协商和沟通管理制度全套

协商和沟通管理制度1.目的建立有效的协商和沟通机制，保证员工充分参与质量、环境、OHS（OccupationalHealth&Safety，职业健康和安全）事务的协商与管理，保证内外部信息得到及时、有效地交流。2.适用范围适用于质量、环境、OHS事务的协商和内外部信息交流的管理。3.职责3.1产品研发部、生产技术部、营销部、采购部等部门负责收集对应相关方的信息。3.2质量部负责协商和沟通的综合管理，负责统筹内外部信息的传递、处理，并做好相关信息的汇总、保存工作。3.3各部门负责工作范围内信息的传递和收集。3.4人事行政部负责监督处理公司内部员工反映的问题。3.5管理者代表对信息的传递和处理进行监督。4.作业程序4.1质量、环境、OHS事务的协商。4.1.1公司和各部门在组织进行下列活动时，应与员工或其代表协商：①质量、环境、OHS方针的制定、修订、评审。②管理体系文件，特别是作业指导书的制定、修订和评审。③过程的识别与确定；环境因素的识别与评价；危险源辨识、风险评价和风险控制的策划。④可能影响工作场所环境、OHS变化的任何活动。4.1.2协商前，要做好“质量、环境、OHS事务协商计划”，按计划进行。必要时，将“质量、环境、OHS事务协商计划”及协商的结果通报给有关相关方，以得到他们的理解与支持。4.1.3员工或其代表参与协商的方式有：口头或书面意见和建议，参与会议讨论等。4.1.4人事行政部收集员工的意见和建议，将这些意见反馈给相关部门，并监督其处理。4.2信息的交流与沟通。4.2.1信息的分类。4.2.1.1外部信息。①安全生产监督管理局、劳动局、环保局、产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。②市场动态。③相关方反馈的信息及其投诉。相关方指顾客、工程合同方、供应商、运输公司、社区居民等。④政策法规、标准类信息，如法律、法规、条例、标准等。⑤其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、OHS等方面的信息。4.2.1.2内部信息。①内部日常信息，指正常情况下的各类信息。②内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如质量、环境、OHS不符合信息。③紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等紧急情况。④其他内部信息（如员工的建议等）。4.2.2信息的交流。信息可通过报告、记录、讨论交流、电子媒体、通信等方式予以传递。4.2.2.1外部信息的交流。①质量部、人事行政部、营销部负责环保局、安全生产监督管理局、劳动局、产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等监测或检查结果及反馈信息的收集。这类信息汇总到质量部，由质量部传递到公司相关部门。当监测或检查结果出现不符合情况，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。②政策法规、标准类的资料信息由R&D、品质与安全部等相关部门负责收集、更新、整理，交文控中心保存。详见《文件控制程序》《法律法规和其他要求控制程序》。③生产技术部负责与工程合同方、采购部负责与供应商、营销部负责与运输公司、质量部负责与社区居民等相关方进行沟通。对这些相关方传来的信息，各责任部门应尽快处理。如问题严重，相关部门应及时将信息传达到质量部、管理者代表等有关部门。a）如是书面信息，直接将其复印件分发给有关部门。b）如是口头信息，则应将其填写在“信息联络单”上，复印后分发给有关部门。质量部组织相关部门针对相关方反映的问题，采取纠正措施，详见《纠正和预防措施控制程序》。当相关方要求答复时，应将处理结果通告对方。④市场信息、顾客不满意信息、顾客投诉的处理由营销部负责。对顾客反映比较严重的问题，营销部应及时转达给质量部、管理者代表等有关部门。参照《顾客服务控制程序》执行。⑤各部门直接从外部获取的其他信息，以“信息联络单”的方式反馈到质量部等有关部门。4.2.2.2内部信息的交流。①日常信息由各部门按“数据和信息传输要求一览表”的规定收集并传递。②异常的不符合信息，由发现者填写“信息联络单”交由责任部门处理。如问题严重，则应将“信息联络单”送质量部、上级主管各一份。质量部应据此适时向有关责任部门发出“纠正和预防措施要求单”，详见《纠正和预防措施控制程序》。③火灾、伤亡、环保设施失灵等紧急情况，执行《应急准备和响应控制程序》。④其他内部信息，如员工的建议之类，提出者以“信息联络单”的形式反馈给质量部等部门进行处理。4.2.3信息的归档与保存。4.2.3.1各部门做好信息的接收、传递、分类和归档工作。4.2.3.2质量部作为信息控制中心，应做好信息的整理分类、索引编制、保护管理工作，确保信息的完整、可靠与可用。4.2.3.3质量部每月都应将整理、分类的信息传递到有关部门，供有关部门进行归纳、分析，以寻求改进的机会。4.2.4信息的公开。4.2.4.1对于可为公众所获知的信息，如宣传画、实况照片、绩效监测结果等，应定期或不定期地张贴在公司、部门的宣传栏中，以提高员工的警觉性。4.2.4.2当相关方想了解本公司的质量、环境、OHS方针