大会圆满成功

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会场服务是保证会议顺当进行并取得圆满胜利的重要环节，会场服务工作内容许多，一般包括以下几点：

1.引导座位大多数会议，与会者的座位都是事先支配的，与会者应当对号入座，或者将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座。参与会议的人员事先可能不熟识会场，因此，会议工作人员要引导座位。这样，既便利与会者，又维持了会场秩序，保证了会议效果。一些大型会议，会场较大，参与会议的人数也许多，更需要引导座位。为减轻会

会场服务是保证会议顺当进行并取得圆满胜利的重要环节，会场服务工作内容许多，一般包括以下几点：

1.引导座位

大多数会议，与会者的座位都是事先支配的，与会者应当对号入座，或者将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座。参与会议的人员事先可能不熟识会场，因此，会议工作人员要引导座位。这样，既便利与会者，又维持了会场秩序，保证了会议效果。一些大型会议，会场较大，参与会议的人数也许多，更需要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采纳印刷“座次表”，在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，引导与会者顺当地找到自己的座次。

2.分发会议文件的材料

会议中所需要的文件材料，会议工作人员应准时、精确     地分发到每位与会者手中。分发会议文件和材料有两种形式。会前分发文件和材料，可以在与会者进入会场时，由会议工作人员在会场入口处分发给每位与会者，也可以在开会之前按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，每人负责每组的文件材料的分发和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。

3.内外联系、传递信息

会议进行中，不是与外界隔绝的，需要会议工作人员进行内外联系，传递信息。如有关部门的紧急状况要转达与会者，传递信件、电报、接电话等。在内外联系、传递信息中，会议工作人员应当留意会议内容的保密，任何保密的会议内容不行泄露出去。

4.维持会场秩序

如制止与会议无关的人员进入会场，保证会议地点平安。会议进行时如发生混乱，会议工作人员要准时制作和调停。特殊是重要的密级较高的会议，防止在混乱中发生意外状况。

5.处理临时交办事项

会议进程中，可能发生一些意想不到的临时变动，会议工作人员应准时向领导请示，并对领导的指示实行应急措施，妥当处理。

6.其他服务工作

准时预备好会议期间所需的物品，如笔、墨、纸张等。保证会场光线，保持会场清洁卫生，会场摄影留念等等。时间较长的会议还要预备好茶水。

（2）

会场服务工作是保证会议顺当进行并取得圆满胜利的重要环节，工作内容许多，一般包括以下几个方面。

一、组织代表签到

与会者或会议代表在进入会场时，一般要签到。会议签到是为了准时、精确     地统计到会人数，便于支配会务工作。有些会议只有达到肯定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作。

（一）簿式签到。与会者在会务工作人员预先备好的签到簿上，按要求签置自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会者必需逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找。缺点是这种方法只适用于小型会议，一些大型会议参与的人数许多，采纳簿式签到就不太便利。

（二）证卡签到。会务工作人员将印好的签到证事先发给每位与会者，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会者在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证卡交给会务工作人员，

表示到会。其优点是比较便利，避开临开会时签到造成拥挤。缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。

（三）会务人员代为签到。会务工作人员事先制定好参与本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。这种会议签到方法比较简便易行，但要求会务工作人员必需熟悉绝大部分与会者，所以这种方法只相宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些大型会议，与会者许多，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不相宜采纳这种方法。

（四）座次表签到法。会务工作人员根据会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与会者姓名和座位号码。参与会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。印制座次表，与会者座次支配要求有肯定规律，如从×号到×号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中一起，便于与会者查找自己的座次号。采纳座次表签到，参与会议的人员在签到时，就知道了自己座位的排数和座号，起到引导的效果。

（五）电脑签到。电脑签到快速、精确     、简便，与会人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机将与会者的姓名、号码传到计算机中心，与会者的签到手续就在几秒钟内办完，与会人员到会结果由计算机精确     、快速地显示出来。电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都采纳电脑签到。

二、引导代表入座

参与会议的人员事先可能不熟识会场，因此，会务工作人员要把与会者引导到相应的座位上去。这样，既便利与会者，又维持了会场秩序，保证了会议效果。一些大型会议，会场较大，参与会议的人数也许多，更需要引导座位。为减轻会务工作人员的负担，可以采纳印刷座次表，在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，引导与会者顺当地找到自己的座次。

三、发放会议文件

会议中所需要的文件材料，会议工作人员应准时、精确     地分发到每位与会者手中。分发会议文件和材料有两种形式。会前分发文件和材料，可以在与会者进入会场时，由会议工作人员在会场入口处分发给每位与会者；也可以在开会之前，按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，每人负责每组的文件材料的分发和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角，写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。

对于某些保密程度较高的会议文件，要根据编号分发。会务人员分发这种保密文件时，要留意精确     性、保密性以及登记手续的完整无误。假如一次会议要发几个保密文件，每个人拿到的会议文件上的编号应全都。这利于会议文件的管理与回收。可以在会议文件上加盖与会者姓名章或在会议文件上写上与会者姓名，按人装封分发。封上应加盖密封章和限时章，同时要完善签收手续。特殊重要的会议文件分发，还要采纳回执的方法，与会者收到会议文件后，在回执上签字，将回执退回发文机关。

四、支配会议发言

有的会议在分组争论的基础上，还要组织大会发言。虽然支配大会发言的打算权属于大会的有关领导同志，但是，会务工作人员可能被托付，先提出支配意见，供领导人审定。支配大会发言，要考虑如下几个方面的问题：

1．留意地区的平衡。做到在一天的会议中，可以听到不同地区的与会人员的发言，使与会者能更快地了解到全面的状况。

2．留意高层领导与基层领导的平衡。高层领导的发言，可能内容全面，政治性、理论性较强；而基层领导或做详细工作的与会者的发言，可能内容详细，材料生动丰富。把这两种与会者的发言适当地穿插支配，可使会议发言生动活泼，效果会更好。

3．留意主题平衡。每个与会者的发言都有主题思想。要支配符合会议总体精神的主题，但留意不要过分重复主题。相同内容的会议发言，不要紧连在一起，最好也不要放在同一天，以免影响与会者的心情，减弱会议效果。总之，要把相同内容的会议发言适当分开，使会议不致让人感到单调、乏味。当然，假如有实际需要，例如为了加强某种声势，反映某种呼声，还是可以把同一个方面的会议发言作集中支配的。会务工作人员支配会议发言都必需听从于大会的总体目的。此外，会务工作人员还应当做肯定的促进

工作。如透露领导的意图，了解会议发言人的预备状况，支配好发言的挨次和发言时间等。

五、组织分组争论

在大中型会议中，很多问题往往需要在小组中进行争论，小组会经常穿插在大会之间进行。有很多议题，一般是先把议题放到小组中充分酝酿和争论，形成初步意见，然后再在大会上通过。

概括地说，把与会人员进行编组的基本方法有两种：一是按地区进行编组；二是按专业进行编组。各组应事先指定召集人和记录员。

为了准时地了解小组会中的争论状况，可派会务工作人员分别下到各小组中去，随时了解会议分组争论的动态，把握会议的进展状况，发觉好的方法和建议，准时反映上来，用会议简报、快报的形式进行沟通，因势利导，以便把会议开得更好；如发觉问题，也能准时订正。

六、做好会议记录

会议记录，是开会当场把会议的状况如发言人姓名、会上的报告内容、争论的问题、与会者的发言、通过的决议等照实地记录下来的书面材料。

（一）会议记录的要求。会议记录要求精确     、真实、清晰、完整。记录人员应当有高度的政治责任心，以严厉 仔细的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。会议的主要状况，发言的主要内容和意见，必需记录完整，不要遗漏。记录字体力求清楚易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。

（二）会议记录的内容

会议记录一般分两个部分：第一部分，是记录会议的基本状况。主要有会议的名称、