《玩转Excel财务技巧》

Excel利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也Excel，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只无非是Excel一。本专题从Excel2002中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样，为了保持名称的一致性，利用数“据有效性”功能建了一L在Sheet2中，将企业名称按类别(如工“业企业”、商“业企业”、个体企业等)分别输入不同列3切换到Sheets,选中需要输入企业类别”的列(如C列)，执行数据一W效性端令打开数据有效性'允许右侧的下拉按钮，选中序例选项，在下面的来“源方框中，输入工“业企业”，商“业企业”，个体企业”…序…列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开数据有效性”对话框，选中序“列”选项后，在来CC中该单元格对应的D列单元格(如D4),单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调A最右侧的字符开始提取2个字符，输入到此位置。当然，如果你想提T字符。比如我们要想从A5单元格中提取武双”两个字时，就只须在目MIDA”可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是数字在变成序数词都是使用的'痂'缀，但大凡是以“、”2、结尾的数字却分别是以“sTK讯r延胡尾的。而且，力1、力2、力3这，3个数字又不一样，它们却仍然是以“th结”尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，HOOSE尾使用“、'以3缙尾使用W；'③如果第1、2原则都无效，那末就用“th。咽此，基数词和序数词的转换实和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的安“全填写法”，那就是将金额中的rAREPTELEN(A2))和可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用*号填充至16位,就要改为qREPTlLENAh我们想用，㈱将A4中的数值从两侧填充，则需要改为qREPT〃",8-除了重复输入之外，“REPT函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的表中已有结果中列”的数EIFD<0咫P〃〃(,-ROUND(D3*100,0))〃,)e,然后选中它并拖动填“充E应D列中的结果；接着在G3单元格中写入公式&IF(D3>0REP"〃ROUNDDT拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图SUBSTITUTE外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元rds，MF(LEN(Al>O,(XLEN(TRIM&ALlE)NXSUBSTrnJTE(TRIM(Al)"/,T>H)”该式的含义是先用“SUBSTITUTE函数创建一个新字符串，并且利用叮RIM”函数删除其中字符间的Excel在安装Excel2002时选择的是默认方式，那末很可能不能在工"嗔菜单中的加载宏'，然后在弹出窗口中勾选欧元工具"选击欧玩;转换、一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转Excel窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的源“区域”和目标不同币种即可。所示的就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的显示更显专业，我们还可以点击Excel工具栏上的欧“元”按钮，这样A。我们的设想是，当我们在输入学生姓名”右边的C学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成C然后单击插入”之函“数选项。在如图18弹出的窗口中，选择4VLOOKUT函数，点确定:在随即弹出的函数参数崎口中我们设置，Lookup_yalue指嚅(要在数据表首列中搜索的值)为P8”即搜(索我们在C8单元格中填入的人名)；叮数(据搜索的范围)为“A2B:6即而所有学生的语文成绩中搜索)；'a)Lvindex_nunT指要偎索的数值在表格中的序列号)为‘2’即数(值在第2列)；’Range_look叩肝是(否需要精确匹配)为甲ALSE，表明(不UREC看到七区，域中显示的命令行为q'JVLOOKUP(C8,A2C：6,3,FALSE),,;^VLOOKUP(C8,A2D：6,4,FALSE)”；JVLOOKUP(C8,A2E：6,5,FALSE)”；^VLOOKUP(C8,A2F：6,6,FALSE『其(参数意义同C9中一样，再也不赘述)。接下来，我们就来检验"LOOKUP”函数的功效。试着在“C8单”元格中输入某个学生名，比如赵“耀l名目繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那末我们彻底可以先用鼠菜单的分“类汇总”选项。并在弹出菜单的选“定汇总项''区域选择你9所示，现在的表格不是就小了许多吗?固然，如果你还想查看明细的尽管有14大类50多种图“表，样式给Excel撑着腰，但对于纷繁复杂的数据关系，常规的图表表示方二十九、熟悉Excel的从“文本到语音”力于文本的机器朗读，但微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿按照Office的默认安装，你可能还不能在Excel的菜单中找到它，在我们确认安装了从“文本到语音的选项后，就可以在Excel的工“具噪单中看到语，音项目了。如图21所示，打开一个表格，随便选择其中的内容，然后单击从“文本到语音”工具栏上的朗骨卖单元格”按钮，此时一个带有磁性的声音就开l卡片上调整即可计、排序等等正“统”功能格格不入，因为它的作用rf命令栏中找到摄影按钮，并将它拖^工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一后将鼠标挪移到需要显示照“片’的地方(固然，也可以是另一张表格)，再次按下摄影'按钮，这样刚才，通的照片!你可以试着改动原来被我们拍“摄”下来的表格数据的链接和引用Excel了一个由3张空白表格组成的文件组呢?如果往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当StealStaQISeB想进行一班和二班’各科成绩的I：瞅以及年级平均分的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置，选择好相关函数。然后在Excel弹出的函数对话框中，利用数据列表右侧的“按”钮点击一下其他表格中想引用的Bcel口Excel2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持容纳24个项目(而Excel2000只能容纳12个)。而且”这个剪贴板可以在任何Office应用程序之间来回拷贝,所以对于时常需要拷笔者建议，如果你不希翼剪贴板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪贴板菜单底部的选“项:清除自动显示Office剪贴板”复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标浮现在系统任务栏上或者随时弹出来，贴板。从菜单中选取工“具”之咱定义”选项，点击弹出对话框下部的键常按上方的能令冽表中选取“EditOffioeClipbo；ar将cf光标置于请按新快捷键对话框中,并按下Alt+Shift强(者你喜欢的其他组合)，关“闭”对话框。现在，我们只要一按下Alt+Shift+,CExcel2002的剪贴板就会数据出处Excel2002有一秘密武器一一公"式审核”工具，它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去L审核工具栏我们仍然借用给“表格做个，用鼠标选择C12单元格。从图25中我们可以看到，该单元格中的结果是通CACFALSEKCAC引用单元格按钮后，Exce应刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在(图25)。固然，如果我们表格中某个数据式审核”工具栏上的圈“释无效数据”按钮来让Excel自动帮我三十四、巧用Excel2002的智“能鼠标”我们知道，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的标“配”，但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时,你是否想复选框,点确“定”后，在智“能鼠标”的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格会以15%的比例放大或者缩小，的分“级显示"，那末当我们按住Shift和滚动鼠标滚轮时，又可以控制各级条目的显示或者隐藏了。固然，。公式函数在改动时是如何影响在工“具噪单中单击公”式审核，子菜单，然后单击显，示监视窗口，按钮。右击我们想跟踪的单元格，并在快捷菜单中选择添加监视点:这时，监视窗口”的列表中就浮现了被Excel监视的单元格及其公。L击鼠标，选自定义”选项，打开自定义对话框。在命“令，标签中，选中类别'按更改听选内容按钮，在弹出菜单的命名'框中输入一个名称(如常用文档'。)2.再在类“别吓面任选一项(如插“入”选项)，在右边命“令”下面任选一项(如超“链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如工“资表”等)，建立第3选中常用文档”菜单中某个菜单项(如工“资表等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选分配工“资.X1S等)文件夹，并选中该工作簿文档。4.以后需要打开常“用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开常用文档”菜单，单击其中的提示：尽管我们将超链接选项拖^了常用文档噪单中，但并不影响插入噪单中超降菜单项和常用'工显示额以红“色”显示，大于等于1500元的工资总额以蓝色显示，低于1(H)元的工资总额以榇色显示，其它以黑色显示，我们可以这样设置。项，在后面的方框中输入数值已000。惮击在编辑专业表格时，往往需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己LT制新宏饰令，打开录制新宏对话框，输入宏名如，仙301”并I各宏保存在个人宏。选中录制宏'工具栏k的柑对引用“按钮，然后将需要的特殊符号输入到f，在工“具栏标签中，单击新建按钮，弹出新建工具栏对话框，输入名称——专切换到命令标签中，选中类别'下面的宏飞将命令下面的自定义按钮频拖^专业符号栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选指“定宏”选项，打开指“定宏”对话框，选中相应的宏(如ftihaol等)，确定退出。5.关闭自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用专“业符号”工具栏，向单元格中1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或者列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后浮现的快捷菜单中，选隐“藏”选项，将不需要打印的行(或者列)隐藏起来。个名称(如上报表后)，单击确定按钮。3.将隐藏的行(或者列)显示出来，并重复上述操作，添“加，好其它的打印视面。些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按输入部门排序的序列(如机关车队一车间，二车间三车间，等)，单击添“力『和确定按钮退出。格，执行数据一^序饰令，打开排序对话框，单击选“项号安钮，弹出按钮，选中刚才自定义的序列，按两次确“定*安钮返回，所有数据就1选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行格“式一单元格”命令，打开单'元格格式对话框，在号)。打开保护工作表对话框，设置好密码后，确定返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容再也不显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方域，执行数据-W效性”命令，打开数据有效性'对话框，切换到输'入。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。方框中输入，0也;可以是其他字符一0用小写)，在替换为下面的方框中输入要输入，便姬字符此时可以不考虑，便W的大小写，然后确认一Excel不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的L执行工“具一宏一VsualB^版辑器噪单命令(或者按“A1计F1快『舞键)，打开VisualBasic编辑窗FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunctionL执行格“式T工作表一背景''命令，打开工'作表背景对话框，选中需要作为背景的图片后，按下2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。中，选中白，色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被白“色”遮盖了)。如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符就能将它搞定(此处2.再次选中D1单元格，用填“充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容EF选择性粘贴命令，打开选“择性粘贴对话框，选中其中的数值选项，按下确定按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。此处假定学生成绩保存在Sheetl工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题,第2行为学科名称。DsheetlAINDEXsheetlAGINTROW)/3)+,1)COLUMN(册州Al用填“充柄”将上述公式复制到Bl至G1单元格中；然后，再同时选中A1至G1单GA1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)，按格式工具栏边框的边框列表中，选中所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边操作)。GAG在用函数处理数据时，往往不知道使用什么函数比较合适。Excel的搜“索函数”功能可以帮你缩小范执行插入一函数命令，打开插入函数对话框，在搜索函数下面的方框中输入要求如计数，,燃后单击转示在单元格内的数据命令，打开监视窗口，，，单击其中的添加监视技操作，在Excel2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel2002对此功能进行了全新长度位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!