行政事业单位会计基础工作实践中的几点思考

引言会计基本职能是反映和监督，实现此职能的手段是做好会计基础工作。笔者从事会计基础工作多年，先后流转多家单位，轮换多个岗位，在实践工作中总结出会计基础工作存在的一些问题，并思考如何改善，现将工作经验及学习成果总结如下。一、会计基础工作范围按照业务流程的顺序，行政事业单位会计基础工作由报销资料审核起始，经过付款、记账、编制报表、稽核，最后是档案归档。二、会计基础工作中存在的问题及原因分析（一）报销管理中存在的问题及原因分析1.报销人政策掌握不全，系统使用不熟练一方面行政事业单位制定涉及财务的制度（以下简称“涉财制度”）的部门一般包括但不限于财务、资产等部门。报销人对所有涉财制度掌握不全面，导致经济业务已经发生，未取得前置审批或未对经济业务发生过程中的资料进行留存，如举办会议时，未提前取得领导的审批，未在定点酒店举办或未获取定点酒店开具的结算单等，致使无法通过报销审核。此时，报销人需重新获取相应审批，存在倒逼领导审批的现象，程序不合规；需再次去相关单位收集原始凭证，存在工作返工的现象。另一方面报销人对报销系统不熟悉。一般业务部门的报销人大部分为兼职人员或临时为自己报销，因报销系统使用次数少、时间间隔长，导致填制报销单耗时长。2.相关人员对政策理解不同，信息不对称一是报销人与报销审核人对政策理解不同，一般情况下以报销审核人的意见为准，但也存在报销人对经济业务更为熟悉，因而对报销需要的材料理解更为权威，导致报销人凌驾于报销审核人之上。二是如存在多个报销审核人，审核人之间对政策理解不同，导致审核尺度不一。三是报销审核人与复核人对政策理解不同，导致反复联系报销人进行资料修正或补充。四是政策制定者与执行人对制度理解不同，此处的执行人包括报销人及报销审核人，尤其是当出现政策制定者与报销审核人对制度理解不同，如对低值易耗品的范围理解不同，导致报销人无所适从。五是报销人与报销审核人信息不对称，首先，在经济事项方面，报销人比报销审核人掌握的信息更充分；其次，在财务政策方面，报销审核人比报销人掌握的信息更充分；最后，轮换多个岗位比在单一岗位的人员掌握的信息更充分。信息不对称，容易出现风险漏洞，让别有用心者有机可乘。3.涉财部门未充分沟通，制度无法落地行政事业单位的涉财制度是由各部门根据管理职能制定，如资产部门制定的采购、资产管理制度，办公室制定的公务接待制度等，但制度执行控制部门在财务部门，财务报销审核人需根据涉财制度审核报销材料。由于制度制定部门、执行部门及监督执行部门三者分离，加之业务壁垒，制度制定过程中，沟通不顺畅，风险防控及便利性无法平衡，与实际脱节，制度无法落地。4.审核人员责任不明，问题发生难找责任人广义的一份报销单涉及的人员包括经办人、部门负责人、单位领导、财务审核人、财务复核人、财务稽核人、财务主管等人员，在实践中发现：一是经办人之间的责任不明确，当报销单存在多个经办人时，财务审核发现问题，很难第一时间找到具体经办人，更别说后续审计、巡视巡察发现问题，要经办人承担责任时，更难追究到人；二是业务部门负责人与财务报销审核人责任不明确，实践中发现当审计整改时，业务部门认为财务已经审核通过，就表明经济事项没有问题，整改的责任需财务人员承担，但财务又不具体经办经济业务，无从整改；三是财务初审、复审人员责任分摊不明确，一份报销单如经复审通过仍发现有问题，初审、复审各承担责任大小现实中也存在扯皮现象，如若规定各方责任承担大小，在岗位职级平等的情况下，需承担责任重的岗位必然存有意见，从而陷入两难境地；四是财务稽核与财务审核责任分担不明确，如一份报销单经财务稽核以后仍存在问题，此时是追究稽核不严，还是审核不严，存在异议，如两者都有过错，过错承担大小无法确定；五是财务主管与审核等人员责任分担不明确，一般来说财务主管为财务部门负责人，负责人有不可推脱的主体责任，但在实践中，这种责任也存在层层转移的现象，又由于法不责众，处理结果无法起到震慑作用。对2440份云南地方稻种苗期抗旱性在不同气候带中的多样性分析(图2)表明，不同气候带稻耐旱性多样性指数依次为：中亚热带=北热带=南亚热带=北亚热带>南温带，耐旱性均匀性指数依次为：北亚热带>南亚热带>北热带>中亚热带>南温带。结合各气候带的海拔和温度规律分析表明，稻苗期耐旱性多样性有随海拔升高和温度降低而减小、随海拔降低和温度升高而增大的趋势。通过对各气候带中分布的稻苗期耐旱性多样性进行聚类分析(图3)认为：南亚热带、中亚热带和北亚热带是稻苗期耐旱性多样性富聚气候带。（二）付款管理中存在的问题1.报销人账号填写错误，存在反复付款退款现象。当前财务工作已基本实现信息化，报销人在财务系统填写报销信息，其中包括收款人，一般费用报销的收款人基本为对公单位，财务审核人可以根据发票上的账号来进行审核，但劳务费，尤其是发放给本单位以外人员的劳务费，只能依赖报销人填写的信息，在实操中发现，这部分收款人信息填写错误频发，或是账号填写不对，或是开户行填写不对，存在付款、退款循环操作的现象。2.重复付款，审核岗实际缺失。一方面报销人重复报销导致重复付款，尤其是电子发票普及之后，有些单位未接入发票查重查伪系统，报销人前期已经报销，由于遗忘等因素影响，隔段时间又来报销，出纳无法判断是否重复报销，进而导致重复付款；另一方面若单位对付款时效性有要求，虽然明文规定付款有审核环节，但为了提高付款时效性或人手紧张等原因，导致付款执行人和付款审核人为同一人，未实际执行不相容岗位相分离的规定。3.付款不审核报销信息，一错到底。现实中发现，出纳付款环节，认为报销信息，已由报销审核岗位审核通过，自己只负责付款的操作，导致未再次确认收款信息，有些报销人填写的收款人，明显与发票不符，或者经费使用错误，但是报销审核岗已审核通过，出纳认为自己没有义务再审，从而导致款项付到别的单位或明明是商品的经费从资本性经费支出，在最后一环节出现错误，这种错误一般等到对账时才发现，从发生到发现时间间隔较长，给整改带来很大困难。（三）记账过程中存在的问题1.记账过度依赖自动生成，统计、查账困难。财务信息化带来便利的同时，也带来一定的困扰，如记账自动生成，生成的摘要一般为报销人填写的事由，由于报销人财务素养有限，填写的事由不规范，导致最终生成的摘要不规范，后期如通过摘要查账，很难精准定位；又譬如自动生成的记账凭证，制单人员需对辅助信息进行修改，如经济分类，若制单人为提高制单效率或忘记修改，导致经济分类不准，为后期数据统计带来困难。2.未及时对账改账，未按月结账。一般上级对行政事业单位报表审核比较严格是决算报表，平时相关报表的审核不严，从而导致：一是财务未按月及时进行对账，出现一年对一次账的现象，错过了重复付款、付款错误、经费使用错误等问题改正的最佳时期；二是按时对账了，但未及时改账，从而对账工作也失去了意义；三是受上述两方面原因的影响，无法按月进行结账，账务可随时更改，记账存在随意性。（四）报表编制中存在的问题1.未及时编制银行存款余额调节表。一方面由于对账的不及时导致未定期编制银行存款余额调节表；另一方面即使对账了，但存在不编制银行存款余额调节表的现象，对账人直接将对账工作底稿发给改账人。2.未及时编制报表，报表数据变动较大。一般月初财务部门需向上级部门报送资产负债表、专项进度表、“三公两费”执行进度表等，上述报表报送均有截止日期。一是账务处理滞后，导致报表编制不及时；二是未等账务处理完毕，编制报表，导致后期提供的相同报表，数据差距较大；三是未对账改账，在不确认账务处理是否正确的情况下，编制报表，导致报表数据不准确；四是未经审核、未结账状态下编制报表，为了完成上级任务而硬编制，编制报表不慎重，导致报表数据的参考价值不高。3.未及时编制账龄分析表。往来款管理一直是行政事业单位的薄弱环节，往来款尤其是应收账款，因行政事业单位的特殊性质，对应收账款的催还缺乏迫切性，加之领导干部轮换，存在“新官不管旧账”的思想，在此背景下，行政事业单位编制账龄分析的动力不足，存在从来不编制，往来款长期挂账不处理的现象。（五）档案管理中存在的问题一是未及时装订凭证。因上述未结账等原因，导致行政事业单位的凭证无法按时装订，凭证零散摆放，容易丢失。二是借阅手续不全。财务经常面临审计以及其他部门查阅资料，往往内外部审计调阅资料比较正规，但面临财务内部其他岗位人员及单位内部其他部门人员借阅，特别是关系比较亲密的，往往不履行借阅手续，如果借阅时间较长，容易遗忘。三是报表未及时打印装订。如上所述，因未及时对账、改账、结账等原因导致未按时打印报表，未及时装订，因纸质报表被审查的情景很少，致使有些行政事业单位从不装订报表。（六）稽核过程中存在的问题一方面未定期开展稽核。因稽核属于会计基础工作流程中的最后环节，且稽核工作开展比较隐性，是否真实的开展依赖稽核工作人员的主动性和自觉性，实践中存在未开展稽核或稽核流于形式的现象。二是稽核反馈不畅。一方面是稽核出相关问题，未及时向当事人进行反馈；另一方面稽核反馈的问题，当事人有异议，存在协商后未达成一致，就不了了之的现象，稽核反馈程序不畅通，缺乏异议解决程序，导致稽核结果运用不佳。三是稽核人员能力有限。受稽核人员能力限制，出现其他会计岗位人员能力凌驾于稽核人员能力之上，存在无效稽核的现象。三、做好会计基础工作的对策建议（一）加强内控建设，推动制度执行落实落地加强内控建设，如会计工作制度、涉财制度等，识别关键风险点，并制定制度防范风险。一是制度制定前做好前期调研，在符合上级政策制度的前提下，结合本单位的实际特点进行制定，制定政策的部门在发布制度前，应广泛征求相关部门意见，以便相关各方对制度能够充分地理解，便于制度的后续执行；二是内控建设牵头部门，需定期梳理单位的各项制度，特别是涉及财务的相关制度，以防出现不同部门制定的制度，在某个环节出现交叉或标准不一，造成制度无法落实落地；三是制度制定后，制度制定部门，应进行适当的宣传，如召开培训答疑等；四是定期开展内部控制评价与监督，定期评价内部控制有效性，真正发挥内部控制在防范和管控经济风险中的作用。（二）建立健全考核评价机制，挖掘职工主体能动性建立健全财务人员考核评价机制，动态持续对财务人员进行考核，促进财务人员被动及主动成长，最终推动财务工作的提升。一是合理划分岗位及配备人员数量，避免出现一个工作任务，多人重复劳动，责任分摊不清，相互依赖。二是合理评估各岗位的工作量，分配合适的人员到合适的岗位，确保各岗位工作量基本持平，防止出现“忙的忙死、闲的闲死”“不患寡而患不均”的现象。三是在每个人员工作量基本持平的基础上，建立积分制度，对各人员的工作进行定期打分评价，做得好的加分，错误频发的减分，积分与绩效、职称评审、职务升迁、转岗、退出财务工作等挂钩，让财务工作人员有紧迫感，自觉担当作为，发挥主体能动性，不断提升业务水平。（三）加强信息化建设，建立标准化操作规程一是加强信息化建设，利用技术手段控制风险。加强财务信息系统建设，通过系统监控各个环节运行情况，通过系统追踪业务发生全过程，及时提示风险，明确各环节各岗位人员职责，防止业务处理不及时，人员串岗，人员责任分担不明确的现象。二是建立业务标准化操作规程，减少人为风险。一方面建立财务内部各岗位的业务操作规程，结合财务系统建设，明确每个岗位业务的标准化处理程序；另一方面制定业务标准化操作规程。首先制定财务报销指南，由财务部门牵头，整合所有“涉财制度”要求并结合业务类型，明确每一类型业务需要履行的审批手续及需提供的报销资料；其次制作财务系统操作手册，方便各类人员利用系统完成与财务相关的工作，发挥信息系统的效用；最后通过上述手段，将单位重复发生、可标准化的业务标准化，减少信息不对称、标准不统一、人为操控等风险。（四）加强人员培训，提高人员财务素养一是加强财务人员培训，包括业务能力培训及思想意识方面培训，使得每个岗位的财务人员具备相应的岗位能力，能够运用专业能力处理业务并具有担当作为的意识，具备从业的职业道德。二是加强对非财务人员培训，一方面定期开展财会政策宣讲、