为明显区别受控和非受控公文，在受控公文上应加盖“受控文件”红色印章，并注明分发号(即序号)。但集团各单位印发的“绿头文件”或“红头文件”可以不盖受控章，但应注明分发号(在左上角标明)。2.3 根据公文种类(简称“文种”)，xx集团各单位常用公文主要分为通知、决定、决议、请示、报告、函、批复、通报、会议纪要等。2.3.1 通知：传达上级单位的指示，批转下级单位的公文，转发上级单位、同级单位和没有隶属关系单位的公文，发布行政法规和规章，要求下级单位办理和需有关单位周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。2.3.2 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。2.3.3 决议：适用于经股东大会、董事会、监事会以及经营决策层讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。2.3.4 请示：适用于向上级单位请求指示和批准。2.3.5 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问或要求。2.3.6 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管单位请求批准等。2.3.7 批复：适用于答复下级单位请示事项。2.3.8 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。2.3.9 会议纪要：适用于记载和传达会议主要精神和议定事项，要求有关单位遵守执行。3 公文的起草3.1 行文规则3.1.1 向上级单位行文，一般应主报一个上级单位，如需报送其它相关的上级单位，可用“抄报”形式。3.1.2 一般情况下，除领导直接交办的工作外，下级单位不得越级行文请示问题。因特殊情况必须越级行文时，应当抄报被越过的上级单位。3.1.3 同级单位可以联合行文。但联合行文应当确有必要，单位不宜过多。3.1.4 “请示”应当一文一事；“报告”中不得夹带请示事项。3.1.5 各平行单位或不相隶属的其它单位之间告知事项、联系工作、商洽业务，用函件相互行文。3.1.6 向上级单位的“请示”，不可同时向下级单位发送。向下级单位的重要行文，可以抄报上级单位。除上级领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人，尤其不能将同一请示分送多位领导。3.1.7 发文单位应准确确定公文的主送、抄送单位及份数。3.2 正式公文的标印格式 详见《xx集团公文格式细则》3.3 公文的起草3.3.1 起草公文，是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。起草重要公文，应当由单位各部门领导干部亲自动手或亲自组织和指导下进行。3.3.2 公文起草的基本要求全面准确地反映客观情况，符合本单位决策的方向、方针和政策以及有关规程、规章。完整、准确地体现本单位领导或集团领导的意图。突出重点，观点鲜明，条理清楚，层次分明，结构严谨，文字精炼，标点符号使用准确。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体年、月、日。公文结构层次序数第一层为“一”，第二层为“(二)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。为了便于把规章、制度、程序等之类的公文收集到体系文件中，此类公文结构层次序数表示为第一层“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”，也可用(1)或a等表示，超过四层用(1)或a等表示。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。必须使用国家法定的计量单位。3.3.3 起草公文要征求有关部门或领导个人的意见；联合行文，要征求各联合单位的意见或由各联名单位共同起草。3.3.4 起草、修改和签批的公文，用笔用墨必须符合存档要求。一般用黑色钢笔书写，不得使用铅笔、圆珠笔和蓝色钢笔书写，也不得在文稿装订线外书写。凡字潦草或修改较多以及不合要求的文稿，应当重写清楚后，再呈领导审批。3.4 公文的校对、审核3.4.1 文稿在送领导审核之前，应认真校对，避免在送给领导审核的文稿中有错别字的现象。拟稿人和核稿人不能是同一个人，核稿工作由各单位的负责人负责。3.4.2 校对书面文稿，校对符号应当使用规范、正确(详见附表《校对符合及其用法》)。3.4.3 为确保公文质量，文稿在送本单位领导审批之前，须经拟稿部门领导审核。3.4.4 公文稿审核的重点是：是否需要行文。内容是否符合公司和集团决策的方向、方针、政策以及有关的规章和规程，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的相关公文相衔接。提出的措施和办法是否符合实际、切实可行。内容涉及的部门是否经过协调，意见是否一致。文字表述是否概念准确、简明扼要、条理清楚、语法规范。是否符合规定的审批、会签手续。公文格式是否符合要求，文种的选择是否适当，秘密等级、紧急程度、发布范围等标注是否合理。3.4.5 文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商或请其修改；如文稿已经领导人审批过，下级一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审批领导人复审。校核后的文稿应由有关领导人审核、签发(批)方能盖印上报或发出。3.4.6 各部门应正确使用和填写发文稿纸、呈批单及其它审批单，如使用、填写不正确，公文处理员有权退回。4 公文传递程序4.1 各单位凡是需要给本单位领导阅批的公文必须送至本单位专职公文处理员处，由专职公文处理员呈本单位领导阅批。各单位凡是需要给集团领导阅批的公文必须送至集团办公室专职公文处理员处，由专职公文处理员呈集团领导阅批。4.2 领导阅批完的公文由领导秘书送至专职公文处理员，由专职公文处理员分送各相关单位。4.3 xx集团下属各单位的公文传递一般经xx集团办公室中转。4.4 集团领导秘书一概不接收其他任何人员呈报的公文，亦不得将集团领导已呈批的公文直接下发，应送至集团办公室秘书室专职公文处理员处，由其统一处理。在特殊情况下，如集团领导直接交办的事项或各单位有特急件需直接送集团领导审批时，可以直接送至集团领导处，但需当场取走。如果集团领导因故当场不能审批时，应将公文送至xx集团秘书室，由秘书室按特急件处理。4.5 各单位之间传递的公文，如不经过集团领导或执行层领导阅批，可不经过各单位办公室中转，由各部门文秘之间直接传递。4.6 呈批件的报批程序是自下而上报批，传阅件自上而下传阅。呈批或传阅可根据业务分工的不同而由专职公文处理员决定阅批人。4.7 各单位送给省政府的公文，可由办公室专职机要人员送达，并负责催办。送给省各厅、局及其它单位的公文，如省各厅、局及其它单位在海南省委公文交换站设有公文交换箱，则可由办公室专职机要人员送达，如未设公文交换箱，则由各单位自行送达。外单位对xx集团的发文，如要求派员取文，则由xx集团对口部门自行取文。发给省外单位的公文，各单位可把公文交给集团办公室专职公文传递员通过航班带给省外，并自行负责催办。4.8 各单位公文处理员应严格做好收、发文登记工作，以便掌握公文的去向。5 公文的审批权限参照各单位自行制订的有关公文审批规定。6 公文和信息的发布、接收6.1 网络发文6.1.1 集团内部网发文6.1.1.1 凡是需要集团全体员工知晓的公文和信息，均在内部网上发布，一般不能使用电子邮件发送。其它公文如发送范围较广，而且不存在秘密的公文，也可在内部网上发布。上网文件均按照公文审批程序审批后方能上网。在集团内部网上发文具体范围如下：(1) 指挥类：机构设立文件、人员任免文件、定岗定位文件、奖惩文件、嘉奖令、各类工作指令、安全信息、安全提示及各单位办公例会纪要和普发性会议纪要、各部门下发的工作会议纪要等；(2) 知照类：普发性的通知，包括集团各单位、各部门发布的各种通知、通报、通告、公告、决议、情况通报、工作简报，人事工作月报表、服务质量督察通报、办公秩序检查情况通报、工作快讯等；(3) 规范类：xx集团各单位各部门下发的各种规章制度、章程、条例、办法、细则等；(4) 计划类：xx集团各单位的工作计划、规划和方案等；(5) 讲话类：欢迎词、欢送词、答谢词等；(6) 日常事务类：函、感谢信、慰问信、贺信、表扬信、请柬等；(7) 其它：学习与研究等。6.1.1.2 xx集团各板块的信息发布和网页更新由各板块头企业办公室负责；xx集团本部和其他相关产业板块的信息发布和网页更新由集团办公室负责。各单位如要在内部网上发文，可发邮件给各板块龙头企业办公室，经审核无误后发布。6.1.1.3 内部网上公文的保留期限规章、制度及其它长期执行的公文，在网上长期保存，但如发布新公文、废止旧公文时，应把废止的旧公文从网上删除，以免误用；其它公文自发布之日起均保留一年以上，对一些已失效的公文也可定期删除。6.1.2 电子邮件发文6.1.2.1 凡发送范围较窄，而且不需要全体员工知晓的公文，则用电子邮件发送。机密公文可以以电子邮件发送也可以书面形式发送到相关人员，但用电子邮件发送时应设定打开公文密码。绝密公文只以书面形式发送。6.1.2.2 为防止电子公文被修改，所有正式发布的电子公文应设定为“以只读方式打开文档”，然后发送。6.1.2.3 以集团或公司名义发布的电子公文，公文经办人把电子邮件发送给xx集团办公室文秘或各企业办公室文秘，由办公室文秘审核无误后发送给相关部门文秘或直接发送给相关人员；以部门名义发布的电子公文，公文经办人把电子公文发送给本部门文秘，经本部门文秘审核无误后发送给相关部门文秘或直接发送给相关人员。6.1.2.4 当网络出现故障不能发布公文时，网络恢复正常后应及时发布。如有急件，由制文单位把公文内容通知相关人员，以免耽误工作。6.1.3 公文网络发布后，如有修改后重发，应发电子邮件作公文修改提示。6.1.4 员工上班时间，内部网和Outlook应随时处于开通状态，以保证信息的及时接收。如工作时间太忙，每天下班之前应抽出一定时间阅读邮件和内部网公文。6.2 书面发文6.2.1 书面公文除作为存档用以外，还作为网络发文的必要补充，以下情况以书面形式发布：6.2.1.1 公文发给集团以外的单位时。6.2.1.2 不能浏览到集团内部网或不能收到电子邮件的驻外机构。6.2.1.3 部分机密和绝密公文。6.2.1.4 根据集团领导要求发给相关人员。6.2.1.5 不能输入电脑，无法用网络发布时。6.2.2 公文书面发布后，如有修改后重发，应把旧公文收回，以免误用。6.3 公文发布时，如紧急件，发布人应电话或当面通知相关人员，以免耽误工作。6.4 为了保证公文的有效性，任何人不得随意复制或下载网络上的公文以及书面印发的公文。如因工作确需复制，经本单位或部门文件管理员同意并加盖“受控文件”红色印章，并编号、登记，方能使用。否则，任何复制的公文都是无效的公文，仅供参考，不能作为工作的依据，应以网上公文或书面原件为准。6.5 “绿头文件”与质量体系文件的修改及引用 各单位印发的“绿头文件”，如该文件是对旧文件进行修改并重新印发，同时，旧文件已存在于质量体系文件中，各单位应同时将网上质量体系文件作相应修改，或在质量体系文件中注明引用该文件。7 公文办理7.1 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括：传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括：拟稿、校对、审核、签发、印制、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。7.2 签收公文要逐件清点，重要公文要逐页查点；如发现问题，应及时向发文部门查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。收文后要编号，编号一般采用流水式编号法。7.3 登记公文须将标题、发文字号(编号)、缓急时限、来文单位、发往单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚，以利查询。7.4 批抄公文要根据内容，工作需要，确定公文主批人、承办单位以及印发范围。急件要及时处理。7.5 需要办理的公文，应根据公文内容请主管领导人批示，或注请有关职能部门办理。注请主管领导人指示的公文，一般应提出拟办意见，并附有关背景材料，供领导审批时参考。7.6 为了使到xx集团下属单位及时了解集团各方面的情况，各单位印发的关于重大人事任免、机构调整等知照性通知、工作简报、情况通报以及内部刊物应同时抄送xx集团各单位。7.7 分发公文要严格按批抄范围进行。时限性强的需及时分送，以免压误。密级较高的公文，要尽量缩小知密范围。7.8 承办单位在办事时要遵循以下原则：凡属本单位职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文单位，同时抄送交办单位销案；凡涉及其它单位业务的事项，主办单位要主动会同有关单位办理；凡须报请集团领导或执行层领导审批的重要事项，应由主办单位提出处理意见，如文稿内容涉及其它单位，应与其协商并取得一致意见，然后送请领导审批。7.9 各单位要建立公文催办检查制度，做到件件有着落，事事有交待。凡是已报请领导人批示或者交有关单位办理的公文，由公文管理员负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，要及时了解和反馈执行情况。7.10 呈报集团领导和执行层领导的公文和部门之间报批的公文审批时限：7.10.1 一般公文如财务预算、经济合同的审核，各部门审核不超过三天；7.10.2 急件一天；7.10.3 特急件收到后立即审批；7.10.4 涉及重大合同的审核，审核部门不超过五天；7.10.5 公司重要人事任免、人员考核等公文的审批不超过五天；7.10.6 对超过审批时限的公文，如无解释、说明意见，则视为同意，由秘书室收回并加盖“此文件已过审批时限视为同意”的印章，经办公室领导签字后按流程继续执行。7.10.6 公文的催办由各单位文秘负责，对公文审核、审批过程中出现的人为压件、审批效率严重低下，导致工作延误的现象，由各单位办公室会同人事部进行调查，对各单位文秘及领导一并提出处理意见，严肃处理。7.11 传阅公文要严格登记手续，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。7.12 传递公文必须做到准确、及时、安全。传递秘密公文应采取相应的保密措施，确保公文安全。7.13 印制公文，应按轻重缓急安排，迅速准确，字样清晰，装订整齐，符合格式。校对人对复印的稿件负责。校对必须认真细致、准确无误。原稿不清楚的，应请拟稿人看过清样后再复印。秘密公文的印刷、校对应尽量减少接触人员。绝密公文的印刷、校对应指定专人进行。7.14 集团印章由集团办公室掌管，集团各部门印章由各部门自行掌管。集团各公司印章由各公司办公室专人掌管，并负责用印监印。凡以公司名义制发的公文，须凭经签发的文稿，方予用印。公文盖章时，应把该公文的邮子邮件发给印章管理人员存档，公文盖章后，文稿连同加盖印章的两份正式公文交由档案管理员存档保管。如发现公文不符合要求，监印人有责任向有关人员提出意见，经修正后方予用印，并进行用印登记。合同、协议用印后，如对方单位未盖章，原件先存办公室，待对方盖完章后连同批件复印一份存办公室，一份送审计与法律事务室备案，原件一般存计财部。部门印章由各部门自行管理。7.15 如用传真纸接收的需存档或送请领导审阅的传真件，应复制后再行处理，以利长期保存。8 公文的利用和管理8.1 各单位应指定专人对公文进行严格的管理。8.2 需送领导传阅的公文，一般按其排列顺序及时送阅；未经公文制发部门同意，公文的阅读和传达范围不得自行扩大。8.3 借用公文或公文底稿，一律办理有关手续。员工调离公司时，必须清退其保存的全部公文。8.4 上级主管单位对集团各公司的发文，原件一般存集团各公司办公室，除绝密或注明不准翻印的外，一般公文可以翻印、转发、复印对口单位。翻印、转发、复印件的管理办法与原件相同。翻印时应注明翻印的部门、份数和时间。8.5 因工作需要，借阅已存档的整卷公文或密级公文须经部门领导批准同意，并办理借阅手续。8.6 公文的保管期限一般由公文的利用价值和工作需要来决定。归档的公文根据档案管理办法确定保管期限，一般的质量记录保存一年以上，重要的质量记录由各单位自行确定保管期限。8.7 作废公文须盖上“作废”印章，单独存放在指定地点，并定期销毁。需作资料保留的作废公文，由本单位公文管理人员同时加盖“保留资料”红色印章方可留用。9 公文的立卷、归档和销毁9.1 应归档的公文，由档案管理人员定期清理归档。9.2 公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整、正确反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。案卷标题要准确地反映出卷内事件的作者、内容和文种。立好的案卷均应确定保管期限。9.3 没有存档和参考价值的公文原件，经公文管理员鉴别和部门负责人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要履行严格的登记手续，经部门负责人批准后由二人以上监销并签字，保证不丢失，不漏销。非特殊情况下，个人不得销毁公文。10 公文的保密和解密10.1 公文的保密参照《xx集团保密工作规定》。10.2 密级公文的解密主要有两种途径，一是随着时间的推移，自行解密；二是对不需要继续保密的公文，由发文单位适时予以解密。附：1、校对符号及其用法2、文件登记表3、借阅资料登记表

校对符号及其用法标号形态符号作用用法示例说明○改正增高公文质量提○删除提高公文物质质量○△△保留认真搞好校对工作△△除在删除的字符下画△外，并在原删除符号上画两坚线。增补对要搞好校工作增补的字符较多，圈起来有困难时，可用线画清增补的范围。对调认真经验总结转移校对工作，提高公文质量要重视接排要重视校对工作，提高公文质量VV另起段VV完成了任务。明年……上移下移序号数量名称字符上移到缺口左右水平线处。字符下移到箭头所指的短线处。左右移要重视校对工作，提高公文质量字符移到箭头所指的短线处。VVV加大空距VVV一、校对程序表示适当加大空距减小空距二、校对程序表示适当减少空距○○○○代替机器由许多另件组成，零有的另件是铸出来的，有的另件是……同页内，要改正许多相同的字符，用此代号，在页边注明xx集团办公室管理手册331修改日期：页码：3-1-3-1-PAGE16版修改次数：0文件登记表30作1-17日期文号编号文件标题密级紧急程度件数签收人单位备注

借阅资料登记表30作1-19借阅日期文号编号标题份数借阅人所在单位电话批准人退回时间确认人备注xx集团办公室管理手册332修改日期：页码：3-1-3-2-PAGE9版修改次数：0xx集团公文审批规定1 总则1.1 xx集团各类公文，是贯彻xx集团决策层指示的重要工具，是指导和商洽工作，请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。做好公文处理工作，对于保证xx集团高效、规范运作具有重要意义。1.2 xx集团办公室是公文处理的管理机构，负责指导xx集团的公文处理工作，并负责xx集团公文的统一收发、呈批、传递、立卷、归档和销毁工作。1.3 此规定包括xx集团的文件和xx集团各下属企业上报xx集团的文件。2 财务类文件2.1 财务类文件审批权限2.1.1 xx集团本部在年度用款内的预算及报销审批，由xx集团执行层审批。2.1.2 xx集团各板块涉及年度用款计划和经营计划制订、增减年度用款和经营计划、超年度计划支出等文件由董事局审批。2.1.3 xx集团各板块年度计划内用款、日常生产经营类财务文件由各板块执行层审批。2.2 财务类文件审批程序2.2.1 xx集团各板块财务计划编制、合同审批、机动用款、付款与报销、财务监督等文件参照xx集团资金计划及使用程序的有关规定执行。2.2.2 xx集团各板块上市公司向中国证券会上报的财务数据和需向外界披露的机密财务数据，由各板块执行层领导审批后，经xx集团证券业务部→xx集团财务总监审核，报xx集团执行层分管领导→副董事长→董事长审批。2.2.3 xx集团各板块对外申请贷款的文件，由其它板块公司或xx集团提供担保或物品抵押以办理贷款手续的文件，由各板块执行总裁审批后，经xx集团财务总监审核，报xx集团执行层分管领导→董事长或副董事长审批。2.2.4 xx集团本部每月例行报送国内、省内各级主管单位的各类月报表，由各部门总经理审核后，报xx集团财务总监→分管执行副总裁审批。2.2.5 xx集团本部请求外单位予以贷款担保、银行借款单据及附加材料由财务总监审核，报执行总裁→副董事长→董事长审批。2.2.6 xx集团本部己经批准的一笔贷款分为多次申请的，所作文件报财务总监审批。xx集团各板块己经批准的一笔贷款分为多次申请的，所作文件报xx集团财务总监审批，同时抄报本板块的执行总裁阅知。2.2.7 xx集团本部员工向银行申请办理个人信用卡，需要xx集团提供担保的，经部门总经理→计划财务部总经理审核后，报xx集团执行层分管领导审批。xx集团各板块员工向银行申请办理单位信用卡及个人信用卡，需要各板块企业提供担保的，由本板块执行总裁审批。2.2.8 xx集团各板块和xx集团本部所有股权投资及工程项目投资计划由各板块执行总裁和xx集团分管执行副总裁→执行总裁审核后，报xx集团副董事长→董事长审批。2.2.9 xx集团本部计划内的预算、付款及报销，金额在25万元以上的，由计划财务部审核，报财务总监→执行总裁审批；金额在5万元以上至25万元(含)以下的，由计划财务部审核，报财务总监→分管执行副总裁审批；金额在5万元(含)以下的，由xx集团各部门总经理审批。3 项目立项、基本建设类文件3.1 xx集团内项目立项文件审批权限3.1.1 集团各板块投资类计划外项目立项等申报文件由董事局审批。3.1.2 非投资类计划內项目立项由各板块执行层审批。3.2 项目立项文件审批程序3.2.1 xx集团各板块的投资类计划外项目立项等申报文件由各板块执行层审批后，经xx集团分管执行副总裁审核后，报xx集团执行层分管领导→副董事长→董事长审批。3.2.2 xx集团各板块计划外的基本建设工程等申报文件由各板块执行层审核后，报xx集团副董事长→董事长审批；在办理过程中涉及的报建、验收及相关资料，由各板块执行总裁审批。3.2.3 xx集团各板块计划内投资类的项目立项、基本建设工程由各板块的执行总裁审核→xx集团副董事长→董事长审批，抄xx集团执行总裁。xx集团本部內的投资类的项目立项、基本建设工程由分管执行副总裁审核，报执行总裁→副董事长→董事长审批。3.2.4 xx集团信息系统开发等用款合同由计划财务部→律师审核后，报分管执行副总裁→执行总裁审批。3.2.5 xx集团各板块设立新公司机构名称、注册资本、公司章程、股权比例、出资方式、出资期限、董事会、监事会，由各板块执行层领导审核后，报xx集团执行层分管领导→副董事长→董事长审批。3.2.6 xx集团各板块参股股权管理，根据被参股企业的经营情况，各板块提出的股权处理意见，报xx集团分管执行副总裁→执行总裁→副董事长→董事长审批。4 法律诉讼及审计类文件4.1 xx集团各板块及其下属各单位的内部审计报告和法律工作方面的文件，由xx集团审计与法律事务室审核，报xx集团分管执行副总裁→副董事长→董事长审批。4.2 xx集团各板块的历史遗留法律问题的处理及与该问题相关联的有关法律文件，由xx集团审计与法律事务室审核，报xx集团执行层分管领导→副董事长→董事长审批。4.3 xx集团各板块有关法律诉讼文件，由各板块报经xx集团审计与法律事务室审核后，报xx集团分管执行副总裁→副董事长审批。4.4 xx集团本部的内部审计报告，由分管执行副总裁审核后，报执行总裁→副董事长→董事长审批。5 人事类文件xx集团人事任免、定岗定位以及人员奖惩通报参照xx集团人力资源部下发的有关规定执行。6 出国类文件6.1 xx集团出国人员文件审批权限6.1.1 xx集团非公务外请人员及xx集团执行副总裁以上人员出国文件，由xx集团董事局审批。6.1.2 xx集团本部内部员工因公因私出国及xx集团各板块公司员工因公出国文件，由执行层领导审批。6.2 xx集团出国类文件审批程序6.2.1 xx集团各板块公司非公务外请(费用由各板块公司自行支付，或xx集团邀请的)人员出国文件，由各板块执行层审核后，报xx集团副董事长→董事长审批。6.2.2 xx集团执行副总裁(含)以上领导出国文件，经各板块执行总裁审核后，报副董事长→董事长审批。6.2.3 xx集团本部员工因公因私出国文件，报分管执行副总裁→执行总裁审批。6.2.4 涉及xx股份公司接机等外请技术人员的出国文件，由xx股份公司执行副总裁→执行总裁审批。6.2.5 为xx股份公司驻场外籍代表、外籍飞行人员申办签证及签证延期的文件，由xx股份公司执行副总裁或执行总裁审批。6.2.6 xx集团各板块人员因公出国文件，由各板块第一负责人审核，报各板块龙头企业第一负责人审批。6.2.7 xx集团各板块员工人事关系在公司，凡符合政审条件的政审手续，凭批准后的审批表，由xx集团人力资源部总经理审批；凡不符合政审条件的，由党委书记审批。外单位人员政审均由党委书记审批。7 行政类文件7.1 xx集团情况通报、工作简报、学习与研究、决策参考等文件，由xx集团办公室审核，报分管执行副总裁审批。7.2 xx集团各板块内部日常行政管理类文件由各板块执行层审批。7.3 涉及xx集团对外形象和以董事局名义发的文件由xx集团董事局审批。7.4 xx集团各板块的公司董事会、股东大会文件，由各板块董事长审批，抄报xx集团董事局。7.5 以xx集团副董事长、董事长名义对外发送的文件、传真、信函及需加盖法人代表印章的文件材料或报告，由副董事长或董事长审批。7.6 以xx集团名义报送省、市及国家部委的请示、报告文件，由xx集团分管执行副总裁核稿，报执行总裁→副董事长→董事长审批。7.7 涉及xx集团各板块或xx集团本部的大型庆典方案文件,由xx集团办公室主任审核后，报xx集团分管执行副总裁→执行总裁→副董事长→董事长审批；活动仪式结束后形成的各类情况通报和工作简报由xx集团执行层分管领导审批。7.8 xx集团年度工作总结，由xx集团办公室汇总，分别报xx集团董事局成员审阅，办公室汇总修改后，报副董事长→董事长审批。7.9 xx集团节假日放假及节假日值班通知的文件，由xx集团办公室汇总，报xx集团分管执行副总裁或执行总裁审批。7.10 xx集团内部专题事项的办理，已经由xx集团执行总裁授权负责办理的，则由被授权人代表公司全权处理，在办理过程中所需的文件、纪要、协议、授权及图表等材料经被授权人签署。7.11 涉及xx集团的各类规章制度性文件，由xx集团执行副总裁→执行总裁审批。7.12 xx集团本部因工作业务需要所出具的介绍信或一般性证明，由经办人所在部门领导或xx集团办公室领导批准；出具重要证明，由经办人所在部门领导审核后报xx集团执行层分管领导审批。7.13 xx集团工作简报、情况通报、会议纪要、学习与研究等一般性文件，由分管执行副总裁审批。7.14 涉及xx集团领导交办事项的有关文件经有关程序审核后，必须报交办领导审批。7.15 xx集团各板块执行层领导、董事局领导出差期间，日常性工作按出差工作交接情况处理，重大事项电话或传真请示。xx集团总部一般性文件，报分管执行副总裁审批。各板块一般性文件，由本板块的执行层审批。7.16 xx集团收取的传真件，按传真件注明的要求呈阅。上级机关和xx集团下发的重要文件资料(文本)，按董事局→xx集团执行层次序呈阅。8 生产运营类文件8.1 生产运营类文件审批权限原则上，xx集团各板块生产运营类业务文件审批，由各板块执行层负责。8.2 生产运营类文件审批办法8.2.1 xx集团各板块向各级管理机关报送的生产运营类请示性文件，由各板块执行层领导审批，xx集团本部向各级机关报送行政事务性请示、邀请函等文件，由xx集团执行层分管领导审批。8.2.2 xx集团本部日常性生产运营类文件，报xx集团本部xx集团执行层分管领导审批。8.2.3 xx集团各板块日常性生产运营类文件报各板块执行层分管领导审批。8.2.4 涉及xx集团各板块安全生产运营的重大事件,由各板块执行层审核后，报xx集团董事局审阅。9 xx集团重要项目运作和重点企业开办筹备或整合期间公文特别审批程序9.1 总则9.1.1 本程序适用于xx集团重要项目运作和重点企业开办(以下简称成员企业)在筹备或整合到正式投入运行的特殊时期内向xx集团总部呈报的各类公文。9.1.2 本程序中所指公文是指超出成员企业内部审批权限，需报集团决策层审批的。9.1.3 本程序中所指的公文均为特事特办公文，由xx集团办公室负责监督、落实。9.1.4 xx集团办公室是特事特办公文处理的管理机构，负责指导xx集团特事特办公文处理工作，并负责xx集团特事特办公文的统一收发、呈批、传递。9.1.5 特事特办公文各个审批环节的审批时限均为一天。9.1.6 本程序在成员企业组建完成并正式投入运行后，经报集团决策层领导批准后解除。成员企业正式运行后的公文处理按照经xx集团董事局批准的公文审批办法执行。9.2 特事特办公文审批程序9.2.1 财务类文件9.2.1.1各类财务预算的审批程序：由成员企业财务部承办，经成员企业第一负责人审核→集团计划财务部核准后→报xx集团副董事长→董事长审批；9.2.1.2各类财务用款的报销审批程序：成员企业各部门承办，成员企业第一负责人审核，板块龙头企业财务部审核报销。9.2.2 人事类文件9.2.2.1 xx集团成员企业副总经理级（含）以上管理人员的任免，由xx集团总部推荐，成员企业自行发文任免。9.2.2.2 xx集团成员企业人员的引进、定岗定位，在编制范围内的，由成员企业第一负责人审批。9.2.2.3 xx集团成员企业的人员奖惩通报，由成员企业第一负责人审批。9.2.2.4 员工公务优惠机票申请程序(1) xx集团成员企业员工公务优惠机票的申请由成员企业第一负责人审批；机票费用挂帐在成员企业，年底统一结算。(2) 员工公务优惠机票的办理及结算参照xx集团人[2000]108号文件执行。9.2.3 出国类文件9.2.3.1 成员企业非公务外请(费用由成员企业自行支付)人员出国文件，由成员企业第一负责人审核后，报xx集团副董事长→董事长审批。9.2.3.2 成员企业内部员工因公务出国文件，经成员企业第一负责人审核后，报xx集团副董事长→董事长审批。9.2.3.3 成员企业内部员工因私出国文件，经成员企业第一负责人审核后，报xx集团副董事长→董事长审批。9.2.4 行政类文件9.2.4.1 xx集团成员企业向xx集团总部呈报行政类文件的程序为：承办单位→成员企业第一负责人→xx集团副董事长→董事长。9.2.4.2 以成员企业名义报送省、市及国家部委的请示、报告文件，由成员企业第一负责人审核后，报xx集团副董事长→董事长审批。10 附则10.1 xx集团办公室将依据公文审批程序办理用印手续。10.2 本办法自下发之日起执行。10.3 本办法由xx集团办公室秘书室负责解释。注：本文选自2000年12月5日签发的《xx集团公文审批规定》(xx集团办[2000]120号)和2001年5月9日签发的《xx集团重要项目运作和重点企业开办筹备或整合期间公文特别审批程序》(xx集团办〔2001〕181号)。xx集团办公室管理手册333修改日期：页码：3-1-3-3-PAGE6版修改次数：0xx集团有限公司执行层成员公文审批规定1 总则1.1 明确审批权限，确定分工，减少审批环节，保证办公工作高效、规范运作。1.2 执行层领导公文审批权限根据xx集团公文审批权限有关规定制定，执行层领导审批权限在xx集团公文审批权限有关规定和决策层领导授权范围之内。1.3 此规定包括xx集团的文件和xx集团各下属企业上报的文件。2 xx集团本部公文审批2.1 财务类文件2.1.1 日常业务活动费、接待费用的预算及报销审批，由执行副总裁本着从严控制的原则进行审批。2.1.2 日常工作所需的办公桌椅、办公设备、办公室用品、印章刻制、报刊杂志的征订、人员招聘等费用的预算及报销报分管执行副总裁审批。2.1.3 办理证券业务的有关正常手续费用和项目开发的工商、税务等费用的预算及付款手续，报分管证券执行副总裁审批。2.1.4 日常财务文件、银行借款单据及附加材料及每月上报上级单位的各类报表报财务总监审批。2.1.5 xx集团公司各部门、各服务中心第一负责人确因工作需要向银行申请办理单位信用卡，需要公司提供担保，报财务总监审批。对职务出现调整，不再担任各部门或各服务中心第一负责人，工作不再需要使用单位信用卡的，由财务总监负责妥善处理好由公司提供担保办理的信用卡事宜。2.1.6 在资金计划内，金额在25万元（含）以下的合同，报批程序为：计划财务部负责人→分管执行副总裁。2.1.7 在资金计划内的预算、付款及报销，金额在25万元（含）以内的，报执行副总裁审批；在预算内的日常经费及差旅费用按标准经计划财务部负责人签字报销。2.2 证券及项目开发文件2.2.1 项目开发运作文件，报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁。2.2.2 旅游及酒店项目开发的文件，报批程序为：分管执行副总裁→董事局。2.2.3 证券业务及相关项目开发运作的文件，报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁。2.3 法律诉讼及审计类文件2.3.1 一般性法律诉讼文件的报批程序为：分管执行副总裁→副董事长。2.3.2 重大法律诉讼文件的报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁→副董事长→董事长。2.4 人事类文件2.4.1 xx集团各部门正副职干部、正副经理级干部的一般性奖惩文件的报批程序为：部门总经理→分管执行副总裁。2.4.2 经理级以上干部严重警告、记过、记大过等处分文件报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁。2.4.3 经理级以上管理干部降级、辞退、开除等处分文件报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁→副董事长→董事长。2.4.4 副经理以下人员的严重警告、记过、记大过、降级、辞退、开除等处分文件报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁；其他类别的处分文件报批程序为：部门总经理→分管执行副总裁。2.4.5 执行副总裁分管范围之内的各单位项目经理（含）以下人员的跨部门调岗文件的报批程序为：部门总经理→分管执行副总裁。2.4.6 对决策层单独交办的人事事项，由分管执行副总裁或执行总裁签字后直接呈报董事局。2.4.7 其他一般性人事文件均由分管执行副总裁签发。2.5 行政类文件2.5.1 执行副总裁分管范围之内的一般性规章制度、程序性调整文件和知照类的通知，由分管执行副总裁签办(发)；涉及公司全局的各类规章制度性文件的报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁。2.5.2 xx集团情况通报、工作简报、学习与研究、决策参考等文件，报分管执行副总裁签发。2.5.3 执行副总裁主持的会议纪要由执行副总裁签发；执行总裁主持的会议纪要由执行总裁签发；董事局领导举行的专题会议纪要，如执行总裁未出席，分管执行副总裁出席，则由分管执行副总裁审核后直接报董事局领导审批签发；如执行总裁出席，则由执行总裁审核后报董事局领导审批签发。2.5.4 节假日放假及节假日值班通知的文件，报分管执行副总裁或执行总裁签发。2.5.5 出具的重要证明，由分管法律的执行副总裁审批签发。2.5.6 车辆出海口、琼山以外的出车单，由分管执行副总裁审批，或由其授权的办公室主任审批。2.5.7 报送上级单位的请示、报告类文件的报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁。2.5.8 印章刻制请示及启用新印章的通知类文件的报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁。2.5.9 集团重大活动方案请示文件报批程序为：执行副总裁→执行总裁。2.5.10 执行层成员因公出国的报批程序为：执行总裁→副董事长→董事长；正、副总经理级干部出差、休假或学习等文件报批程序为：执行副总裁→执行总裁；正、副经理级人员的业务出差、休假或学习，由分管执行副总裁审批；项目经理级(含)以下人员业务出差，报部门第一负责人审批，但外出学习和休假，需报执行副总裁审批。2.5.11 xx集团内部的办公设备调配，报分管执行副总裁审批。xx集团公司之间办公用房的调配方案等文件报批程序为；分管执行副总裁→执行总裁。3 xx集团下属企业公文审批3.1 人事类文件3.1.1 xx集团管理的下属企业的干部一般性奖惩文件，由xx集团下属企业自行签发；xx集团管理的干部在本规定第2.4条中所列的重大惩处或重大奖励文件报批程序为：分管执行副总裁→分管人事执行副总裁→执行总裁并由其决定是否呈报董事局。3.1.2 xx集团下属企业所报企业机构设置、人员编制、xx集团管理干部的人员任免文件报批程序为：一类企业执行总裁(CEO)→xx集团人力资源部→执行总裁→董事局；二类、三类、四类、五类企业董事长→xx集团人力资源部→分管执行副总裁→执行总裁→董事局。3.2 财务类文件3.2.1 xx集团下属企业年度资金计划和年度经营计划等文件报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁→董事局。3.2.2 xx集团下属企业内部审计报告等文件报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁→董事局。3.2.3 xx集团下属企业年度计划外单项开支超过5万元(含)以上的费用预算、经济合同、对外股权投资等文件报批程序为:执行副总裁→执行总裁并由其决定是否报董事局;单项开支在5万元(不含)以下的由下属企业审批，并在年度机动费用中列支。这类开支超出年度机动费总额的部分的报批程序为：执行副总裁→执行总裁并由其决定是否报董事局。3.3 行政类文件3.3.1 xx集团下属企业的重大活动、仪式方案等文件报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁。3.3.2 xx集团下属企业的住房改革方案的报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁→董事局。3.3.3 xx集团下属企业管理手册的报批程序为：分管执行副总裁→执行总裁。3.3.4 xx集团下属企业刻制印章的申请和启用新印章的通知，报分管执行副总裁审批。3.3.5 xx集团下属企业第一责任人出差，报分管执行副总裁或执行总裁备案。3.3.6 xx集团下属企业第一责任人请假，报分管执行副总裁审批。3.3.7 xx集团下属企业重大接待工作，因工作需要，需xx集团领导出面的，报分管执行副总裁并董事局审批。4 附则4.1 执行层成员如认为某个文件或某件事情非常重要，需执行层集体研究的，可指示办公室安排执行层办公会议研定。4.2 公司执行层领导出差期间，日常性工作按出差工作交接情况处理，重大事项电话或传真请示。4.3 凡是因公出差，导致文件不能迅速传真并批回，可采取由秘书室电话请示的方式，以加快文件传递速度。如果电话联系不上，迅速上报更高一层领导审批。4.4 xx集团办公室要将决策层对xx集团办公室呈报文件的批示每天以《文件批示反馈单》的形式，报执行层成员阅知。4.5 上述审批权限的调整如与管理手册相冲突的，将对手册进行修改。4.6 本规定自下发之日起执行。4.7 本规定由xx集团办公室秘书室负责解释。注：本文选自2000年11月17日签发的海控办[2000]192号文。xx集团办公室管理手册334修改日期：页码：3-1-3-4-PAGE3修改次数：0xx集团总部公文审批质量奖惩办法1 总则1.1 为规范xx集团总部公文审批工作，提高公文审批效率，保证公文审批质量，制定本办法。1.2 本办法适用于xx集团总部执行层成员和各部门负责人。2 公文审批质量标准2.1 公文审批质量主要包括公文审批时限、公文审批签署意见、公文审批规范等三个方面内容。2.3 公文审批时限的标准：指符合集团总部关于公文审批时限的有关规定（具体参照《xx集团办公室管理手册》）。2.4 公文审批签署意见的标准：有实质性意见（包括明确公文下一个呈报领导、拟办意见等基本要素）；用词准确；符合集团相关政策规定；审核的公文不出现文字、数据等明显错误。2.5 公文审批规范的标准：字体清楚，不用粗笔，签名清楚，有签暑意见的准确时间；按呈批单和发文稿纸的要求准确填写；公文的格式、文种、用语准确。3 公文审批质量的监管机构3.1 公文审批质量的监管机构为xx集团总部办公室、xx集团人力资源部。3.2 xx集团办公室负责对不符合审批质量标准的公文进行登记、汇总，每月初将有关情况向上一级领导机构报吿。3.3 xx集团人力资源部负责对xx集团办公室登记的情况进行调查，并根据有关规定进行处理。4 奖惩条例4.1 公文审批时限超标准的惩处办法：对一个月内累计3次（含）以上出现因公文审批超时的审批责任人，将视情节轻重予以通报批评并扣发1~6个月奖金的处罚。对特别重要并标有特急件的公文造成审批延误的，将予以行政记过、降职等处罚。4.2 公文审批时限符合标准的奖励办法：对一个月内甚至多个月没有出现公文审批超时并长期得到上一级领导认可并提名奖励的审批责任人，将予以通报表扬并奖励1~6个月奖金。4.3 不符合公文审批签署意见标准的惩处办法：㈠对一个月累计3次（含）以上出现没有签署实质性意见的审批责任人，将予以通报批评、扣发奖金处分，性质严重的，可给予行政降职的处分。㈡对出现生产经营数据、财务数据、金额数量等数据不准确的公文，将视情节轻重予以部门审批责任人、相关经办人通报批评并扣发1~6个月奖金的处罚；造成公司蒙受重大损失的，将予以降职处理；造成法律责任的将依法追究其法律责任。4.4 符合公文审批签署意见标准的奖励办法：对一个月内所有经手公文符合公文审批签署意见标准、多次获得上级领导好评的审批责任人，经上级领导提名，将予以通报表扬（含）以上奖励。4.5 不符合公文审批规范的惩处办法：4.5.1 对一个月内累计3次（含）以上出现呈报公文的格式、文种、用语等要素不规范的部门，将对部门负责人、相关经办人员通报批评并扣发1~3个月奖金的处罚。4.5.2 对一个月累计3次（含）以上出现呈报公文的字体不清楚，用粗笔签署意见，签名不清楚，不签署时间；不按呈批单和发文稿纸的要求准确填写的部门，将予以部门负责人通报批评、扣发奖金处分，性质严重的，可予以行政降职的处分。4.6 符合公文审批规范的奖励办法：对一个月内没有出现不规范呈报公文的部门，经上级单位或集团办公室提名，将予以部门负责人通报表扬并奖励1~6个月奖金。5 附则5.1 本办法自发文之日起正式执行。5.2 本办法由xx集团办公室负责解释。注：本文选自2001年6月26日签发的xx集团办[2000]274号文。xx集团办公室管理手册335修改日期：页码：3-1-3-5-PAGE5修改次数：0xx集团会议制度1． 会议分类1.1 xx集团董事长办公会议（季度例会）1.2 xx集团年度工作会议1.3 xx集团董事局专题会议1.4 xx集团执行总裁办公（扩大）会议xx集团各控股子公司每月例会xx集团总部部门每周例会xx集团执行层专题会议xx集团同一地区驻外机构联席会议2． xx集团董事长办公会议（季度例会）2.1 会议召集人：董事长或副董事长。2.2 与会人员：董事、执行副总裁级人员。2.3 会议内容：听取各板块企业执行层季度工作汇报、重要情况通报、重要工作布置、研究解决重要问题等。2.4 会议地点：大厦八楼会议室。2.5 会议时间：每季度第一周周二上午9:00。2.6 会议程序：办公室组织会议（包括会议资料等）、安排会议记录、录音、作好会议总结和撰写工作简报。2.7 会议总结文件签发程序：会议总结文件初稿、办公室主任核稿、xx集团执行总裁审核、副董事长审核、董事长签发。2.8 发放范围：印发至集团内各成员单位和部门。2.9 密级程度：会议文件属普通级文件。3. xx集团年度工作会议3.1 会议召集人：董事长或副董事长3.2 与会人员：董事、集团干部序列中副总经理级（含）以上干部、各板块下属二级公司第一负责人3.3 会议内容：报告xx集团年度工作总结和工作计划、听取各板块执行层年度工作汇报和工作计划、部署年度重要工作。3.4 会议地点：不定。3.5 会议时间：年初、年中每半年召开一次。3.6 会议程序：办公室组织会议（包括会议资料等）、安排会议记录、录音、作好会议总结和撰写工作简报。3.7 会议总结文件签发程序：会议总结文件初稿、办公室主任核稿、xx集团执行总裁审核、副董事长审核、董事长签发。3.8 发放范围：印发至集团内各成员单位和部门。3.9 密级程度：会议文件属普通级文件。4． xx集团董事局专题会议4.1 会议召集人：董事长、副董事长、董事。4.2 与会人员：由会议召集人确定与会人员。4.3 会议内容：听取专项工作汇报、研究解决专项工作问题等。4.4 会议地点：一般安排在八楼会议室，或由召集人确定。4.5 会议时间：由召集人确定。4.6 会议程序：办公室协调作好会议准备（包括会议资料等）、通知与会人员、安排会议记录人员和作好会议纪要。4.7 会议纪要签发程序：办公室拟写会议纪要、办公室主任核稿、分管专题的执行副总裁核稿、召集此专题的领导签发。4.8 发放范围：抄报董事长、副董事长，印发至各与会人员。根据需要抄发至集团内各成员单位和部门。4.9 密级程度：根据会议纪要确定密级。5． xx集团执行总裁办公（扩大）会议5.1 会议召集人：执行总裁。5.2 与会人员：执行总裁、执行副总裁、财务总监、执行总裁助理、部门负责人。5.3 会议内容：年度计划商讨、人事任免、重要工作布置、重要情况通报。5.4 会议地点：九楼会议室。5.5 会议时间：由召集人确定。5.6 会议程序：办公室协调作好会议准备（包括会议资料等）、通知与会人员、安排会议记录人员和作好会议纪要。5.7 会议纪要签发程序：办公室拟写会议纪要、办公室主任核稿、执行总裁签发。5.8 发放范围5.8.1 执行总裁办公会议纪要抄报董事长、副董事长，印发至各部门及各控股子公司。5.8.2 执行总裁办公扩大会议纪要抄报董事长、副董事长，印发至各部门、各控股子公司及会议召集人指定的与会人员。5.9 密级程度：属机密性文件，印发时需在文件的左上角注明“机密”字样。6． xx集团各控股子公司每月例会6.1 会议召集人：执行总裁或执行副总裁。6.2 与会人员：执行总裁、执行副总裁、财务总监、执行总裁助理、公司各部门负责人及各板块龙头企业负责人。6.3 会议内容：集团本部与各控股子公司的工作协调。6.4 会议地点：大厦四楼中式会议室。6.5 会议时间：每月的第二周周四下午15:00。6.6 会议程序：办公室协调作好会议准备（包括会议资料等）、通知与会人员、安排会议记录人员和作好会议纪要。6.7 会议纪要签发程序：办公室拟写会议纪要、办公室主任核稿、会议主持人签发。6.8 发放范围：抄报董事长、副董事长，印发至各与会部门、各控股子公司及会议召集人指定的与会人员。6.9 密级程度：属秘密性文件，印发时需在文件的左上角注明“秘密”字样。7． xx集团总部部门每周例会7.1 会议召集人：执行总裁或执行副总裁。7.2 与会人员：执行总裁、执行副总裁、财务总监、执行总裁助理、部门负责人。7.3 会议内容：公司内部工作协调。7.4 会议地点：大厦九楼会议室。7.5 会议时间：每周五下午15:00。7.6 会议程序：办公室作好会议准备、通知与会人员、安排会议记录人员和作好会议纪要。7.7 会议纪要签发程序：办公室拟写会议纪要、办公室主任核稿、会议主持人签发。7.8 发放范围：抄报董事长、副董事长，印发至各与会部门、各控股子公司及会议召集人指定的与会人员。7.9 密级程度：属秘密性文件，印发时需在文件的左上角注明“秘密”字样。8． xx集团执行层专题会议8.1 会议召集人：执行总裁、执行副总裁或执行总裁助理。8.2 与会人员：主持人及主持人所指定的人员。8.3 会议内容：专题工作研究。8.4 会议地点：由主持人确定。8.5 会议时间：不定期。8.6 会议程序：办公室作好会议准备、通知与会人员、安排会议记录人员和作好会议纪要。8.7 会议纪要签发程序：办公室拟写会议纪要、办公室主任核稿、会议主持人签发。8.8 发放范围：抄报公司执行层领导，印发至与会人员。8.9 密级程度：属秘密性文件，印发时需在文件的左上角注明“秘密”字样。9． xx集团同一地区驻外机构联席会议9.1 会议召集人：集团派驻到当地的最高行政级别干部主持或同一级别干部轮流主持，如会议召集人外出，应指定副手代为主持。9.2 与会人员：该地区集团各驻外机构负责人、副经理（含）以上管理干部、财务主管以及各业务单位负责人。9.3 会议内容：通报情况、学习集团文