会议组织经验总结

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企业会议组织管理阅历一点谈

清远市一览人力资源管理有限公司陈瑜

作为企业的人力资源经理或者行政经理，会议的组织是一项既重要、又考验人、并能彰显个人力量水平的一项本职工作。而作为企业，会议是一种传达企业宗旨，贯彻企业精神的一种必要活动和仪式，是企业文化传播的主要途径之一，也是企业提高分散力、向心力的重要功能，因此，组织好企业的每一次会议，对企业和对HRM均尤其重要。

其实，对于会议的规范，国家相关部门都有一些规定和要求，比如《全国政协全体会议工作规章》、《中华人民共和国全国人民代表大会议事规章》等，但是，企业是盈利单位，不能完全参照国家机关或行政事业单位的做法。另外，由于每一个企业的文化背景不尽相同、企业的价值取向相异、会议的目标和目的各有所指，所以在实际操作中，必需依据企业的实际状况、实际需要动身，因地制宜地做好符合企业需要的会议组织工作。

依据本人的一点体会，整理出会议组织方面的一些工作做法供应给大家参考，谨盼望能够起到抛砖引玉的作用。

对于会议的组织，主要有几个关键的环节或步骤：

一、成立会议组织机构（会议筹备小组）

任何事情都要有人去做，成立特地的组织机构，可以将责任落实到位，可以统筹管理。

二、会议的策划

会议策划是整个会议的重中之重，就似乎演一台戏的剧本，剧本的好坏直接关系到这台戏的质量，没有好剧本就演不出好戏。

会议策划涉及到的内容有：

（一）、会议主题的确定。这项工作可以由会议筹备组织来做。本次会议的中心思想内容是什么，是为了什么而开的，需要达到的目的或者目标是什么，这就是主题内容。当然，主题是对以上内容的提炼，可以用几个字或者一句短语就可以体现出来的，比如说我原来的公司组织过一次营销总结大会，会议的主要目的是激发营销团队的意志，燃起营销团队的激情，从而激励他们冲刺年度的经营目标，所以把主题确定为“激情成就幻想”。

主体确定了，那么会议的策划就有了灵魂，就有了主线，根据这个灵魂或主线就可以绽开了。

（二）、会议方案的制定。会议主题是会议的灵魂，会议方案则是灵魂的载体。

一般来说，会议方案由以下几部分组成：

1、会议目的，表述召开本次会议的原由和要达到的目的。

2、会议组织，包括会议筹备组和会务组（视会议的大小轻重程度可以合二为一）、与会人员组成、会议要求、会议纪律，还有车辆、住宿、就餐支配，还有请柬印制和寄发、资料编印、礼品预备等等等等。

3、会议内容，包括会议主题、时间、地点、议程编排等。

4、会议推动方案，这一部分很重要，是一个剧本中的各个分镜头。把会议组织的全过程根据进程进行细分，并明确完成时间、责任人等等。

5、会议费用预算。

6、会议宣扬方案，如会场氛围设计，宣扬口号、标语、广告，礼仪，摄影、音响、客房慰问卡、餐桌欢迎卡等等。该部分最好能够有一个单独的策划作为附件，假如公司没有专业人员，可以请专业公司做。

7、会议活动方案，如户外拓展活动、消遣活动、文艺表演等等。该部分最好也有一个单独的策划作为四周，可以请专业公司做。

8、其他事项，以上没有包括但会议需要的内容项目。

三、会议的组织

会议组织是落实到会议筹备组和会务组上的工作。

（一）会议召开前，是会议筹备组在开展工作，主要内容有：

1、会议策划方案的起草、审议、审批、实施。

2、针对方案的要求，绽开会议筹备的各项工作，包括会议全部文件的起草，会场、食宿酒店、车辆的预定，会场布置，餐标支配、甚至来回人员车票预订等等一系列的工作。

3、直到会议召开前的全部工作完成，会议筹备组的使命才叫完成，接下来是会务组的工作了。

（二）会议召开期间，是会务组在开展工作，主要内容有：

1、根据推动方案保证会议的各项议程顺当实施完成。

2、组织好会议的服务工作。

3、管理好会场的秩序和氛围。

4、管理好参会人员的就餐和住宿。

5、管理好会议的活动。

6、直到会议结束，并结算完相关费用，送走全部参会人员之后，会务组的使命才告完成。

四、会议的实施

会议的实施和会议的组织不一样，会议的组织主要是对会议组织机构的工作要求，而会议的实施是指整个会议过程即会议推动方案的完成。

（一）在会议实施阶段，会务组的各位成员必需分工合作，各司其职，根据会议推动方案的每一步骤的要求做好工作，大到会场气氛把控，小到文件发放和茶水添置等等，必需面面俱到，一应俱全。

（二）加强与会场、就餐和住宿酒店方面的沟通和协调，准时处理发生的问题，确保服务质量，确保会议正常绽开。

（三）做好与会人员的身体平安和健康的监控和管理，发觉问题准时解决。

（四）做好会议文件的发放、签收工作，做好会议签到工作，做好会议合影等等工作。

会议的文件应当包括：

1、会议文件名目；

2、会议议程；

3、会议纪律和参会要求等；

4、会议和就餐座位支配表、住宿房间支配表；

5、团队誓词或企业文化理念口号等；

6、企业的工作总结报告（或总经理的讲话稿）；

7、其他需要的文件。

五、会议的总结

会议总结是对本次会议组织工作的阅历、缺陷的回顾。做好会议总结可以对以后的工作起到指导的作用，也可以为企业积累文化素材。同时，通过总结可以更好地鼓舞工作中表现突出的人员，鞭策他人，使整个会议组织团队更加成熟和提高。

会议总结主要从筹备工作、会务工作两个方面绽开，要从会议的主题、目标作为动身点，结合会议最终达到的效果分析是否实现会议的目标，期间消失了哪些大事和问题，对会议是否造成或造成了什么影响，如何解决这些大事和问题，今后需要留意的方向或需要吸取的教训等等。

另外，要留意会议文件、资料的存档管理，包括全套的会议文件、会议策划方案、会议宣扬方案、会议活动方案、会议照片和影音资料等等。甚至会议就餐的餐标、住宿酒店的资料等都可以一同建档保存。

办好会议的要求就是：群策全力，各司其职。分工合作，细心管理。有条不